Чек-лист увольнения работника: порядок кадровых процедур в 2026 году

Чек-лист кадровых процедур при увольнении работника — набор обязательных действий, которые кадровик выполняет с момента получения заявления до сдачи личного дела в архив. Пропуск хотя бы одного пункта — штраф по ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо. Ниже — полный алгоритм из 28 шагов с привязкой к нормам ТК РФ, срокам и формам документов, который мы в практике сервиса Азбуха используем на каждом проекте по кадровому электронному документообороту.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Зачем кадровику чек-лист при увольнении

Увольнение — процедура, в которой ошибки обходятся дорого. ГИТ при плановой проверке смотрит именно на оформление прекращения трудовых договоров: правильность формулировок в приказе, соблюдение сроков выдачи документов, полноту расчета. По данным Роструда, нарушения при увольнении входят в тройку самых частых предписаний инспекторов. Штраф за первое нарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. Повторное нарушение увеличивает санкции до 10 000-20 000 руб. на должностное лицо с возможной дисквалификацией.

Проблема в том, что увольнение — многоэтапный процесс. Тут и заявление, и приказ, и расчет, и выдача документов, и отчетность в СФР, и уведомление военкомата. Кадровик, который ведет 200-300 сотрудников, физически не удержит в голове все сроки и формы. В сервисе Азбуха мы видим это на каждом аудите: пропущен расчетный листок, не выдана выписка из ЕФС-1, забыли подать сведения в Социальный фонд. Каждый такой промах — потенциальный штраф или трудовой спор.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Чек-лист — штука элементарная, но без него текучка превращается в лотерею. Когда у тебя в месяц 15-20 увольнений, а параллельно прием, переводы и отпуска — голова не резиновая. Мы в Азбухе для каждого клиента настраиваем автоматические маршруты в КЭДО, и чек-лист зашит прямо в систему. Кадровик открывает карточку увольнения и видит все шаги, сроки и ответственных.»

Этап 1: до издания приказа об увольнении

Первый шаг — получить основание для увольнения. Самый частый вариант — заявление работника по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Заявление подается в письменной форме, не позднее чем за 14 календарных дней до даты увольнения. Для руководителей организации срок предупреждения — один месяц (ст. 280 ТК РФ). Для работников на испытательном сроке — три дня (ст. 71 ТК РФ).

Зарегистрируйте заявление в журнале входящей корреспонденции. Дата регистрации — точка отсчета двухнедельного срока. Если заявление пришло по почте — считайте с даты получения, а не отправки. Если через КЭДО — с даты поступления документа в систему работодателя.

Дальше проверьте, нет ли ограничений. При увольнении по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) нельзя увольнять: беременных (ст. 261 ТК), работников в период временной нетрудоспособности или отпуска, одиноких матерей с детьми до 14 лет. При увольнении по собственному желанию ограничений нет — работник вправе уволиться в любое время, включая больничный и отпуск.

Рассчитайте дату последнего рабочего дня. Четырнадцать календарных дней начинают течь на следующий день после получения заявления (ст. 14 ТК РФ). Если работник просит уволить раньше и работодатель не возражает — увольняйте в указанную дату. Работник вправе отозвать заявление в любой момент до истечения срока предупреждения, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).

Этап 2: оформление приказа и кадровых документов

В последний рабочий день (или ранее — чтобы бухгалтерия успела сделать расчет) издайте приказ об увольнении. Форму Т-8 (унифицированная) или свободную — на выбор работодателя, если это закреплено в учетной политике. В приказе укажите: ФИО работника, должность, структурное подразделение, дату увольнения, основание со ссылкой на пункт и статью ТК РФ, реквизиты заявления работника.

Ознакомьте работника с приказом под подпись. Если работник отказывается подписывать — составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Копию приказа выдайте по требованию работника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Запись в трудовую книжку вносите в день увольнения. Формулировка должна точно соответствовать ТК РФ. При увольнении по собственному желанию: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Если у работника электронная трудовая — подготовьте форму СТД-Р.

Закройте табель учета рабочего времени за текущий месяц. Отработанные дни, часы переработки, дни больничного и отпуска — все фиксируется до последнего рабочего дня включительно. Подготовьте записку-расчет по форме Т-61 и передайте в бухгалтерию.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Частая ошибка — вносить запись в трудовую книжку заранее, до наступления даты увольнения. А потом работник отзывает заявление. И кадровик сидит, исправляет запись, составляет акт. Мы рекомендуем готовить проект записи заранее, но вносить строго в последний рабочий день.»

Этап 3: расчет и выплаты при увольнении

Статья 140 ТК РФ — расчет производится в день увольнения. Не на следующий день, не через неделю, не «когда бухгалтер выйдет из отпуска». В день увольнения. Задержка выплаты — отдельный состав по ч. 6 ст. 5.27 КоАП: штраф от 10 000 до 20 000 руб. на должностное лицо, от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо.

Что входит в окончательный расчет:

• Заработная плата за фактически отработанные дни в месяце увольнения
• Компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ) — за все неотгулянные дни, без ограничения по количеству
• Выходное пособие — если увольнение по сокращению (ст. 178 ТК), ликвидации или по иным основаниям, предусмотренным ТК или трудовым договором
• Иные выплаты по условиям трудового договора, коллективного договора, ЛНА

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по среднему дневному заработку. Формула: средний дневной заработок умножается на количество неиспользованных дней отпуска. Средний дневной заработок = сумма заработка за 12 месяцев, деленная на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Нюанс: если работник отработал менее 12 месяцев, расчетный период — фактически отработанные полные месяцы.

Этап 4: документы, которые выдаются работнику в день увольнения

Перечень обязательных документов при увольнении в 2026 году:

По письменному запросу работника (ст. 62 ТК РФ) в течение трех рабочих дней выдайте: копию приказа об увольнении, справку о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ), справку о среднем заработке для службы занятости, копии любых документов, связанных с работой. На практике мы рекомендуем сформировать стандартный пакет и выдать его каждому увольняющемуся без запроса — это снижает количество повторных обращений и жалоб в онлайн-инспекцию Роструда.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«С 2023 года справку 182н при увольнении выдавать не нужно — эту функцию взял на себя Социальный фонд. Но кадровики по инерции продолжают её готовить. Лишней она не будет, но и штрафа за её отсутствие нет. А вот за невыдачу расчетки — реальный штраф.»

Образцы кадровых документов для оформления увольнения

Этап 5: отчетность и уведомления после увольнения

Подайте ЕФС-1 (подраздел 1.1 — кадровое мероприятие «увольнение») в Социальный фонд России. Срок — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Код кадрового мероприятия для увольнения по собственному — п3ч1с77тк. Опоздание с подачей — штраф от 300 до 500 руб. за каждого работника (ст. 15.33.2 КоАП).

Если работник состоит на воинском учете — уведомьте военкомат по месту регистрации работника в течение 5 дней со дня увольнения (ст. 4 Закона 53-ФЗ). С 2024 года штраф за неуведомление — от 40 000 до 50 000 руб. на должностное лицо (ст. 21.4 КоАП в ред. от 01.10.2023).

Организуйте передачу дел и материальных ценностей. Это не требование закона напрямую, но разумная практика. Акт приема-передачи подписывается увольняющимся работником и его преемником (или руководителем подразделения). Если у работника были доступы к корпоративным системам, учетной записи в КЭДО, почте — заблокируйте их в день увольнения.

Личное дело уволенного работника сдайте в архив. Сроки хранения кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236: приказы об увольнении — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (до 2003 года), личные дела — 50/75 лет, табели учета рабочего времени с вредными условиями — 50/75 лет, остальные табели — 5 лет.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«В КЭДО увольнение оформляется быстрее, но есть нюанс — приказ об увольнении по-прежнему нужен на бумаге. Это одно из трех исключений в ст. 22.1 ТК РФ наряду с актом о несчастном случае и журналом инструктажей по охране труда. Мы в Азбухе всегда напоминаем об этом клиентам при настройке маршрутов.»

Типичные ошибки кадровиков при увольнении

Ошибка 1: задержка выдачи трудовой книжки. Работодатель обязан выдать трудовую в день увольнения. Если работник не явился за книжкой — в тот же день направьте уведомление по почте с предложением явиться или дать согласие на отправку почтой (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Без этого уведомления работодатель несет материальную ответственность за задержку — оплата за каждый день задержки по среднему заработку (ст. 234 ТК). На практике суды присуждают суммы от 20 000 до 150 000 руб.

Ошибка 2: неправильная формулировка в приказе и трудовой. Типичный промах — указать «уволен по собственному желанию» вместо корректной формулировки со ссылкой на пункт, часть и статью ТК. Инспектор ГИТ при проверке ставит предписание, работник получает основание для иска.

Ошибка 3: невыдача обязательных выписок из отчетности. Многие кадровики выдают трудовую и расчетный листок, но забывают про выписки из ЕФС-1 и раздела 3 расчета по страховым взносам. Эти документы обязательны по закону 27-ФЗ.

Ошибка 4: пропуск срока подачи ЕФС-1. Один рабочий день после приказа — срок жесткий. Если кадровик уехал в командировку или заболел, а подменяющий не знает про обязанность — штраф на компанию.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Логику в некоторых требованиях искать бессмысленно, их нужно просто выполнить. Выписка из ЕФС-1 при увольнении — из этой категории. Работник, скорее всего, не знает, что она ему нужна, и не попросит. Но если инспектор ГИТ при проверке обнаружит, что вы её не выдали — будет предписание.»

Как провести увольнение через КЭДО

С 2022 года работодатели, внедрившие КЭДО по ст. 22.1-22.3 ТК РФ, оформляют большинство кадровых документов в электронном виде. При увольнении через КЭДО процесс ускоряется: заявление работник подает через личный кабинет или мобильное приложение, подписывает УНЭП или УКЭП через Госключ, кадровик получает уведомление и запускает маршрут.

Три документа при увольнении нельзя оформить только в электронном виде (ст. 22.1 ТК РФ): приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы об инструктаже по охране труда. Приказ об увольнении дублируется на бумаге — это обязательно. Остальные документы (записка-расчет, выписки, расчетный листок) допустимо выдать через КЭДО, если работник дал согласие на электронный документооборот.

Как оформить увольнение через КЭДО: пошаговая инструкция

Стоимость автоматизации кадровых процедур увольнения через КЭДО

Стоимость подключения КЭДО зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Ниже — тарифы сервиса Азбуха на КЭДО, которые включают автоматические маршруты увольнения, шаблоны приказов и уведомлений.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объема подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Пробный период для КЭДО — 30 дней.

Особые случаи увольнения: на что обратить внимание

Увольнение в отпуске. Работник вправе подать заявление по собственному желанию находясь в отпуске. Срок предупреждения течет и во время отпуска. Если отпуск заканчивается раньше 14 дней — последним днем работы будет последний день двухнедельного срока, а не последний день отпуска.

Увольнение на больничном. По собственному желанию — допускается. По инициативе работодателя — запрещено (ч. 6 ст. 81 ТК РФ), кроме ликвидации организации. Если работник заболел в период двухнедельной отработки — срок не продлевается, увольнение оформляется в установленную дату.

Увольнение дистанционного работника. Процедура стандартная, но все документы допускается оформить в электронном виде через КЭДО. Трудовую книжку (если бумажная) направьте заказным письмом с уведомлением после получения письменного согласия работника.

Увольнение совместителя. Порядок стандартный. Дополнительное основание для увольнения совместителя — прием на занимаемую должность работника, для которого эта работа будет основной (ст. 288 ТК). В этом случае работодатель предупреждает совместителя не менее чем за 2 недели.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«При увольнении дистанционщика через КЭДО есть один момент, который кадровики упускают. Заявление работник подписывает УНЭП или УКЭП — обе подходят для заявления об увольнении по ст. 22.3 ТК. Но приказ все равно нужен на бумаге. Мы в Азбухе настраиваем маршрут так, чтобы система автоматически формировала бумажный экземпляр приказа для печати.»

Часто задаваемые вопросы