излишки и недостачи при инвентаризации

Чтобы реально представлять финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится состоянии, правильно ли было оценено.

Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация имущества и его источников – это операция бухгалтерского учета, с которой сталкивается в своей работе каждый бухгалтер. Узнать основные правила инвентаризации, сроки и порядок их проведения, порядок оформления результатов, а также как учитываются излишки и недостачи при инвентаризации поможет вам данная статья.

Содержание статьи:

1. Инвентаризация и её нормативное регулирование

2. Когда проводится инвентаризация

3. Виды инвентаризаций

4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете

5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

6. Оформление итогов: документы после инвентаризации

7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации

8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия

9. Учет недостачи при инвентаризации

10. НДС по недостаче при инвентаризации

11. Как оприходовать излишки при инвентаризации

12. Инвентаризация имущества на примере

13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Инвентаризация и её нормативное регулирование

Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Законодательно инвентаризация регулируется следующими документами:

  • «О бухгалтерском учете» — Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г. (с изм. и доп.);
  • «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» – Приказ Минфина № 34н от 29.07.1998г.;
  • ПБУ 1/2008 — «Учетная политика организации»;
  • «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» — Приказ Минфина № 493 от 13.06.1995г.;
  • «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей» — Постановление Правительства РФ №814 от 12.11.2002г.;
  • «Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли» — Приказ Минфина № 955 от 31.03.2003г.

Основными причинами расхождений фактического наличия с данными учета являются:

  • — неточности при приеме или выбытии имущества;
  • — ошибки в первичных документах, неправильное отражение документальных данных в аналитическом и синтетическом учете;
  • — прямые злоупотребления материально ответственных лиц.

2. Когда проводится инвентаризация

Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Все организации и ИП, ведущие бухгалтерский учет, обязаны проводить инвентаризацию в следующих случаях:

  1. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  2. В случае смены материально ответственного лица;
  3. При выкупе, продаже, передаче в аренду имущества;
  4. В случае ликвидации или реорганизации организации;
  5. В случае выявления фактов порчи или хищения имущества;
  6. В случае различных чрезвычайных ситуаций.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, организации в обязательном порядке обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.

Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерскому учета, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», инвентаризация может проводиться для:

  • основных средств — один раз в три года;
  • библиотечных фондов — один раз в пять лет.

3. Виды инвентаризаций

Добровольная инвентаризация может быть проведена в ситуации, предусмотренной учетной политикой организации или по приказу руководителя, эти документы определяют случаи, количество и сроки инвентаризаций в отчетном году.

Приложение к учетной политике по проведению инвентаризаций включает в себя:

  • — график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году,
  • — даты проведения плановых инвентаризаций,
  • — перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы:

Критерий Вид инвентаризации Отличительные особенности инвентаризации
По обязательности проведения Обязательная Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации
Инициативная Проводится по решению руководителя
По периодичности Плановая Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
Внеплановая Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата Полная Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств
Частичная Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств
По методу проведения Натуральная Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное
Документальная Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов

4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете

Все первичные документы, имеющие отношение к инвентаризации имущества, официально утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 года № 88. Вы можете воспользоваться ими, утвердив в учетной политике. Излишки и недостачи при инвентаризации организация имеет право фиксировать и в своих формах документов, если в них будут содержаться все реквизиты, которые требует Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г., и они будут утверждены в составе учетной политики.

Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете подразделяется на следующие этапы:

  1. Подготовительный этап;
  2. Создание инвентаризационной комиссии;
  3. Проведение инвентаризации;
  4. Оформление результатов инвентаризации.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

Для начала необходимо оформить распорядительный документ о проведении инвентаризации. Это может быть приказ, постановление или распоряжение за подписью руководителя организации (Форма ИНВ-22). В этом распорядительном документе должен быть перечислен состав инвентаризационной комиссии, сроки инвентаризации, перечень имущества и обязательств, подлежащих пересчету и сверке.

приказ о проведении инвентаризации

Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета приказов (ИНВ-23) и вручен председателю комиссии. Далее нужно взять расписки с материально ответственных лиц о том, что все материальные ценности учтены, документы сданы в бухгалтерию.

На основании распорядительного документа о проведении инвентаризации создается инвентаризационная комиссия. Такая комиссия должна включать не менее двух человек, один из которых: председатель комиссии.

В состав инвентаризационной комиссии входят:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении    инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В комиссию могут входить не только работники данной организации, но и приглашённые независимые эксперты, например, из сторонней аудиторской компании. В случае, когда в организации числится только руководитель, то все обязанности по проведению инвентаризации и оформлению её результатов возлагаются на него.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества специально создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

В указанные в распорядительном документе сроки инвентаризационной комиссией проводится инвентаризация имущества и их источников. Немаловажно помнить, что во время проведения инвентаризации никаких других операций по движению проверяемых ОС или ТМЦ проводиться не должно!

Результаты в процессе пересчета записываются в специальную инвентаризационную опись или акт в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и сдаются в бухгалтерию.

Результаты инвентаризации вписываются в специальные инвентаризационные описи или акты по унифицированной форме. Основные средства вносятся в форму ИНВ-1, товарно-материальные ценности – ИНВ-3 и т.п. Напомню, что все формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, которые вы используете, независимо от того, типовые они или нет, утверждаются в составе учетной политики.

ИНВ-3:

инвентаризационная ведомость тмц страница 1

инвентаризационная опись тмц страница 2

Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими остатками имущества и обязательств, то их вносят в сличительные ведомости по форме ИНВ-18 и ИНВ-19. Сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого были выявлены отклонения от учетных данных. Там отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

ИНВ-19:

сличительная ведомость результатов инвентаризации

6. Оформление итогов: документы после инвентаризации

Окончательные результаты проведенной инвентаризации  обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме ИНВ-26. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Все документы после инвентаризации подписываются членами инвентаризационной комиссии, председателем комиссии и бухгалтером, принявшим первичные документы от председателя.

ведомость учета результатов инвентаризации

7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации

Итак, все первичные документы оформлены и сданы в бухгалтерию, перед бухгалтером стоит задача произвести необходимые операции для достоверного отражения в учете излишков и недостач при инвентаризации. Как же отражаются результаты инвентаризации в учете? Какие проводки оформляются?

Прежде всего, бухгалтер должен знать, выявлено ли лицо, виновное в недостачах: от этого зависит способ учета недостач. Недостачи в пределах норм естественной убыли можно списать на издержки производства и обращения, а всё, что превышает нормы – относится на виновных лиц.

Если же виновные лица так и не выявлены, или же суд отказал во взыскании с них убытков, недостачи относятся на финансовые результаты. Куда именно бухгалтерия отнесет недостачи – решает руководитель организации в приказе, оформленном по результатам проведенной инвентаризации.

Излишки же сразу относятся на финансовые результаты, причем, оприходование производится по рыночным ценам на текущую дату. В целях исчисления налога на прибыль выявленные излишки и недостачи при инвентаризации считаются внереализационными доходами и расходами.

8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия

Как оформить проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.


9. Учет недостачи при инвентаризации

Чаще всего при инвентаризации выявляются именно недостачи. Учет недостачи при инвентаризации ведется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Дебет 94 – Кредит 01, 10, 43, 41— отражена недостача по итогам инвентаризации

После проводится выяснение обстоятельств дела, имеются ли виновные лица, согласны ли они с возмещением недостачи. При необходимости дело рассматривается в суде.

Когда виновное лицо возмещает стоимость недостающих ТМЦ, счет 94 закрывается через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет 73 – Кредит 94 – недостача отнесена на виновное лицо

Если виновное лицо не выявлено, то бухгалтер относит недостачи на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

Дебет 91-2 – Кредит 94 – недостача отнесена на прочие расходы

10. НДС по недостаче при инвентаризации

НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению в случаях, перечисленных в п.3 ст. 170 НК РФ. Но списание недостачи по результатам проведенной инвентаризации не относится к перечню операций из вышеупомянутой статьи Налогового Кодекса. Недостача может быть выявлена вследствие хищения, пожара, истечения срока годности и т.п.

Поэтому, по мнению Высшего Арбитражного Суда РФ, восстанавливать НДС по недостаче при инвентаризации не нужно.

А вот Минфин зачастую придерживается прямо противоположного мнения, например, в Письме № 03-03-06/1/1997 от 21.01.2016 года сказано, что ТМЦ при списании из-за недостачи не подлежат дальнейшему использованию, а значит, НДС по ним должен быть восстановлен.

Однако такого правила Минфин рекомендует придерживаться не всегда. В Письме ГД-4-3/8627@ от 21.05.2015г. уточнено, что при выбытии имущества из-за пожара восстанавливать НДС не надо. Кроме того, восстанавливать НДС не нужно, если уничтожаются некачественные ТМЦ для обеспечения безопасности и реализации качественной продукции (Письмо Минфина № 03-07-11/34617 от 23.08.2013г.)

Таким образом, если выбытие имущества происходит вследствие хищения, порчи, недостачи, потери и т.п. или их невозможно использовать в дальнейшем из-за брака, истечения срока годности, то восстанавливать НДС не потребуется (Решение ВАС РФ № 3943/11 от 19.05.2011 и № ГД-4-3/21097 от 26.11.2013 и Письмо Минфина №03-01-13/01/47571 от 07.11.2013).

В то же время, исключать возможность претензии со стороны налоговых органов из-за разъяснений в Письме №03-03-06/1/1997 от 21.01.2016г.  не стоит. В любом случае, ВАС принимает сторону налогоплательщиков, поэтому отстоять своё право в суде возможно.

11. Как оприходовать излишки при инвентаризации

Излишки могут на первый взгляд показаться благополучным результатом инвентаризации. Однако, это совсем не так. Ведь образоваться они могли в случае неверного оприходования ТМЦ, или неполной отгрузки товара покупателям, или списания ТМЦ в производство. То есть излишки, так же, как и недостачи, говорят о некачественной работе материально ответственных лиц и бухгалтера.

Как оприходовать излишки, выявленные при инвентаризации? Ранее мы уже отметили, что они являются внереализационным доходом и учитываются на счете 91 в корреспонденции со счетами учета того или иного имущества. Для оформления операции по оприходованию излишков используются проводки:

Дебет 10, 01, 50 и т.п. — Кредит 91-1

Если в результате инвентаризации были выявлены излишки по основным средствам, подлежащим амортизации, то исчислять амортизацию следует так, как и при покупке: с первого числа месяца, следующего за месяцем обнаружения.

Так как стоимость излишков относится на внереализационные доходы по счету 91-1, она является доходом, облагаемым налогом на прибыль.

Как оприходовать товар, выявленный при инвентаризации, в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.

12. Излишки и недостачи при инвентаризации на примере

Рассмотрим всё вышесказанное об инвентаризации имущества на примере.

ООО «Фиалка», занимающаяся оптовой торговлей и применяющая общую систему налогообложения, провела инвентаризацию ТМЦ на складе при смене материально ответственного лица. В результате были выявлены излишки и недостачи.

Излишки:

Товар 1 – 10 шт. по 200 руб. (рыночная стоимость на дату инвентаризации)

Недостачи:

Товар 2 – 5 шт. по 300 руб.

Товар 3 – 8 шт. по 50 руб.

Товары, поступившие от ООО «Гладиолус», облагаются по ставке 18%.

Перед началом инвентаризации был издан приказ руководителя ООО «Фиалка», в котором указана причина инвентаризации, дата начала, конца и оформления результатов инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии. Приказ был доведен до сведения всех членов инвентаризационной комиссии и главного бухгалтера под роспись.

В результате инвентаризации была заполнена опись по форме ИНВ-3, которую прошили, пронумеровали, скрепили подписями членов инвентаризационной комиссии и печатью организации. При сравнении описей с ведомостями, предоставленными бухгалтерией, были выявлены излишки и недостачи при инвентаризации, в результате которых председатель инвентаризационной комиссии составил сличительную ведомость ИНВ-19 с указанием расхождений данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ТМЦ в количественном и стоимостном выражении.

Подведя итоги проведенной инвентаризации, описи и сличительные ведомости были сданы в бухгалтерию и главным бухгалтером совместно с председателем инвентаризационной комиссии были подписаны результаты инвентаризации.

В ходе проверки первичных документов главный бухгалтер установила, что недостача образовалась вследствие неверного оприходования ТМЦ в бухгалтерском учете ответственным за этот раздел учета бухгалтером. На основании докладной записки главного бухгалтера руководителю, был издан приказ о погашении стоимости недостачи за счет заработной платы бухгалтера по учету ТМЦ.

13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример

Дебет 94 — Кредит 41 – на сумму 1500 руб.  – Списан Товар 2.

Дебет 94 — Кредит 41 – на сумму 400 руб.  – Списан Товар 3.

Дебет 73 — Кредит 94 – на сумму 1900 руб.  – Сумма по недостаче ТМЦ отнесена на виновное лицо.

Дебет 70 — Кредит 73 – на сумму 1900 руб. – С виновного лица снята сумма недостачи с заработной платы.

Во избежание разногласий с ИФНС, бухгалтером было принято решение восстановить НДС по недостаче:

Дебет 19 — Кредит 60 – на сумму 342 руб. — восстановлен НДС по недостаче, выявленной в результате инвентаризации.

В результате вышеуказанной бухгалтерской проводки в книге продаж появится строка с указанием счета-фактуры на поступление этих ТМЦ от поставщика и суммой НДС, рассчитанной исходя из общей стоимости списанных ТМЦ:

1900 руб. *18% = 342 руб.

Излишки ТМЦ были оприходованы следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет 41 — Кредит 91-1 – на сумму 2000 руб. – Оприходован излишек Товара 1.

Итак, в результате проведенной инвентаризации был получен доход в сумме 2000,00 рублей. Общий итог инвентаризации: прибыль 2000 руб., убыток компенсирован виновным лицом за счет его заработной платы.

Таким образом, инвентаризация — это часть хозяйственной жизни, с которой каждый бухгалтер будет вынужден рано или поздно столкнуться на практике. Всегда помните, что все излишки и недостачи при инвентаризации должны быть документально оформлены и подтверждены подписями ответственных лиц и печатью организации.

Если у вас возникла неясная ситуация при учете излишков или недостач, выявленных при инвентаризации, приглашаем вас в комментарии, чтобы совместными усилиями разрешить ваши затруднения.

Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы

2 thoughts on “Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы

  • 12.04.2018 на 18:10
    Постоянная ссылка

    излишки 600000,00, а недостача 14000,00. Возможно ли перекрыть недостачу излишками

  • 23.04.2018 на 21:42
    Постоянная ссылка

    В соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах. В иных случаях зачет невозможен.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Сайт размещается на хостинге Спринтхост