Кадровый учёт работодателя: что входит, документы и порядок в 2026 году

Кадровый учёт работодателя — это система сбора, оформления, хранения и передачи данных обо всех сотрудниках организации, от приказа о приёме до увольнительной записки. Без нормально выстроенного учёта кадровик рискует нарваться на штрафы ГИТ по ст. 5.27 КоАП (до 50 000 руб. на юрлицо за первое нарушение, до 70 000 руб. при повторном), а работодатель — на трудовые споры, которые почти всегда заканчиваются не в его пользу. Разберём, из каких блоков складывается кадровый учёт в 2026 году, какие документы обязан вести каждый работодатель и на что обращает внимание инспектор при проверке.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Из каких блоков состоит кадровый учёт

Кадровый учёт работодателя складывается из нескольких направлений. Каждое из них привязано к конкретным статьям Трудового кодекса и подзаконным актам. Мы в сервисе Азбуха при аудите кадровых процессов выделяем шесть блоков, и ниже я распишу их подробно.

Первый блок — оформление трудовых отношений. Сюда попадает всё, что связано с приёмом на работу: трудовой договор (ст. 56-59 ТК РФ), приказ о приёме (форма Т-1 или собственная форма), ознакомление с ЛНА под подпись до заключения ТД (ст. 68 ТК РФ). С 2022 года сотрудникам, впервые устраивающимся на работу, оформляют электронные трудовые книжки. Для тех, кто сохранил бумажную — работодатель продолжает её вести.

Второй блок — ведение персональных данных. Личная карточка Т-2 (хотя с 2023 года она формально перестала быть обязательной, на практике ГИТ продолжает запрашивать её при проверках), согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ, положение о персональных данных. На каждого сотрудника формируется личное дело — копии документов об образовании, результаты аттестаций, характеристики.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровики часто спрашивают: ну зачем мне Т-2, если её отменили? А потом приходит инспектор ГИТ и просит показать учёт отпусков. И выясняется, что без карточки кадровик не помнит, сколько дней у работника осталось. Мы рекомендуем вести Т-2 в электронном виде — трудозатраты минимальные, а польза ощутимая.»

Третий блок — учёт рабочего времени и отпусков. Табель учёта рабочего времени (формы Т-12 или Т-13), график отпусков (Т-7, составляется не позднее чем за 2 недели до начала календарного года — ст. 123 ТК РФ), приказы на отпуска, журнал учёта сверхурочных. При суммированном учёте — установление учётного периода (до 1 года, для вредников — до 3 месяцев).

Четвёртый блок — кадровые перемещения и изменения условий труда. Приказы о переводе (Т-5), допсоглашения к трудовому договору, приказы о совмещении, приказы о повышении. Любое изменение условий ТД оформляется письменно, иначе при споре суд встанет на сторону работника.

Пятый блок — увольнение и расчёты. Заявление работника, приказ об увольнении (Т-8), расчётные листки, записка-расчёт, выдача документов в последний рабочий день. По ст. 140 ТК РФ все суммы выплачиваются в день увольнения. Нарушение — штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП: от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо.

Шестой блок — отчётность. ЕФС-1 в Социальный фонд России (ежемесячно до 25-го числа, при приёме/увольнении — на следующий рабочий день), сведения в Роструд через портал «Работа в России», отчёты в Росстат (формы П-4, 57-Т и другие по запросу), воинский учёт — уведомления в военкомат в течение 5 дней при приёме и увольнении военнообязанных.

Обязательные документы кадрового учёта в 2026 году

Перечень обязательных документов зависит от масштаба компании. Микропредприятия (до 15 человек, выручка до 120 млн руб.) по ст. 309.2 ТК РФ вправе отказаться от ряда ЛНА — правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, графика сменности — при условии, что все условия прописаны в трудовых договорах по типовой форме.

Для остальных работодателей минимальный набор документов выглядит так. Трудовые договоры с каждым работником и допсоглашения к ним. Штатное расписание (форма Т-3 или собственная). Правила внутреннего трудового распорядка. Положение об оплате труда и премировании. График отпусков. Табель учёта рабочего времени. Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуска). Книга учёта движения трудовых книжек. Журнал ознакомления работников с ЛНА. Согласие на обработку персональных данных. Положение о персональных данных.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 рубля. Если у вас в штатном расписании есть оклады ниже, пора актуализировать. Инспектор ГИТ проверяет расписание в первую очередь — и несоответствие МРОТ тянет за собой пересчёт всех отпускных и больничных.»

Отдельно стоят документы по охране труда. Инструкции по охране труда (по каждой должности или виду работ), журнал вводного инструктажа, журнал инструктажа на рабочем месте, результаты СОУТ (специальной оценки условий труда по 426-ФЗ). Штрафы за непроведение СОУТ — от 60 000 до 80 000 руб. на юрлицо по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП.

Локальные нормативные акты: что разрабатывает кадровая служба

ЛНА — локальные нормативные акты — работодатель принимает самостоятельно с учётом мнения представительного органа работников (если он есть). На практике сервис Азбуха сталкивается с тем, что в компаниях до 100 человек ЛНА разрабатывает один кадровик, часто по шаблонам из интернета. Проблема в том, что шаблоны устаревают, а условия ЛНА не должны ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ (ст. 8 ТК РФ).

Ключевые ЛНА, которые проверяет ГИТ. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — режим работы, перерывы, порядок приёма и увольнения. Положение об оплате труда — система оплаты, доплаты, надбавки, порядок премирования. Положение о персональных данных — порядок сбора, хранения, передачи ПДн работников. Должностные инструкции — хотя формально ТК РФ не требует их наличия, на практике без них невозможно обосновать дисциплинарное взыскание или сокращение.

Каждый ЛНА утверждается приказом руководителя. Работник знакомится с ЛНА до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Факт ознакомления фиксируется подписью в листе ознакомления или в журнале.

Образцы документов для ведения кадрового учёта

Учёт рабочего времени и заработной платы

Табель учёта рабочего времени ведётся на каждого работника без исключений. Даже если у вас 3 сотрудника — табель обязателен. По нему начисляется зарплата, рассчитываются отпускные, больничные, командировочные. При суммированном учёте рабочего времени (ст. 104 ТК РФ) нормальное число рабочих часов за учётный период определяется по производственному календарю.

Расчётные листки (ст. 136 ТК РФ) — работодатель обязан извещать каждого работника о составных частях заработной платы. Форму расчётного листка утверждает работодатель с учётом мнения представительного органа. В практике Азбуха мы видим, что 40-50% компаний до сих пор не выдают расчётные листки — и это штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Расчётка — это тот документ, про который все забывают. Мы при аудите кадровых процессов первым делом спрашиваем: выдаёте расчётные листки? В 4 из 10 компаний ответ — нет. А это отдельный состав нарушения по 5.27.»

Лицевой счёт работника (форма Т-54) содержит информацию о начислениях и удержаниях за весь период работы. НДФЛ, страховые взносы в СФР, удержания по исполнительным листам — всё это фиксируется в кадрово-бухгалтерском контуре учёта.

Воинский учёт в организации

Воинский учёт — зона ответственности кадровой службы, которую проверяет военкомат отдельно от ГИТ. Работодатель обязан вести карточки воинского учёта (форма 10), сообщать в военкомат о приёме и увольнении военнообязанных в течение 5 рабочих дней, направлять сведения об изменениях (семейное положение, образование, место жительства). Штрафы за нарушения воинского учёта с 2023 года выросли: непредоставление сведений в военкомат по ст. 21.4 КоАП — от 40 000 до 50 000 руб. на должностное лицо.

При численности работников, состоящих на воинском учёте, менее 500 человек обязанности по ведению воинского учёта выполняет работник, на которого эти обязанности возложены приказом руководителя. При численности от 500 до 2000 — выделяется 1 освобождённый работник.

Хранение кадровых документов: сроки по Росархиву

Сроки хранения кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (в ред. 2023 г.) и Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77. Нарушение сроков хранения — отдельный состав по ст. 13.20 КоАП (штраф от 5 000 до 10 000 руб. на юрлицо).

Трудовые договоры — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (до 2003 года). Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение) — 50/75 лет. Табели учёта рабочего времени при нормальных условиях труда — 5 лет, при вредных/опасных условиях — 50/75 лет. Графики отпусков — 3 года. Должностные инструкции — 50/75 лет. Штатное расписание — постоянно.

Юлия К, специалист по КЭДО и электронному документообороту:
«Когда мы переводим клиента на КЭДО, первое, что делаем — ревизию архива. И выясняется, что за 5-7 лет накопился ворох документов без какой-либо системы. Табели за 2018 год лежат вперемешку с приказами за 2024. Переход на электронный архив решает эту задачу — документы автоматически сортируются по виду и сроку хранения.»

Электронный кадровый учёт: КЭДО в 2026 году

С ноября 2021 года (377-ФЗ) работодатели получили право вести кадровые документы в электронном виде через КЭДО. На текущий момент КЭДО используют более 3200 компаний в связке с электронным кадровым документооборотом. Статистика Госключа на апрель 2026 года: более 41 млн активаций приложения, свыше 50 млн подписанных документов.

Для перехода на КЭДО работодатель принимает ЛНА о введении электронного документооборота (ст. 22.2 ТК РФ), получает письменное согласие каждого работника (отказавшиеся продолжают работать с бумагой), выбирает информационную систему (собственную или государственную платформу «Работа в России»), определяет виды электронной подписи для разных категорий документов.

Нюанс: не все кадровые документы переводятся в электронный вид. Запрещено переводить в КЭДО акт о несчастном случае на производстве, журнал прохождения инструктажей по охране труда, приказ об увольнении (некоторые эксперты спорят по этому пункту, но на практике его подписывают через КЭДО с УКЭП), и ряд других документов по ст. 22.1 ТК РФ.

Как организовать кадровый учёт с нуля: пошаговая инструкция

Стоимость автоматизации кадрового учёта в 2026 году

Стоимость ведения кадрового учёта зависит от численности штата, выбранного формата (бумага или КЭДО) и набора подключаемых модулей. При переходе на электронный кадровый документооборот расходы на бумагу, курьеров и хранение архивов сокращаются. Ниже — актуальные тарифы сервиса Азбуха на автоматизацию кадровых процессов.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Для крупного бизнеса от 500 человек стоимость рассчитывается индивидуально с учётом объёма интеграций и требований к безопасности.

Типичные ошибки в кадровом учёте и их цена

Ошибки в кадровом учёте стоят дорого. Не в переносном смысле — в буквальном. Инспектор ГИТ оформляет протокол по каждому нарушению отдельно, и штрафы суммируются. На практике Азбуха видит, как компания с 200 сотрудниками получает предписание на 300 000 — 500 000 руб. по итогам одной проверки.

Отсутствие трудового договора или ненадлежащее оформление — от 50 000 до 100 000 руб. на юрлицо (ч. 4 ст. 5.27 КоАП). Подмена трудовых отношений ГПХ — тот же диапазон. Нарушение порядка обработки персональных данных — от 100 000 руб. и выше по закону о ПДн. Невыдача расчётных листков — от 30 000 до 50 000 руб. Отсутствие графика отпусков — от 30 000 до 50 000 руб. Каждое нарушение считается отдельно по каждому работнику.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самая дорогая грабля — подмена ТД договором ГПХ. При переквалификации отношений работодатель доплачивает все взносы, отпускные, больничные за весь период. Плюс штраф. Мы видели случаи, когда итоговая сумма превышала 2 млн рублей на 15 человек.»

Кадровая отчётность работодателя в 2026 году

Работодатель сдаёт отчётность в несколько ведомств. В Социальный фонд России (СФР) — ЕФС-1 ежемесячно до 25-го числа. Подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности) подаётся в ускоренном режиме: при приёме или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Подраздел 1.2 (стаж) — ежегодно до 25 января.

В ФНС — 6-НДФЛ ежеквартально. С 2026 года форма обновлена, включает приложение с персонифицированными сведениями. Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячно до 25-го числа. РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально до 25-го числа.

В Росстат — по перечню форм, который определяется для каждой компании индивидуально (проверить можно по ОКПО, ИНН или ОГРН на сайте Росстата). Все статистические отчёты подаются в электронном виде.

В военкомат — сведения о приёме и увольнении военнообязанных (в течение 5 дней), карточки воинского учёта, сверка данных (ежегодно по графику военкомата).

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«При переходе на КЭДО отчётность в СФР формируется автоматически из данных системы. Кадровик тратит на подготовку ЕФС-1 не 2 дня, а 15 минут на проверку выгрузки. Это та самая экономия времени, которая окупает внедрение за первый квартал.»

Часто задаваемые вопросы