Разница между кадровым и организационным приказом сводится к одному вопросу: кого или что регулирует распоряжение — конкретного работника или работу всей компании. От этого зависит, в каком журнале вы зарегистрируете документ, сколько лет будете его хранить и кто отвечает за его издание. Ниже разберём, какие приказы относятся к какой группе, чем официальная классификация Росархива отличается от привычных кадровикам названий, и почему путаница тут оборачивается реальными штрафами при проверке ГИТ. Заодно покажу образцы и сроки хранения — те самые цифры, на которых спотыкаются чаще всего.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что такое кадровый и организационный приказ простыми словами
Начну с неудобной правды. Терминов «кадровый приказ» и «организационный приказ» в нормативке нет. Это обиходные названия, которыми кадровики и эйчары пользуются между собой. В официальных документах — номенклатуре дел, описях, актах — так писать некорректно. Архивист на проверке поморщится.
Официально приказы в организации делятся на три группы. Приказы по основной деятельности. Приказы по личному составу. И приказы по административно-хозяйственным вопросам (АХД). Когда говорят «организационный приказ», обычно имеют в виду первую группу — приказы по основной деятельности. Когда говорят «кадровый» — вторую, по личному составу. Вот эта подмена слов и создаёт большую часть путаницы.
Приказ по основной деятельности регулирует работу компании как структуры. Утверждение штатного расписания, ввод в действие локального нормативного акта, создание комиссии, изменение режима работы организации, утверждение положения об оплате труда. Критерий простой: в содержании отражается основная деятельность, которая определена уставом. Документ касается компании в целом, а не Иванова из третьего отдела.
Приказ по личному составу — он про конкретного человека. Приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, премия, дисциплинарное взыскание, совмещение. То есть всё, что фиксирует трудовые отношения между работодателем и работником. По 125-ФЗ «Об архивном деле» именно эти приказы называют документами по личному составу — они подтверждают трудовой стаж, и поэтому к ним особое отношение по срокам хранения.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Когда новичок-кадровик спрашивает, куда отнести приказ о создании аттестационной комиссии, я отвечаю вопросом: этот документ про работу компании или про конкретного человека? Комиссия — это структура, значит основная деятельность. А вот приказ о направлении того же сотрудника в командировку — уже личный состав. По сути вся классификация держится на этом разделении, остальное нюансы.»
Ключевые отличия: таблица сравнения
Чтобы не держать всё в голове, свёл различия в таблицу. Это тот минимум, который должен знать любой, кто визирует приказы.
| Параметр | Приказ по основной деятельности («организационный») | Приказ по личному составу («кадровый») |
|---|---|---|
| Что регулирует | Работу организации как структуры | Трудовые отношения с конкретным работником |
| Примеры | Утверждение штатного расписания, ввод ЛНА, создание комиссии, изменение режима работы | Приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, премия, взыскание |
| Кто готовит | Чаще секретариат, юрист, профильное подразделение | Кадровая служба |
| Регистрация | Отдельный журнал, своя нумерация | Отдельный журнал, нумерация с индексом (например, «-лс» или «-к») |
| Срок хранения | Постоянно (для большинства) | 50 или 75 лет, часть — 5 лет, дисциплинарные — 3 года |
| Основание | Решение руководителя, устав, ЛНА | Заявление работника, трудовой договор, допсоглашение |
Главное, что бросается в глаза — сроки хранения. Приказы по основной деятельности в большинстве своём хранятся постоянно. А по личному составу — десятилетиями, потому что от них зависит подтверждение стажа человека спустя годы. Поэтому смешивать их в одном деле и нумеровать вперемешку нельзя.
Виды приказов по личному составу
Группа по личному составу неоднородна. Внутри неё кадровики выделяют несколько подвидов, и для каждого свой срок хранения. Перечислю те, что встречаются в работе постоянно.
Организационные кадровые приказы — оформление на работу, перевод, перемещение, возложение обязанностей, совмещение. Дисциплинарные — о замечаниях, выговорах, иных взысканиях. Стимулирующие — о премиях и вознаграждениях. Зарплатные — об установлении окладов, надбавок, доплат. И отдельная история — приказы об отпусках и командировках, которые тоже относятся к личному составу, хотя многие по привычке считают их чем-то отдельным.
Тут возникает классический затык. Приказ на отпуск — это личный состав или нет? Личный состав. Приказ на командировку? Тоже. Этот вопрос всплывает чаще остальных, и ответ один: раз документ касается конкретного работника и его трудовой функции, он идёт в группу по личному составу. Логику тут искать не нужно, нужно просто запомнить.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый косяк, который вижу при аудите кадровой документации — приказы об отпусках складывают в дело с приказами по основной деятельности, потому что ‘ну отпуск же про работу всей компании, график общий’. Нет. График отпусков — да, это отдельный документ. А вот сам приказ о предоставлении отпуска Петрову — чистый личный состав, хранить его придётся 50 лет, а не как организационный.»
Виды приказов по основной деятельности
Приказ по основной деятельности относится к компании в целом. Критерий принадлежности к этой группе закреплён через содержание: документ отражает основную деятельность организации, определённую уставом, коллективным договором или положением. Если приказ про структуру, регламент, общий порядок — это основная деятельность.
Что сюда входит. Утверждение и изменение штатного расписания. Ввод в действие локальных нормативных актов — правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании. Создание комиссий — аттестационных, по расследованию несчастных случаев, инвентаризационных. Изменение структуры компании, режима работы, утверждение графиков сменности. Назначение ответственных за охрану труда, за обработку персональных данных, за пожарную безопасность.
Вот здесь и кроется ловушка. Приказ о назначении ответственного за охрану труда — он про конкретного человека, значит личный состав? Нет. Он про организацию процесса в компании, человек тут лишь исполнитель функции. Это основная деятельность. А приказ о приёме того же человека на работу — личный состав. Один сотрудник, два разных приказа, две разные группы. Нюанс в том, что смотреть надо не на упоминание фамилии, а на суть распоряжения.
В практике Азбуха мы сталкиваемся с этим почти в каждом проекте, когда наводим порядок в кадровом архиве клиента: приказы о назначении ответственных лежат в делах по личному составу, и при экспертизе ценности документов всё приходится пересортировывать.
Сроки хранения приказов в 2026 году
Сроки хранения — это не выбор работодателя. Организация не определяет их сама. Их устанавливает Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, плюс правила организации хранения по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77. Основание — 125-ФЗ «Об архивном деле». До февраля 2020 года действовал старый перечень из приказа Минкультуры № 558, на него уже ссылаться нельзя.
Разберу по цифрам, потому что именно тут больше всего ошибок.
Приказы по личному составу о приёме, переводе, совместительстве, увольнении — 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года. И 75 лет, если до этой даты. Это документы, которые подтверждают стаж, потому и срок такой длинный.
Приказы об отпусках (ежегодных), командировках, дисциплинарных взысканиях — 5 лет. А самый короткий срок, 3 года, предусмотрен для приказов о дисциплинарных взысканиях по одной из позиций перечня. Приказы по основной деятельности в большинстве хранятся постоянно. Штатные расписания — 75 лет.
| Вид приказа | Срок хранения |
|---|---|
| По основной деятельности (большинство) | Постоянно |
| О приёме, переводе, увольнении, совместительстве | 50 лет (75, если до 2003 г.) |
| Об отпусках, командировках | 5 лет |
| О дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Штатное расписание | 75 лет |
Срок исчисляется не от даты приказа, а с 1 января года, следующего за тем, в котором документ закончен делопроизводством. Эту деталь упускают постоянно, и потом неправильно считают, когда можно уничтожать. Сводную таблицу сроков и сам перечень можно посмотреть на сайте Федерального архивного агентства — там же публикуются изменения, которые стоит отслеживать.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Уничтожить документы с истёкшим сроком — это не просто выкинуть папку. Нужна экспертиза ценности, опись, акт. Без акта об уничтожении считается, что вы документы потеряли, а это уже совсем другая история при проверке. Мы в проектах всегда закладываем время на правильное оформление этой процедуры, потому что ‘бумажечка’ с актом потом спасает от лишних вопросов инспектора.»
Образцы приказов и кадровых документов для скачивания
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Приказ о переводе на другую работу (Т-5) | Скачать |
| Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) | Скачать |
| Приказ о совмещении должностей | Скачать |
| Приказ о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Штатное расписание (образец) | Скачать |
| Положение об оплате труда и премировании | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Должностная инструкция (образец) | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
Нумерация и регистрация: почему нельзя смешивать
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. С 1 января нумерация обнуляется и начинается заново. Но — и это принципиально — приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются раздельно, в разных журналах или базах данных. У них своя сквозная нумерация внутри каждой группы.
Чтобы их не путать, к номерам приказов по личному составу добавляют буквенный индекс. «-лс» (личный состав), «-к» (кадры), у каждой компании свой регламент. Приказ № 15-лс и приказ № 15 по основной деятельности — это два разных документа за один год, и это нормально. А вот если у вас приказ о приёме и приказ об утверждении ЛНА идут под общим сквозным номером в одном журнале — это нарушение порядка делопроизводства.
Почему это вообще важно, кроме формальной аккуратности? Потому что группы формируются в отдельные дела с разными сроками хранения. Приказы по основной деятельности лежат постоянно, по личному составу — 50 лет. Если они в одной папке, при экспертизе ценности и сдаче в архив вам придётся всё это разбирать вручную, документ за документом. На массиве в несколько тысяч приказов это недели работы.
Если в вашем кадровом архиве приказы за несколько лет лежат вперемешку и без раздельной нумерации — разобрать это вручную перед сдачей в архив реально, но долго. В сервисе Азбуха мы наводим порядок в кадровой документации и настраиваем раздельную регистрацию приказов так, чтобы новые документы сразу попадали в правильное дело с корректным сроком хранения.
Как правильно классифицировать приказ: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Прочитайте суть распоряжения и задайте вопрос: документ регулирует работу компании как структуры или трудовые отношения с конкретным работником?
- Шаг 2. Если речь о штатном расписании, ЛНА, комиссии, режиме работы, назначении ответственных за процесс — это приказ по основной деятельности.
- Шаг 3. Если речь о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, премии или взыскании конкретного человека — это приказ по личному составу.
- Шаг 4. Зарегистрируйте приказ в журнале своей группы с порядковым номером в пределах года. Для личного состава добавьте буквенный индекс («-лс» или «-к»).
- Шаг 5. Определите срок хранения по Перечню из приказа Росархива № 236 и подшейте документ в дело соответствующей группы.
Типичные ошибки при работе с приказами
Соберу основные грабли, на которые наступают при работе с приказами. Каждая обходится в деньги или во время при проверке.
Первая. Смешивание групп в одном деле. Делают так ради мнимой простоты — один журнал, одна нумерация, меньше возни. Цена ошибки: при сдаче в архив всё пересортировывается вручную, а при проверке ГИТ нарушение порядка хранения документов попадает под ст. 5.27 КоАП. Штраф для юрлица по части 1 — от 30 000 до 50 000 рублей.
Вторая. Неправильный срок хранения. Уничтожают приказы по личному составу как пятилетние, хотя они должны лежать 50 лет. Делают, потому что не сверяются с перечнем. Цена: утрата документов, подтверждающих стаж работника, плюс ответственность за нарушение архивного законодательства. Восстановить такие данные потом почти невозможно.
Третья. Хранение документов с истёкшим сроком без акта об уничтожении. Кажется, что это мелочь. На деле без экспертизы ценности и акта документы считаются неучтёнными. Цена: вопросы при проверке и риск, что часть документов признают утраченными.
Четвёртая. Неверная классификация по упоминанию фамилии. Приказ о назначении ответственного за охрану труда относят к личному составу, потому что там есть ФИО. А это основная деятельность. Цена ниже, чем у предыдущих, но в архиве снова всё придётся переразбирать.
За время работы сервиса Азбуха мы провели аудит кадровой документации десяткам компаний, и раздельная регистрация приказов — то, что приходится настраивать почти всегда. Изначально мало у кого это сделано корректно.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Логику в требовании раздельной нумерации искать бессмысленно, его нужно просто выполнять. Я объясняю клиентам так: представьте, что через 40 лет бывший сотрудник придёт за справкой о стаже. Если приказ о его приёме лежит в общей куче с организационными и давно уничтожен ‘за ненадобностью’ — вы попали. А денюжки на правильное хранение копеечные по сравнению с этим риском.»
Стоимость автоматизации работы с приказами через КЭДО
Когда приказов десятки в месяц, ручная регистрация и раздельное хранение превращаются в постоянную нагрузку на кадровика. КЭДО решает это системно: каждый приказ при создании автоматически попадает в нужную группу, получает корректную нумерацию и срок хранения. Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО «Лайт» (до 70 человек) | 490 ₽/сотрудника в год | мин. договор 34 300 ₽/год |
| Азбука.КЭДО «Стандарт» (70–500 человек) | 390 ₽/сотрудника в год | конструктор шаблонов, маршруты |
| Азбука.КЭДО «Корпоративный» (от 500 человек) | от 290 ₽/сотрудника в год | on-premise, УКЭП |
| Азбука.HCM «Старт» (от 50 человек) | от 8 900 ₽/мес. | КЭДО + Подбор + Адаптация |
| Расширенная настройка бизнес-процессов | от 50 000 ₽ | по запросу |
Базовое подключение и миграция данных из типовых форматов входят в тариф, пробный период по КЭДО — 30 дней. Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора модулей и вида электронной подписи — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее.
Заключение
Разделение приказов на группы — не бюрократическая прихоть, а основа корректного хранения и защиты от штрафов. Запомните главное: смотрите не на наличие фамилии в приказе, а на суть распоряжения. Регулирует работу компании — основная деятельность, хранится постоянно. Касается конкретного работника — личный состав, хранится 50 лет. Регистрируйте раздельно, нумеруйте раздельно, сверяйтесь с перечнем Росархива по срокам.
Когда документооборот растёт, держать всё это в голове и руками становится сложно. Сервис Азбуха помогает выстроить кадровый учёт так, чтобы каждый приказ автоматически попадал в правильную группу — и вам не приходилось разбирать архив перед проверкой.
Часто задаваемые вопросы
Существует ли официальный термин «кадровый приказ»?
Приказ об отпуске — это кадровый или организационный?
Сколько хранится приказ о приёме на работу?
Куда отнести приказ о назначении ответственного за охрану труда?
Можно ли вести единый журнал регистрации для всех приказов?
Какой штраф грозит за нарушение порядка хранения приказов?
С какой даты отсчитывается срок хранения приказа?
Сколько хранятся приказы по основной деятельности?
Можно ли уничтожить приказы с истёкшим сроком хранения просто так?
Обязаны ли ИП соблюдать сроки хранения приказов?
Меняется ли классификация приказов при переходе на КЭДО?
Вы разобрались, чем приказ по основной деятельности отличается от приказа по личному составу, какие сроки хранения установлены и почему группы нельзя смешивать. На практике поддерживать этот порядок руками сложно: приказов десятки в месяц, у каждого свой журнал, своя нумерация и свой срок.
Сервис Азбуха выстраивает кадровый документооборот так, чтобы каждый приказ при создании автоматически попадал в правильную группу, получал корректную нумерацию с индексом и срок хранения по перечню Росархива. Мы проводим аудит существующего архива, настраиваем раздельную регистрацию и переводим оформление приказов в электронный вид с подписанием через УНЭП, УКЭП или ПЭП. За время работы помогли навести порядок в кадровой документации десяткам компаний разного масштаба — от 50 до нескольких тысяч сотрудников.
