Кадровик: кто это, обязанности и зарплата в 2026 году

Кадровик — это специалист, который оформляет приём, переводы и увольнения, ведёт трудовые книжки и личные карточки и отвечает за соответствие кадровых документов Трудовому кодексу. Другие названия той же должности в штатном расписании: специалист по кадрам, инспектор по кадрам, специалист по кадровому делопроизводству. Ниже — что кадровик делает каждый день, месяц и год, что обязан знать, сколько зарабатывает в 2026 году, нужен ли он вам в штате и за какие ошибки штрафует трудовая инспекция.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Кто такой кадровик и чем он занимается

Кадровик ведёт всё, что связано с движением персонала внутри компании. Принял человека — оформил трудовой договор и приказ. Перевёл на другую должность — сделал допник и приказ о переводе. Уволил — выдал документы в день увольнения, иначе компания попадает на деньги. По сути это человек, который превращает любое управленческое решение про сотрудника в документ, имеющий юридическую силу.

Формально профессия описана в профстандарте 07.003 «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда России от 09.03.2022 № 109н, действует с 1 сентября 2022 года, заменил старый стандарт 2015 года). В нём расписаны разные роли — от специалиста по документационному обеспечению персонала до руководителя всей кадровой службы. То, что в быту называют просто «кадровик», в стандарте чаще соответствует трудовой функции «Документационное обеспечение работы с персоналом».

В небольших компаниях кадровик нередко ведёт и кадры, и часть бухгалтерии, и подбор. В среднем и крупном бизнесе функции дробятся: один человек занят только делопроизводством, другой — подбором, третий — расчётом. В практике Азбуха мы видим эту развилку почти на каждом проекте: до 80-100 человек в штате компания тянет одного универсала, после — начинает делить роли.

Должностные обязанности кадровика

Обязанности зависят от размера компании, но базовый набор примерно одинаков. Вот что кадровик делает регулярно:

• оформляет приём на работу: трудовой договор, приказ о приёме (форма Т-1), личная карточка работника (Т-2), внесение записи в трудовую книжку или передача сведений в Социальный фонд по форме ЕФС-1;
• ведёт переводы, совмещения, изменения условий труда — через дополнительные соглашения и приказы;
• оформляет отпуска: составляет график отпусков (Т-7), готовит приказы (Т-6), записки-расчёты;
• обрабатывает больничные и взаимодействует с Социальным фондом по выплатам;
• оформляет увольнения: заявление, приказ (Т-8), полный расчёт документов в последний рабочий день;
• ведёт табель учёта рабочего времени (Т-12 или Т-13);
• разрабатывает и актуализирует локальные нормативные акты: правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, должностные инструкции;
• хранит и защищает персональные данные работников по 152-ФЗ;
• готовит документы и отчётность к проверкам трудовой инспекции.

Годовой цикл работы кадровика: что и когда

Не выдал трудовую книжку в день увольнения — компания возмещает работнику неполученный заработок. Не ознакомил с приказом под подпись — на проверке это всплывёт. Кадровик, который умеет не бегать с бумажками между кабинетами, а выстроить процесс, экономит компании и нервы, и деньги.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Главный навык кадровика — не выучить все формы наизусть, а держать в голове сроки. Приём оформляешь в три дня, расчёт при увольнении — в последний день, график отпусков утверждаешь за две недели до нового года. Вот на этих сроках чаще всего и наступают на грабли, особенно когда в компании текучка и приёмов-увольнений по десять в неделю.»

Какие документы ведёт кадровик и на чём всё держится

Кадровая работа стоит на нормативной базе. Главный документ — Трудовой кодекс РФ. Дальше идут 152-ФЗ «О персональных данных», приказы Минтруда с унифицированными формами, приказ Росархива по срокам хранения, Налоговый кодекс в части НДФЛ и взносов. Знать всё наизусть невозможно, но кадровик должен понимать, в каком законе что искать и какая редакция действует сейчас, в 2026 году. Полный перечень того, что обязана вести компания, разобран в материале про кадровую документацию в 2026 году — там же требования к оформлению каждой группы документов.

Сроки хранения — отдельная тема, на которой легко споткнуться. Документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет; созданные до 2003 года — 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»). Порядок сбора, хранения и передачи сведений о работниках подробно расписан в разборе про работу с кадровой информацией.

Отдельный пласт — кадровый электронный документооборот. С 2021 года компании вправе вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге (ст. 22.1-22.3 ТК РФ). Перевести сотрудника на КЭДО без его письменного согласия нельзя — это прямое требование ст. 22.2. Порядок перехода, состав разделов и процедуру утверждения компания закрепляет в положении о КЭДО.

Часть документов подписывается простой электронной подписью, часть требует усиленной: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и заявление об увольнении со стороны работника подписываются как минимум усиленной неквалифицированной подписью, в том числе через «Госключ» (ст. 22.3 ТК РФ). Разбор конкретного случая — какой подписью подписывать приказ об увольнении.

Юлия К, специалист по КЭДО и ЭЦП:
«КЭДО начинается не с подписания, а с трёх документов: согласие работника, положение о КЭДО и решение о виде подписи. Для внутренних документов чаще хватает ПЭП — это другие денюжки, чем выпускать каждому УКЭП.»

Образцы кадровых документов для ежедневной работы

Файлы открываются и скачиваются бесплатно, регистрация не нужна.

Что должен знать и уметь кадровик

Базовое требование профстандарта 07.003 — среднее профессиональное или высшее образование плюс, при непрофильном дипломе, профпереподготовка по управлению персоналом. Но образование — это вход, а не профессия. Реальный кадровик держит в голове и руках вот что:

• Трудовой кодекс и смежные законы — не зубрить, а уметь быстро найти норму и её действующую редакцию;
• унифицированные и собственные формы кадровых документов, маршруты их согласования;
• работу в 1С:ЗУП («зуб» на сленге кадровиков) или другой учётной системе — это де-факто стандарт рынка;
• правила обработки и защиты персональных данных по 152-ФЗ;
• основы КЭДО и виды электронной подписи, если компания ушла в электронный документооборот;
• взаимодействие с Социальным фондом, налоговой, военкоматами, трудовой инспекцией;
• отчётность: ЕФС-1, сведения о трудовой деятельности, воинский учёт.

Отдельно — усидчивость и внимание к деталям. Кадровик, который путает даты в приказах, — это будущий косяк на проверке. И ещё коммуникация: приходится объяснять сотрудникам, почему заявление надо писать так, а не иначе, и спокойно держать оборону, когда руководитель просит оформить что-нибудь задним числом.

Как стать кадровиком с нуля

Порядок входа простой: профпереподготовка по кадровому делопроизводству, практика в 1С:ЗУП и старт с позиции помощника кадровика или специалиста по делопроизводству, где виден полный цикл оформления. Отдельно стоит подтянуть КЭДО и виды электронной подписи — в 2026 году это уже почти обязательный пункт в вакансии. Развёрнутый маршрут с вакансиями и требованиями — в материале про работу в отделе кадров без опыта.

Нужен ли кадровик в штате именно вашей компании

Развилка обычно упирается в численность и текучку, а не в отрасль.

• До 50 человек. Кадры ведёт бухгалтер, директор или внешний специалист на аутсорсе. Отдельная ставка не окупается: приёмов и увольнений единицы в месяц. Риск здесь один — оформление по остаточному принципу, и он закрывается шаблонами и понятным регламентом.
• 50-100 человек. Нужен один универсал: делопроизводство, отчётность, часть подбора. Это точка, где ручной учёт начинает сыпаться первым — табель, график отпусков и ЕФС-1 накладываются друг на друга.
• Свыше 100 человек. Роли делятся: делопроизводство, подбор, расчёт. Альтернатива второй ставке — автоматизация: перевод оформления, ознакомления и хранения в электронный вид снимает с кадровика самую объёмную рутину.

Норматив ставок по численности и формулу расчёта нагрузки мы разбирали отдельно — на сколько работников рассчитана ставка кадровика. В проектах Азбуха мы считаем эту нагрузку до внедрения: чаще всего компании со штатом 100-300 человек хватает одного специалиста при условии, что оформление и ознакомление идут в КЭДО, а не через обход кабинетов.

Кадровик и HR-менеджер: в чём разница на практике

Эти две роли часто путают, а зоны ответственности разные. Кадровик отвечает за документальную часть: оформление, учёт, соответствие закону. HR-менеджер (эйчар) работает с людьми: подбор, адаптация, мотивация, развитие, корпоративная культура. Кадровик — про то, чтобы всё было правильно оформлено, эйчар — про то, чтобы люди работали и не увольнялись.

В небольшой компании это часто один человек, который и подбирает, и оформляет. В крупной — разные отделы. Кадровик не обязан уметь хантить, а эйчар не обязан знать наизусть сроки хранения личных дел. Но хороший специалист понимает обе стороны, потому что подбор и оформление — звенья одной цепочки.

Сколько зарабатывает кадровик в 2026 году

Медианная зарплата специалиста по кадрам в России на 2026 год держится около 80 000 рублей, основной диапазон — от 60 000 до 100 000 рублей. Разброс задают три параметра: опыт, город и набор функций.

Вилку двигает совмещение функций: универсал, который тянет и кадры, и подбор, и часть расчёта, стоит дороже узкого делопроизводителя. Добавляет к ценнику знание электронного документооборота — кадровик, который умеет запустить и вести КЭДО, на рынке 2026 года заметно востребованнее. Детальные разрезы по городам и отраслям — в обзоре зарплат в отделе кадров по регионам.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Рынок последние пару лет развернулся в сторону тех, кто дружит с цифрой. Кадровик, который умеет только перебирать бумажки и боится 1С, постепенно проигрывает тому, кто настроил КЭДО и закрыл отчётность из коробки. Я думаю, через год-два знание электронного документооборота будет такой же базой, как сейчас знание ТК.»

Ответственность кадровика и штрафы за ошибки

За нарушение трудового законодательства отвечает работодатель по ст. 5.27 КоАП РФ. По части 1 (в редакции, действующей в 2026 году) должностное лицо штрафуют на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, индивидуального предпринимателя — на 1 000-5 000 рублей, юридическое лицо — на 30 000-50 000 рублей. За повторное нарушение суммы растут: должностному лицу грозит 10 000-20 000 рублей или дисквалификация от одного до трёх лет, юрлицу — до 70 000 рублей. Разбор составов и сумм по каждому типу нарушения — в материале про штрафы ГИТ за кадровые ошибки.

Сам кадровик как должностное лицо тоже попадает под штраф, если оформлен приказом ответственным за кадровое делопроизводство. Проверяет всё это трудовая инспекция — актуальную информацию о проверках и типовых нарушениях публикует Роструд на официальном портале Роструда.

Подготовиться к визиту инспектора проще по готовому перечню — кадровые документы для проверки ГИТ. За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний навести порядок в кадрах, и почти на каждом проекте всплывают одни и те же грабли: нет ознакомления с приказами под подпись, просрочены сроки оформления, не оформлено согласие на обработку персональных данных.

Плюсы и минусы профессии кадровика

Плюсы: стабильный спрос в любой организации со штатом, понятные правила работы, карьерный маршрут от инспектора по кадрам до руководителя кадровой службы и HR-директора. Минусы: цикличная рутина, высокая ответственность при скромной зарплате на старте и постоянные изменения законодательства. Развёрнутый разбор — в статье про профессию кадровика: плюсы, минусы и зарплата.

Стоимость автоматизации кадровых процессов

Цена перевода кадрового учёта в электронный вид считается от численности штата и набора модулей: базовый КЭДО, интеграция с 1С:ЗУП, маршруты согласования, вид электронной подписи. Для компаний до 70 человек это отдельный тариф, свыше 500 — расчёт за сотрудника в год с понижением ставки.

Актуальные ставки по каждому модулю и условия подключения собраны на странице цен сервиса Азбуха.

Заключение

Кадровик — профессия про порядок, сроки и ответственность. Это человек, который оформляет жизненный цикл сотрудника от приёма до увольнения и держит компанию в правовом поле, чтобы проверка трудовой инспекции прошла без штрафов. В 2026 году профессия меняется: бумага уходит в КЭДО, появляются электронные подписи и новые форматы отчётности, и выигрывает тот кадровик, который не боится цифры. Спрос на грамотных специалистов стабильный, а порог входа реальный: образование, практика, знание ТК и 1С.

Читайте также по теме:

• Кадровый резерв: как отобрать и назначить резервистов
• Система оценки эффективности сотрудников: как построить
• Система оценки руководителей: из каких блоков состоит
• Оценка компетенций: профессиональные и личностные навыки
• Оценка компетенций: зачем нужна и как выстроить систему

Часто задаваемые вопросы