Кадровый учёт работников из стран ЕАЭС: оформление в 2026

Кадровый учёт иностранных работников из стран ЕАЭС отличается от оформления граждан из дальнего зарубежья в первую очередь тем, что патент и разрешение на работу здесь не нужны. Работодатель получает сотрудника из Беларуси, Казахстана, Армении или Киргизии практически на тех же условиях, что и россиянина, но с рядом нюансов, которые кадровик обязан учесть — иначе штраф до 800 000 руб. по ст. 18.15 КоАП. В статье разберём порядок оформления, пакет документов, уведомление МВД, налоги и взносы.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Кто входит в ЕАЭС и почему оформление проще

Евразийский экономический союз — это Россия, Беларусь, Казахстан, Армения и Киргизия (Кыргызстан). Договор о ЕАЭС от 29.05.2014 устанавливает единый рынок труда: граждане этих пяти стран трудоустраиваются на территории друг друга без получения патента и разрешения на работу (п. 1 ст. 97 Договора). На практике это означает, что кадровик оформляет такого сотрудника по ст. 65 ТК РФ — почти как россиянина.

При расчёте квоты на иностранных работников (постановление Правительства РФ № 1796 на 2026 год) граждане ЕАЭС не учитываются. Об этом прямо говорит Минтруд в письме от 04.04.2024 № 16-4/ООГ-581. Для компании это удобно — нанять белоруса или казахстанца можно в любой отрасли без оглядки на лимиты.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«ЕАЭС — это, по сути, упрощённый режим найма. Патента нет, квот нет, документы по ст. 65 ТК. Но кадровики всё равно допускают ошибки на уведомлении МВД и на переводе паспорта. Причём ошибка на уведомлении — это до миллиона штрафа для юрика в Москве и Питере.»

Документы при приёме на работу гражданина ЕАЭС

Перечень документов по ст. 65 ТК РФ для граждан ЕАЭС тот же, что и для россиян, плюс нюансы по паспорту и образованию.

Что предъявляет работник:

• Паспорт гражданина страны ЕАЭС (национальный паспорт). Нотариально заверенный перевод на русский язык — для граждан Армении, Казахстана и Киргизии. Для граждан Беларуси перевод формально не требуется (белорусский паспорт содержит данные на русском языке), но на практике кадровики часто всё равно запрашивают перевод — для корректного заполнения форм.
• Трудовая книжка российского образца. Если у работника её нет — работодатель заводит новую (ст. 66.1 ТК РФ). С 2021 года трудовые книжки для впервые трудоустраиваемых ведутся в электронном формате.
• СНИЛС. Если не оформлен — работодатель подаёт заявление в СФР (Социальный фонд России).
• Документ об образовании. Для граждан ЕАЭС действует ст. 97 Договора: документы об образовании признаются без дополнительных процедур. Исключение — медицинские, педагогические и юридические специальности, для них требуется нострификация.
• Документы воинского учёта — не предъявляются, поскольку иностранные граждане не подлежат воинскому учёту в РФ.
• Полис ДМС — для граждан ЕАЭС, работающих по трудовому договору, полис ДМС не требуется. Они подлежат обязательному медицинскому страхованию (ОМС) на основании п. 4 ст. 98 Договора о ЕАЭС и ст. 10 ФЗ № 326.
• Миграционная карта. Для граждан Беларуси не оформляется (соглашение между РФ и Республикой Беларусь от 24.01.2006). Граждане Армении, Казахстана и Киргизии получают миграционную карту на границе.

В практике Азбуха мы часто видим, как эйчары путают требования для безвизовых иностранцев с патентом и для граждан ЕАЭС. Это разные режимы. Для ЕАЭС всё проще, но расслабляться нельзя — уведомление МВД никто не отменял.

Уведомление МВД о приёме и увольнении

Работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД о заключении и расторжении трудового договора (или ГПД) с любым иностранным гражданином, включая граждан ЕАЭС. Срок — 3 рабочих дня с даты заключения (расторжения) договора (п. 8 ст. 13 ФЗ № 115-ФЗ от 25.07.2002).

Форма уведомления утверждена приказом МВД России № 536 от 30.07.2020. С 1 сентября 2025 года, если иностранный работник трудится на территориях двух субъектов РФ, уведомление подаётся в каждом таком субъекте (приказ МВД России от 06.08.2025 № 552).

Способы подачи: лично в территориальный орган МВД, почтовым отправлением с описью и уведомлением о вручении, через портал Госуслуг.

Отдельная история — Беларусь. Верховный Суд РФ в постановлениях от 07.06.2018 № 83-АД18-6 и от 30.05.2017 № 78-АД17-19 признал незаконным привлечение к ответственности за неподачу уведомления по белорусам. Но МВД в письме от 28.12.2020 № 3/207724106203 рекомендует подавать уведомление и по гражданам Беларуси. Мы в Азбухе всегда рекомендуем подавать — лучше потратить 15 минут, чем объясняться с инспектором.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«По белорусам ситуация двойственная. Суды говорят одно, МВД — другое. Мы закладываем в регламент подачу уведомления по всем ЕАЭС без исключений. Три рабочих дня — это жёсткий дедлайн, просрочка стоит до 800 000 руб. для юрлица, а в Москве и Петербурге — до миллиона.»

Штрафы за нарушение: ч. 3 ст. 18.15 КоАП — от 400 000 до 800 000 руб. для юрлиц (в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — от 400 000 до 1 000 000 руб. или приостановка деятельности до 90 суток). Для должностных лиц — от 35 000 до 70 000 руб.

Миграционный учёт граждан ЕАЭС

Граждане Армении, Казахстана и Киргизии вправе находиться в России без постановки на миграционный учёт по месту пребывания в течение 30 суток с даты въезда (п. 6 ст. 97 Договора о ЕАЭС). После 30 дней принимающая сторона (работодатель или арендодатель) ставит иностранца на учёт в порядке ст. 22 ФЗ № 109-ФЗ от 18.07.2006.

Для граждан Беларуси срок свободного пребывания без регистрации — 90 суток (соглашение между РФ и Республикой Беларусь).

При заключении трудового договора срок пребывания продлевается на период действия договора, но не более чем на 1 год с даты въезда (п. 5 ст. 97 Договора о ЕАЭС). По истечении года работник выезжает и въезжает заново, либо оформляет РВП / ВНЖ.

На сайте МВД России доступен сервис проверки действительности миграционных документов.

НДФЛ и страховые взносы за работников из ЕАЭС

Налогообложение доходов граждан ЕАЭС регулируется ст. 73 Договора о ЕАЭС. НДФЛ с доходов от трудовой деятельности удерживается по ставке 13% (или по прогрессивной шкале при превышении порогов) с первого дня работы, независимо от налогового резидентства. Для сравнения: доходы обычных нерезидентов облагаются по ставке 30%.

Если по итогам года работник не приобретает статус налогового резидента (менее 183 дней в РФ), работодатель пересчитывает НДФЛ по ставке 30%. На практике это редкость — большинство работников из ЕАЭС находятся в России более полугода.

Страховые взносы за граждан ЕАЭС начисляются по тем же правилам, что и за россиян (п. 3 ст. 98 Договора о ЕАЭС). В 2026 году — единый тариф 30% в пределах предельной базы (2 979 000 руб.) и 15,1% сверх неё. Взносы на травматизм — по установленному для организации тарифу. Статус работника (временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий) значения не имеет — правила одинаковые для всех ЕАЭС.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Самая частая ошибка бухов — пытаются применить к ЕАЭС-шникам какой-то особый тариф взносов. Не надо. Считаете как за россиянина — и не ошибётесь. Единственный нюанс — если человек в середине года получил ВНЖ, пересчёт взносов за прошлые месяцы не делается.»

Обязательное медицинское страхование (ОМС)

Граждане ЕАЭС, работающие в России по трудовому договору, подлежат ОМС на основании п. 4 ст. 98 Договора о ЕАЭС и ст. 10 ФЗ № 326-ФЗ. Работодатель уплачивает взносы на ОМС в составе единого тарифа. Работник вправе оформить полис ОМС в страховой медицинской организации.

Полис ОМС для временно пребывающих граждан ЕАЭС действует на срок трудового договора. При увольнении полис прекращает действие. ДМС для таких работников не требуется, но работодатель вправе оформить его дополнительно — как часть соцпакета.

Мы в сервисе Азбуха всегда включаем в чек-лист оформления иностранца из ЕАЭС пункт про ОМС — потому что кадровики забывают объяснить работнику, что полис нужно оформить самостоятельно в страховой компании после заключения ТД.

Особенности трудового договора с гражданином ЕАЭС

Трудовой договор с работником из ЕАЭС оформляется по общим правилам ТК РФ. Но ст. 327.2 ТК устанавливает дополнительные обязательные условия для трудовых договоров с иностранцами:

• Сведения о разрешении на работу или патенте — для граждан ЕАЭС этот пункт не заполняется (разрешение и патент не требуются).
• Сведения о разрешении на временное проживание или виде на жительство — заполняется, если у работника есть РВП или ВНЖ.
• Реквизиты полиса ДМС или договора на оказание медуслуг — для ЕАЭС-граждан с трудовым договором не требуется (ОМС), но если работодатель предоставляет ДМС — указывается.

Договор составляется на русском языке. Второй экземпляр на языке работника — право, а не обязанность. Срочный трудовой договор можно заключить только по основаниям ст. 59 ТК РФ, а не в связи со статусом иностранного гражданина.

Образцы документов для оформления иностранных работников из ЕАЭС

Типичные ошибки кадровиков при оформлении граждан ЕАЭС

За время работы сервиса Азбуха мы фиксируем одни и те же промахи из проекта в проект. Ниже — пять ошибок, которые обходятся дорого.

1. Пропуск 3-дневного срока на уведомление МВД. Причина: кадровик считает, что ЕАЭС — это почти как россиянин, и уведомление не нужно. Цена ошибки: от 400 000 до 1 000 000 руб. для юрлица (ч. 3 ст. 18.15 КоАП).

2. Отсутствие нотариального перевода паспорта. Для казахстанца или армянина перевод обязателен. Без него ГИТ при проверке фиксирует нарушение, потому что персональные данные в кадровых документах указаны некорректно. Цена ошибки: предписание ГИТ + штраф по ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 руб.

3. Применение ставки НДФЛ 30% вместо 13%. Бухгалтер видит нерезидента и автоматически применяет повышенную ставку. Но для граждан ЕАЭС с первого дня работы действует ставка 13% (ст. 73 Договора о ЕАЭС). Цена ошибки: переплата НДФЛ, необходимость перерасчёта, недовольство работника.

4. Требование полиса ДМС. Граждане ЕАЭС с трудовым договором подлежат ОМС. Полис ДМС для них — не обязательное условие заключения ТД. Некоторые кадровики отказывают в трудоустройстве без ДМС — и это неправомерно.

5. Заключение срочного трудового договора только потому, что работник — иностранец. Статус иностранного гражданина — не основание для срочного ТД (ст. 59 ТК РФ). Если работа постоянная — договор бессрочный.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Переход на КЭДО при работе с гражданами ЕАЭС упрощает контроль сроков. Система автоматически напоминает кадровику о дедлайне по уведомлению МВД и по окончании срока пребывания. Вручную это отслеживать — грабли, на которые наступает каждый второй кадровик.»

Увольнение и прекращение трудового договора

Увольнение гражданина ЕАЭС происходит по общим основаниям ТК РФ (ст. 77, 80, 81). Дополнительное основание — ст. 327.6 ТК: истечение срока действия патента или разрешения на работу. Но для ЕАЭС этот пункт неприменим, потому что патент и разрешение не оформляются.

При увольнении работодатель подаёт уведомление в МВД в те же 3 рабочих дня. Форма та же — приказ МВД № 536. Полис ОМС работника прекращает действие.

Если работник утратил право на пребывание (например, истёк годичный срок и он не выехал/не продлил), работодатель обязан отстранить его от работы (ст. 327.5 ТК РФ), а при неустранении причины — расторгнуть ТД по ст. 327.6 ТК.

Стоимость кадрового учёта иностранных работников в сервисе Азбуха

Итоговая стоимость автоматизации кадрового учёта зависит от численности персонала (в том числе иностранного), выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Ниже — тарифы на модули, которые закрывают задачи по оформлению и ведению иностранных работников из ЕАЭС.

Для компаний с иностранными работниками из ЕАЭС модуль Азбука.КЭДО закрывает задачи по оформлению ТД, уведомлениям, контролю сроков пребывания. При массовом найме иностранцев модуль Азбука.Подбор автоматизирует воронку подбора с учётом специфики документов. Точный расчёт зависит от масштаба компании и набора модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее.

Сравнительная таблица: граждане ЕАЭС и остальные иностранцы

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«На одном из наших проектов — логистическая компания, 1 800 сотрудников, из них 340 граждан Казахстана и Киргизии — мы настроили автоматические напоминания в КЭДО за 45 дней до окончания срока пребывания. До этого кадровики пропускали сроки регулярно, и компания получала предписания ГИТ.»

КЭДО и электронное оформление иностранных работников

Перевод кадровых процессов в электронный вид по ст. 22.1-22.3 ТК РФ распространяется на иностранных работников так же, как на россиян. Граждане ЕАЭС подписывают электронные кадровые документы теми же видами ЭП: ПЭП, УНЭП, УКЭП — в зависимости от типа документа. Для электронного кадрового документооборота при работе с иностранцами нужно учесть несколько моментов.

Согласие работника на КЭДО обязательно и для иностранцев. Оно оформляется в письменном виде (пока — на бумаге, хотя Минтруд рассматривает перевод этого согласия в электронную форму). При дистанционном приёме гражданина ЕАЭС из-за рубежа КЭДО позволяет подписать трудовой договор удалённо через УКЭП или УНЭП, а уведомление МВД подать через Госуслуги.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Госключ для граждан ЕАЭС пока доступен с ограничениями — нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Если работник только приехал и учётки нет, мы выпускаем УНЭП через сервис КЭДО. Это быстрее, чем ждать регистрации в ЕСИА.»

Вывод

Оформление граждан ЕАЭС — наименее бюрократизированный вариант найма иностранных работников в России. Патент не нужен, квоты не учитываются, НДФЛ 13% с первого дня, страховые взносы как за россиянина, ОМС доступен. Главные точки контроля: 3 рабочих дня на уведомление МВД, нотариальный перевод паспорта, миграционный учёт после 30 (или 90) дней. При наличии автоматизированной системы кадрового учёта эти задачи решаются без ручного контроля сроков.

Часто задаваемые вопросы