Аудит кадровых документов перед переходом на КЭДО — сплошная ревизия бумажного архива, по итогам которой понятно, что можно перевести в электронный вид, что придётся довосстанавливать и что останется на бумаге навсегда. Пробел, пропущенный на этом этапе, никуда не девается: он переезжает в систему вместе с остальным массивом и всплывает на первой проверке или в первом трудовом споре. Разберём, что именно смотреть по каждому блоку документов, кто отвечает за результат, сколько занимает ревизия при разной численности и как оформить её итог, чтобы он лёг в положение о КЭДО без переделок.
Что показывает аудит кадровых документов перед КЭДО
Ревизия перед запуском системы решает три задачи: пересчитать, что физически есть в архиве, проверить комплектность по каждому работнику и оценить юридическую силу того, что нашлось. Первое даёт объём работ и бюджет. Второе показывает, у кого нет подписи на ознакомлении, у кого не хватает допника, чьё личное дело собрано наполовину. Третье отвечает на вопрос, выдержит ли документ спор, если работник дойдёт до суда.
Юридически аудит нигде не назван обязательным этапом. Ст. 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ от 22.11.2021, описывают порядок перехода, но предварительной инвентаризации не требуют. Обязательным его делает практика: система переносит в электронный вид процесс, а не порядок в бумагах, и кривой процесс после автоматизации становится кривым и быстрым.
Итог ревизии не остаётся служебной запиской. Из него собирается перечень документов, переводимых в электронный вид, с разбивкой по видам подписи — и этот перечень уходит в положение о ведении КЭДО, которое утверждается приказом до сбора согласий. Пока перечня нет, писать положение не из чего.
Второй документ, который аудит наполняет содержанием, — уведомление работнику о переходе на электронный документооборот: в нём указывают, какие именно документы работник будет получать и подписывать в системе, а какие останутся бумажными. Без результатов ревизии в этом месте появляется общая формулировка, а инспектор ГИТ на проверке требует конкретики.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Аудит нужен не ради красивой таблицы. Он отвечает на один вопрос: что мы полезем подписывать в системе, если у половины штата не хватает бумажечек за прошлые три года. Пока этот вопрос не закрыт, любая раскатка превращается в перенос вороха документов из шкафа в облако.»
Семь блоков ревизии бумажного архива
Проверять весь архив подряд бессмысленно: часть документов в КЭДО вообще не поедет. Ревизия идёт по блокам, каждый закрывает свой риск. Ниже структура, которую мы в Азбуха используем на предпроектном обследовании: слева блок, дальше содержание проверки и то, что делать при найденном пробеле.
| Блок архива | Что смотрим | Что делать при пробеле |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и допники | Наличие на каждого действующего работника, подписи обеих сторон, отметка о получении второго экземпляра, актуальность условий оплаты и режима | Восстановить экземпляр работодателя, подписать недостающие допники до старта КЭДО |
| Обязательные ЛНА | Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об обработке персональных данных, график отпусков, штатное расписание | Утвердить недостающий акт приказом, переознакомить работников |
| Листы ознакомления | Подпись каждого работника под каждым действующим ЛНА, дата ознакомления не позже даты приёма | Провести повторное ознакомление на бумаге, дальше вести в системе |
| Приказы по личному составу | Сплошная нумерация, отсутствие разрывов и дублей, соответствие приказа основанию: заявлению, допнику, докладной | Составить справку о нумерации, приказы без основания подкрепить документом |
| Персональные данные | Согласия на обработку, перечень допущенных лиц, приказ о назначении ответственного по ст. 18.1 152-ФЗ | Собрать согласия заново, актуализировать перечень допущенных |
| Личные дела и карточки | Состав дела, опись, наличие копий документов с законным основанием хранения | Изъять лишние копии, дособрать обязательный состав |
| Охрана труда и исключения | Журналы инструктажей, акты о несчастных случаях, бумажные трудовые книжки, приказы об увольнении | Оставить на бумаге, из перечня для КЭДО исключить |
Из таблицы видно главное распределение усилий: первые пять блоков определяют, что попадёт в систему, а седьмой — что в неё не попадёт никогда. Состав обязательных документов удобно сверять с проверочными листами Роструда: инспектор на плановой проверке идёт ровно по ним, и проверочные листы по соблюдению трудового законодательства лежат в открытом доступе.
Образцы документов для запуска КЭДО по итогам ревизии
Эти файлы закрывают документарную часть перехода: приказ, согласия и соглашение о видах подписи заполняются уже с опорой на перечень, который получился после аудита.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение о применении ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение об обработке персональных данных работников | Скачать |
Заполняйте их после ревизии, а не до неё: перечень переводимых документов и виды подписи по каждому из них подставляются в текст, и переписывать утверждённый приказ дороже, чем подождать неделю с результатами аудита.
⚠️ Внимание: перевод работника на КЭДО без письменного согласия нарушает ст. 22.2 ТК РФ. Электронные документы такого работника юридической силы не имеют, а организации грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб.
Что остаётся на бумаге и не попадает в перечень
Ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ закрывает перечень исключений четырьмя позициями: бумажная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Перечень закрытый, расширять и сужать его работодатель не вправе.
На аудите эти четыре позиции выносятся в отдельный список сразу, до всех остальных решений. Причина простая: если исключение случайно попало в перечень электронных документов положения о КЭДО, ошибка тиражируется на весь штат и обнаруживается в момент, когда электронный приказ об увольнении суд отказывается принимать. Вид подписи для этих документов не обсуждается вообще, они подписываются от руки.
📌 Факт: работник вправе запросить бумажную копию любого документа, подписанного электронно. Срок выдачи — 3 рабочих дня. Печать из архива никуда не уходит и после запуска КЭДО.
Что делать с пробелами, которые нашёл аудит
Пробелы делятся на три категории и лечатся по-разному. Отсутствующий документ восстанавливается: договор перепечатывается и подписывается заново с прежней датой начала работы, лист ознакомления оформляется повторно текущей датой. Дефектный документ переподписывается: если в допнике нет подписи работодателя, ставится подпись, а не составляется акт о её отсутствии. Избыточный документ уничтожается по акту: копии паспортов, дипломов и СНИЛС хранятся только при законном основании, и тащить их в электронный архив значит переносить нарушение по 152-ФЗ в новую систему.
Задним числом ничего не оформляется. Ознакомление, проведённое повторно в 2026 году, датируется 2026 годом, даже если ЛНА утверждён в 2019-м. Инспектор видит расхождение дат и понимает картину, а подделанная дата переводит административный риск совсем в другую плоскость.
Как закрыть пробелы архива до старта КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из учётной системы список действующих работников на дату начала аудита и сверьте его со списком физических папок. Расхождение по числу — первый показатель объёма работ.
- Шаг 2. По каждому работнику проставьте отметки по семи блокам ревизии: есть, нет, есть с дефектом. Работайте в одной таблице, а не в семи файлах.
- Шаг 3. Разнесите найденное на три группы: восстановить, переподписать, уничтожить по акту. Для каждой группы назначьте ответственного и срок.
- Шаг 4. Восстановите и переподпишите бумагу до старта системы. Работник, у которого не хватает договора, в КЭДО не заводится, иначе первый же электронный допник ляжет на пустое основание.
- Шаг 5. Составьте итоговый перечень документов для перевода в электронный вид, разнесите его по видам подписи и передайте в положение о КЭДО.
- Шаг 6. Оформите справку об итогах аудита с датой, составом комиссии и цифрами по каждому блоку. Она пригодится и на проверке, и при смене кадровика.
Мы в Азбуха закладываем отдельную неделю между окончанием ревизии и сбором согласий. Практика показывает: именно в этот промежуток всплывают работники, которых нет ни в одном списке — совместители, декретницы, люди на длительном больничном.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык — декретницы и долгие больничные. Человека в офисе три года не видели, папка лежит, а половины допников в ней нет. Пока не соберёте по ним бумагу, они висят между бумажным и электронным контуром, и на проверке это первое, куда смотрят.»
Сроки хранения и что уносить в электронный архив
Аудит попутно закрывает вопрос, который всплывает уже через годы: какие документы подлежат хранению и как долго. Обязанность хранить электронные кадровые документы остаётся на работодателе по ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ, сроки задаёт приказ Росархива № 77 от 31.07.2023. Договоры и приказы по личному составу лежат десятилетиями, заявления на отпуск заметно меньше.
Практический вывод для ревизии: документы с истёкшим сроком хранения в электронный архив не переносятся вообще. Их выделяют к уничтожению по акту до старта проекта. Иначе компания платит за хранение мусора и раздувает объём выгрузки, которую потом придётся показывать инспектору.
ℹ️ Полезно знать: расходы на получение и использование электронной подписи работником несёт работодатель по ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ. Удержать их из зарплаты нельзя: перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый.
Кто проводит аудит и сколько он занимает
Ответственность за результат несёт руководитель кадровой службы, а при её отсутствии гендир: штраф по ст. 5.27 КоАП РФ выписывается организации и должностному лицу, а не исполнителю. Технически ревизию ведёт кадровик или комиссия из кадровика, юриста и представителя ИТ. Юрист нужен на блоке ЛНА и договоров, ИТ — на блоке выгрузки из учётной системы и последующей интеграции с 1С:ЗУП.
Сроки зависят от численности и от того, насколько долго архив жил без ревизии. Ориентиры ниже собраны по проектам внедрения разного масштаба.
| Численность | Кто ведёт аудит | Срок ревизии | Срок внедрения КЭДО после аудита |
|---|---|---|---|
| До 100 человек | Один кадровик, часто с совмещением | 1-2 недели | Несколько недель |
| 100-500 человек | 2-3 специалиста по КДП плюс юрист | 3-4 недели | От 1-2 месяцев |
| От 500 человек и группы компаний | Комиссия, ответственный на каждое юрлицо, поддержка ИТ | От 1 месяца | От 2 месяцев |
Разброс объясняется не объёмом бумаги, а числом юрлиц и филиалов: в группе компаний ревизия идёт параллельно в нескольких кадровых службах, и большая часть срока уходит на сведение результатов в один перечень. Средний срок внедрения при штате свыше 200 человек — от 2 месяцев, и аудит в эти два месяца не входит, он идёт до них.
💡 Лайфхак: не раскатывайте систему на весь штат сразу после ревизии. Пилот на одном подразделении длиной 2-3 недели ловит ошибки шаблонов и маршрутов на десятках людей, а не на тысячах.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Ревизию проще делить по подразделениям и закрывать по одному, чем поднимать весь архив разом. За время работы сервиса Азбуха мы поняли простую вещь: комиссия, которая села разбирать десять тысяч папок скопом, к третьей неделе перестаёт замечать дефекты. Глаз замыливается, а грабли остаются.»
Ошибки аудита и цена ошибки
Ошибки на этом этапе стоят дороже, чем на любом другом: они закладываются в перечень, а перечень тиражируется на весь штат.
- Выборочная проверка вместо сплошной. Делают ради скорости, смотрят каждое десятое дело. Цена ошибки: непроверенные девять десятых архива всплывают поштучно уже после запуска, и каждый случай разбирается вручную, отдельным восстановлением документа.
- Исключение по ст. 22.1 попало в перечень электронных документов. Делают по невнимательности, перечень длинный. Цена ошибки: электронный приказ об увольнении или акт по форме Н-1 юридической силы не имеет, в трудовом споре суд его не принимает.
- Ревизия без сверки со списком работников из учётной системы. Делают потому, что папки кажутся полным списком. Цена ошибки: совместители и работники в длительных отпусках выпадают из перехода и остаются без согласий, а значит без права подписывать электронно.
- Перенос лишних копий в электронный архив. Делают заодно, чтобы не разбирать. Цена ошибки: хранение персональных данных без основания, состав по ст. 13.11 КоАП РФ, плюс рост объёма данных, которые придётся защищать.
- Выпуск УКЭП всем подряд по итогам ревизии. Делают из перестраховки. Цена ошибки: лишние денюжки, потому что основная масса кадровых документов подписывается УНЭП, а ознакомления и простые заявления закрываются ПЭП.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Разведите документы по видам подписи прямо на аудите, в той же таблице. Потом, когда пойдёт раскатка, никто уже не будет разбираться, где хватает одноразки, а где нужна усиленная — выпустят всем самое дорогое и придут удивляться счёту.»
Стоимость КЭДО после аудита кадровых документов
Сам аудит стоит внутренних часов кадровой службы, а дальнейшая работа считается по численности штата. Тариф в Азбука.КЭДО привязан к числу сотрудников, цена за человека снижается с ростом компании.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф Лайт | 490 руб./сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф Стандарт | 390 руб./сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф Корпоративный | от 290 руб./сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО | от 290 руб./сотрудника в год | Пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб./мес. | От 50 сотрудников: подбор, КЭДО, адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 руб./мес. | От 100 сотрудников, с обучением и опросами |
| Азбука.HCM Enterprise | индивидуально | От 500 сотрудников: все модули, on-premise, API |
Итоговая сумма зависит от численности, числа юрлиц, набора модулей и глубины интеграции с 1С:ЗУП. Сориентироваться по составу тарифов помогут актуальные цены сервиса Азбуха, а точный расчёт делается по итогам ревизии, когда известно число работников, которые реально переходят в электронный контур.
Выводы
Ревизия бумажного архива перед запуском системы отвечает на три вопроса: что есть, чего не хватает и что закон не разрешает переводить в электронный вид. Восстановление недостающего идёт до сбора согласий, четыре исключения из ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ выносятся в отдельный список сразу, а документы с истёкшим сроком хранения уничтожаются по акту, а не переезжают в облако. Ответственность за результат остаётся на кадровой службе и руководителе, сроки ревизии — от одной недели в малом бизнесе до месяца и дольше в группе компаний.
В Азбуха предпроектное обследование архива идёт до утверждения положения о КЭДО: перечень документов и виды подписи проще один раз собрать по факту, чем потом переутверждать приказ на всю компанию.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли сканировать бумажный архив при переходе на КЭДО
Закон такой обязанности не устанавливает. Документы, подписанные на бумаге до перехода, остаются юридически значимыми в бумажном виде, и скан-копия их не заменяет. Оцифровка делается для удобства поиска, а исходники хранятся дальше по срокам приказа Росархива № 77. Обязательным сканирование становится в одном случае: если компания решила избавиться от бумаги, что для документов по личному составу с многолетними сроками хранения не проходит.
Что делать с работниками, которые отказались от КЭДО
Отказ фиксируется письменным заявлением, работник остаётся на бумажном документообороте. В закрытый перечень оснований для увольнения по ст. 81 ТК РФ отказ не входит, уволить за него нельзя. На практике это означает параллельный контур: кадровик ведёт часть штата в системе, часть на бумаге. На аудите таких работников считают отдельно, чтобы заранее понимать объём ручной работы после запуска.
Нужно ли согласие на КЭДО от новых работников
Не нужно от тех, кто впервые трудоустроен после 31.12.2021 и не имеет трудового стажа: их подключают к электронному документообороту без отдельного согласия. Остальных, включая работников со стажем на других местах, переводят только после письменного согласия по ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Согласие собирается на бумаге.
Можно ли начать аудит одновременно с выбором системы КЭДО
Можно, и это экономит время. Выбор оператора занимает от двух недель, ревизия архива при штате до 500 человек — три-четыре недели, эти процессы друг другу не мешают. Ограничение одно: перечень документов и виды подписи фиксируются после аудита, потому что от них зависит, какие модули системы понадобятся и нужна ли интеграция с 1С:ЗУП.
Кто проверяет результаты аудита со стороны государства
Отдельной приёмки итогов ревизии нет, справку об аудите никакое ведомство не утверждает. ГИТ на плановой или внеплановой проверке смотрит не сам аудит, а его последствия: наличие обязательных ЛНА, подписи под ознакомлениями, согласия на КЭДО, приказ о введении и положение. Роскомнадзор проверяет блок персональных данных: перечень допущенных лиц, приказ о назначении ответственного, основания хранения копий.
Как проверить архив при численности свыше 3000 человек
Сплошная ручная ревизия в таком масштабе занимает месяцы, поэтому её разбивают по юрлицам и подразделениям с отдельным ответственным на каждый блок и единым шаблоном таблицы. Сначала сверяют списочный состав с учётной системой, потом сплошным порядком проверяют трудовые договоры и ознакомления, а личные дела разбирают волнами по подразделениям, уже параллельно с пилотом системы на первом подразделении.
Что делать, если предыдущий кадровик не оставил части документов
Восстанавливать по документам-основаниям: приказам по личному составу, лицевым счетам, данным учётной системы, отчётности в СФР. Договор перепечатывается и подписывается заново с сохранением прежней даты начала работы, недостающие ознакомления проводятся повторно текущей датой. Составляется акт об отсутствии документов с датой и составом комиссии: нарушения он не отменяет, но показывает инспектору, что компания нашла пробел сама и закрыла его до перехода на КЭДО.
