Делопроизводитель и кадровик — две должности, которые в небольших компаниях нередко путают, совмещают или вовсе считают взаимозаменяемыми. На практике это принципиально разные профессии с разной нормативной базой, разными требованиями к квалификации и разным кругом ответственности. Если вы выбираете, кого именно нанять в штат, или разбираетесь, какую должность занять самому, — разница важна. В этой статье разберём конкретику: профстандарты, обязанности, зарплаты и карьерные траектории обеих профессий.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Делопроизводитель и кадровик — кто есть кто по ЕКС
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС) — это отправная точка для понимания разницы между двумя профессиями. Делопроизводитель относится к разделу «технические исполнители». Специалист по кадрам — к разделу «специалисты». Это не просто формальная классификация: от неё зависят требования к образованию, тарифные ставки и место в иерархии организации.
Должность «делопроизводитель» в ЕКС предполагает среднее профессиональное образование без требований к стажу. Специалист по кадрам — высшее образование (направление «Управление персоналом», «Документоведение» или смежное) либо среднее профессиональное плюс дополнительная профессиональная программа. Разница в образовательном цензе сразу указывает на разный уровень самостоятельности и сложности задач.
Ключевое различие по ЕКС — предмет труда. Делопроизводитель работает с общим документооборотом организации: входящая и исходящая корреспонденция, приказы по основной деятельности, протоколы совещаний, номенклатура дел. Специалист по кадрам работает исключительно с кадровым документооборотом: приказы по личному составу (формы Т-1, Т-5, Т-8), трудовые договоры, личные дела сотрудников, трудовые книжки, отчётность в СФР. Это два разных информационных потока, и смешивать их — значит создавать риски для обеих зон ответственности.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству и трудовому праву:
«На практике вижу одну и ту же картину: небольшая компания берёт одного человека и вешает на него и общий документооборот, и кадровую работу. Называют его то делопроизводителем, то кадровиком — как придётся. В итоге при проверке ГИТ обнаруживается, что ни ЛНА не актуализированы, ни личные дела не в порядке. Потому что один человек физически не успевает вести два полноценных направления по стандарту.»
В Азбухе при анализе запросов клиентов мы регулярно сталкиваемся с тем, что небольшие компании до 50 человек ведут и общий, и кадровый документооборот силами одного сотрудника. Это допустимо, но требует чёткого разграничения функционала в должностной инструкции и, желательно, разных систем хранения документов.
Профстандарты 07.002 и 07.003 — требования к квалификации
С 2015 года делопроизводитель работает по профстандарту 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (приказ Минтруда России от 06.05.2015 №276н). Стандарт устанавливает уровень квалификации 5 и описывает три обобщённые трудовые функции: обеспечение документирования управленческой деятельности, организация работы с документами и обеспечение хранения документационного фонда.
Для специалиста по кадрам ориентиром служит профстандарт 07.003 «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда России от 09.03.2022 №109н, срок действия 01.09.2022-01.09.2028). Этот документ структурирован по обобщённым трудовым функциям (ОТФ): ОТФ «А» — документационное обеспечение работы с персоналом (уровни квалификации 5-6), ОТФ «Б» — деятельность по обеспечению персоналом, ОТФ «В» — деятельность по оценке и аттестации персонала, и далее вплоть до стратегического управления человеческими ресурсами. Ознакомиться с актуальными текстами обоих профстандартов можно на официальном реестре profstandart.rosmintrud.ru.
Практический вывод из сравнения стандартов: делопроизводитель полностью покрывает только ОТФ «А» профстандарта 07.003 при условии, что речь идёт о кадровых документах. Но для остальных ОТФ — подбор, оценка, адаптация, обучение — нужна принципиально иная квалификация. Именно поэтому специалист по кадрам, освоивший только документационный блок, не может называться HR-менеджером в полном смысле слова.
Юлия К, консультант по внедрению КЭДО:
«Профстандарт 07.003 — это фактически карта роста кадровика. Начинаешь с ОТФ ‘А’ — это чистая документалка: ТД, приказы, трудовые книжки, сдача отчётности в СФР. Потом осваиваешь подбор, потом оценку, потом выходишь на уровень стратегии. Стандарт не случайно выстроен именно так — это реальная карьерная лестница.»
Требования к образованию по профстандарту 07.002 для делопроизводителя: среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена либо по программе подготовки квалифицированных рабочих и служащих с дополнительным профессиональным образованием. Для специалиста по кадрам в рамках ОТФ «А» 5-го уровня — среднее профессиональное образование плюс дополнительная профессиональная программа, либо высшее образование. Для уровня 6 — обязательно высшее образование по направлению «Управление персоналом» или смежному.
Сравнительная таблица обязанностей
Чтобы наглядно показать, где функции пересекаются, а где расходятся, сведём ключевые обязанности в таблицу. Пересечения есть — но их меньше, чем принято думать.
| Функция | Делопроизводитель | Специалист по кадрам |
|---|---|---|
| Приём и регистрация входящей корреспонденции | Да — основная функция | Нет (или эпизодически) |
| Регистрация исходящих документов | Да — основная функция | Нет |
| Контроль исполнения поручений | Да | Нет |
| Оформление приёма на работу (Т-1, ТД) | Нет | Да — основная функция |
| Ведение трудовых книжек | Нет | Да — основная функция |
| Личные дела сотрудников | Нет | Да — основная функция |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12/Т-13) | Нет | Да |
| График отпусков (Т-7) | Нет | Да |
| Отчётность в СФР (ЕФС-1, персонифицированные сведения) | Нет | Да |
| Приказы по основной деятельности | Да — регистрация и хранение | Нет (за исключением приказов по л/с) |
| Приказы по личному составу | Нет | Да — подготовка и регистрация |
| Номенклатура дел | Да — формирует для всей организации | Участвует в части кадровых дел |
| Архивирование документов | Да — общий архив | Да — архив кадровых документов |
| Работа в СЭД / КЭДО | Да — общий документооборот | Да — кадровый ЭДО |
| Подбор персонала | Нет | Частично (первичный скрининг) |
Зона пересечения — архивирование и работа в системах электронного документооборота. В остальном функции практически не накладываются друг на друга. Именно поэтому в компаниях с численностью от 100 человек эти роли, как правило, разведены по разным сотрудникам или даже отделам.
Где проходит граница между должностями на практике
На практике граница между должностями определяется не столько формальным названием, сколько тем, с каким реестром документов работает сотрудник. Если перед вами журнал регистрации входящей корреспонденции, реестр поручений и папки с протоколами совещаний — это зона делопроизводителя. Если перед вами журнал учёта трудовых договоров, папки личных дел, ведомость ознакомления с ЛНА и отчёты в СФР — это зона кадровика.
Ещё одна граница — ответственность перед контролирующими органами. Делопроизводитель не несёт прямой ответственности за нарушения трудового законодательства: его документы проверяет разве что Роскомнадзор в части персональных данных. Кадровик отвечает перед ГИТ (Государственная инспекция труда) и СФР. Штраф по статье 5.27 КоАП за ненадлежащее оформление трудовых отношений — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. Это принципиально разный уровень профессионального риска.
Юлия К, специалист по аудиту кадрового делопроизводства:
«Самая частая история на консультации: секретарь-делопроизводитель несколько лет вёл трудовые книжки, потому что ‘так исторически сложилось’. Приходит проверка ГИТ, выясняется, что записи в трудовых сделаны с нарушениями ТК, часть приказов подписана задним числом. Ответственность несёт работодатель, но сотрудник — носитель репутационных рисков на рынке труда. Чёткое разграничение функций — это защита всех сторон.»
В Азбухе мы наблюдаем, что переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот) дополнительно обостряет вопрос разграничения. Система настраивается под конкретные роли: делопроизводитель получает доступ к модулю общего документооборота, кадровик — к модулю управления персоналом. Если роли не разграничены, настройка прав доступа превращается в головоломку.
Отдельный случай — «делопроизводитель по кадрам». Такая должность существует в некоторых штатных расписаниях и фактически описывает сотрудника, который ведёт только документационный блок кадровой работы (ОТФ «А» профстандарта 07.003): оформляет документы, регистрирует, хранит, но не принимает решений о приёме, переводе или увольнении. Это промежуточная позиция, типичная для крупных компаний с выстроенной иерархией HR-функций.
Правильно выстроить структуру кадровой службы — задача не тривиальная. Один и тот же объём работы можно закрыть разным количеством людей в зависимости от того, насколько автоматизированы рутинные операции. Посмотрите, во сколько обойдётся КЭДО для вашей компании — это поможет точнее спланировать штатное расписание кадрового блока.
Зарплаты делопроизводителя и кадровика в 2026 году
По данным агрегаторов вакансий и кадровых агентств, в 2026 году медианная зарплата делопроизводителя в России составляет 35 000-50 000 рублей в месяц. В Москве и Санкт-Петербурге нижняя граница выше: 40 000-65 000 рублей. Верхняя граница у опытного делопроизводителя с знанием СЭД (1С:Документооборот, ТЕЗИС, ЭОС) и навыками архивного дела — около 70 000-75 000 рублей в месяце в столице.
Специалист по кадрам стартует выше: 45 000-60 000 рублей по России, 60 000-80 000 рублей в Москве. Кадровик с опытом ведения полного цикла документооборота, знанием 1С:ЗУП (в профессиональном сленге — «зуп» или «зуб»), КЭДО и умением самостоятельно формировать отчётность в СФР получает 80 000-100 000 рублей в Москве. Отдельная история — старший специалист по кадрам или начальник отдела кадров: здесь вилка уже 90 000-130 000 рублей и выше.
| Должность | Россия (медиана) | Москва (медиана) | Москва (топ) |
|---|---|---|---|
| Делопроизводитель | 35 000 — 50 000 руб. | 40 000 — 65 000 руб. | до 75 000 руб. |
| Делопроизводитель по кадрам | 38 000 — 55 000 руб. | 45 000 — 70 000 руб. | до 80 000 руб. |
| Специалист по кадрам | 45 000 — 65 000 руб. | 60 000 — 85 000 руб. | до 100 000 руб. |
| Старший специалист / нач. отдела кадров | 60 000 — 85 000 руб. | 85 000 — 120 000 руб. | до 150 000 руб. |
Разрыв в оплате труда отражает разницу в ответственности и сложности. Кадровик несёт персональную ответственность за правильность документов, которые проверяет ГИТ, а ошибка в трудовой книжке или неправильно оформленный приказ об увольнении — это трудовой спор, судебные издержки и административный штраф для работодателя. Делопроизводитель работает с меньшим уровнем регуляторного риска, хотя требования к аккуратности и скорости у него ничуть не меньше.
Юлия К, практикующий кадровый консультант:
«Кадровики и расчётчики — это ключевые пользователи кадровых и зарплатных процессов в любой компании. Именно они первыми ощущают последствия ошибок: пришёл сотрудник с претензией по расчётке, а все документы оформлены с нарушением — и начинается разбор полётов. Поэтому рыночная зарплата кадровика всегда выше, чем у делопроизводителя с сопоставимым стажем.»
Стоимость автоматизации кадрового делопроизводства
Один из главных аргументов в пользу чёткого разграничения ролей делопроизводителя и кадровика — возможность точечно автоматизировать каждую зону. Общий документооборот автоматизируется через СЭД, кадровый — через КЭДО. Путаница в функционале делает автоматизацию дороже и сложнее, потому что система не может настроить права доступа и маршруты согласования для роли с размытыми границами.
Азбуха предлагает несколько тарифных решений под разные масштабы бизнеса. Для небольших компаний подойдёт Азбука.КЭДО Лайт — 490 рублей за сотрудника в год при численности до 70 человек. Это самый доступный вход в кадровый ЭДО: электронные приказы, трудовые договоры, УКЭП и ПЭП для подписания, интеграция с Госключом (более 41,2 млн активаций на платформе).
Для среднего бизнеса (70-500 сотрудников) — Азбука.КЭДО Стандарт: 390 рублей за сотрудника в год. Включает расширенные маршруты согласования, аналитику по кадровым процессам и интеграцию с популярными HRM-системами. Крупный бизнес от 500 человек работает по тарифу Азбука.КЭДО Корпоративный — от 290 рублей за сотрудника в год, с полной кастомизацией под корпоративные процессы.
Помимо КЭДО, Азбуха предлагает инструменты подбора и управления персоналом. Азбука.Подбор Старт обойдётся в 1 990 рублей в месяц за рекрутера — это ATS-система для ведения воронки кандидатов, автоматизации отклика и коммуникации с соискателями. Азбука.HCM Старт — комплексное решение от 8 900 рублей в месяц для компаний от 50 сотрудников: охватывает весь цикл управления персоналом от онбординга до оценки эффективности.
По нашим данным, компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на обработку кадровых документов на 40-60%. Кадровик, который раньше тратил 3-4 часа на формирование и рассылку приказов об отпусках, после внедрения тратит на это 20-30 минут. Делопроизводитель выигрывает меньше — его зона автоматизируется через другие инструменты (СЭД), — но интеграция двух систем в единый контур даёт дополнительный эффект. Посмотреть актуальные тарифы и рассчитать стоимость для вашей численности можно на странице azbuha.ru/ceny/ceny/.
Образцы кадровых документов для делопроизводителя и кадровика
Открыть список документов
| № | Документ | Скачать |
|---|---|---|
| 21 | Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать RTF |
| 22 | Личная карточка сотрудника (форма Т-2) | Скачать RTF |
| 24 | Приказ о переводе работника (форма Т-5) | Скачать XLS |
| 26 | Приказ о совмещении должностей | Скачать DOC |
| 27 | Заявление на увольнение по инициативе работника | Скачать DOCX |
| 28 | Приказ об увольнении (форма Т-8) | Скачать DOCX |
| 29 | Табель учёта рабочего времени (Т-12/Т-13) | Скачать XLS |
| 30 | График отпусков (форма Т-7) | Скачать XLS |
| 36 | Анкета кандидата при приёме на работу | Скачать DOCX |
| 40 | Должностная инструкция (универсальный образец) | Скачать DOCX |
Карьерные перспективы — от делопроизводителя к HR-директору
Карьерный путь делопроизводителя и кадровика пересекается, но не совпадает. Делопроизводитель развивается в двух направлениях: вертикальный рост — от делопроизводителя до начальника канцелярии или руководителя службы делопроизводства; горизонтальный переход — освоение кадрового документооборота и переход в должность делопроизводителя по кадрам или специалиста по кадрам. Второй вариант требует дополнительного профессионального образования и времени на практику.
Кадровик стартует с более высокой точки и имеет более широкую траекторию роста. Стандартный путь: специалист по кадрам — старший специалист — начальник отдела кадров — HR-бизнес-партнёр — HR-директор. На каждом этапе добавляется новая ОТФ из профстандарта 07.003. Освоив документационный блок (ОТФ «А»), специалист переходит к подбору (ОТФ «Б»), затем к оценке и аттестации (ОТФ «В»), потом к обучению и развитию, компенсациям и льготам, и наконец к стратегическому HR.
«HR — это гораздо шире. Кадровая история — это всего лишь один из пунктиков функций HR-направления,» — ёмко формулирует разницу HR-практик Арман Тинбаев. Действительно, те, кто вышли в HR из операционного кадрового делопроизводства, и те, кто пришёл через рекрутмент или HR-бренд, — это люди с принципиально разным набором компетенций и разным взглядом на профессию. Оба пути ведут к одной цели, но с разных сторон.
Делопроизводитель, который хочет перейти в кадровую работу, должен рассчитывать на 6-12 месяцев плотного обучения: Трудовой кодекс, профстандарт 07.003, отчётность в СФР, работа в 1С:ЗУП. Освоить технику документирования можно быстрее — за 2-3 месяца практики под наставничеством. Но знание Трудового кодекса не приходит само по себе, и именно здесь большинство делопроизводителей тормозят на пути к кадровой работе.
Юлия К, наставник в кадровом консалтинге:
«Лучшие кадровики, которых я знаю, начинали именно с делопроизводства. Они понимают документационную логику изнутри, у них нет иллюзий насчёт ‘бумажной’ части работы, они умеют работать с архивом и номенклатурой дел. Единственное, что им нужно добавить — это глубокое знание ТК и практика с трудовыми спорами. Это достижимо за год активной работы.»
В части цифровых компетенций обе профессии сближаются. И делопроизводитель, и кадровик в 2026 году обязаны уметь работать в системах ЭДО, подписывать документы УКЭП или ПЭП, понимать логику маршрутов согласования. Более 1000 организаций уже перешли на КЭДО, и требование «опыт работы в КЭДО» всё чаще появляется в вакансиях обеих специальностей.
Как определить, кого нанять — делопроизводителя или кадровика: пошаговая инструкция
Открыть пошаговую инструкцию
Шаг 1. Посчитайте объём кадровых документов в месяц. Если ежемесячно оформляется более 5-10 кадровых событий (приём, увольнение, перевод, отпуск), нужен специалист по кадрам. Если кадровых событий меньше, делопроизводитель справится при наличии дополнительного профобразования по кадровому делу.
Шаг 2. Оцените объём общего документооборота. Если в компании активная переписка, много входящей и исходящей корреспонденции, регулярные протоколы совещаний — нужен отдельный делопроизводитель. Совмещать это с кадровой работой при документопотоке от 50 документов в месяц крайне сложно.
Шаг 3. Проверьте, есть ли у вас лицензируемые виды деятельности. Ряд отраслей (образование, медицина, охрана) требует особого порядка ведения кадровых документов. Здесь нужен кадровик с профильным опытом, а не универсальный делопроизводитель.
Шаг 4. Определите уровень регуляторного риска. Если компания уже получала предписания ГИТ или готовится к плановой проверке — приоритет у кадровика. Если документооборот молодой компании только выстраивается — можно начать с делопроизводителя и со временем нанять кадровика.
Шаг 5. Посмотрите на бюджет. Вилка зарплат: делопроизводитель в Москве — от 40 000 рублей, специалист по кадрам — от 60 000 рублей. Если бюджет ограничен, рассмотрите вариант аутсорсинга кадрового делопроизводства или КЭДО-решения, которые сократят потребность в штатных единицах.
Шаг 6. Оцените готовность к автоматизации. Если вы планируете внедрить КЭДО в ближайший год — лучше сразу нанять кадровика с опытом работы в электронном документообороте. Переучивать делопроизводителя на кадровые процессы параллельно с внедрением системы — это двойная нагрузка.
Шаг 7. Зафиксируйте границы в должностной инструкции. Какую бы должность вы ни выбрали, чётко опишите функции и зоны ответственности в должностной инструкции с опорой на профстандарт. Это защищает и работодателя, и сотрудника при возникновении спорных ситуаций.
Читайте также по теме:
- Департамент и управление: разграничение подразделений в 2026
- Оценка руководителей и специалистов: 7 отличий и методы
- Анализ результатов оценки персонала: как сделать выводы
- Производительность работника: как измерить и оценить
- Квалификационная оценка работника: порядок и документы
FAQ: часто задаваемые вопросы
Может ли делопроизводитель вести трудовые книжки?
Чем отличается делопроизводитель по кадрам от специалиста по кадрам?
Какое образование нужно кадровику в 2026 году?
Можно ли перейти из делопроизводителей в кадровики без переобучения?
Какой профстандарт применяется к делопроизводителю?
Кадровик и HR-менеджер — это одно и то же?
Что такое КЭДО и зачем он кадровику?
Кто подписывает кадровые документы при переходе на КЭДО?
Сколько зарабатывает кадровик в 2026 году?
Обязательно ли применять профстандарт для кадровика?
Что проверяет ГИТ у кадровика в первую очередь?
Как делопроизводителю освоить 1С:ЗУП?
Разобраться с тем, кто именно вам нужен — делопроизводитель или кадровик, — это первый шаг. Второй — выстроить процессы так, чтобы кадровый блок работал без сбоев независимо от того, сколько человек его ведёт. Азбуха помогает компаниям автоматизировать рутину кадрового документооборота: от оформления ТД до электронных приказов с УКЭП. Более 1000 организаций уже работают в системе и экономят от 40% рабочего времени кадровика на обработке документов.
В Азбухе вы получаете не просто КЭДО-платформу, но и готовые шаблоны документов, интеграцию с 1С:ЗУП, подключение к Госключу и поддержку при внедрении. Тарифы начинаются от 290 рублей за сотрудника в год — это меньше стоимости одного комплекта бумажных документов. Попробуйте бесплатно и убедитесь, что кадровая работа может быть проще.
