Прием, оформление и обработка документов занимают большую часть полномочий специалистов в государственных и бюджетных учреждениях. Для оптимизации процессов, снижения нагрузки на сотрудников и эффективной работы с обращениями граждан в указанных структурах внедрили и модернизируют электронный документооборот. Для государственных и муниципальных органов за основу берется ГИС «Типовое облачное решение СЭД».
Есть системы и сервисы ЭДО, разработанные специально для учреждений регионального уровня. В 2023-2024 году Минцифры и Минтруд запустили эксперимент по внедрению КЭДО на госслужбе. О том, как сейчас решены вопросы с электронным документооборотом, и почему стоит обратить внимание на сервис «Добыто. КЭДО», расскажу в статье.
Есть ли специальные требования к ЭДО для государственных и бюджетных учреждений
Еще в 2011 году Минсвязи РФ утвердило Приказ № 211. Им установлены требования к системам электронного документооборота для федеральных органов власти. Этот нормативный акт применяется и сейчас, с учетом множества дополнение и изменений. На основании Приказа № 211 органы федерального уровня:
- готовят техническое задание и размещают заказ на разработку индивидуальных систем СЭД (ЭДО);
- утверждают подзаконные акты (инструкции, регламенты, положения) с описанием процессов работы с электронными документами;
- взаимодействуют с разработчиками при обслуживании и обновлении системы.
Ключевые требования к ЭДО для органов федеральной власти – безопасность данных и документов, полноценная работа с обращениями граждан, возможность подключения к государственным информационным системам. Еще одно важное требование – масштабирование. Оно предусматривает увеличение количества серверов, программная или аппаратная балансировка процессов при увеличении нагрузки.
Для государственных, муниципальных и бюджетных учреждений более низкого уровня внедрение ЭДО может происходить:
- на базе ГИС «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (ГИС ТОР СЭД), введенной Постановлением Правительства РФ № 172;
- на основе государственного сервиса КЭДО на сайте «Работа России»;
- путем поставки и установки ПО, разработанного на основании конкурса (поставщиком может быть любой разработчик, ставший победителем в тендере).
Все системы и сервисы ЭДО для гос. органов и бюджетных учреждений не только обеспечивают внутренний документооборот. Они должны иметь функционал для работы со сведениями, подпадающими под государственную тайну или со статусом «для служебного пользования». Еще там есть специальные решения для работы с обращениями граждан, для взаимодействия с другими ведомствами.
Как осуществляется выбор систем ЭДО в госорганах и бюджетных организациях
Для органов федеральной власти переход на ЭДО осуществляется по решению «сверху». А вот для организаций и учреждений более низкого уровня уже возможны варианты. С 2022 года они могут подключиться к ГИС ТОР СЭД (бесплатно), либо подобрать другие сервисы и приложения, отвечающие требованиям безопасности. Естественно, для этого в бюджете должны быть средства на размещение тендера, заключение контракта с разработчиком или поставщиком.
Бюджетные структуры подконтрольны и подотчетны вышестоящим организациям. Поэтому они далеко не всегда могут сами принимать решения в пользу того или иного ПО (не только для электронного документооборота). Это же относится и к формально коммерческим структурам с государственным участием. Им тоже могут фактически «навязывать» программное обеспечение со стороны головных организаций.
Строго говоря, переход на ГИС «Типовое облачное решение» не является обязательным. В разъяснениях на сайте Правительства РФ и оператора системы (Минцифры РФ) говорится, что этот программный комплекс предназначен для государственных и муниципальных организаций, где нет собственных систем ЭДО. Если они есть, то менять ничего не нужно. Естественно, действующее ПО должно отвечать всем требованиям безопасности.
Рассказываю об особенностях ЭДО в бюджетных и государственных организациях
Ниже я расскажу о нескольких примерах систем ЭДО, которые сейчас используют в организациях федерального, регионального и муниципального уровня, в бюджетных учреждениях. Если для их разработки и поставки проводится конкурс, то в техническом задании будут сотни, если не тысячи самых разных требований. Они могут заключаться в следующем:
- требования общего характера (операционная система, технические характеристики и виды устройств для работы с ЭДО, и т.д.);
- быстродействие, т.е. время на определенные процессы, на доступ к системе;
- специальные программные и технические требования (срок восстановления из архива, время простоя при сбоях и т.д.);
- правила и сроки обслуживания системы, устранения неполадок, обновлений и т.д.;
- особенности хранения данных и документов (тут важны специальные требования к защите персональных данных, служебной информации и т.д.);
- параметры масштабирования системы ЭДО;
- соответствие коэффициенту надежности;
- объем хранилищ для размещения и архивирования данных, документов;
- защищенность от несанкционированного доступа не ниже определенного класса (к примеру, для федеральных органов – 1Г).
Эти требования будут соблюдать участники тендеров, подающие заявку на электронную площадку. В отдельных случаях допускается заключение прямых контрактов, но к большинству бюджетных и государственных организаций это не относится.
ГИС «Типовое облачное решение СЭД»
Второе официальное название ГИС «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» — ГосЭДО. Подробную информацию об этой разработке можно найти на официальном сайте. Помимо государственных и муниципальных структур, подключиться к системе могут некоммерческие организации, созданные для выполнения задач Правительства РФ, а также «иные организации, ведущие регулярную переписку с госорганами» (дословно с сайта).
Подключение к системе бесплатно. Для этого нужно отправить заявку (на данный момент – только по электронной почте), заключить соглашение о присоединении к ГИС. Функционал системы включает такие возможности:
- работа с входящими документами (прием, первичная обработка, перенаправление должностным лицам и т.д.);
- работа с внутренними и исходящими документами (подготовка, согласование и подписание электронными подписями);
- регистрация внутренних, исходящих и входящих документов;
- рассмотрение документов руководителями разного уровня (с подписанием, наложением резолюций и т.д.);
- доведение поручений и документов исполнителям;
- обмер документами между участниками МЭДО (межведомственный документооборот) и ГосЭДО.
Подробнее о МЭДО можно узнать на сайте разработчика и оператора. К ней подключены все госорганы, в том числе аппарат Правительства РФ. Организатором данной системы является Федеральная служба охраны РФ (ФСО). Это обеспечивает безопасности документооборота, обмена и получения доступа к данным.
Единая система электронного документооборота
Многие региональные органы власти и подведомственные им учреждения работают с Единой системой электронного документооборота и делопроизводство. Изначально она разрабатывалась по заказу Администрации Санкт-Петербурга (еще в 2016 году) и получила название СЭД «Кодекс: документооборот». На базе системы функционирует и портал взаимодействия органов власти СПб с юридическими лицами.
Сейчас указанная система доступна для подключения крупными организациями, холдингами и небольшими предприятиями. Отличия в версиях ПО заключаются в количестве пользователей, в схемах и маршрутах работы с документами, опциях масштабирования. Также система имеет функционал для подключения сторонних модулей (например, под кадровое делопроизводство).
МосЭДО
Столичные органы власти и бюджетные учреждения уже несколько лет работают в Единой масштабируемой системе электронного документооборота (МосЭДО). Ее разработчиком является АО «Электронная Москва». Особенности МосЭДО, о которых рассказано на сайте:
- подключиться к системе могут и коммерческие организации, которые взаимодействуют с гос. органами;
- подключение занимает до 2 дней, а пользователям могут выпустить УНЭП;
- в МосЭДО доступна универсальная платформа для взаимодействия с другими участниками;
- система полностью защищена от несанкционированного доступа;
- в МосЭДО есть мобильное решение для планшетов;
- объем загружаемых документов не ограничен.
МосЭДО – это полноценное решение для внутреннего и внешнего документооборота. Но для организаций, расположенных за пределами Москвы, эта система не даст значимых преимуществ, так как они не взаимодействуют со столичными властями.
Разработка поставка систем ЭДО (КЭДО) по индивидуальным заказам
Учреждения государственного сектора вполне могут пользоваться готовыми коммерческими решениями. Для этого они приобретают ПО и настраивают его под свои задачи, либо заказывают системы и сервисы под индивидуальные требования. При выборе ПО или подготовке технического задания гос. органы обращают внимание на следующее.
Надежное хранение информации. В отличие от бумажных документов электронные документы невозможно потерять, уничтожить, повредить. Вся документация государственных и бюджетных учреждений должна храниться на защищенных серверах на территории России. Невозможен доступ третьей стороны к персональным данным.
Удобство для всех участников документооборота. Обучение принципиально новым функциям не должно быть сложным и долгим, иначе это парализует работу учреждения.
Системы кадрового электронного документооборота не подразделяются по отраслевому назначению. Но конкретные учреждения могут расширить функционал программного обеспечения за счет установки дополнений. Как правило, системы КЭДО имеют модульное исполнение. Есть базовые функции и расширенные возможности, предоставляемые за отдельную плату.
Если сравнивать требования, предъявляемые к системам ЭДО и КЭДО для коммерческих и государственных организаций, то можно выделить следующее.
В госучреждениях не допускается применение ПО, не включенного в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД. В бизнесе работодатель вправе выбирать и использовать любое ПО за исключением случаев, когда производится обработка информации, составляющей государственную тайну. В государственных учреждениях разрешено использовать только ПО, внесенное в реестр Минцифры РФ.
Хранение информации на серверах на территории РФ. В целях обеспечения информационной безопасности все данные, используемые кадровыми службами, должны храниться на серверах на территории России. В облачной версии системы «Добыто. КЭДО» вся информация находится на таких серверах, поэтому сервис полностью удовлетворяет данному требованию.
Поддержка работы с Единой системой идентификации и аутентификации. Сотрудники госучреждений должны иметь возможность входа в систему посредством ЕСИА. Во-первых, такой вход в систему КЭДО позволяет повысить безопасность, защитить данные от кражи. Во-вторых, получить учетную запись в ЕСИА не составляет труда для «возрастных» сотрудников, у которых могут быть проблемы с современными компьютерными технологиями. Наконец, вход через ЕСИА позволяет точно идентифицировать личность сотрудника – исключаются ситуации, когда подпись в документах ставят коллеги друг за друга.
Если сравнивать коммерческие сервисы КЭДО, то для государственных учреждений оптимальным вариантом станет «Добыто. КЭДО». Сервис полностью удовлетворяет требованиям, предъявляемым к ПО для госучреждений. Оплата осуществляется только за сотрудников, получающих доступ в личный кабинет – за подключение кадровиков платить не нужно.
Кроме разработки системы КЭДО под заказ у государственных учреждений есть еще один вариант — платформа «Работа России». Она позволяет бесплатно пользоваться основными функциями системы КЭДО, т.е. подписывать кадровые документы в электронной форме, отслеживать статус документа. Изначально на портале было много ограничений, но постепенно их сняли, добавили новые функции. Но конкурировать с успешными коммерческими системами государственный портал все равно не может.
Можно ли отказаться от кадрового электронного документооборота в федеральных и региональных органах исполнительной власти?
До 31.05.2024 г. государство проводило эксперимент по использованию КЭДО в органах исполнительной власти. По результатам эксперимента на основе опросов всех участников (руководство, работники, сотрудники отдела кадров, будущие госслужащие) будет приниматься решение об обязательном переходе на кадровый электронный документооборот. Пока что переход на КЭДО для таких госучреждений не является обязательным.
Преимущества сервиса «Добыто. КЭДО»
Сервис кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» относится к коммерческому ПО, разрешенному для использования в государственных учреждениях. В сервисе предусмотрены все необходимые функции для перехода на КЭДО. Вот лишь некоторые возможности коммерческих систем на примере сервиса «Добыто. КЭДО»:
- Параллельные и последовательные маршруты подписания. Если какие-то маршруты в учреждении используются чаще, то для них можно создать шаблоны.
- Уведомления об изменении статуса документа по SMS. На номер мобильного телефона сразу же поступит уведомление о новом документе или изменении статуса кадрового документа.
- Подписание электронных документов с любого устройства – рабочего ПК, домашнего компьютера, планшетного компьютера, смартфона. Достаточно иметь доступ к интернету.
- Выпуск усиленных неквалифицированных подписей для сотрудников. Можно бесплатно выпускать УНЭП для сотрудников учреждения. Количество таких подписей ограничено лишь числом работников, на которых оформлена подписка.
Внедрение системы «Добыто. КЭДО» не требует организации какой-то сложной инфраструктуры, приглашения специалистов для установки и настройки – возможно использование облачной версии с веб-интерфейсом.
Есть 2 решения проблемы автоматизации кадрового документооборота в государственных органах. В обоих случаях используется специализированное программное обеспечение:
- Работа в 1С: ЗУП с модулем кадрового ЭДО. В базовой версии 1С: Зарплата и управление персоналом не предусмотрен обмен электронными документами и использование электронных подписей – необходим дополнительные модули 1С: КЭДО и 1С: Кабинет сотрудника. Фактически, нужно приобрести 2 отдельных функциональных пакета, чтобы продолжить работу в 1С: ЗУП. Отметим, что в подавляющем большинстве случаев в государственных учреждениях пользуются именно этой программой. Покупка дополнительных пакетов с их интеграцией в систему, обучение кадровиков, сотрудников – всё это также отнимает много времени.
- Использование отдельных систем (сервисов) для решения каждой конкретной задачи. Речь не о том, чтобы приобрести и установить десять и более программных продуктов. Для кадрового электронного документооборота вполне достаточно модуля «Добыто. КЭДО». Если нужно обучать персонал учреждения каким-то базовым вещам, проводить проверку знаний методом тестирования, то можно также использовать встроенную базу.
Почему-то государственные учреждения упорно пользуются только продуктами 1С – возможно, устраивает прозрачность ценообразование, соответствие законодательству РФ, длительные добрые отношения с создателями программного обеспечения 1С. Но сейчас на рынке много и других решений от российских разработчиков. Достаточно лишь воспользоваться бесплатным пробным периодом, и оценить все удобства от других сервисов и систем.
Из дополнительных, но не менее важных преимуществ сервиса «Добыто. КЭДО» можно отдельно выделить следующее:
- Защищенность от кражи персональных данных. Все документы хранятся в дата-центре, сертифицированном по ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/ 27701, PCI. Посторонние не имеют доступа к информации. Дата-центр территориально расположен в России, что полностью удовлетворяет требованиям информационной безопасности.
- Быстрый и точный поиск информации. В госучреждениях хранится большое количество кадровых документов – поиск отдельных приказов, заявлений, различных локальных нормативных актов может занять часы и даже дни. В системе «Добыто. КЭДО» для поиска по текущим и архивным документам используется искусственный интеллект. Найти необходимые кадровые документы в электронной форме можно за считанные секунды.
- Интуитивно понятный интерфейс. Разобраться с системой «Добыто. КЭДО» смогут все работники, в т.ч. далекие от компьютерных технологий. Подписание документов занимает всего несколько кликов или тапов, если для подписи используется смартфон. Рядовые сотрудники работают с электронными документами в личном кабинете, кадровики – через веб-интерфейс или в учетной системе с модулем интеграции.
- Настройка системы «Добыто. КЭДО» не займет много времени – настроить облачную версию можно за 10 минут. Служба поддержки всегда поможет при необходимости – можно задать интересующие вопросы в популярных мессенджерах.
В целом, «Добыто. КЭДО» станет отличной альтернативой дорогостоящим системам, разработанным под заказ, или бесплатным государственным порталам с ограниченными возможностями.
Заключение
Государственные и бюджетные организации обязаны вести документооборот в электронной форме.
Для работы можно выбрать ЭДО, разработанные по заказу государства (например, ГИС ТОР СЭД) или коммерческие решения, отвечающие требованиям безопасности, защищенности данных.
Для кадрового электронного документооборота можно выбрать готовые решения или заказать ПО под индивидуальные требования.
Сервис «Добыто. КЭДО» внесен в реестр отечественного ПО и его могут выбрать государственные и бюджетные организации.
