Кадры и бухгалтерия: одно подразделение или разные функции

Кадры и бухгалтерия в компании — это две разные функции, которые часто сводят в одно подразделение ради экономии, хотя по характеру задач, ответственности и нормативной базе они расходятся. Из статьи вы поймёте, где проходит граница между кадровым учётом и расчётом зарплаты, в каких случаях объединение оправдано, а где оно создаёт риск штрафов по ст. 5.27 КоАП, и как организовать структуру при разной численности штата. Разберём состав работ каждой функции, точки пересечения и схему, по которой документы ходят между кадровиком, бухгалтером и руководителем.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Чем отличается кадровый учёт от бухгалтерии

Кадровый учёт ведёт жизненный цикл работника: приём, перевод, отпуск, дисциплина, увольнение, хранение трудовых книжек и личных дел. Бухгалтерия считает деньги — начисляет зарплату, удерживает НДФЛ, платит страховые взносы, сдаёт отчётность в налоговую и Социальный фонд. Объект у них разный. Кадровик отвечает за факт трудовых отношений и их документальное оформление, бухгалтер — за денежное выражение этих отношений.

Путаница идёт оттуда, что обе функции работают с одними и теми же первичными документами. Приказ о приёме (форма Т-1) нужен и кадровику для личной карточки, и бухгалтеру для начисления оклада. Табель учёта рабочего времени (Т-12 или Т-13) ведёт кадровая служба или табельщик, а считает по нему зарплату уже расчётчик. График отпусков (Т-7) утверждает кадровик, а отпускные по записке-расчёту Т-60 начисляет бухгалтерия. Документ один, а зоны ответственности две.

Нормативная база тоже разная. Кадровик живёт в Трудовом кодексе, законе о персональных данных (152-ФЗ), приказах Минтруда и правилах хранения от Росархива. Бухгалтер — в Налоговом кодексе, законе о бухучёте, законе об обязательном социальном страховании (255-ФЗ). Пересечение есть, но центр тяжести у каждого свой. И вот это — первое, что нужно понять, прежде чем решать, сажать их в одно подразделение или нет.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Я часто слышу от собственников: зачем мне два человека, посади одного, пусть и кадры ведёт, и зарплату считает. По-человечески логика понятна — денюжки экономятся. Но кадровик и расчётчик это разные головы. Один думает про сроки уведомлений и формулировки в трудовой, другой про вычеты и взносы. Совместить можно, но не на любом штате.»

Что входит в работу кадровой службы

Кадровое делопроизводство — это документальное сопровождение всех трудовых отношений в компании. Объём работ зависит от численности, но базовый набор одинаков для всех.

Оформление приёма, перевода, увольнения. Кадровик готовит трудовой договор, приказ о приёме (Т-1), вносит запись в трудовую книжку или передаёт сведения для электронной трудовой (форма ЕФС-1 в Социальный фонд). При переводе — приказ Т-5 и допсоглашение к ТД. При увольнении — заявление работника, приказ Т-8, расчёт и выдача документов в последний рабочий день.

Ведение личных дел и карточек. Личная карточка Т-2, согласия на обработку персональных данных по 152-ФЗ, копии документов об образовании. Здесь же — воинский учёт, который проверяют военкоматы, и учёт льготных категорий.

Учёт рабочего времени и отпусков. Табель Т-12 или Т-13, график отпусков Т-7 (утверждается не позднее чем за две недели до конца года по ст. 123 ТК РФ), приказы на отпуск Т-6, больничные. Кадровик фиксирует факт, бухгалтер по этим данным считает.

Локальные нормативные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, должностные инструкции, штатное расписание. Эти документы ГИТ запрашивает в первую очередь при проверке.

В сервисе Азбуха мы видим, что в компаниях до 50 человек весь этот объём тянет один кадровик, а часто — совмещающий бухгалтер или даже офис-менеджер. Чем больше штат, тем сильнее работа дробится: появляется отдельный специалист по делопроизводству, отдельный по подбору, отдельный по охране труда. И вот тогда вопрос совмещения с бухгалтерией отпадает сам собой — объёма хватает на полноценную службу.

Что входит в работу бухгалтерии по зарплате

Расчёт зарплаты — это участок бухгалтерии, который физически невозможно вести без кадровых данных, но который по сути остаётся бухгалтерским. Зарплатник (расчётчик) делает следующее.

Начисляет зарплату по табелю и положению об оплате труда. Оклад, надбавки, премии, доплаты за совмещение, ночные, сверхурочные. Структура зарплаты определена ст. 129 ТК РФ: тарифная часть плюс компенсационные и стимулирующие выплаты.

Удерживает НДФЛ и считает страховые взносы. С 2026 года — по действующим ставкам НДФЛ и единому тарифу страховых взносов в Социальный фонд. Ошибка здесь стоит дороже кадровой: налоговая видит расхождения в отчётности почти сразу.

Готовит расчётные листки и платёжные документы. Расчётный листок — обязательный документ по ст. 136 ТК РФ, работодатель выдаёт его каждому при выплате зарплаты. Форму листка работодатель утверждает сам, но реквизиты обязательны.

Сдаёт отчётность. РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 в части, касающейся взносов и стажа. Часть отчётности кадровая (сведения о трудовой деятельности), часть бухгалтерская (взносы), и вот эта развилка — главная точка, где две функции цепляются друг за друга.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык — кадровик провёл перевод задним числом, а бухгалтер уже посчитал зарплату по старому окладу. И всё, расчётка неверная, надо пересчитывать, доудерживать или доплачивать. Когда обе функции на одном человеке, такого нет в принципе. Когда на разных — нужен регламент, кто кого и в какой срок уведомляет об изменениях.»

Где кадры и бухгалтерия пересекаются

Точек пересечения немного, но они критичны. Я бы выделила пять.

Приём сотрудника. Кадровик оформляет договор и приказ — бухгалтер заводит работника в зарплатную систему. Если данные разойдутся (неверный оклад, не та дата), зарплата посчитается с ошибкой.

Изменение условий. Перевод, повышение оклада, изменение режима. Кадровик готовит допник и приказ — бухгалтер применяет новые цифры с нужной даты.

Отпуск. Кадровик издаёт приказ Т-6 на основании графика — бухгалтер по записке-расчёту Т-60 считает отпускные, которые надо выплатить за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Больничный. Кадровик фиксирует период нетрудоспособности в табеле — бухгалтер рассчитывает пособие, часть которого с первых дней платит работодатель, остальное — Социальный фонд напрямую.

Увольнение. Кадровик готовит приказ и документы — бухгалтер делает окончательный расчёт, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, и всё это надо успеть в последний рабочий день.

Каждое из этих пересечений — место, где документ переходит из рук в руки. И вот тут принципиальный момент: пока документы ходят на бумаге, между кадровиком и бухгалтером всегда есть лаг. За время работы сервиса Азбуха мы заметили, что именно на стыке этих двух функций теряется больше всего времени — приказ подписан, а до бухгалтерии дошёл через неделю. Электронный документооборот этот лаг убирает: документ подписан в системе и тут же доступен расчётчику.

Объединять или разделять: зависит от численности

Универсального ответа нет, и тот, кто говорит обратное, либо не работал на разных масштабах, либо продаёт вам одно конкретное решение. Решение зависит от численности штата, отрасли и того, насколько часто в компании происходят кадровые изменения.

До 50 человек. Совмещение оправдано. Один человек ведёт и кадры, и зарплату — объёма на полноценное разделение просто нет. Часто это бухгалтер с кадровым функционалом или приходящий специалист. Риск — в том, что человек становится незаменимым: уйдёт он, и компания остаётся без обеих функций сразу.

От 50 до 250 человек. Серая зона. Здесь обычно появляется отдельный кадровик, а расчёт остаётся в бухгалтерии. Функции разделены, но сидят рядом, и регламент взаимодействия становится обязательным. На этом масштабе чаще всего и внедряют автоматизацию — 1С:ЗУП, КЭДО, чтобы документы между двумя участками ходили без потерь.

Свыше 250 человек. Разделение неизбежно. Кадровая служба растёт в полноценный отдел или HR-департамент, расчётная группа — часть бухгалтерии или выделенный расчётный центр. Совмещать на одном человеке физически невозможно: объём операций не позволяет.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Когда меня спрашивают про штат до полтинника — я почти всегда за совмещение. Но с одной оговоркой: должен быть второй человек, который хотя бы в общих чертах в теме. Иначе уходит ваш универсальный кадровик-бухгалтер в отпуск, и компания на две недели слепнет. Это не теория, я такие головняки разгребала не раз.»

Как решить, объединять кадры и бухгалтерию: пошаговая инструкция

Образцы кадровых документов для разграничения функций

Типичные ошибки при объединении функций

Сажают расчёт на кадровика без проверки квалификации. Кадровик хорошо знает ТК РФ, но не обязан разбираться в НДФЛ и взносах. Бизнес-мотив понятен: один человек дешевле двух. Цена ошибки — неверно удержанный налог, доначисления и штрафы от налоговой, плюс пересчёт зарплаты задним числом.

Не прописывают регламент передачи документов. Функции разделили, а кто кому и когда передаёт первичку — не зафиксировали. В итоге перевод проводится одним числом, а в расчёт попадает другим. Цена — неверные расчётные листки, жалобы работников, при проверке ГИТ — предписание и штраф по ст. 5.27 КоАП до 50 000 руб. для юрлица.

Делают универсального специалиста без подстраховки. Один человек ведёт всё, второго в теме нет. Уходит он на больничный или в отпуск — встают обе функции. Цена — сорванные сроки выплат, которые по ст. 136 ТК РФ нарушать нельзя, и компенсация за задержку по ст. 236 ТК РФ.

Не разделяют доступ к персональным данным. При совмещении один человек видит и кадровые, и финансовые данные всех работников. По 152-ФЗ это допустимо, но требует правильно оформленного режима обработки ПДн. Цена — претензии Роскомнадзора и штрафы за нарушение порядка обработки персональных данных.

В практике сервиса Азбуха мы регулярно встречаем компании, которые на этапе 80-120 человек всё ещё держат кадры и расчёт на одном перегруженном человеке. Симптом всегда один: сотрудник работает по вечерам, ошибки в расчётках копятся, а собственник не понимает, почему растёт текучка в этом самом подразделении. Разделение функций и автоматизация передачи документов снимают эту нагрузку.

Стоимость автоматизации кадров и расчёта зарплаты

Прямой расчёт зарплаты сервисом мы не ведём — это участок бухгалтерии. Но мы автоматизируем кадровый учёт и документооборот между кадрами и бухгалтерией через КЭДО, а также интеграцию с 1С:ЗУП, чтобы первичка не передавалась вручную. Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — в тариф «Стандарт» уже входит интеграция с 1С:ЗУП, которая и закрывает стык кадров и расчёта. Чтобы сориентироваться точнее под свою структуру, посмотрите актуальные цены сервиса Азбуха на полной странице тарифов.

Как выстроить взаимодействие, если функции разделены

Если вы решили держать кадры и бухгалтерию раздельно — а на штате от 70 человек это правильное решение — вся работа сводится к одному: убрать ручную передачу первички. Пока приказ подписывается на бумаге и физически несётся в бухгалтерию, лаг и ошибки неизбежны.

Регламент. Зафиксируйте в локальном акте, кто инициирует документ, кто согласует, в какой срок данные попадают к расчётчику. Особенно по операциям с дедлайнами: отпуск (выплата за три дня), увольнение (расчёт в последний день).

Единая система. Когда кадровик и бухгалтер работают в одной программе или в связанных системах (КЭДО плюс 1С:ЗУП), данные о приёме, переводе, отпуске уходят в расчёт автоматически. Мы в Азбуха закладываем на пилотную группу 2-3 недели перед раскатыванием на всю компанию — это экономит клиенту месяц на устранении грабель при массовом запуске.

Электронная подпись. Чтобы кадровые документы имели юридическую силу в электронном виде, нужна подходящая электронная подпись. Для большинства внутренних кадровых документов хватает УНЭП через Госключ, для отдельных — УКЭП. Какой вид подписи требуется по каждому типу документа, регулирует ст. 22.3 ТК РФ. Подробные требования к электронному взаимодействию и переходу на КЭДО публикует Роструд на портале онлайнинспекция.рф.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Бесшовка между кадрами и расчётом — это не про красивые слова, это про то, что зупник перестаёт бегать за кадровиком с вопросом, почему оклад в приказе один, а в системе другой. Документ подписали в КЭДО — он сразу в ЗУП. Всё. Никакого задним числом, никаких пересчётов. Вот это и есть разделение функций без потери связи между ними.»

Часто задаваемые вопросы