Справка с места работы и о доходах через КЭДО выдаётся тем же порядком, что и на бумаге: работник подаёт заявление, кадровик или бухгалтер формирует документ и подписывает его электронной подписью организации, работник забирает файл в личном кабинете. Разница в деталях, и они решают: срок в три рабочих дня никуда не делся, форма справки о доходах утверждена ФНС, а часть внешних адресатов до сих пор просит бумагу с печатью. Ниже разбираю, какие справки чаще всего запрашивают, какой нормой установлен срок по каждой, чем подписывать, когда печатать и как перевести поток запросов в самообслуживание, чтобы кадровая служба не собирала справки вручную.
Какие справки работники запрашивают чаще всего
Поток запросов в кадровую и бухгалтерию держится на пяти-шести позициях, остальное встречается редко. Справка с места работы в произвольной форме: должность, дата приёма, факт продолжения работы, иногда оклад. Её просят для визы, для суда, для органов опеки, для детского сада и для банка при экспресс-скоринге. Справка о доходах и суммах налога физического лица: форма по КНД 1175018, приложение № 1 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, выдаётся налоговым агентом по заявлению работника на основании п. 3 ст. 230 НК РФ. С 2026 года в ней применяются обновлённые коды доходов и вычетов по приказу ФНС от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@, сама структура документа прежняя.
Дальше идут сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, справка о среднем заработке, расчётные листки и заверенные копии приказов. Форму СТД-Р и порядок её заполнения утверждает приказ Минтруда № 713н от 10.11.2022, карточку документа с бланками Социальный фонд держит в разделе индивидуального учёта. Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице оформляется по форме из приказа Минтруда от 27.07.2023 № 604н, действующей с 10.09.2023; в общем случае центр занятости получает сведения о заработке сам, и работодателю справка нужна только в отдельных ситуациях — после отпуска по уходу за ребёнком, после службы, при заработке в валюте.
Расчётный листок формально не справка, но в поток запросов попадает постоянно: работник просит листки за полгода для ипотеки или для перерасчёта. Ст. 136 ТК РФ обязывает извещать работника о составных частях зарплаты письменно, форма листка утверждается работодателем, и в электронный вид он переводится без ограничений. Если своей формы у вас нет, возьмите бланк расчётного листка по зарплате как основу, утвердите приказом и загрузите как шаблон в систему КЭДО — дальше листки будут собираться из зуба автоматически.
Порядок выдачи справок стоит описать в ЛНА, а не держать в голове у кадровика: перечень типовых справок, ответственный, срок, формат файла, способ доставки. Раздел про выдачу документов удобно вписать в Положение о ведении КЭДО — там же, где перечень документов и маршруты согласования. При проверке ГИТ этот раздел закрывает половину вопросов о том, как компания исполняет ст. 62 ТК РФ.
Сроки выдачи справок и норма, которая их устанавливает
Базовый срок — три рабочих дня со дня подачи письменного заявления работника, ст. 62 ТК РФ. Копии выдаются надлежащим образом заверенные и безвозмездно. Для компании на КЭДО тот же срок продублирован в ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ: получив заявление, работодатель безвозмездно предоставляет документы в течение трёх рабочих дней либо копией на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, либо в форме электронного документа, в том числе через личный кабинет на портале госуслуг или на платформе «Работа в России». Способ выбирает работник в заявлении, а не кадровик из соображений удобства.
Отдельные сроки живут в других статьях, и путать их дорого. Сведения о трудовой деятельности в период работы выдаются в те же три рабочих дня по письменному заявлению, а при увольнении — в день прекращения трудового договора (ст. 66.1 и ст. 84.1 ТК РФ). Ст. 66.1 прямо описывает и формат: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, при её наличии у работодателя. То есть СТД-Р в электронном виде подписывается именно УКЭП, а не любой усиленной подписью.
Сводка по основным справкам, чтобы не сверяться каждый раз с кодексом:
| Документ | Норма | Срок выдачи | Форма |
|---|---|---|---|
| Справка с места работы, копии приказов, справка о периоде работы | ст. 62 ТК РФ, ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ | 3 рабочих дня со дня подачи заявления | Электронный документ или заверенная копия на бумаге, по выбору работника |
| Справка о доходах и суммах налога физического лица (КНД 1175018) | п. 3 ст. 230 НК РФ, приказ ФНС № ЕД-7-11/649@ | Срок в НК РФ не установлен, применяется 3 рабочих дня по ст. 62 ТК РФ | Утверждённая форма ФНС |
| Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | ст. 66.1 ТК РФ, приказ Минтруда № 713н | 3 рабочих дня в период работы | Бумага с заверением или электронный документ с УКЭП |
| СТД-Р при увольнении | ст. 84.1 ТК РФ | День прекращения трудового договора | Бумага с заверением или электронный документ с УКЭП |
| Справка о среднем заработке для пособия по безработице | приказ Минтруда № 604н от 27.07.2023 | 3 рабочих дня по ст. 62 ТК РФ | Утверждённая форма |
Из таблицы видно неочевидное: налоговый кодекс своего срока на справку о доходах не даёт, поэтому проверяющие меряют его по трудовому — три рабочих дня. Закладывать неделю «потому что бухгалтерия занята» не выйдет.
📌 Факт: Ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ обязывает выдать документы безвозмездно. Плату за срочность, за повторную справку или за печать бумажного экземпляра брать с работника нельзя.
Образцы документов для настройки выдачи справок в электронном виде
Перед тем как запускать самообслуживание, придётся привести в порядок нормативную обвязку: без ЛНА и соглашения о подписи справка в электронном виде повиснет в воздухе. Эти шаблоны закрывают базовый комплект.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Соглашение о применении ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Шаблоны правятся под свою структуру: подставляете наименование юрлица, перечень справок, ответственных и сроки, утверждаете приказом, знакомите работников. Соглашение о подписи — двусторонний документ, листом ознакомления его не заменить.
Чем работодатель подписывает справку и нужна ли подпись работника
Справка — односторонний документ работодателя, подписи работника на ней нет ни в бумажном, ни в электронном виде. Работник подписывает только заявление о выдаче. Заявление в закрытый перечень ст. 22.3 ТК РФ не входит, поэтому ПЭП здесь достаточно: кнопка «Заказать справку» в личном кабинете с подтверждением одноразкой закрывает требование, если порядок использования ПЭП и правила идентификации закреплены соглашением сторон.
Со стороны работодателя вариантов два. УКЭП организации подходит всегда: по ч. 1 ст. 6 63-ФЗ документ с квалифицированной подписью равнозначен бумажному в силу закона, без всяких соглашений. УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, для справок тоже допустима — справки в закрытом перечне документов, где закон требует квалифицированной подписи работодателя, не значатся. ПЭП работодателя в кадровом ЭДО не применяется вообще, ни на справке, ни на чём-либо ещё. Практический вывод простой: справку подписывают той же УКЭП, которой подписывают приказы, и вопрос выбора подписи снимается.
Кто именно подписывает от организации — отдельный вопрос, который всплывает на второй неделе эксплуатации. Гендир справки не подписывает, это работа кадровика или главбуха, значит нужна доверенность на подписание и УКЭП на конкретное физлицо либо МЧД. В практике Азбуха мы разводим это на старте проекта: определяем двух подписантов на справки и одного замещающего, иначе поток встаёт на время отпуска.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту: «Самая частая путаница — работник ищет, где ему «подписать справку». Не надо ничего подписывать. Он подписывает заявление, а справку выдаёт компания. Если система требует от работника подпись на исходящей справке, значит маршрут собрали неправильно, и это лечится настройкой шаблона за полчаса.»
Принимает ли электронную справку банк, посольство и суд
Юридическую силу электронной справке даёт файл подписи, а не картинка на странице. Работник выгружает из системы PDF и рядом лежащий файл .sig, адресат проверяет подпись сервисом проверки на портале госуслуг или средством ЭП: владелец сертификата, срок действия, целостность файла. Штампик на PDF — визуализация, которую рисует система КЭДО; сам по себе он ничего не подтверждает, и объяснять это приходится каждому второму работнику.
Банки к электронным справкам относятся спокойно, особенно к справке о доходах: крупные кредитные организации умеют проверять подпись и часто вообще запрашивают сведения о доходах через портал госуслуг, минуя работодателя. Работник может и сам скачать справку о доходах за прошедшие годы в личном кабинете налогоплательщика — там она появляется после того, как работодатель сдал годовой расчёт 6-НДФЛ со справками, то есть ближе к весне следующего года. За текущий год такой возможности нет, и справку придётся выдавать вам.
А вот дальше начинается зона, где электронный документ не работает. Визовые центры и консульства требуют оригинал на фирменном бланке с печатью и живой подписью, часто с переводом. Нотариус для доверенности или для наследственного дела просит бумагу. Суды принимают электронные документы через свои сервисы, но районный суд по трудовому спору с высокой вероятностью попросит заверенную копию в дело. Органы опеки, военкоматы и школы работают по своим регламентам, и спорить с ними бессмысленно — проще распечатать.
Бумажный экземпляр оформляется как заверенная копия электронного документа. Отметка о заверении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает слово «Верно», должность заверившего, его подпись, расшифровку и дату; если копия уходит во внешнюю организацию, добавляется надпись о месте хранения подлинника и печать. Для электронного документа в надписи логично указать, что подлинник хранится в системе КЭДО, и привести реквизиты сертификата подписи.
⚠️ Внимание: Электронную справку нельзя «распечатать и подписать заново» ручкой. Это уже другой документ. Печатается копия с отметкой о заверении, а подлинник остаётся электронным.
Юлия К, эксперт по трудовому праву: «Мы всегда спрашиваем клиента, куда работник понесёт справку. Для банка и для бухгалтерии по новому месту работы хватит файла с сиг-файлом, для посольства — только бумага с печатью. Держать оба сценария в регламенте дешевле, чем каждый раз решать вопрос в частном порядке.»
Как перевести выдачу справок в самообслуживание
Кадровик тратит на одну справку от 10 до 25 минут: принять заявление, найти данные, набрать текст, отнести на подпись, отдать работнику. При штате в 500 человек и десяти запросах в неделю это половина ставки. Самообслуживание убирает ручные шаги: работник нажимает кнопку, система собирает данные из зуба, документ уходит на подпись подписанту и падает работнику в кабинет.
Как настроить заказ справок работником: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень типовых справок и закрепите его в Положении о ведении КЭДО: справка с места работы, справка о доходах, СТД-Р, расчётные листки, копии приказов. Всё, что вне перечня, идёт обычным заявлением.
- Шаг 2. Утвердите шаблоны. Для справки о доходах и СТД-Р берутся утверждённые формы, для справки с места работы — своя, с реквизитами организации и без лишних сведений о зарплате, если работник их не просил.
- Шаг 3. Настройте автоподстановку полей из кадровой системы: ФИО, должность, подразделение, дата приёма, номер и дата приказа, суммы начислений. Ручной ввод оставляйте только там, где данных в системе нет.
- Шаг 4. Определите маршрут и подписанта. Для справок хватает одного этапа: формирование, подписание УКЭП, выдача. Согласование руководителя в маршрут не ставьте, оно съедает срок.
- Шаг 5. Поставьте SLA короче нормативного: подписант получает уведомление сразу, срок на этапе — один рабочий день. Три рабочих дня по закону остаются запасом на сбои, а не рабочим сроком.
- Шаг 6. Добавьте в кабинет выбор способа получения: файл в кабинете, отправка в личный кабинет на госуслугах или бумажная заверенная копия. Выбор работника фиксируется в заявке, это и есть подтверждение исполнения ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ.
- Шаг 7. Откатайте на пилотной группе 2-3 недели, соберите претензии по формулировкам и только потом раскатывайте на всю компанию.
Статусы заявок закрывают вечный вопрос «где моя справка»: создан, на подпись, подписан, отклонён. Система фиксирует время в каждом статусе автоматически, и при проверке ГИТ это готовое доказательство, что срок соблюдён. На проектах Азбуха мы выводим работнику дату готовности прямо в карточку заявки — количество обращений в кадровую после этого падает заметно.
💡 Лайфхак: Заведите отдельный шаблон справки без указания размера зарплаты. Для опеки, школы и военкомата достаточно подтверждения факта работы, а лишние сведения о доходах — это персональные данные, которые вы отдаёте наружу без нужды.
Юлия К, консультант по кадровым процессам: «Норматив на бумаге — один кадровик на 100-150 человек. С нормально настроенным самообслуживанием тот же специалист ведёт 300-400. Справки в этой экономии дают ощутимый кусок: их заказывают чаще, чем любой другой документ, и каждая заявка при ручной обработке отъедает четверть часа.»
Справки уволенным работникам
Обязанность выдавать документы, связанные с работой, увольнением не заканчивается. Бывший работник вправе обратиться за справкой и через год, и через три, и ст. 62 ТК РФ работает так же: три рабочих дня, безвозмездно, заверенная копия. Отказ мотивом «он у нас больше не работает» прямо противоречит норме.
В день прекращения трудового договора работодатель по ст. 84.1 ТК РФ выдаёт трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а по письменному заявлению работника — заверенные копии документов, связанных с работой. Приказ об увольнении в электронный вид не переводится вовсе, он остаётся на бумаге с собственноручной подписью, а вот СТД-Р и справка о доходах за отработанный период спокойно уходят электронно, если работник согласен получить их так.
Технический затык у всех одинаковый: учётку уволенного закрывают в день увольнения вместе с корпоративной почтой, и человек остаётся без доступа к своим документам. Дальше он пишет на общий адрес компании, письмо теряется, срок горит. Решается это на этапе настройки: либо доступ к личному кабинету сохраняется в режиме чтения на согласованный период, либо в системе заводится отдельная форма запроса для бывших работников, куда человек попадает по учётной записи госуслуг. Второй вариант надёжнее, потому что не требует держать открытым корпоративный доступ.
Справка о доходах уволенному выдаётся за период с начала года до даты увольнения, а за прошлые годы — за те, в которых вы были его налоговым агентом. Сведения о трудовой деятельности бывший работник может получить и без вас: в СФР, в МФЦ или на портале госуслуг, там лежит СТД-СФР по данным отчётности. Это хороший ответ на запросы вида «пришлите справку о стаже за 2019 год», если человек уволился давно.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО: «Мы закладываем в проект отдельный сценарий по уволенным и хранение архива минимум на сроки приказа Росархива № 77. Грабли тут одни и те же: систему настроили под действующих сотрудников, а через полгода прилетает запрос от человека, которого в справочнике уже нет, и кадровик поднимает бумажный архив вручную.»
Ошибки при выдаче справок и во что они обходятся
Первая ошибка — выдавать электронную справку тем, кто не переведён на КЭДО или отказался от него. Согласие на электронный документооборот обязательно по ст. 22.2 ТК РФ, и для отказавшегося документы дублируются на бумаге. Работник, которому вместо бумаги прислали ссылку на кабинет, получает основание жаловаться в ГИТ, а компания — разбирательство на ровном месте.
Вторая — нарушение трёхдневного срока. Ст. 5.27 КоАП РФ по общему составу даёт организации 30 000-50 000 руб., при повторном нарушении 50 000-70 000 руб., должностному лицу 1 000-5 000 руб., повторно 10 000-20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет. Одна невыданная вовремя справка редко стоит компании денег, но проверка по жалобе обычно захватывает весь кадровый контур.
Третья — выдача справки с расширенным составом сведений. Работник просил подтвердить факт работы, а ему сформировали справку с окладом, премиями и удержаниями, и она ушла в стороннюю организацию. Это уже вопрос обработки персональных данных, а не только кадрового делопроизводства.
Четвёртая — отдать работнику один PDF без сиг-файла. Формально документ выдан, фактически адресат не может проверить подпись и разворачивает человека обратно. В практике Азбуха мы настраиваем выгрузку пакетом: документ, файл подписи и краткая памятка, как проверить подпись на портале госуслуг.
ℹ️ Полезно знать: Расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель по ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ. Удержать их из зарплаты нельзя: перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый.
Стоимость КЭДО для выдачи справок и кадровых документов
Цена складывается из численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Отдельной платы «за справку» в тарифах нет: выдача документов входит в базовый функционал КЭДО, а стоимость считается за сотрудника в год.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО Лайт | 490 руб. за сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО Стандарт | 390 руб. за сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО Корпоративный | от 290 руб. за сотрудника в год | от 500 человек, УКЭП и on-premise |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб. за сотрудника в год | пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | от 50 сотрудников, подбор, КЭДО и адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 руб. в месяц | от 100 сотрудников, плюс обучение и опросы |
Сверх подписки считайте подпись подписанта: УКЭП аккредитованного УЦ обходится в 2000-5000 руб. в год на человека, УНЭП информационной системы — порядка 500 руб. в год, УНЭП через Госключ бесплатна. Итоговая сумма зависит от численности, числа юрлиц и глубины интеграции с кадровой системой, сориентироваться помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха.
Выводы
Выдача справок в электронном виде упирается не в технику, а в дисциплину: срок три рабочих дня по ст. 62 и ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ, форма справки о доходах утверждена ФНС, СТД-Р подписывается квалифицированной подписью, способ получения выбирает работник. Отдельно держите сценарий с бумагой для консульств и нотариуса и сценарий для уволенных, которым доступ в систему обычно закрывают в день увольнения.
Мы в Азбухе собираем этот блок как отдельный процесс с шаблонами, маршрутом и SLA на этапе, а не как побочную функцию КЭДО — потому что справки заказывают чаще любых других документов, и именно на них проще всего показать линейному персоналу, что электронный кабинет работает.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать справку по электронной почте, если компания не на КЭДО
Обмен документами по обычной почте вне системы КЭДО не считается надлежащей выдачей: работодатель не подтверждает ни личность получателя, ни целостность файла. Ст. 62 ТК РФ говорит о заверенных копиях, а ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ — об электронном документе в рамках установленного порядка. Скан справки в письме можно отправить как справочную информацию, но оригинал придётся выдать на бумаге или через систему.
Работник просит справку за период, когда компания реорганизовалась. Кто её выдаёт
Справку выдаёт правопреемник: к нему переходят кадровые документы и обязанность их хранить по 125-ФЗ и приказу Росархива № 77. Если организация ликвидирована без правопреемства, документы сдаются в архив, и работник запрашивает сведения там; сведения о стаже он дополнительно получает в СФР через портал госуслуг.
Нужно ли ставить печать на электронную справку
Печать на электронном документе не проставляется и не требуется. Юридическую силу даёт УКЭП организации по ч. 1 ст. 6 63-ФЗ. Печать появляется только на бумажной заверенной копии, если она уходит во внешнюю организацию: по ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о заверении дополняется надписью о месте хранения подлинника и печатью.
Что делать, если работник заказал справку, а срок сертификата подписанта истёк
Документ подписать не получится: сертификат с истёкшим сроком система отклонит. Сертификаты выдаются на 12 месяцев, напоминания о продлении приходят заранее, поэтому в регламенте закрепляют замещающего подписанта. Пока сертификат перевыпускается, справку подписывает второй уполномоченный работник по доверенности или МЧД, срок в три рабочих дня при этом не приостанавливается.
Обязан ли работодатель выдавать справку иностранному работнику или сотруднику по ГПХ
Иностранный работник по трудовому договору пользуется теми же правами: три рабочих дня по ст. 62 ТК РФ. Исполнителю по договору ГПХ ст. 62 не адресована, трудовых отношений с ним нет, справка о доходах при этом выдаётся по п. 3 ст. 230 НК РФ, если организация была налоговым агентом по выплатам. Плательщику НПД справка о доходах не оформляется, он формирует её сам в приложении «Мой налог».
Сколько хранить электронные справки, которые выдали работникам
Сроки хранения кадровых документов определены приказом Росархива № 77, и перевод в электронный вид их не сокращает: обязанность архивного хранения остаётся на работодателе по ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ. Вместе с самим файлом хранится файл подписи, иначе через несколько лет подтвердить подлинность документа не выйдет.
Можно ли отказать работнику, который заказывает справки каждую неделю
Оснований для отказа ст. 62 ТК РФ не содержит: ограничений по количеству обращений в норме нет, плату за повторную выдачу брать нельзя. Регламентом можно установить только разумный порядок подачи заявок, а не лимит. Обычно вопрос снимается самообслуживанием: когда справка формируется по кнопке за минуту, частота обращений перестаёт быть проблемой кадровой службы.