Приказ об увольнении подписывают две стороны, и подписи у них разные: работодатель заверяет документ усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник в большинстве случаев знакомится с приказом простой электронной подписью. Разберём, где проходит эта граница по статье 22.3 ТК РФ, когда работнику всё же нужна усиленная подпись, какой подписью пользуется руководитель и сколько стоит перевести оформление увольнения в электронный вид в 2026 году. Тема касается любой компании, которая уже ведёт кадровый электронный документооборот или только готовит переход.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Какой подписью подписывается приказ об увольнении в КЭДО
Приказ о прекращении трудового договора (унифицированная форма Т-8) в электронном виде проходит через две подписи. Со стороны работодателя — усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП. Это правило действует для всех кадровых документов, которые издаёт организация, послаблений тут нет. Со стороны работника — ознакомление. И вот тут начинается самое интересное, потому что вид подписи работника зависит не от того, что документ называется приказом, а от того, попадает ли конкретный документ в закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ.
Обычный приказ об увольнении — по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срока договора — в этот перечень не входит. Значит, работнику достаточно простой электронной подписи, ПЭП, чтобы поставить отметку об ознакомлении. Мы в практике Азбуха настраиваем именно так: базовые кадровые документы работник подписывает ПЭП через логин, пароль и одноразовый код, а усиленную подпись бережём для того, что действительно её требует.
Отдельная история — увольнение как дисциплинарное взыскание. Если человека увольняют по пункту 5 или 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, то приказ уже квалифицируется как приказ о применении дисциплинарного взыскания. А этот документ в перечне 22.3 есть. Тогда работнику нужна усиленная подпись — УКЭП или УНЭП. Логику законодателя тут искать не обязательно, её нужно просто учитывать при настройке маршрутов.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самые частые грабли — когда внедренец на старте вешает на весь пакет кадровых приказов усиленную подпись работника. Человек мучается с выпуском подписи ради ознакомления с приказом об отпуске или обычным увольнением, хотя тут спокойно проходит ПЭП. Разберите документы по типам один раз — и клиентский путь для физлица станет короче в разы.»
Что говорит статья 22.3 ТК РФ о подписях работника
Статья 22.3 ТК РФ прямо перечисляет документы, при подписании которых со стороны работника через информационную систему работодателя нужна усиленная подпись. В этот список входят:
- трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и договор на получение образования;
- внесение изменений в перечисленные договоры;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении;
- ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания.
Для этих документов работник использует один из трёх вариантов: усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, либо УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства — то есть через Госключ. Всё остальное, что не попало в этот перечень, работник вправе подписывать простой электронной подписью.
Заметьте нюанс, из-за которого путаются даже опытные кадровики. В перечне есть заявление об увольнении — его пишет сам работник, и здесь усиленная подпись обязательна. А вот приказ об увольнении, который издаёт работодатель по этому заявлению, в перечне отсутствует. Поэтому заявление работник подписывает усиленной подписью, а с готовым приказом знакомится через ПЭП. Два соседних документа в одной процедуре — и разные требования к подписи. При настройке кадровых процессов это надо держать в голове, иначе система будет либо избыточно строгой, либо, наоборот, пропустит там, где нужна усиленная подпись.
Виды электронных подписей для кадровых документов: ПЭП, УНЭП, УКЭП
Чтобы понимать, чем подписывать приказ об увольнении и смежные документы, разложим три вида подписи по их роли в КЭДО. Регулирует всё это 63-ФЗ, в кадровой среде его называют «тройкой».
Простая электронная подпись (ПЭП) — это связка логина, пароля и одноразового кода. Юридически подтверждает, что документ подписал конкретный работник, но не гарантирует неизменность самого документа. Подходит для ознакомлений, расчётных листков, обычных приказов, включая приказ об увольнении по собственному желанию. Самый удобный клиентский путь и почти нулевые затраты.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — создаётся средствами криптографии, фиксирует автора и защищает документ от изменений после подписания. В кадровом обороте применяется двумя способами: как коммерческая УНЭП по соглашению сторон (порядка 500 рублей в год на сотрудника при выпуске в информационной системе) либо как бесплатная УНЭП через Госключ. Второй вариант вытеснил первый почти везде.
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — высшая по юридической силе, приравнена к собственноручной без дополнительных соглашений. Её использует работодатель для подписания приказов. Для сотрудника выпуск УКЭП стоит от 2 до 5 тысяч рублей в год, поэтому массово работникам её не выдают — хватает УНЭП Госключа.
Разница между этими подписями критична именно для увольнения: ошибётесь с видом подписи на приказе о дисциплинарном увольнении — и работник при споре в суде может оспорить факт ознакомления. Тему разграничения подписей мы подробно разбираем при запуске КЭДО у клиента, потому что от неё зависит доказательная база на случай трудового конфликта.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«УНЭП через Госключ — это бесплатная подпись, которую работник выпускает сам за пару минут. Никаких флешек, никаких токенов, никаких денюжек за сертификат. Для оформления увольнения это идеальный инструмент: заявление подписал усиленной, а с приказом ознакомился хоть ПЭП, хоть той же УНЭП, если так удобнее настроить.»
Подпись работодателя на приказе об увольнении
Работодатель всегда подписывает приказ усиленной квалифицированной подписью. Тут два сценария. Первый — подписывает уполномоченный сотрудник кадровой службы или руководитель, у которого выпущена УКЭП должностного лица. Второй — подпись ставит генеральный директор своей УКЭП юрлица.
Если приказ подписывает не гендиректор, а кадровик или другой ответственный сотрудник, работает машиночитаемая доверенность — МЧД. Она подтверждает, что человек действует от имени организации. Без действующей МЧД подпись сотрудника на приказе будет технически валидной, но полномочия под вопросом. В сервисе Азбуха мы закладываем проверку доверенностей в маршрут согласования, чтобы приказ не подписал тот, у кого истёк срок полномочий.
УКЭП должностного лица для кадровых подписаний можно выпустить в том числе через Госключ. Гендиректор получает подпись бесплатно и подписывает документы прямо с телефона, что удобно, когда руководитель в разъездах, а приказ об увольнении нужно провести сегодня.
Госключ для подписания приказа об увольнении
Госключ — мобильное приложение Минцифры, через которое физлицо бесплатно выпускает УНЭП, а юрлицо и ИП — УКЭП. По кадровым процессам это сейчас основной инструмент. На 15 апреля 2026 года приложение активировали больше 41,2 миллиона раз, через него подписано около 50,4 миллиона документов, из которых порядка 37,3 миллиона — именно УНЭП. К Госключу подключено больше 3200 компаний, из них свыше тысячи используют его в КЭДО.
Как это выглядит при увольнении. Работник получает документ в систему работодателя, приложение формирует отсоединённые файлы подписи. В один пакет можно направить до 50 файлов форматов pdf, xml и других. Госключ не меняет сам документ, а возвращает sig-файл — отдельный файл подписи на каждый направленный документ. Заявление работник может подписать в течение 24 часов, дальше всё идёт автоматически.
Технология сертифицирована ФСБ России, входит в белый список и остаётся доступной даже в периоды ограничений доступа в интернет. Юридические риски при таком подписании минимальны, а доверие к КЭДО растёт за счёт того, что документы отражаются в Госуслугах. Подробная процедура получения подписи должностного лица описана на портале Госуслуги в разделе о Госключе.
Как работнику ознакомиться с приказом об увольнении через Госключ: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Скачайте мобильное приложение Госключ или используйте приложение Госуслуги, авторизуйтесь по действующей учётной записи ЕСИА.
- Шаг 2. Выпустите сертификат УНЭП: примите условия лицензионного соглашения, задайте доступ по Face/Touch-ID. Выпуск занимает пару минут и бесплатен.
- Шаг 3. Дождитесь уведомления от системы работодателя о том, что приказ об увольнении направлен на ознакомление.
- Шаг 4. Откройте документ, проверьте реквизиты: основание увольнения, дату, формулировку статьи ТК РФ.
- Шаг 5. Подтвердите ознакомление подписью. Приложение сформирует sig-файл и вернёт его в систему работодателя автоматически.
Разграничить документы по типам подписи, настроить маршруты для дисциплинарных увольнений и подключить Госключ так, чтобы у работника не было лишних шагов — задача, где легко наступить на грабли. Специалисты Азбуха разбирают ваш пакет кадровых документов и настраивают КЭДО под требования статьи 22.3 ТК РФ.
Образцы кадровых документов для оформления увольнения через КЭДО
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
| Заявление на увольнение | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Приказ о переводе (Т-5) | Скачать |
| Приказ о совмещении должностей | Скачать |
| Приказ о повышении в должности | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Бланк расчётного листка | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
Можно ли перевести приказ об увольнении в электронный вид
Да, приказ об увольнении относится к документам, которые полностью переводятся в КЭДО. Возможность вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге закрепили изменения в ТК РФ, вступившие в силу с 22 ноября 2021 года (377-ФЗ). С этого момента статьи 22.1-22.3 регулируют порядок ведения кадрового электронного документооборота.
Но есть документы, которые в КЭДО переводить нельзя, и о них важно помнить, чтобы не смешивать с приказом об увольнении. Это трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1, а также документы об обучении по охране труда — журналы инструктажей. Приказ об увольнении в этот запретный набор не входит, поэтому его спокойно оформляют, подписывают и хранят электронно.
Ещё одно условие, без которого КЭДО в принципе не запускается — согласие работника. По статье 22.2 ТК РФ перевести сотрудника на электронный документооборот без его письменного согласия нельзя. Позиция подтверждена письмом Минтруда от 12.02.2025. Само согласие на КЭДО на текущий момент оформляется на бумаге — это частый вопрос при трудоустройстве в цифровом виде, и здесь пока приходится собирать бумажный документ. Всё, что касается сроков и форм кадровой отчётности при таких процедурах, удобно свести в единый регламент, как это делается для кадровых процессов в организации.
Типичные ошибки при подписании приказа об увольнении в КЭДО
Разберём ошибки, которые чаще всего всплывают на проектах и при проверках. У каждой есть своя цена.
Ошибка 1. Подписать приказ о дисциплинарном увольнении простой подписью работника. Так делают ради экономии шагов — настроили один маршрут на все приказы и не стали разбираться. Цена ошибки: при трудовом споре работник заявляет, что не был надлежаще ознакомлен, ПЭП на документе из перечня 22.3 суд может не принять как ознакомление. Восстановление на работе плюс оплата вынужденного прогула — это уже прямые убытки в размере нескольких месячных окладов.
Ошибка 2. Возложить расходы на выпуск подписи на работника. Мотив — сократить бюджет на КЭДО. Проблема в том, что ТК РФ запрещает перекладывать эти расходы на сотрудника. При этом сама по себе УНЭП через Госключ бесплатна, так что экономить тут не на чем — нужно просто корректно организовать выпуск.
Ошибка 3. Подписать приказ задним числом. Соблазн понятный: провести увольнение ретроспективно, чтобы закрыть период. Но усиленная электронная подпись фиксирует цифровой след и точное время подписания, документ после этого не откорректировать. Подпись задним числом в электронном виде технически видна, и на проверке ГИТ это вскроется сразу.
Ошибка 4. Не проверить полномочия подписанта со стороны работодателя. Приказ подписывает сотрудник, у которого истекла машиночитаемая доверенность. Подпись формально валидна, но полномочия отсутствуют, и приказ можно оспорить. Здесь помогает список документов, которые смотрят инспекторы: сверьте его с чек-листом кадровых документов для проверки ГИТ, чтобы не остаться без основания в нужный момент.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый дорогой косяк — это ознакомление с приказом о дисциплинарном увольнении через ПЭП. Кажется, мелочь, а на деле работник идёт в суд, оспаривает ознакомление, и работодатель попадает на восстановление и вынужденный прогул. Задним числом такое уже не подписать — электронная подпись всё помнит. Поэтому дисциплинарные документы всегда через усиленную, без вариантов.»
Стоимость КЭДО и подписей для оформления увольнения в 2026 году
Итоговая стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Сама УНЭП через Госключ для работника бесплатна, поэтому основные затраты приходятся на подписку на сервис КЭДО, в котором формируются и хранятся приказы. Ниже — тарифы модуля Азбуха.КЭДО.
| Тариф | Стоимость | Для кого |
|---|---|---|
| Лайт | 490 руб./сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Стандарт | 390 руб./сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| Корпоративный | от 290 руб./сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбуха.КЭДО | от 290 руб./год за сотрудника | Пробный период 30 дней |
Минимальная сумма договора по тарифу Лайт составляет 34 300 рублей в год — это расчёт на 70 сотрудников. В тариф Стандарт входит конструктор шаблонов, маршруты согласования и интеграция с 1С:ЗУП, что как раз закрывает разграничение подписей по типам документов. Бесплатный пробный период — 30 дней. Точный расчёт под численность и задачи вашей компании удобнее делать по актуальным ценам сервиса Азбуха.
Наглядный ориентир по экономии. Компания на 2500 сотрудников при выпуске коммерческих подписей по 400 рублей на человека тратит около 1 000 000 рублей в год только на подписи. Перевод на бесплатную УНЭП Госключа обнуляет эту статью — деньги остаются в бюджете, а функциональность подписания не страдает. Это тот случай, когда правильный выбор вида подписи напрямую отражается на затратах.
Вывод: какой подписью подписать приказ об увольнении
Коротко о главном. Работодатель подписывает приказ об увольнении усиленной квалифицированной подписью — всегда. Работник знакомится с обычным приказом об увольнении простой электронной подписью, потому что этот документ не входит в перечень статьи 22.3 ТК РФ. Исключение — увольнение как дисциплинарное взыскание: тогда приказ квалифицируется как приказ о взыскании, и работнику нужна усиленная подпись, УКЭП или УНЭП. Заявление об увольнении работник всегда подписывает усиленной подписью, а вот сам приказ по нему — уже нет. Держите эту разницу в основе настройки маршрутов, и споров по ознакомлению не возникнет.
Часто задаваемые вопросы
Какой подписью работник знакомится с приказом об увольнении по собственному желанию?
Нужна ли работнику УКЭП при увольнении за дисциплинарный проступок?
Какой подписью работодатель подписывает приказ об увольнении?
Чем отличается подпись заявления об увольнении от подписи приказа?
Можно ли оформить приказ об увольнении в КЭДО полностью электронно?
Сколько стоит электронная подпись для подписания приказа об увольнении?
Что такое УНЭП через Госключ и подходит ли она для увольнения?
Нужна ли машиночитаемая доверенность при подписании приказа кадровиком?
Можно ли подписать приказ об увольнении задним числом в электронном виде?
Нужно ли согласие работника, чтобы знакомить его с приказом об увольнении через КЭДО?
Как работник получает и подписывает приказ через Госключ технически?
Какой закон регулирует подписи при увольнении в КЭДО?
Вы разобрались, какой подписью подписывается приказ об увольнении и где проходит граница между ПЭП и усиленной подписью по статье 22.3 ТК РФ. На практике всё упирается в корректную настройку: маршруты для обычных и дисциплинарных увольнений, проверка полномочий подписанта, подключение бесплатной УНЭП Госключа для работников.
Специалисты Азбуха помогли перейти на КЭДО компаниям разного масштаба — от штата в несколько десятков человек до организаций на тысячи сотрудников. Мы разбираем ваш пакет кадровых документов по типам подписи, настраиваем интеграцию с 1С:ЗУП и закладываем доказательную базу на случай трудовых споров, чтобы приказ об увольнении не развалился в суде из-за неверного вида подписи.
