Что делает кадровик каждый день: рабочий распорядок

Кадровик каждый день ведёт кадровое делопроизводство: оформляет приём, переводы и увольнения, закрывает табель учёта рабочего времени, готовит приказы, отвечает на запросы работников и сдаёт отчётность в Социальный фонд. Разберём по порядку, из чего складывается рабочий день специалиста по кадрам, какие документы он трогает утром, а какие — к вечеру, какие сроки нельзя пропускать и где чаще всего спотыкаются новички. Материал пригодится тем, кто только заступил на должность, и тем, кто выстраивает работу кадровой службы с нуля — чтобы понимать, за что человек реально отвечает, а не гадать по названию должности.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что входит в ежедневные обязанности кадровика

Работа кадровика делится на два потока. Первый — текучка, которая капает каждый день: заявления, больничные, справки, ознакомление с приказами. Второй — процессы с жёсткими сроками: отчётность в СФР, оформление приёма и увольнения, ведение табеля. И вот со вторым потоком шутки плохи. Пропустил срок сдачи ЕФС-1 — получи штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если совсем коротко, специалист по кадрам держит в порядке всю документальную сторону трудовых отношений. От момента, когда кандидат подписал трудовой договор, и до дня, когда бывший сотрудник получил на руки все справки при увольнении. Между этими точками — десятки операций, каждая из которых регулируется Трудовым кодексом, а часть — ещё и отдельными федеральными законами.

В крупной компании обязанности дробят: один занимается приёмом и увольнением, другой ведёт табель и отпуска, третий сидит на воинском учёте. В небольшой фирме всё это тянет один человек. И тянет, честно говоря, на пределе — потому что кадровый учёт не прощает небрежности, а объём документов растёт вместе со штатом.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Новички думают, что кадровик — это про подписать бумажечку и отпустить человека. А по факту половина дня уходит на первичку, которую никто не видит, но за отсутствие которой прилетает штраф. Табель, ознакомления, согласия на обработку данных — вся эта рутина и есть работа.»

Утро кадровика: с чего начинается рабочий день

Первое, что делает кадровик, придя на работу — разбирает входящие. Заявления на отпуск, на увольнение, служебные записки от руководителей, больничные листы (теперь электронные, приходят из СФР). Пачка бумаг, которую нужно рассортировать по срочности.

Дальше — проверка сроков. У каждого кадрового действия есть свой дедлайн. Уведомить работника о начале отпуска нужно за две недели по ст. 123 ТК РФ. Оформить приём на работу — в течение трёх рабочих дней с момента фактического допуска. Сдать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд по форме ЕФС-1 при приёме или увольнении — не позднее следующего рабочего дня. Кадровик держит в голове календарь этих сроков, а лучше — в системе, которая сама напоминает.

После разбора входящих идёт оформление кадровых операций, которые накопились. Приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении. Каждый приказ — это не просто заполненная форма, а связка документов. Приказ о приёме тянет за собой личную карточку, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с локальными актами под подпись. Пропустил одно звено — и при проверке ГИТ вылезет нарушение.

В сервисе Азбуха мы видим типичную картину: кадровик тратит первые полтора-два часа на разгребание вчерашних хвостов, потому что накануне не успел закрыть все ознакомления. Когда процесс переведён в электронный вид, эти хвосты закрываются автоматически — работник подписывает документ в приложении, а система фиксирует факт и дату.

Оформление приёма, перевода и увольнения сотрудников

Приём на работу — самая ответственная ежедневная операция. Кадровик проверяет пакет документов кандидата: паспорт, СНИЛС, документы об образовании, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если человек выбрал электронный формат). Затем оформляет трудовой договор в двух экземплярах, издаёт приказ о приёме по форме Т-1, заводит личную карточку Т-2 и берёт согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ.

Отдельная история — проверка кандидата до оформления. HR-скрининг, а в ряде компаний ещё и проверка службой безопасности. Всё это требует согласия человека на обработку его данных, иначе процедура незаконна.

Перевод сотрудника оформляется приказом Т-5 и дополнительным соглашением к трудовому договору. Тут кадровик следит, чтобы допник подписали обе стороны до того, как человек фактически приступил к новым обязанностям. Задним числом переводы оформлять нельзя — это прямое нарушение.

Увольнение закрывает цикл. Заявление работника, приказ об увольнении по форме Т-8, запись в трудовую (или сведения по форме СТД-Р на руки), окончательный расчёт, справки. И снова ЕФС-1 в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня. День увольнения — это день, когда кадровик обязан выдать человеку всё, что положено, иначе компания рискует получить претензию.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый головняк при увольнении — не выдали в срок трудовую или сведения о трудовой деятельности. Человек ушёл, а через месяц вернулся с претензией, что не мог устроиться на новую работу. И тут уже компания попадает на компенсацию за задержку. Поэтому день увольнения кадровик закрывает под ноль, без хвостов.»

Ведение табеля учёта рабочего времени

Учёт рабочего времени — прямая обязанность работодателя по ст. 91 ТК РФ, и ведёт его именно кадровик (или табельщик в крупных компаниях). Табель по форме Т-13 или Т-12 фиксирует, кто сколько отработал, кто был на больничном, в отпуске, в командировке или прогулял.

Табель ведётся ежедневно, а закрывается помесячно — обычно два раза: за первую половину месяца для аванса и за весь месяц для окончательного расчёта. От того, насколько точно кадровик проставил явки и неявки, зависит правильность начисления зарплаты. Ошибся в табеле — бухгалтерия начислила не ту сумму, и разгребать это придётся всем вместе.

Здесь кадровая служба плотно работает с бухгалтерией и расчётчиками. Табель — это тот первичный документ, на основании которого зарплатник считает выплаты. Поэтому закрытие табеля всегда идёт под дедлайн расчёта зарплаты, и опаздывать нельзя.

Работа с отпусками, командировками и больничными

График отпусков — документ, который кадровик готовит раз в год, но обслуживает круглый год. По ст. 123 ТК РФ график утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года. То есть на 2026 год график должен был быть готов ещё до середины декабря 2025-го.

Дальше начинается ежедневная работа с графиком. За две недели до отпуска кадровик уведомляет работника, издаёт приказ по форме Т-6, готовит записку-расчёт Т-60 для бухгалтерии. Если сотрудник просит перенести отпуск — оформляет изменение графика. Отпуска, к слову, постоянно перекраивают: то производственная необходимость, то личные обстоятельства работника.

Командировки — отдельный блок. Приказ о направлении, служебное задание (если оно предусмотрено локальными актами), авансовый отчёт по возвращении. Больничные с 2022 года полностью электронные: листок нетрудоспособности приходит в информационную систему из Социального фонда, кадровик проверяет данные и передаёт в расчёт.

Как правильно оформить ежегодный отпуск сотрудника: пошаговая инструкция

Кадровая отчётность и взаимодействие с госорганами

Отчётность — та часть работы, где кадровик работает на внешние сроки, которые двигать нельзя. Основной документ — ЕФС-1, единая форма сведений, которая заменила несколько старых отчётов. Подраздел 1.1 сдаётся в Социальный фонд при приёме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Кроме СФР кадровая служба взаимодействует с Государственной инспекцией труда, органами статистики, военкоматами (воинский учёт). Проверить актуальные требования и задать вопрос по трудовому законодательству можно на сервисе Роструда официальном сайте Роструда — там же публикуются разъяснения по спорным ситуациям.

Проверки ГИТ — момент, ради которого кадровик и держит все документы в порядке. Инспектор смотрит трудовые договоры, приказы, табели, графики отпусков, ознакомления с локальными актами. За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний подготовиться к проверкам — и в большинстве случаев замечания касались не отсутствия документов, а отсутствия подписей об ознакомлении. Мелочь, за которую штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Инспектор ГИТ первым делом просит табель и ознакомления. Регламент говорит одно, а на проверке смотрят на то, есть ли живая подпись работника под приказом. Нет подписи — считай, документа нет. Поэтому мы всегда советуем закрывать ознакомления в тот же день, а не копить их скопом к концу месяца.»

Хранение кадровых документов и ведение личных дел

Каждый кадровый документ нужно не только оформить, но и сохранить на положенный срок. Сроки хранения определяет приказ Росархива № 77 от 31.07.2023. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет; более старые — 75 лет. Приказы по личному составу, личные карточки, трудовые договоры — всё это уходит в архив на десятилетия.

Личное дело сотрудника кадровик ведёт на протяжении всей его работы в компании. Туда подшиваются копии документов, приказы, дополнительные соглашения, аттестационные материалы. Личная карточка Т-2 обновляется при каждом кадровом изменении — перевод, отпуск, повышение квалификации.

Образцы кадровых документов для ежедневной работы

Ответы на запросы работников и локальные акты

Мелкий, но постоянный поток — запросы сотрудников. Справка о доходах, копия трудового договора, справка с места работы для визы или банка, выписка из трудовой. Кадровик обязан выдать такие документы в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления работника (ст. 62 ТК РФ). На каждый запрос — свой срок, и все эти сроки капают одновременно.

Работа с локальными нормативными актами — ещё один пласт. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, должностные инструкции. Кадровик готовит эти документы, обновляет при изменении законодательства и знакомит с ними работников под подпись. Причём ознакомить нужно каждого — и нового, и действующего при внесении изменений.

По нашей практике в Азбуха именно ознакомление с ЛНА чаще всего выпадает из ежедневной рутины. Документ приняли, а собрать подписи всего штата забыли. При переходе на электронный документооборот эта задача снимается: работник знакомится с актом в личном кабинете, система фиксирует дату и хранит доказательство.

Стоимость автоматизации ежедневной работы кадровика

Стоимость перевода кадровой рутины в электронный вид зависит от численности штата, набора нужных модулей и вида электронной подписи. Для кадровика ключевой модуль — кадровый электронный документооборот, который закрывает приказы, заявления, отпуска, ознакомления и расчётные листки.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП или SAP. Расширенная настройка бизнес-процессов и нетиповая доработка оплачиваются отдельно — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее и рассчитать бюджет под конкретную компанию.

Типичные ошибки в ежедневной работе кадровика

Первая ошибка — копить ознакомления. Кадровик издаёт приказ, но подпись работника собирает потом, скопом, в конце месяца. Мотив понятный: некогда бегать за каждым. Цена ошибки — при проверке ГИТ приказ без подписи об ознакомлении приравнивается к отсутствующему, штраф по ст. 5.27 КоАП РФ на организацию доходит до 50 000 рублей за каждое нарушение.

Вторая ошибка — оформлять документы задним числом. Перевод состоялся, а допник подписали через неделю. Делают так ради скорости, чтобы не тормозить бизнес. Но любая проверка вскроет несовпадение дат, и это уже риск признания перевода незаконным со всеми последствиями по оплате.

Третья ошибка — тянуть с отчётностью в СФР. Форму ЕФС-1 при приёме и увольнении нужно сдать на следующий рабочий день. Пропустил — штраф. За каждое застрахованное лицо, по которому не сдали сведения вовремя, санкция считается отдельно, и сумма набегает быстро.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Все грабли кадровика — это про сроки и подписи. Забыл уведомить об отпуске за две недели, не собрал подпись об ознакомлении, просрочил ЕФС-1. По отдельности мелочь, а в сумме — предписание и штраф. Когда рутина живёт в системе, а не в голове, эти затыки просто исчезают: система напоминает, работник подписывает в приложении, дата фиксируется автоматически.»

Часто задаваемые вопросы