Кадровые вопросы на практике руководителя — это набор управленческих решений по найму, увольнению, переводу, дисциплинарным взысканиям, отпускам и оплате труда, которые генеральный директор или руководитель подразделения принимает ежедневно. Руководитель, который не разбирается в базовых кадровых процедурах, рискует получить штраф по ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 руб. за каждое нарушение — и это не считая судебных издержек при трудовых спорах. В этом материале разберём, какие именно вопросы относятся к кадровым, где проходит граница ответственности между руководителем и кадровой службой, и как не допустить типичных ошибок. Тема входит в большой цикл материалов про кадровое делопроизводство и управление персоналом, где описана работа с персоналом от приёма до увольнения.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что входит в кадровые вопросы руководителя
Руководитель организации по ст. 273 ТК РФ — физическое лицо, которое осуществляет руководство, в том числе выполняет функции единоличного исполнительного органа. На практике это означает: генеральный директор подписывает приказы о приёме, переводе и увольнении, утверждает штатное расписание и график отпусков, издаёт ЛНА. Каждый из этих документов несёт юридические последствия.
К кадровым вопросам, которые руководитель решает лично или делегирует с правом подписи, относятся: формирование штатного расписания и определение численности персонала, подбор и наём сотрудников (финальное решение по кандидату), перевод работников между подразделениями и должностями, применение дисциплинарных взысканий — замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям, утверждение графика отпусков и согласование переносов, установление систем оплаты труда и премирования, принятие решений об увольнении по всем основаниям ТК РФ.
Нюанс в том, что в компаниях до 50 человек руководитель часто решает кадровые вопросы без отдельного кадровика. Один человек и нанимает, и увольняет, и табель ведёт. В компаниях от 100 человек кадровую работу обычно передают инспектору по кадрам или HR-менеджеру, но ответственность за принятые решения всё равно лежит на руководителе. Мы в сервисе Азбуха регулярно видим ситуации, когда директор малого бизнеса подписывает документы не глядя — и потом удивляется предписанию ГИТ.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Руководители часто путают свои полномочия и полномочия кадровика. Кадровик оформляет документы, но решение о приёме или увольнении принимает руководитель. Если гендир подписал приказ об увольнении без проверки оснований — ответственность на нём, а не на кадровике. Мы это объясняем каждому второму клиенту на этапе аудита.»
Разграничение зон ответственности: руководитель и кадровая служба
На практике разделение функций между руководителем и кадровой службой выглядит так. Руководитель принимает управленческие решения: кого нанять, кого уволить, кому повысить зарплату, кого наказать. Кадровая служба оформляет эти решения документально: готовит приказы, ведёт трудовые книжки (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде), заполняет табель, составляет штатное расписание.
Проверяющий инспектор ГИТ при проверке анализирует и содержание кадровых документов, и логику действий работодателя. Если приказ об увольнении подписан руководителем, но процедура нарушена — штраф получает организация и должностное лицо. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП на юрлицо — от 30 000 до 50 000 руб., на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 руб. При повторном нарушении суммы увеличиваются: на юрлицо — от 50 000 до 70 000 руб., на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация до 3 лет.
Руководитель обязан знать следующие процедуры на уровне принципов: порядок приёма на работу (документы, испытательный срок, ознакомление с ЛНА под подпись до подписания трудового договора), порядок увольнения по инициативе работодателя (основания по ст. 81 ТК РФ, сроки предупреждения, запреты на увольнение отдельных категорий), порядок наложения дисциплинарных взысканий (затребование объяснений, сроки по ст. 193 ТК РФ — 1 месяц со дня обнаружения проступка), правила предоставления отпусков (составление графика за 2 недели до нового года по ст. 123 ТК РФ).
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Линейный руководитель — это тот человек, который знает своих сотрудников лучше всех. Он первым замечает прогулы, опоздания, снижение эффективности. HR-служба подсказывает, как правильно оформить то или иное решение. Но если руководитель молчит о проблемах — кадровик физически не может инициировать дисциплинарную процедуру.»
Типичные кадровые ошибки руководителей
По статистике проверок ГИТ за 2024-2025 годы, чаще всего руководители допускают ошибки в следующих процедурах.
Увольнение без соблюдения процедуры. Руководитель увольняет сотрудника за прогул, не затребовав письменное объяснение и не дождавшись двух рабочих дней на его предоставление (ст. 193 ТК РФ). Суд восстанавливает работника, компания выплачивает средний заработок за время вынужденного прогула. При среднем заработке 80 000 руб./мес. и судебном процессе длительностью 4 месяца прямые потери составляют 320 000 руб. плюс судебные издержки.
Отсутствие письменного трудового договора. Работник фактически допущен к работе, а трудовой договор не оформлен в течение 3 рабочих дней. За каждого такого работника штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: на юрлицо — от 50 000 до 100 000 руб., на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 руб.
Задержка выплаты зарплаты. Руководитель перенёс дату выплаты зарплаты на 3 дня. По ч. 6 ст. 5.27 КоАП штраф на юрлицо — от 30 000 до 50 000 руб. Плюс обязанность выплатить компенсацию за каждый день задержки по ст. 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от суммы задолженности.
Нарушение порядка привлечения к сверхурочной работе. С 2026 года действуют новые правила оплаты сверхурочной работы при выплате премий. Руководители привлекают сотрудников к переработкам устным распоряжением без приказа и письменного согласия работника. Результат — двойные выплаты при проверке и штраф.
Игнорирование обязательного наставничества. В 2026 году введены нормы об обязательном наставничестве для отдельных категорий работ. Руководители допускают новичков к работе без назначения наставника — и получают предписание.
Если вам нужно проверить, все ли кадровые процедуры в компании оформлены правильно — наши специалисты проведут экспресс-аудит кадровых документов и покажут конкретные точки риска до прихода инспектора ГИТ.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«За время работы с клиентами сервиса Азбуха мы заметили закономерность: 70% штрафов ГИТ приходится на 4 типа нарушений — трудовой договор, приказы об увольнении, график отпусков и расчётные листки. Всё это оформляется за 2-3 дня при грамотной постановке процесса.»
Приём на работу: что руководитель обязан знать
Процедура приёма на работу по ТК РФ включает конкретную последовательность действий. Руководитель или HR-специалист запрашивает у кандидата документы по ст. 65 ТК РФ: паспорт, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), СНИЛС, документ об образовании — если работа требует специальных знаний, военный билет — для военнообязанных. Далее до подписания трудового договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных и другими ЛНА. Подписывается трудовой договор в двух экземплярах. На основании договора издаётся приказ о приёме.
Частая ошибка: руководитель допускает работника к работе до оформления трудового договора. По ст. 67 ТК РФ, если работник фактически допущен к работе с ведома работодателя, трудовой договор считается заключённым. Оформить его нужно в течение 3 рабочих дней. Но если это не сделано — штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП.
В практике Азбуха мы закладываем для клиентов чек-лист приёма: 12 пунктов, которые кадровик или руководитель проходят последовательно. Это снижает количество ошибок при оформлении на 80-90%.
Образцы кадровых документов для руководителя
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка сотрудника (Т-2) | Скачать |
| Приказ о переводе (Т-5) | Скачать |
| Заявление на увольнение | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12/Т-13) | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
Увольнение: зона повышенного риска для руководителя
Увольнение сотрудника — процедура, где руководители чаще всего допускают ошибки. По данным судебной практики за 2025 год, суды восстанавливают работников примерно в 60% случаев, когда нарушена процедура увольнения. И это не зависит от того, были ли реальные основания для увольнения — суд проверяет процедуру.
Увольнение по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ) выглядит просто: заявление за 14 календарных дней, приказ, расчёт в последний день работы. Но руководители допускают ошибки и здесь. Работник подал заявление, руководитель его не зарегистрировал в журнале входящих и потерял. Работник ушёл через 14 дней, а приказа нет. Результат — трудовые отношения не прекращены, работник числится в штате.
Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) — процедура, которую нельзя нарушить ни в одном пункте. Для увольнения за прогул нужно: зафиксировать отсутствие работника актом, затребовать письменное объяснение, дать 2 рабочих дня на его подготовку, составить акт об отказе от объяснений (если работник отказался), издать приказ в течение 1 месяца со дня обнаружения проступка. Пропуск любого из этих шагов делает увольнение незаконным.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Увольнение — это про документы. Руководитель принял решение, что сотрудник прогульщик. Но без акта, без объяснительной, без соблюдения сроков суд это решение отменит. Мы в Азбухе для клиентов настраиваем маршруты согласования увольнительных документов — чтобы ни один шаг не был пропущен.»
Дисциплинарные взыскания и порядок их наложения
ТК РФ предусматривает три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям (ст. 192). Руководитель не вправе придумывать свои виды наказаний — штрафы, лишение премии как дисциплинарное взыскание, понижение в должности. Депремирование возможно, но только если это прописано в положении о премировании как условие невыплаты премии, а не как наказание.
Порядок наложения взыскания по ст. 193 ТК РФ: руководитель затребовал письменное объяснение от работника, работник предоставил объяснение в течение 2 рабочих дней (или составлен акт об отказе), руководитель принял решение о виде взыскания, кадровая служба подготовила приказ, работник ознакомлен с приказом под подпись в течение 3 рабочих дней. Сроки жёсткие: взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (не считая болезни и отпуска) и не позднее 6 месяцев со дня совершения.
Наши специалисты в Азбухе фиксируют, что руководители часто накладывают два взыскания за один проступок — замечание и лишение премии. Если положение о премировании не содержит соответствующего условия, это нарушение. За одно дисциплинарное нарушение — одно взыскание (ст. 193 ТК РФ).
Оплата труда и материальная ответственность руководителя
Руководитель утверждает штатное расписание и, соответственно, размеры окладов. ТК РФ устанавливает: заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца (ст. 136). Конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка. Разрыв между датами выплаты — не более 15 календарных дней.
Индексация заработной платы — обязанность работодателя по ст. 134 ТК РФ. Верховный Суд РФ неоднократно подтверждал, что индексация обязательна для всех работодателей. Если в компании нет ЛНА об индексации — это нарушение. Руководитель обязан утвердить порядок индексации внутренним документом.
За задержку выплаты зарплаты руководитель несёт персональную ответственность. По ст. 145.1 УК РФ, полная невыплата свыше 2 месяцев грозит штрафом до 500 000 руб. или лишением свободы до 3 лет. Частичная невыплата (менее половины суммы) свыше 3 месяцев — штраф до 120 000 руб.
Как провести аудит кадровых документов: пошаговая инструкция
Инструкция
- Шаг 1. Проверьте наличие обязательных ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда.
- Шаг 2. Сверьте штатное расписание с фактическим составом работников. Каждая занятая должность должна быть в штатном расписании.
- Шаг 3. Проверьте трудовые договоры: наличие обязательных условий по ст. 57 ТК РФ (место работы, трудовая функция, дата начала, условия оплаты, режим работы).
- Шаг 4. Проверьте приказы о приёме и увольнении за последние 3 года — соответствие оснований, наличие подписей работников.
- Шаг 5. Проверьте график отпусков: составлен ли за 2 недели до начала года, ознакомлены ли работники, нет ли задолженности по отпускам свыше 2 лет.
- Шаг 6. Проверьте табель учёта рабочего времени: корректность учёта переработок, больничных, отпусков.
- Шаг 7. Составьте реестр выявленных нарушений с указанием статьи ТК РФ и КоАП, оцените финансовый риск и определите сроки устранения.
Отпуска и рабочее время: практические вопросы
График отпусков — обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Составляется ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года. Руководитель утверждает график. Работник извещается о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели. Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
На текущий момент распространённая ошибка — накопление неиспользованных отпусков. ТК РФ запрещает не предоставлять отпуск в течение 2 лет подряд (ст. 124). При проверке ГИТ это квалифицируется как нарушение, даже если работник сам не хочет идти в отпуск. Ответственность — на работодателе.
Учёт рабочего времени ведётся табелем (Т-12 или Т-13). На практике табель заполняет или кадровик, или непосредственный руководитель подразделения. Руководитель организации утверждает табель. Если в табеле указано 8 часов, а работник фактически отработал 10 — это неоплаченная сверхурочная работа. Штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП за невыплату: на юрлицо от 30 000 до 50 000 руб.
С 2026 года обязательно учитывать наставничество в рабочем времени наставника. Это означает, что время, потраченное на обучение новичка, оплачивается отдельно. Руководитель обязан обеспечить оформление наставничества приказом и контролировать корректность кадрового учёта по этому направлению.
Персональные данные: ответственность руководителя по 152-ФЗ
Руководитель организации как работодатель является оператором персональных данных. По Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ, обработка персональных данных работников допускается с их письменного согласия. Руководитель обязан утвердить положение о персональных данных, назначить ответственного за обработку и обеспечить хранение данных.
С 2025 года штрафы за нарушения в обработке персональных данных выросли. За обработку без согласия — штраф на юрлицо от 300 000 до 700 000 руб. (ст. 13.11 КоАП). За повторное нарушение — до 1 500 000 руб. Для руководителя это означает: каждый работник должен подписать согласие на обработку ПД, и это согласие должно храниться в личном деле. Портал онлайнинспекция.рф Роструда позволяет проверить типичные нарушения до прихода инспектора.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Персональные данные — это та тема, где руководители расслабляются. Мол, у нас маленькая компания, кому мы нужны. А потом приходит жалоба от уволенного сотрудника в Роскомнадзор — и штраф 300 000. Мы всегда начинаем аудит именно с проверки согласий на обработку ПД.»
Стоимость автоматизации кадровых процессов для руководителя в 2026 году
Стоимость автоматизации кадровой работы зависит от численности штата, набора подключаемых модулей и выбранного тарифа. Для руководителя, который хочет снять с себя рутину по оформлению кадровых документов, подключение КЭДО окупается за 3-6 месяцев за счёт сокращения времени на обработку документов и снижения рисков штрафов.
| Модуль / Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО — Лайт | 490 ₽/сотрудника в год | до 70 человек |
| Азбука.КЭДО — Стандарт | 390 ₽/сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО — Корпоративный | от 290 ₽/сотрудника в год | от 500 человек |
| Азбука.Подбор — Старт | 1 990 ₽/мес. | 1 рекрутер |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 ₽/мес. | от 50 сотрудников |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 ₽/мес. | от 100 сотрудников |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Для компании в 100 человек подключение КЭДО обойдётся от 39 000 руб. в год — это сопоставимо с одним штрафом ГИТ за отсутствие трудового договора.
Кадровые изменения 2026 года: что учесть руководителю
В 2026 году вступили в силу изменения, которые затрагивают кадровую работу руководителя. Новые правила оплаты сверхурочной работы при выплате премий — при расчёте сверхурочных учитываются компенсационные и стимулирующие выплаты. Новый порядок оплаты работы в выходные дни. Обязательное наставничество для определённых категорий работ и новые правила его оплаты. Новые правила сокращения работников-совместителей. Новый порядок психиатрического освидетельствования с 1 марта 2026 года. Право работников на бесплатную юридическую помощь в спорах с работодателем (с ноября 2025 года).
Последний пункт означает: работнику стало проще обратиться в суд. Руководитель обязан учитывать, что любое нарушение кадровой процедуры с высокой вероятностью дойдёт до суда — бесплатный адвокат снимает финансовый барьер для работника.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«КЭДО снимает с руководителя головную нагрузку по отслеживанию сроков. Система сама напоминает, что заканчивается испытательный срок, что подходит дата отпуска, что нужно продлить трудовой договор. Без автоматизации руководитель компании от 100 человек физически не успевает контролировать все сроки.»
Часто задаваемые вопросы
Какие кадровые вопросы руководитель не вправе делегировать?
Может ли руководитель уволить сотрудника в период больничного?
Кто отвечает за ведение табеля учёта рабочего времени?
Обязан ли руководитель проводить индексацию зарплаты каждый год?
Какой штраф грозит за отсутствие графика отпусков?
Нужно ли руководителю малого бизнеса вести воинский учёт?
Как руководителю оформить совмещение должностей?
Обязан ли руководитель оплачивать наставничество с 2026 года?
Можно ли уволить сотрудника за опоздания?
Какие документы проверяет ГИТ при внеплановой проверке?
Может ли руководитель подписать трудовой договор электронной подписью?
Кадровые вопросы руководителя — это не про бумажки, а про управление рисками. Каждое решение о найме, увольнении, премировании или дисциплинарном взыскании имеет юридические последствия. Сервис Азбуха помогает руководителям и кадровикам автоматизировать кадровые процессы: от электронного документооборота и подписания документов через Госключ до настройки маршрутов согласования и контроля сроков. За время работы мы помогли сотням компаний наладить кадровый учёт — и ни один из клиентов не получил предписание ГИТ по документам, которые оформлялись через нашу платформу.
Если вы руководитель и хотите перестать тратить время на кадровую рутину — попробуйте бесплатный пробный период: 30 дней для КЭДО, 14 дней для остальных модулей.
