Кадровые документы для сотрудников из ЛНР и ДНР — тема, которая по-прежнему вызывает вопросы у кадровиков в 2026 году. Переходный период формально продлен до 1 января 2027 года (Постановление Правительства РФ № 2571), но ошибки при оформлении таких работников приводят к штрафам ГИТ и претензиям МВД. Разберем, какие документы запрашивать при приеме, как вести трудовую книжку, как считать стаж и на что обратить внимание кадровику, принимающему на работу жителей новых регионов. Тема входит в большой блок материалов раздела кадровое делопроизводство и HR-процессы, где рассмотрены и другие нюансы оформления трудовых отношений.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Правовой статус сотрудников из ЛНР и ДНР: от чего зависит порядок оформления
30 сентября 2022 года ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области вошли в состав Российской Федерации. С этого момента трудовые отношения с жителями новых территорий регулируются Трудовым кодексом РФ, но с рядом особенностей. Ключевые нормативные акты, которые кадровик обязан знать: Постановление Правительства РФ от 31.12.2022 № 2571 (действует до 01.01.2027), Указ Президента РФ от 27.04.2023 № 307, Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ.
Порядок оформления напрямую зависит от статуса кандидата. И здесь три принципиально разных сценария — разберем каждый.
Сценарий 1. Кандидат уже получил гражданство РФ. Самый простой вариант. Оформление идет стандартно по ст. 65 ТК РФ — паспорт гражданина РФ, трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности), СНИЛС, документы воинского учета, документ об образовании. Уведомлять МВД не нужно. Нюанс один — трудовая книжка и СНИЛС могут отсутствовать, и тогда кадровик обязан их оформить.
Сценарий 2. Кандидат имеет статус беженца или временное убежище. Работает без разрешения на работу и без патента. Вместо паспорта предъявляет удостоверение беженца или свидетельство о предоставлении временного убежища. Уведомить территориальный орган МВД — обязательно, в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора (п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ).
Сценарий 3. Кандидат — иностранный гражданин (гражданин Украины, ДНР, ЛНР без российского гражданства). По Указу Президента № 307 такие лица вправе работать в России без разрешения на работу и без патента при условии прохождения дактилоскопической регистрации и фотографирования в территориальном органе МВД. Уведомление МВД при заключении и расторжении договора — обязательно.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Я часто вижу, как кадровики путают эти три сценария и начинают требовать патент у человека, который проживал на территории ДНР до 30 сентября 2022 года. По Указу 307 патент ему не нужен — нужна дактилоскопия. Проверьте статус до того, как откажете в приеме.»
Пакет документов при приеме на работу: что запрашивать
Перечень документов при приеме на работу определяется статьями 65 и 327.3 ТК РФ. Но для сотрудников из новых регионов есть нюансы. В сервисе Азбуха мы подготовили чек-листы под каждый из трех сценариев, и на практике кадровикам проще работать именно по ним, а не держать в голове нормы двух разных федеральных законов.
Для кандидата с российским гражданством: паспорт РФ, трудовая книжка российского образца (если есть, если нет — оформляете новую или работник выбирает электронную), СНИЛС, документы воинского учета (военный билет или приписное), документ об образовании. Если кандидат впервые устраивается в российскую организацию и СНИЛС нет — подаете анкету АДВ-1 в Социальный фонд России.
Для кандидата со статусом беженца или временным убежищем: удостоверение беженца или свидетельство о предоставлении временного убежища (вместо паспорта), СНИЛС, трудовая книжка (если есть), документ об образовании, полис ДМС (если работодатель не заключил договор с медицинской организацией). Запрашивать разрешение на работу или патент не нужно.
Для иностранного гражданина (по Указу № 307): паспорт гражданина Украины, ДНР или ЛНР (признается на основании Указа Президента РФ от 18.02.2017 № 74), документ, подтверждающий прохождение дактилоскопии и фотографирования, СНИЛС, трудовая книжка (если есть), полис ДМС, документ об образовании. Патент и разрешение на работу не требуются.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«СНИЛС — критичная точка. Без него вы не подадите ЕФС-1 в Социальный фонд и получите штраф 500 рублей по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Если работник впервые трудоустраивается в российскую компанию — зарегистрируйте его в системе персонифицированного учета. Это ваша ответственность.»
Трудовая книжка: как вести и что делать со старой
Здесь действуют специальные правила Постановления № 2571. На территории РФ ведутся трудовые книжки установленного образца — это формы 1938, 1973, 2003 и 2023 годов. Трудовые книжки, оформленные по законодательству ДНР, ЛНР или Украины — документы нероссийского образца. Их нельзя продолжать вести как российские.
Алгоритм для кадровика: если у работника есть трудовая книжка ДНР, ЛНР или украинского образца, ведение этой книжки прекращается. В ней делается запись о том, что работнику оформлена новая трудовая книжка российского образца, либо о том, что он подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде по ст. 66.1 ТК РФ. Запись заверяется подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек и печатью (при наличии).
В новой трудовой книжке указываются реквизиты старой — серия, номер, дата заполнения. Старая книжка при этом возвращается работнику. Она подтверждает стаж, приобретенный до перехода на российское законодательство. Мы в практике сервиса Азбуха рекомендуем снять копию старой книжки и хранить в личном деле — на случай вопросов от СФР или ГИТ.
Если работник уже перешел на электронную трудовую (подал заявление по ст. 66.1 ТК РФ) — бумажную не ведете. Но проверьте наличие формы СТД-Р от предыдущих работодателей — она понадобится для расчета страхового стажа при больничных.
Уведомление МВД: кого, когда и как уведомлять
Обязанность уведомить территориальный орган МВД о заключении (расторжении) трудового договора с иностранным гражданином установлена п. 8 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ. Срок — не позднее 3 рабочих дней с даты заключения или расторжения договора.
Если кандидат — гражданин РФ, уведомление не подается. Если кандидат — иностранный гражданин (гражданин Украины, ДНР, ЛНР без российского гражданства), лицо с временным убежищем или беженец — уведомление обязательно. Форма уведомления утверждена Приказом МВД России от 30.07.2020 № 536.
Штраф за неуведомление — от 400 000 до 800 000 рублей для юридических лиц, от 35 000 до 50 000 рублей для должностных лиц (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ). В практике Азбуха мы рекомендуем вести реестр уведомлений и ставить напоминания в кадровой системе — пропущенный срок обходится кратно дороже, чем 15 минут на заполнение формы.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Частая грабля — кадровик оформил работника, а уведомление МВД забыл или подал с просрочкой. При проверке МВД штрафуют не за работника, а за каждый факт неуведомления. Три работника без уведомлений — три штрафа. При штате от 50 иностранцев сумма набегает такая, что потом руководство долго вспоминает фамилию кадровика.»
Подтверждение стажа и образования
Стаж, приобретенный работником на территории ДНР и ЛНР до 30 сентября 2022 года, засчитывается при назначении пенсии и расчете пособий. Постоянное проживание в соответствующий период подтверждается паспортом с отметкой о регистрации по месту жительства или документом территориального органа МВД. Если трудовая книжка утрачена, стаж подтверждается трудовыми договорами, справками, свидетельскими показаниями (минимум двух свидетелей с оригиналами документов о работе у того же работодателя). Порядок описан на сайте Социального фонда России.
Документы об образовании, выданные на территориях ДНР и ЛНР, признаются в России без процедуры нострификации — это установлено Указом Президента и рядом межведомственных соглашений. Документы украинского образца тоже признаются, если они получены до определенной даты и соответствуют требованиям должности. Нюанс: если должность требует обязательной квалификации (врач, педагог, водитель определенной категории) — проверьте, нужно ли дополнительное подтверждение. По общему правилу — нет, но для отдельных специальностей есть исключения.
Оформление сотрудников из новых регионов требует учета множества нормативных актов переходного периода. Если у вас в штате работники из ДНР, ЛНР, Запорожской или Херсонской области — убедитесь, что кадровая документация соответствует требованиям Постановления № 2571 и Указа № 307. Специалисты Азбуха помогут провести аудит кадровых документов и подготовить недостающие формы.
Образцы документов для оформления сотрудников из новых регионов
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приеме (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка сотрудника (Т-2) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ о переводе (Т-5) | Скачать |
| Заявление на увольнение | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
| Табель учета рабочего времени (Т-12/Т-13) | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
| Положение о персональных данных | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
Особенности трудового договора
С гражданами ДНР и ЛНР заключается стандартный трудовой договор по ст. 57 ТК РФ — срочный или бессрочный, на выбор сторон. Срок договора не привязывается к статусу беженца или временного убежища — это позиция Минтруда, и она важна. Даже если свидетельство о временном убежище действует 1 год, а статус беженца — 3 года, трудовой договор оформляется без привязки к этим срокам. Срочный договор допускается только по основаниям ст. 59 ТК РФ.
Обязательные условия трудового договора стандартные: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени, условия труда на рабочем месте. Для иностранных граждан дополнительно указываются реквизиты полиса ДМС (если работодатель не заключил договор с медорганизацией), реквизиты разрешительных документов (в данном случае — документ о прохождении дактилоскопии для категории по Указу № 307).
Трудовой договор подписывается не позднее 3 рабочих дней после фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ). Испытательный срок устанавливается на общих основаниях — до 3 месяцев, до 6 месяцев для руководителей и главных бухгалтеров.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Если компания перешла на электронный кадровый документооборот, трудовой договор с сотрудником из ДНР или ЛНР тоже подписывается электронно — при наличии согласия работника на КЭДО. Вид ЭП зависит от типа документа: для трудового договора нужна минимум УНЭП, для ознакомления с ЛНА достаточно ПЭП.»
Типичные ошибки при оформлении
На текущий момент в практике ГИТ и МВД накопилось достаточно типичных нарушений при оформлении сотрудников из новых регионов. Разберем те, которые встречаются чаще всего.
Ошибка 1. Требование патента или разрешения на работу. Граждане Украины, ДНР и ЛНР, которые проживали на территориях новых субъектов по состоянию на 30 сентября 2022 года, работают без патента и без разрешения (Указ № 307). Требование этих документов — прямое нарушение, которое приводит к необоснованному отказу в трудоустройстве.
Ошибка 2. Продолжение ведения трудовой книжки нероссийского образца. По Постановлению № 2571 ведение старой книжки прекращается. В ней делается закрывающая запись, работнику оформляется новая книжка российского образца. Кадровики иногда по привычке продолжают вносить записи в украинскую книжку — это нарушение.
Ошибка 3. Пропуск срока уведомления МВД. 3 рабочих дня — срок жесткий. Штрафы за пропуск начинаются от 400 000 рублей для организации. Причем штрафуют за каждый факт неуведомления отдельно.
Ошибка 4. Отсутствие СНИЛС при приеме. Если работник впервые трудоустраивается в российскую организацию и СНИЛС нет — работодатель обязан зарегистрировать его в системе персонифицированного учета СФР. Без СНИЛС невозможно подать отчет ЕФС-1, за что предусмотрен штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП).
Ошибка 5. Привязка срока трудового договора к сроку действия статуса. Свидетельство о временном убежище действует 1 год, удостоверение беженца — 3 года. Но это не основание для заключения срочного трудового договора. Срочный договор допускается только по основаниям ст. 59 ТК РФ.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Каждая из этих ошибок имеет конкретную цену. Штраф ГИТ за ненадлежащее оформление трудового договора — до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП. Штраф МВД за неуведомление — от 400 000. Суммы набираются быстро, особенно если в штате несколько десятков таких работников.»
Стоимость кадрового сопровождения сотрудников из новых регионов
Итоговая стоимость кадрового обслуживания зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Если компания переводит кадровый учет в электронный формат, затраты на оформление сотрудников из ДНР и ЛНР снижаются за счет автоматизации уведомлений, шаблонов документов и контроля сроков.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО — Лайт | 490 ₽/сотрудника в год | До 70 человек |
| Азбука.КЭДО — Стандарт | 390 ₽/сотрудника в год | 70-500 человек |
| Азбука.КЭДО — Корпоративный | от 290 ₽/сотрудника в год | От 500 человек |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 ₽/мес. | От 50 сотрудников |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 ₽/мес. | От 100 сотрудников |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объема подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. При комплексном подключении экономия составляет 25-40% по сравнению с приобретением модулей по отдельности.
Переходный период: что меняется с 1 января 2026 года
С 1 января 2026 года на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей предоставление государственных услуг в сфере миграции осуществляется в полном объеме (подп. «в» п. 1 Указа № 307). Это означает, что иностранные граждане на этих территориях теперь оформляют документы по стандартным процедурам МВД — получают вид на жительство, разрешение на временное проживание и так далее.
Постановление № 2571 действует до 1 января 2027 года. То есть на дату написания статьи переходный период ещё продолжается и специальные нормы по трудовым книжкам, стажу, условиям труда на новых территориях — действуют. Но кадровику стоит следить за обновлениями: если Постановление не продлят, с 1 января 2027 года все нормы ТК РФ начнут применяться к работникам на новых территориях без каких-либо оговорок.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Если смотреть на практику 2026 года, то основные сложности с документами сотрудников из новых регионов уже устаканились. Три года назад кадровики реально не понимали, что делать с трудовыми книжками ДНР и куда подавать уведомления. Сейчас алгоритм понятен, нормативная база стабилизировалась. Главное — не расслабляться и отслеживать продление Постановления 2571.»
Как оформить сотрудника из ДНР или ЛНР: пошаговая инструкция
Инструкция
- Шаг 1. Определите правовой статус кандидата: гражданин РФ, беженец/временное убежище, иностранный гражданин (гражданин Украины, ДНР, ЛНР). От статуса зависит весь дальнейший алгоритм.
- Шаг 2. Запросите комплект документов в соответствии со статусом (ст. 65 ТК РФ для граждан РФ, ст. 65 + ст. 327.3 ТК РФ для иностранных граждан). Проверьте наличие СНИЛС — при отсутствии подайте анкету АДВ-1 в СФР.
- Шаг 3. Если у работника трудовая книжка нероссийского образца — прекратите ведение старой книжки, сделайте закрывающую запись, оформите новую трудовую книжку российского образца или примите заявление на электронную трудовую (ст. 66.1 ТК РФ).
- Шаг 4. Заключите трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах. Для иностранных граждан укажите реквизиты полиса ДМС и документа о дактилоскопии. Подпишите договор не позднее 3 рабочих дней после фактического допуска к работе.
- Шаг 5. Издайте приказ о приеме на работу (форма Т-1), оформите личную карточку (Т-2), ознакомьте работника с ПВТР, положением об оплате труда и другими ЛНА под подпись.
- Шаг 6. Если работник — иностранный гражданин или беженец: подайте уведомление в территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора.
- Шаг 7. Подайте отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд России в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли патент для трудоустройства гражданина ДНР или ЛНР?
Как оформить трудовую книжку, если у работника книжка украинского образца?
Нужно ли уведомлять МВД при приеме гражданина ДНР с российским паспортом?
Какой штраф за неуведомление МВД о приеме иностранного работника?
Засчитывается ли стаж работы в ДНР или ЛНР для пенсии?
Что делать, если у работника из ДНР нет СНИЛС?
Признаются ли дипломы об образовании, выданные в ДНР и ЛНР?
До какого срока действует Постановление Правительства № 2571?
Срочный или бессрочный трудовой договор заключать с беженцем из ДНР?
Распространяется ли КЭДО на работников из новых территорий?
Нужен ли полис ДМС для сотрудника из ЛНР?
Оформление сотрудников из ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей требует внимания к деталям переходного периода — от правильной закрывающей записи в трудовой книжке до своевременного уведомления МВД. Сервис Азбуха помогает кадровым службам выстроить процесс так, чтобы документы соответствовали Постановлению № 2571, Указу № 307 и общим требованиям ТК РФ. За время работы мы сопровождали компании с численностью от 50 до 3 000 сотрудников и знаем, как региональные ГИТ проверяют документы по новым территориям на практике.
Если вы планируете принимать сотрудников из новых регионов или хотите проверить, правильно ли оформлены текущие работники — оставьте заявку на аудит кадровой документации.
