Государственные и бюджетные учреждения ежедневно обрабатывают тысячи документов — от обращений граждан до внутренних приказов. Для оптимизации этих процессов и снижения нагрузки на сотрудников такие структуры переходят на электронный документооборот. На федеральном уровне за основу берётся ГИС «Типовое облачное решение СЭД», но существуют и региональные решения, и коммерческие сервисы. В 2023-2024 годах Минцифры и Минтруд провели эксперимент по внедрению КЭДО на госслужбе — и результаты заставляют задуматься о следующих шагах. В этом материале разберём, как устроен электронный документооборот в госсекторе, какие требования предъявляются к системам и почему стоит обратить внимание на сервис Азбуха.КЭДО. Подробнее о кадровом электронном документообороте в целом мы рассказывали в обзоре систем КЭДО.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП в организациях государственного и коммерческого сектора.
Требования к ЭДО для государственных и бюджетных учреждений
Ещё в 2011 году Минсвязи РФ утвердило Приказ № 211, установивший требования к системам электронного документооборота для федеральных органов власти. Этот нормативный акт действует до сих пор — с многочисленными дополнениями и изменениями. На его основании федеральные органы готовят технические задания и размещают заказы на разработку индивидуальных систем СЭД, утверждают подзаконные акты с описанием процессов работы с электронными документами и взаимодействуют с разработчиками при обслуживании и обновлении системы.
Ключевые требования к ЭДО для органов федеральной власти — безопасность данных и документов, полноценная работа с обращениями граждан, возможность подключения к государственным информационным системам. Отдельное важное требование — масштабирование: увеличение количества серверов, программная или аппаратная балансировка при росте нагрузки.
Для государственных, муниципальных и бюджетных учреждений более низкого уровня внедрение ЭДО может происходить тремя путями:
- на базе ГИС «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (ГИС ТОР СЭД), введённой Постановлением Правительства РФ № 172;
- на основе государственного сервиса КЭДО на портале «Работа России»;
- путём поставки и установки ПО, разработанного по результатам конкурса — поставщиком может стать любой разработчик, победивший в тендере.
Все системы и сервисы ЭДО для госорганов и бюджетных учреждений обеспечивают не только внутренний документооборот. Они должны поддерживать работу со сведениями, подпадающими под государственную тайну или имеющими статус «для служебного пользования», а также содержать специальные решения для обработки обращений граждан и взаимодействия с другими ведомствами.
Юлия К, эксперт по электронному документообороту: «Госучреждения — это особый мир. Здесь нельзя просто купить облачный сервис и начать работать. Каждая система должна соответствовать десяткам нормативных актов, пройти сертификацию по безопасности и интегрироваться с существующими государственными информационными системами.»
Как госорганы и бюджетные организации выбирают систему ЭДО
Для органов федеральной власти переход на ЭДО осуществляется по решению сверху — вариантов немного. А вот учреждения регионального и муниципального уровня имеют пространство для манёвра. С 2022 года они могут бесплатно подключиться к ГИС ТОР СЭД или подобрать другие сервисы и приложения, отвечающие требованиям безопасности. Для второго варианта, разумеется, нужны бюджетные средства на размещение тендера и заключение контракта с разработчиком.
Бюджетные структуры подконтрольны и подотчётны вышестоящим организациям, поэтому далеко не всегда могут самостоятельно принимать решения в пользу того или иного ПО. Это же касается формально коммерческих структур с государственным участием — им тоже нередко фактически навязывают программное обеспечение со стороны головных организаций.
Важный момент: переход на ГИС «Типовое облачное решение» не является обязательным. В разъяснениях на сайте Правительства РФ и оператора системы (Минцифры РФ) прямо говорится, что этот программный комплекс предназначен для организаций, где нет собственных систем ЭДО. Если действующее ПО уже есть и оно отвечает требованиям безопасности — менять ничего не нужно.
Обзор систем ЭДО в государственных и бюджетных организациях
Рассмотрим конкретные системы ЭДО, которые сейчас используются в учреждениях федерального, регионального и муниципального уровня. Если для разработки и поставки проводится конкурс, в техническом задании будут сотни — если не тысячи — различных требований. Основные из них:
- требования общего характера: операционная система, технические характеристики и виды устройств для работы с ЭДО;
- быстродействие — время на выполнение процессов и доступ к системе;
- специальные программные и технические параметры: срок восстановления из архива, допустимое время простоя при сбоях;
- правила и сроки обслуживания системы, устранения неполадок и обновлений;
- особенности хранения данных и документов с учётом требований к защите персональных данных и служебной информации;
- параметры масштабирования, коэффициент надёжности, объём хранилищ;
- защищённость от несанкционированного доступа не ниже определённого класса (для федеральных органов — 1Г).
Эти требования обязаны соблюдать все участники тендеров, подающие заявки на электронные площадки. В отдельных случаях допускается заключение прямых контрактов, но к большинству бюджетных и государственных организаций это не относится.
ГИС «Типовое облачное решение СЭД» (ГосЭДО)
Второе официальное название — ГосЭДО. Помимо государственных и муниципальных структур, подключиться к системе могут некоммерческие организации, созданные для выполнения задач Правительства РФ, а также организации, ведущие регулярную переписку с госорганами.
Подключение бесплатное. Для этого нужно отправить заявку по электронной почте и заключить соглашение о присоединении к ГИС. Функционал системы включает:
- работу с входящими документами — приём, первичную обработку, перенаправление должностным лицам;
- работу с внутренними и исходящими документами — подготовку, согласование и подписание электронными подписями;
- регистрацию внутренних, исходящих и входящих документов;
- рассмотрение документов руководителями разного уровня с подписанием и наложением резолюций;
- доведение поручений и документов до исполнителей;
- обмен документами между участниками МЭДО (межведомственный документооборот) и ГосЭДО.
К системе МЭДО подключены все госорганы, включая аппарат Правительства РФ. Организатором выступает Федеральная служба охраны РФ (ФСО) — это обеспечивает максимальную безопасность документооборота и обмена данными.
Единая система электронного документооборота (СЭД «Кодекс»)
Многие региональные органы власти и подведомственные им учреждения работают с Единой системой электронного документооборота и делопроизводства. Изначально она разрабатывалась по заказу Администрации Санкт-Петербурга ещё в 2016 году и получила название СЭД «Кодекс: документооборот». На её базе функционирует и портал взаимодействия органов власти СПб с юридическими лицами.
Сегодня система доступна для подключения крупными организациями, холдингами и небольшими предприятиями. Версии ПО различаются по количеству пользователей, схемам и маршрутам работы с документами, опциям масштабирования. Также система поддерживает подключение сторонних модулей — например, для кадрового делопроизводства.
МосЭДО
Столичные органы власти и бюджетные учреждения уже несколько лет работают в Единой масштабируемой системе электронного документооборота — МосЭДО. Разработчик — АО «Электронная Москва». Ключевые особенности системы:
- подключиться могут и коммерческие организации, взаимодействующие с государственными органами;
- подключение занимает до 2 дней, пользователям могут выпустить УНЭП;
- универсальная платформа для взаимодействия с другими участниками;
- полная защита от несанкционированного доступа;
- мобильное решение для планшетов;
- объём загружаемых документов не ограничен.
МосЭДО — полноценное решение для внутреннего и внешнего документооборота. Однако для организаций за пределами Москвы эта система не даст значимых преимуществ, поскольку они не взаимодействуют со столичными властями напрямую.
Юлия К, консультант по цифровизации HR-процессов: «Региональные системы — МосЭДО, питерский «Кодекс» — хорошо работают внутри своей экосистемы. Но если ваше учреждение расположено, скажем, в Новосибирске, подключаться к МосЭДО ради кадрового документооборота бессмысленно. Логичнее выбрать коммерческое решение, которое работает по всей стране.»
Разработка систем ЭДО и КЭДО по индивидуальным заказам
Учреждения государственного сектора вполне могут пользоваться готовыми коммерческими решениями. Для этого они приобретают ПО и настраивают его под свои задачи, либо заказывают системы под индивидуальные требования. При выборе ПО или подготовке технического задания госорганы обращают внимание на несколько ключевых моментов.
Надёжное хранение информации. Вся документация государственных и бюджетных учреждений должна храниться на защищённых серверах на территории России. Доступ третьей стороны к персональным данным исключён. В отличие от бумажных документов электронные невозможно потерять, уничтожить или случайно повредить.
Удобство для всех участников. Обучение новым функциям не должно быть сложным и долгим — иначе это парализует работу учреждения. Системы КЭДО обычно имеют модульное исполнение: базовые функции плюс расширенные возможности, предоставляемые за отдельную плату.
Чем ЭДО для госучреждений отличается от коммерческого сектора
Если сравнить требования к системам ЭДО и КЭДО для коммерческих и государственных организаций, выделяются три принципиальных отличия.
Реестр отечественного ПО. В госучреждениях запрещено использовать программное обеспечение, не включённое в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД (реестр Минцифры РФ). В коммерческом секторе работодатель вправе выбирать любое ПО — за исключением случаев обработки сведений, составляющих государственную тайну.
Хранение данных на территории РФ. Все данные кадровых служб госучреждений должны храниться на серверах в России. В облачной версии Азбуха.КЭДО вся информация размещена именно на таких серверах, что полностью удовлетворяет этому требованию.
Поддержка ЕСИА. Сотрудники госучреждений должны иметь возможность входа в систему через Единую систему идентификации и аутентификации. Вход через ЕСИА повышает безопасность и защищает данные от кражи, не создаёт трудностей для возрастных сотрудников и позволяет точно идентифицировать личность — исключаются ситуации, когда подпись ставят коллеги друг за друга.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству: «Госучреждения часто думают, что коммерческий сервис КЭДО им не подходит. На самом деле, если сервис внесён в реестр Минцифры, хранит данные на российских серверах и поддерживает ЕСИА — все формальные требования закрыты. А по удобству и скорости внедрения коммерческое решение почти всегда выигрывает у разработки на заказ.»
КЭДО на портале «Работа России»
Помимо разработки системы КЭДО под заказ, у госучреждений есть бесплатный вариант — платформа «Работа России». Она позволяет подписывать кадровые документы в электронной форме и отслеживать статус документов. Изначально на портале было много ограничений, но постепенно их сняли и добавили новые функции. Тем не менее конкурировать с успешными коммерческими системами государственный портал пока не может — по удобству интерфейса, скорости работы и набору инструментов.
Можно ли отказаться от КЭДО в федеральных и региональных органах исполнительной власти?
До 31 мая 2024 года государство проводило эксперимент по использованию КЭДО в органах исполнительной власти. По его результатам на основе опросов всех участников — руководства, работников, сотрудников отделов кадров, будущих госслужащих — будет приниматься решение об обязательном переходе на кадровый электронный документооборот. На текущий момент переход на КЭДО для таких госучреждений не является обязательным.
Почему Азбуха.КЭДО подходит государственным учреждениям
Сервис Азбуха.КЭДО относится к коммерческому ПО, разрешённому для использования в государственных учреждениях. В сервисе предусмотрены все необходимые функции для перехода на кадровый электронный документооборот:
- Параллельные и последовательные маршруты подписания. Для часто используемых маршрутов можно создать шаблоны — это ускоряет работу кадровиков в разы.
- SMS-уведомления. На мобильный телефон мгновенно поступает уведомление о новом документе или изменении статуса. Сотрудник не пропустит важный приказ, даже если не сидит за компьютером.
- Подписание с любого устройства. Рабочий ПК, домашний компьютер, планшет, смартфон — достаточно доступа к интернету.
- Бесплатный выпуск УНЭП. Усиленные неквалифицированные подписи для сотрудников выпускаются без дополнительной оплаты. Количество ограничено лишь числом работников, на которых оформлена подписка.
Внедрение Азбуха.КЭДО не требует сложной инфраструктуры — облачную версию с веб-интерфейсом можно настроить за 10 минут. Оплата осуществляется только за сотрудников, получающих доступ в личный кабинет — за подключение кадровиков платить не нужно.
Попробуйте Азбуха.КЭДО бесплатно — 30 дней
Переведите кадровые документы в электронный вид за неделю. Полная совместимость с требованиями к ПО для госучреждений, интеграция с Госключом, поддержка на каждом этапе.
1С или отдельный сервис КЭДО: что выбрать госучреждению
Есть два подхода к автоматизации кадрового документооборота в государственных органах.
Подход 1: работа в 1С:ЗУП с модулем кадрового ЭДО. В базовой версии 1С:Зарплата и управление персоналом обмен электронными документами не предусмотрен — нужны дополнительные модули 1С:КЭДО и 1С:Кабинет сотрудника. Фактически приходится покупать два отдельных функциональных пакета, интегрировать их в систему и обучать персонал. В подавляющем большинстве госучреждений пользуются именно 1С — но покупка допмодулей и их интеграция отнимает время и бюджет.
Подход 2: использование отдельного сервиса КЭДО. Для кадрового электронного документооборота достаточно модуля Азбуха.КЭДО. Не нужно приобретать и устанавливать десять программных продуктов — один сервис закрывает все задачи: от подписания ТД до проверки знаний сотрудников через встроенную базу.
Сейчас на рынке достаточно решений от российских разработчиков. Достаточно воспользоваться бесплатным пробным периодом, чтобы оценить удобство альтернативных сервисов.
Дополнительные преимущества Азбуха.КЭДО для госсектора
Защищённость персональных данных. Все документы хранятся в дата-центре, сертифицированном по ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/27701, PCI. Посторонние не имеют доступа к информации, а дата-центр территориально расположен в России.
Быстрый поиск информации. В госучреждениях хранятся тысячи кадровых документов — поиск отдельных приказов или заявлений может занять часы. В Азбуха.КЭДО для поиска по текущим и архивным документам используется искусственный интеллект. Нужный документ находится за секунды.
Интуитивно понятный интерфейс. Разобраться с системой смогут все работники, включая тех, кто далёк от компьютерных технологий. Подписание документов занимает несколько кликов или тапов на смартфоне. Рядовые сотрудники работают через личный кабинет, кадровики — через веб-интерфейс или учётную систему с модулем интеграции.
Быстрая настройка. Облачную версию можно настроить за 10 минут. Служба поддержки помогает на каждом этапе — вопросы можно задать в популярных мессенджерах.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО: «В нашей практике госучреждения на 300-500 человек запускаются за 2-3 недели. Половина этого времени уходит на сбор согласий сотрудников и обучение. Сама настройка Азбуха.КЭДО — дело одного дня.»
Заключение
Государственные и бюджетные организации обязаны вести документооборот в электронной форме. Для работы можно выбрать системы, разработанные по заказу государства — ГИС ТОР СЭД, региональные решения вроде МосЭДО или СЭД «Кодекс» — либо коммерческие платформы, отвечающие требованиям безопасности и включённые в реестр отечественного ПО.
Для кадрового электронного документооборота оптимальным выбором станет Азбуха.КЭДО — сервис внесён в реестр Минцифры, хранит данные на российских серверах, поддерживает интеграцию с Госключом и стоит значительно дешевле, чем разработка на заказ или покупка дополнительных модулей к 1С.
Вопросы и ответы
Обязательно ли госучреждению переходить на электронный документооборот?
Да, государственные и бюджетные организации обязаны вести документооборот в электронной форме. Однако выбор конкретной системы ЭДО остаётся за учреждением: можно подключиться к бесплатной ГИС ТОР СЭД, использовать региональное решение или приобрести коммерческое ПО, включённое в реестр Минцифры.
Какие требования предъявляются к системам ЭДО для государственных органов?
Основные требования: безопасность данных, хранение информации на серверах в России, защищённость от несанкционированного доступа не ниже определённого класса (для федеральных органов — 1Г), масштабируемость, поддержка работы с обращениями граждан и возможность подключения к государственным информационным системам. ПО должно быть включено в Единый реестр российских программ.
Что такое ГИС ТОР СЭД и кто может к ней подключиться?
ГИС ТОР СЭД (ГосЭДО) — государственная информационная система «Типовое облачное решение системы электронного документооборота», введённая Постановлением Правительства РФ № 172. Подключение бесплатное. Подключиться могут государственные и муниципальные структуры, некоммерческие организации при Правительстве РФ, а также организации, ведущие регулярную переписку с госорганами.
Можно ли использовать коммерческие системы КЭДО в госучреждении?
Да, если ПО включено в реестр Минцифры, хранит данные на серверах в России и поддерживает вход через ЕСИА. Сервис Азбуха.КЭДО соответствует всем этим требованиям и подходит для использования в государственных и бюджетных организациях.
Обязателен ли переход на КЭДО для органов исполнительной власти?
На текущий момент — нет. До 31 мая 2024 года проводился эксперимент по использованию КЭДО в федеральных и региональных органах исполнительной власти. По его результатам будет приниматься решение об обязательном переходе. Пока что кадровый электронный документооборот для госслужащих остаётся добровольным.
Чем Азбуха.КЭДО лучше модулей 1С для кадрового документооборота?
Для работы с кадровым ЭДО в 1С:ЗУП необходимо покупать два дополнительных модуля (1С:КЭДО и 1С:Кабинет сотрудника), интегрировать их и обучать персонал. Азбуха.КЭДО — это единый сервис, который настраивается за 10 минут в облачной версии, включает бесплатный выпуск УНЭП, SMS-уведомления, подписание с любого устройства и поддержку интеграции с Госключом.
Готовы перевести кадровый документооборот в электронный вид?
Азбуха.КЭДО подходит государственным и бюджетным учреждениям. Бесплатный пробный период 30 дней, поддержка при внедрении, интеграция с Госключом.
