Специалист по кадровым вопросам ведёт кадровый учёт компании: оформляет приёмы, переводы и увольнения, готовит приказы и трудовые договоры, отчитывается в СФР и отвечает на запросы ГИТ. Из статьи вы узнаете, какие обязанности входят в функционал кадровика по ТК РФ, чем он отличается от эйчара и HRBP, какие документы ведёт каждый день, какие штрафы грозят компании за ошибки в его работе и как меняется профессия после перехода на КЭДО. Материал пригодится и тем, кто нанимает первого кадровика, и тем, кто сам выстраивает кадровую службу с нуля.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Кто такой специалист по кадровым вопросам и чем он отличается от HR
Специалист по кадровым вопросам (кадровик, специалист по кадровому делопроизводству) отвечает за документальное оформление трудовых отношений и соблюдение требований Трудового кодекса. Его зона — бумаги и нормативка: трудовые договоры, приказы, личные карточки, табели, графики отпусков, воинский учёт, отчётность в Социальный фонд России. Эйчар работает с людьми и процессами: подбор, адаптация, обучение, мотивация, текучка. В компаниях до 100 человек обе роли часто совмещает один человек, и вот тут начинаются проблемы — подбор горит, а кадровый учёт копится, или наоборот.
На практике 2026 года граница размывается ещё сильнее. HRBP в крупных компаниях вообще не трогает приказы — он решает бизнес-задачи через людей, консультирует руководителей, управляет изменениями. А кадровик остаётся хранителем юридической чистоты процессов. И что из этого следует? А то, что при найме нужно чётко формулировать, кого вы ищете. В практике Азбуха мы регулярно видим вакансии «HR-менеджер», где 80% функционала — чистое кадровое делопроизводство, и кандидаты-эйчары сбегают с таких позиций через 2-3 месяца.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самый частый затык при найме первого кадровика — гендир хочет человека-оркестр: и КДП, и подбор, и онбординг, и корпоративы. Так не бывает. Точнее бывает, но до первой проверки ГИТ. Кадровый учёт требует ежедневной рутины, а массовка по подбору съедает весь день. Либо разделяйте роли, либо автоматизируйте учёт.»
Функционал специалиста по кадровым вопросам: полный перечень обязанностей
Базовый функционал кадровика закреплён профстандартом «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда № 109н от 09.03.2022) и складывается из шести блоков. Перечисляю в том порядке, в котором они занимают рабочее время.
1. Оформление приёма на работу. Проверка документов кандидата, оформление трудового договора в двух экземплярах (или электронно при КЭДО), приказ о приёме, личная карточка, ознакомление с ЛНА под подпись до подписания договора — это требование ст. 68 ТК РФ, и его нарушение инспектор ГИТ находит первым делом. Подача сведений о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа.
2. Кадровые перемещения. Переводы (форма Т-5 или свой шаблон), совмещения, совместительство, изменения условий трудового договора через допники. Нюанс в том, что любое изменение обязательных условий ТД требует письменного согласия работника, кроме случаев по ст. 74 ТК РФ — там уведомление за 2 месяца.
3. Учёт рабочего времени и отпусков. Табель (Т-12 или Т-13), график отпусков (Т-7) — утверждается не позднее чем за 2 недели до нового календарного года, уведомление работника об отпуске за 2 недели до начала. Забыли уведомить — работник вправе требовать перенос.
4. Увольнения. Приём заявления, приказ Т-8, расчёт в последний день работы, выдача сведений о трудовой деятельности, СТД-Р по запросу. Просрочка расчёта — материальная ответственность работодателя по ст. 236 ТК РФ: проценты не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день.
5. Воинский учёт и отчётность. Ведение карточек формы 10, сверки с военкоматами, сведения о приёме и увольнении военнообязанных в течение 5 дней. Штрафы за нарушения воинского учёта после 2023 года выросли до 400 000 — 500 000 руб. для организаций, и этот блок из факультативного превратился в обязательный.
6. Работа с персональными данными. Согласия на обработку, положение о персданных, локальные акты по 152-ФЗ. С 30 мая 2025 года штрафы за утечку персональных данных достигают 15 млн руб. для юрлиц, поэтому кадровик де-факто стал ещё и младшим безопасником.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Воинский учёт — это тот раздел, который годами лежал мёртвым грузом, а сейчас по нему прилетают самые тяжёлые штрафы. Если в компании больше 50 военнообязанных, нужен освобождённый работник по ВУ — это не пожелание, а норматив. Я на аудитах вижу одни и те же грабли: карточки формы 10 не ведутся, сверки с военкоматом нет, а гендир узнаёт об этом из протокола.»
Документы, которые ведёт кадровик: обязательный минимум
Перечень обязательных кадровых документов зависит от численности и специфики, но ядро одинаковое для всех работодателей. Трудовые договоры и допники к ним. Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки). Штатное расписание. График отпусков. Табель учёта рабочего времени. ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных. Журнал учёта трудовых книжек — для тех, у кого они ещё бумажные. Документы по охране труда: инструкции, журналы инструктажей.
Микропредприятия по ст. 309.2 ТК РФ вправе отказаться от части ЛНА, заменив их типовым трудовым договором. Звучит как облегчение, по факту — типовая форма громоздкая, и многие микробизнесы продолжают вести ЛНА по-старому. Сроки хранения регулирует приказ Росархива № 77 от 31.07.2023: приказы по личному составу — 50 лет (созданные после 2003 года), графики отпусков — 3 года, табели — 5 лет.
Образцы кадровых документов для работы специалиста
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка сотрудника (Т-2) | Скачать |
| Приказ о переводе работника (Т-5) | Скачать |
| Приказ о совмещении должностей | Скачать |
| Заявление на увольнение по инициативе работника | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Должностная инструкция (шаблон) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Ответственность и штрафы: чем рискует компания при ошибках кадровика
Нарушения трудового законодательства квалифицируются по ст. 5.27 КоАП РФ. Ненадлежащее оформление трудового договора или подмена ТД договором ГПХ — штраф для юрлица от 50 000 до 100 000 руб. за каждого работника. Повторное нарушение — до 200 000 руб. и дисквалификация должностного лица до 3 лет. Нарушения по охране труда идут по ст. 5.27.1 — до 150 000 руб., а допуск к работе без обучения по ОТ — до 130 000 руб. за каждого допущенного.
Считаем цену одной системной ошибки. Компания на 40 человек оформила 10 сотрудников по ГПХ вместо трудовых договоров ради экономии на взносах. Мотив понятен — минус 30% страховых взносов с фонда оплаты. Проверка ГИТ переквалифицирует отношения: штраф до 100 000 руб. за каждого (до 1 млн руб. суммарно), доначисление взносов и НДФЛ за весь период, пени, плюс работники получают право требовать отпускные и больничные задним числом. Экономия 800 тыс. руб. в год оборачивается убытком 2,5-3 млн руб. разовым платежом. Жалобу работник подаёт за 10 минут через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, и внеплановая проверка по жалобе согласования с прокуратурой не требует.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Гэпэхашники вместо штатных — классика, на которой горят даже аккуратные компании. ФНС и СФР обмениваются данными автоматически, и если самозанятка три года подряд получает одинаковые суммы от одного юрика каждое 5-е число — это маркер для проверки. Кадровик обязан останавливать такие схемы на входе, а не оформлять их по указанию гендира молча.»
Если в компании накопились договоры ГПХ, которые по факту прикрывают трудовые отношения, или кадровый учёт вёлся с пробелами — разбирать это лучше до проверки, а не после. Специалисты Азбуха проводят аудит кадровой документации и закрывают риски по ст. 5.27 КоАП до того, как их найдёт инспектор.
Как меняется работа кадровика при переходе на КЭДО
КЭДО по ст. 22.1-22.3 ТК РФ переводит почти весь кадровый документооборот в электронный вид — кроме акта о несчастном случае, приказа об увольнении и журналов инструктажей по охране труда. Согласие работника на КЭДО обязательно; сотрудников, принятых после 31.12.2021 без трудового стажа, переводят без согласия. Подписи распределяются так: работодатель подписывает трудовые договоры только УКЭП, работник — УНЭП (в том числе через Госключ) или УКЭП, а для второстепенных документов хватает ПЭП. Расходы на выпуск ЭП работника несёт работодатель — возлагать их на сотрудника ТК РФ запрещает.
Что меняется в функционале. Уходит беготня с бумажками между подписантами: маршрут согласования зашит в систему, документы подписываются скопом, статус виден в реальном времени. Внедрение КЭДО сокращает время обработки кадровых документов на 40-60%, а затраты на бумажный документооборот — в среднем на 80% при штате от 200 человек. Зато добавляются новые задачи: администрирование системы, контроль выпуска и продления подписей, обучение линейного персонала. В практике Азбуха этап обучения сотрудников в каждом проекте занимал больше времени, чем закладывал заказчик — синие воротнички осваивают подписание через Госключ медленнее офисных, и на пилотную группу мы закладываем 2-3 недели до раскатывания на всю компанию.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО и ЭЦП:
«После перехода на КЭДО кадровик перестаёт быть оператором принтера и становится администратором процесса. УНЭП через Госключ выпускается работником за 5 минут с подтверждённой учёткой Госуслуг, бесплатно — и для внутренних документов этого достаточно. УКЭП всем подряд выпускать не нужно, это другие денежки для работодателя без практической пользы.»
Как организовать работу специалиста по кадровым вопросам с нуля: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Проведите аудит текущего состояния: соберите все трудовые договоры, приказы, ЛНА и сверьте их со штатным расписанием и фактической численностью.
- Шаг 2. Восстановите обязательные документы: ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных, график отпусков, табель.
- Шаг 3. Закрепите функционал кадровика должностной инструкцией с опорой на профстандарт (приказ Минтруда № 109н) и назначьте ответственного за воинский учёт приказом.
- Шаг 4. Настройте календарь отчётности: ЕФС-1 в СФР, уведомления в военкомат, сроки уведомлений работников об отпусках и изменениях условий ТД.
- Шаг 5. Переведите рутину в КЭДО: примите ЛНА о введении электронного документооборота, соберите согласия работников, запустите пилотную группу и только после неё раскатайте систему на весь штат.
Типичные ошибки в организации работы кадровой службы
Ошибка 1. Кадровый учёт ведёт бухгалтер «заодно». Так делают ради экономии ставки: главбух и так считает зарплату, пусть и приказы печатает. Цена ошибки: бухгалтер не отслеживает изменения трудового законодательства, пропускает сроки уведомлений и ознакомлений. Одна жалоба уволенного работника — и проверка ГИТ находит 10-15 нарушений разом. Штрафы по ст. 5.27 КоАП суммируются по эпизодам, итог для среднего ООО — 300-600 тыс. руб.
Ошибка 2. ЛНА скачаны из интернета и не адаптированы. Мотив — быстро закрыть формальное требование. Цена: ПВТР со ссылками на отменённые нормы и чужими названиями подразделений суд трактует против работодателя в трудовом споре. Проигранный спор об увольнении — восстановление работника, оплата вынужденного прогула (средний заработок за 3-8 месяцев разбирательства) плюс компенсация морального вреда.
Ошибка 3. Переход на КЭДО без согласий и без пилота. Компания закупает систему и раскатывает её приказом на весь штат за неделю. Цена: документы, подписанные работником без оформленного согласия на КЭДО, не имеют юридической силы — в споре суд признает работника не ознакомленным. Плюс сопротивление линейного персонала: на одном из наших проектов (ритейл, 3200 сотрудников) внедрение заняло 4 месяца вместо запланированных 2 именно из-за этого.
Стоимость автоматизации работы кадровой службы в 2026 году
Бюджет на автоматизацию кадрового учёта зависит от численности штата и набора модулей: чистый КЭДО стоит дешевле связки с подбором, адаптацией и обучением. Тарифы сервиса Азбуха привязаны к числу сотрудников.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | от 500 человек |
| Азбука.Адаптация, тариф «Стандарт» | 990 ₽/мес. за новичка | портал новичка, чек-листы |
| Азбука.Подбор, тариф «Старт» | 1 990 ₽/мес. | 1 рекрутер |
| Азбука.HCM Старт (Подбор + КЭДО + Адаптация) | от 8 900 ₽/мес. | от 50 сотрудников |
| Азбука.HCM Бизнес (5 модулей) | от 24 900 ₽/мес. | от 100 сотрудников |
| Азбука.HCM Enterprise | индивидуально | от 500 сотрудников |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — чем больше штат, тем ниже цена за сотрудника. У КЭДО действует пробный период 30 дней, у остальных модулей — 14 дней. Сориентироваться по конфигурации под вашу компанию помогут актуальные цены сервиса Азбуха на странице тарифов.
Вывод
Функционал специалиста по кадровым вопросам — это шесть блоков: приём, перемещения, учёт времени и отпусков, увольнения, воинский учёт, персональные данные. Каждый блок обвешан сроками и штрафами по ст. 5.27 КоАП, и цена системной ошибки для среднего бизнеса измеряется сотнями тысяч рублей. Переход на КЭДО снимает с кадровика бумажную рутину и переводит его в роль администратора процессов — при условии, что внедрение прошло через согласия работников и пилотную группу. Сервис Азбуха автоматизирует кадровый учёт, подбор и адаптацию, а наши специалисты сопровождают переход на электронный документооборот от ЛНА до раскатки на весь штат.
Часто задаваемые вопросы
Какой подписью кандидат подписывает трудовой договор при КЭДО?
Какие документы нельзя переводить в электронный вид?
Сколько кадровиков нужно на штат компании?
Можно ли возложить кадровый учёт на бухгалтера или офис-менеджера?
Кто платит за выпуск электронной подписи работника?
Нужно ли согласие работника на переход на КЭДО?
Сколько хранятся кадровые документы?
Что делает кадровик при проверке ГИТ?
Чем кадровик отличается от HRBP?
Какой профстандарт регулирует работу специалиста по кадрам?
Обязан ли кадровик вести воинский учёт?
Можно ли подписывать кадровые документы задним числом в КЭДО?
Функционал кадровика — это десятки документов с жёсткими сроками: приказы, табели, ЕФС-1, воинский учёт, согласия по персональным данным. Каждый пропущенный срок — потенциальный штраф по ст. 5.27 КоАП, а проверку запускает одна жалоба работника через Онлайнинспекцию.
Сервис Азбуха автоматизирует кадровый учёт: документы формируются из шаблонов, маршруты согласования зашиты в систему, подписание идёт через УНЭП Госключа без бумаги и беготни. За время работы сервиса мы помогли сотням компаний по всей России перевести кадровые процессы в электронный вид — от ООО на 50 человек до холдингов с распределёнными обособками. Тариф КЭДО стартует от 290 ₽ за сотрудника в год, пробный период — 30 дней.
