Кадровые решения: кто принимает и как оформить в 2026

Кадровые решения — это управленческие действия работодателя в отношении персонала: приём, перевод, повышение, совмещение, изменение оклада, отпуск, командировка, дисциплинарное взыскание и увольнение. Каждое такое действие нужно оформить документом, иначе у него нет юридической силы, а у компании появляется риск спора с работником и претензии инспектора при проверке. В этой статье разберём, кто именно вправе принимать кадровые решения, какими документами их закрепляют, в какие сроки знакомят работника и что меняется, когда оформление переводят в электронный вид.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что относится к кадровым решениям и зачем их оформлять документально

Кадровое решение появляется там, где меняется правовое положение работника. Приняли в штат — решение. Перевели в другой отдел — решение. Подняли оклад, отправили в командировку, объявили выговор, отпустили в отпуск — всё это кадровые решения, и каждое требует документального следа.

Почему след обязателен. Трудовые отношения держатся на письменной форме. Статья 20 ТК РФ называет стороной отношений работодателя, а не конкретного сотрудника отдела кадров. Это значит, что решение принимает организация как юридическое лицо, а конкретные люди внутри неё только реализуют это решение от её имени. Если документа нет — формально решения тоже нет. Работник вышел в отпуск без приказа? С точки зрения учёта он прогулял. Подняли зарплату на словах, без допсоглашения? Через полгода доказать договорённость будет нечем.

Документ выполняет три функции сразу: фиксирует волю работодателя, доводит её до работника под подпись и служит доказательством в случае конфликта. Уберите любую из трёх — и решение повисает в воздухе. В практике сервиса Азбуха мы видим это в каждом втором кадровом аудите: само решение руководитель принял верно, а оформление хромает, и при проверке ГИТ именно бумаги становятся слабым местом.

Кто принимает кадровые решения в компании

Право принимать кадровые решения принадлежит работодателю. Но работодатель — это абстракция, организация. Реализуют его волю живые люди, и у каждого должны быть полномочия.

Первый и главный — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель. Гендир действует от имени компании без доверенности, на основании устава. Он подписывает трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, утверждает штатное расписание и ЛНА. Это базовый уровень, дальше начинается делегирование.

Все остальные — заместители, директор по персоналу, руководитель отдела кадров, линейные руководители — вправе подписывать кадровые документы только если им переданы полномочия. Передают их двумя способами. Первый: доверенность от имени организации. Второй: приказ о наделении полномочиями (или соответствующий пункт в положении о подразделении и должностной инструкции). Без одной из этих бумаг подпись начальника отдела на приказе о приёме — это подпись неуполномоченного лица, и такой приказ оспорим.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самые частые грабли — когда гендир ушёл в отпуск, а приказы за него спокойно подписывает зам, у которого нет ни доверенности, ни приказа о замещении. По уставу без доверенности действует только руководитель. Всем остальным полномочия нужно оформить заранее, а не задним числом, когда уже подписали ворох документов.»

Отдельная история — электронная подпись представителя. Когда документы подписывают не лично, а через сервис от имени компании, в дело вступает машиночитаемая доверенность. Эмчедэшка привязывает физлицо-подписанта к организации и к перечню полномочий. Для подписи самого руководителя обычно используют УКЭП юрлица или обезличенный сертификат, выпущенный на руководителя — тут уже зависит от схемы, которую выбрала компания.

Роль HR в этой конструкции часто понимают неверно. Кадровик и эйчар, как правило, не принимают кадровое решение — они его готовят, проверяют на соответствие ТК, оформляют документ и организуют ознакомление. Решение о повышении принимает руководитель, кадровая служба превращает это решение в корректный приказ. Линейный руководитель инициирует — например, просит перевести сотрудника, — но без визы уполномоченного лица его инициатива остаётся служебной запиской, а не решением.

Чем оформляют кадровые решения: приказы, ЛНА, договоры и заявления

Набор документов зависит от типа решения. Разберём основные.

Приказ (распоряжение) — базовый инструмент. Приказом оформляют приём, перевод, отпуск, командировку, поощрение, дисциплинарное взыскание, увольнение. До 2013 года применяли строго унифицированные формы Госкомстата: Т-1 на приём, Т-5 на перевод, Т-6 на отпуск, Т-8 на увольнение, Т-11 на поощрение. С 1 января 2013 года, после вступления в силу закона о бухгалтерском учёте (402-ФЗ), эти формы перестали быть обязательными. Работодатель вправе разработать собственные бланки, главное — сохранить обязательные реквизиты: кто, кого, на каком основании, с какой даты. Многие компании по привычке оставили формы Т-1, Т-5, Т-8 — они удобны и проверены, и это нормально.

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это решения не про конкретного человека, а про правила для всех. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, график отпусков. ЛНА утверждают приказом и знакомят с ними работников под подпись. Нюанс в том, что некоторые решения нельзя оформить только приказом — под них нужен именно ЛНА. Например, систему премирования вводят положением, а не разовым распоряжением.

Трудовой договор и допсоглашения. Решение о приёме закрепляется трудовым договором, а любое изменение условий — оклада, должности, режима — дополнительным соглашением. Допник нужен потому, что условия ТД меняются только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Один приказ о повышении оклада без допсоглашения — это половина оформления, и при споре работник легко докажет, что согласия на изменение не давал.

Заявления и служебные записки. Это документы-основания. Заявление на отпуск, на увольнение по собственному, служебная записка руководителя о переводе — они запускают процедуру, но сами по себе решением не являются. Решение появляется, когда уполномоченное лицо ставит резолюцию и издаётся приказ.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Унифицированные формы давно необязательны, но я бы не торопилась их выбрасывать. Свои бланки — это свобода, и одновременно лишняя точка отказа: забыли реквизит, и приказ можно оспорить. Если нет ресурса вылизывать собственные формы, берите Т-шки из коробки, это спокойнее.»

Как оформить кадровое решение приказом: пошаговая инструкция

Ознакомление работника с кадровым решением: сроки и подпись

Издать приказ — половина дела. Решение вступает в силу для работника, когда он с ним ознакомлен. И тут закон конкретен по срокам.

Приказ о приёме объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ). С локальными актами, которые касаются трудовой функции, знакомят до подписания трудового договора. Об изменении условий, определённых сторонами, работодатель уведомляет письменно не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Эти сроки не рекомендация, их нарушение — готовое основание для штрафа.

Само ознакомление подтверждается подписью работника с датой. Нет подписи — нет доказательства, что человек знал о решении. Если работник отказывается подписывать, составляют акт об отказе — это рабочая практика, без неё приказ повисает. В сервисе Азбуха мы закладываем отдельный этап на проверку листов ознакомления: именно их чаще всего теряют, и именно их первым делом запрашивает инспектор.

Кадровые решения в электронном виде: КЭДО, согласие и виды подписи

С 2021 года поправки к ТК РФ легализовали кадровый электронный документооборот. Теперь приказ, допсоглашение, заявление и ЛНА можно создавать, подписывать и хранить без бумаги. Правовая база — статьи 22.1-22.3 ТК РФ, плюс 63-ФЗ об электронной подписи, который кадровики между собой зовут тройкой.

Первое, без чего КЭДО не стартует, — согласие работника. Перевести человека на электронный документооборот без его согласия нельзя, это прямое требование статьи 22.2 ТК РФ. Отказ работника не повод для увольнения или ограничений: с тем, кто против, продолжают вести документы по-старому, на бумаге. В каком виде собирать согласие — на бумаге или электронно — работодатель решает сам, исходя из закона и принятых в компании стандартов трудоустройства.

Второе — вид подписи. Решение определяет, какая электронная подпись нужна. Для части документов хватает ПЭП, для трудового договора и допсоглашений — УНЭП или УКЭП. Удобный для многих вариант — Госключ, мобильное приложение от Минцифры, где работник выпускает усиленную неквалифицированную подпись бесплатно. Гусключ закрывает массу сценариев, но не все: подписать пачку приказов скопом и тут же отправить на ознакомление получится, а вот графический штампик подписи в Госключе не выводится — синие плашки придётся формировать отдельно, если они нужны для визуального контроля.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Главная ошибка на старте — думать, что КЭДО это просто электронная ручка, чтобы быстрее подписывать. На деле это перестройка маршрутов: кто инициирует, кто согласует, у кого полномочия подписывать. Сначала собираем согласия, настраиваем эмчедэшки для подписантов, и только потом раскатываем на штат. Иначе получаете кучу подписанных скопом документов, у которых формально хромает основание.»

Третье — исключения. Не любое кадровое решение можно оставить только в электронном виде. По части 3 статьи 22.1 ТК РФ на бумаге остаются: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении работника, документы о прохождении инструктажей по охране труда, которые работник подписывает лично. Эти четыре группы выбраны не случайно — они чаще других становятся доказательствами в судах, и бумажный оригинал ускоряет разбор дела.

Образцы документов для оформления кадровых решений

Типичные ошибки при оформлении кадровых решений и цена ошибки

Ошибки в оформлении — не абстрактный риск, а конкретные деньги. Государственная инспекция труда штрафует по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 для юрлица штраф 30 000-50 000 руб., для должностного лица 1 000-5 000 руб. При повторном нарушении — 50 000-70 000 руб. для организации и 10 000-20 000 руб. либо дисквалификация на 1-3 года для должностного лица. Разберём, на чём спотыкаются чаще всего.

Ошибка 1. Подпись неуполномоченного лица. Приказ подписал зам или начальник отдела без доверенности и без приказа о наделении полномочиями. Делают так ради скорости — руководитель занят, надо двигать процесс. Цена ошибки: приказ оспорим, при восстановлении работника через суд компания платит вынужденный прогул плюс судебные издержки.

Ошибка 2. Приказ без основания. Издали приказ о переводе, а заявления или служебной записки нет. Мотив — бумага казалась лишней. Цена: при проверке инспектор фиксирует нарушение порядка оформления, штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП.

Ошибка 3. Изменение условий без допсоглашения. Подняли оклад одним приказом, допник не оформили. Делают, потому что приказ кажется достаточным. Цена: работник оспаривает изменение, доказать согласие нечем, плюс риск претензии по статье 74 ТК РФ.

Ошибка 4. Нет листа ознакомления. Приказ есть, подписи работника под ним нет. Причина — забыли донести бумагу до человека. Цена: формально работник не знал о решении, дисциплинарное взыскание на этом основании суд снимает.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Отдельная боль с переходом на электронику — приказ об увольнении пытаются оставить только в Госключе. Нельзя. По закону он остаётся на бумаге, и с дистанционщиком его придётся продублировать бумажным экземпляром. Это не наши придумки кэдошников, это прямая норма ТК, логику в ней искать бессмысленно — её нужно выполнять.»

Что инспектор смотрит первым делом, можно свериться на портале Роструда Онлайнинспекция.рф — там есть и проверочные листы, и сервис вопросов по конкретным ситуациям.

Стоимость автоматизации оформления кадровых решений в 2026 году

Когда штат растёт, ручное оформление приказов и сбор подписей превращается в трудоёмкий процесс. Стоимость перевода кадровых решений в электронный вид зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора модулей. Ниже — тарифы сервиса Азбуха на модуль КЭДО и комплексные пакеты.

Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и того, нужна ли нетиповая интеграция с 1С:ЗУП или SAP. Базовое подключение бесплатно, расширенная настройка бизнес-процессов считается отдельно. Сориентироваться по цифрам помогут актуальные цены сервиса Азбуха с онлайн-калькулятором под вашу численность.

Вывод

Кадровое решение принимает работодатель, а реализуют его руководитель и уполномоченные лица — и полномочия эти нужно оформить заранее, доверенностью или приказом. Само решение закрепляют приказом, ЛНА, договором или допсоглашением, а вступает оно в силу для работника только после ознакомления под подпись. Перевод оформления в электронный вид экономит время, но требует согласия работника, верного вида подписи и учёта документов-исключений. Если штат большой и приказы расползаются по отделам, имеет смысл автоматизировать процесс — так теряется меньше листов ознакомления и меньше поводов для штрафа при проверке.

Часто задаваемые вопросы