Приказы в организации издаёт работодатель, и право подписи принадлежит первому лицу — руководителю (директору), либо лицу, которому это право передано приказом или доверенностью. Отдел кадров приказы не издаёт, он их готовит: формулирует текст, проверяет основания, регистрирует и знакомит работника под подпись. Разберём, кто что делает на каждом этапе, какие приказы относятся к личному составу, а какие к основной деятельности, можно ли передать право подписи и где компании чаще всего ошибаются.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Кто издаёт приказы в организации по закону
Приказ — это распорядительный документ, который издаёт работодатель. Юридически работодатель в коммерческой компании это юрлицо, а от его имени действует единоличный исполнительный орган. Чаще всего гендир. Именно он подписывает приказ, и именно его подпись делает документ действующим. Кадровик такого права не имеет по умолчанию, сколько бы лет он ни проработал.
Тут важно развести два действия. Издать приказ и подготовить приказ — это не одно и то же. Издаёт тот, кто подписывает. Готовит тот, кто отвечает за кадровое делопроизводство. На практике 90% текста приказа набирает кадровик или специалист по КДО, а директор только ставит подпись. Но ответственность за сам факт распоряжения несёт подписант.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый затык в небольших компаниях — там директор уверен, что приказы это работа кадровой, и подписывает не глядя. А потом на проверке выясняется, что в приказе об увольнении не та статья. Отвечать-то всё равно будет он, как подписант. Кадровик готовит, но решение принимает руководитель.»
Полномочие подписывать приказы вытекает из устава и из решения о назначении директора. Дополнительный документ для этого не нужен — директор по должности вправе издавать любые распорядительные акты в пределах компании. А вот если приказ подписывает кто-то другой (зам, начальник кадровой службы, руководитель филиала), полномочие должно быть оформлено отдельно. Об этом ниже.
Что делает отдел кадров, а что руководитель подразделения
Разделение ответственности обычно выглядит так. Линейный руководитель инициирует. Кадровая служба оформляет. Директор утверждает. Три роли, три зоны.
Линейный руководитель — это тот, у кого работник в подчинении. Начальник отдела продаж, главный инженер, заведующий складом. Он первым понимает, что нужен перевод, премия, дисциплинарка или новый человек в штат. Он пишет служебную записку или представление. Это основание для будущего приказа. Сам приказ он не издаёт и подписывать его права не имеет — если только директор отдельно не наделил его таким полномочием.
Кадровая служба берёт основание и превращает его в документ. Проверяет, что формулировка соответствует Трудовому кодексу, что есть все приложения (заявление работника, согласие, медзаключение, если оно нужно), присваивает номер, регистрирует в журнале. Потом знакомит работника с приказом под подпись в установленный срок. По приказу о приёме это три рабочих дня со дня фактического начала работы, по дисциплинарному взысканию — тоже три рабочих дня. Это требования статьи 68 и статьи 193 ТК РФ.
В практике сервиса Азбуха мы видим, что путаница в этих ролях стоит компаниям дороже всего. Эйчар думает, что согласование с руководителем — это формальность, руководитель думает, что раз кадры всё оформили, значит всё законно. А по факту никто не сверил основание с нормой. Мы при настройке кадрового процесса первым делом прописываем маршрут согласования — кто инициирует, кто визирует, кто подписывает — чтобы зоны не перекрывались и не было дыр.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Знаете, в чём главная боль… ой, простите, проблема разделения ролей? В том, что служебка от руководителя — это ещё не приказ. Это пожелание. Я видела компании, где премию платили по устному ‘добро’ от начальника, без всякого приказа. Потом работник идёт в суд за невыплаченной премией, а доказательной базы ноль. Нет приказа — нет распоряжения работодателя.»
Виды приказов и кто за них отвечает
Приказы делят на три большие группы, и для каждой свой порядок подготовки и сроки хранения. Это деление идёт из правил архивного хранения и закреплено в перечне Росархива.
| Группа приказов | Примеры | Кто готовит | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| По личному составу | Приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, дисциплинарка, поощрение | Кадровая служба | 50 или 75 лет |
| По основной деятельности | Утверждение штатного расписания, ЛНА, графика отпусков, создание комиссий | Профильное подразделение + кадры | Постоянно |
| По административно-хозяйственным вопросам | Эксплуатация зданий, транспорт, связь, внутренний распорядок | АХО, профильные службы | 5 лет |
Приказы по личному составу — это епархия кадров. Сроки хранения тут самые большие: документы, законченные делопроизводством до 2003 года, хранятся 75 лет, после 2003 года — 50 лет. Логику этих цифр искать бессмысленно, их нужно просто соблюдать, потому что по ним потом восстанавливают трудовой стаж работника. Приказы по основной деятельности часто инициирует профильный отдел, но оформление и регистрацию всё равно ведёт делопроизводитель или кадровик.
Деление это не формальное. От группы зависит, в какой журнал приказ попадёт, какой номер получит и сколько проживёт в архиве. Смешивать нельзя — если приказ о приёме окажется в журнале приказов по основной деятельности, при проверке это сразу читается как бардак в КДО.
Образцы приказов и кадровых документов для скачивания
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Приказ о переводе на другую работу (форма Т-5) | Скачать |
| Приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8) | Скачать |
| Приказ о повышении в должности | Скачать |
| Приказ о совмещении должностей | Скачать |
| Заявление о расторжении трудового договора | Скачать |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| График отпусков (форма Т-7) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12 / Т-13) | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
Как издать кадровый приказ: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Получите основание. Это заявление работника, служебная записка руководителя, представление, дополнительное соглашение к трудовому договору. Без основания приказ не издают.
- Шаг 2. Подготовьте проект приказа. Выберите форму (унифицированную Т-1, Т-5, Т-8 или свою), впишите реквизиты, точную формулировку со ссылкой на норму ТК РФ и реквизиты основания.
- Шаг 3. Согласуйте проект, если этого требует маршрут. Виза руководителя подразделения, юриста, бухгалтера на оборотной стороне или на листе согласования.
- Шаг 4. Присвойте номер и зарегистрируйте приказ в журнале соответствующей группы (по личному составу или по основной деятельности).
- Шаг 5. Дайте приказ на подпись руководителю или лицу, которое наделено правом подписи приказом или доверенностью.
- Шаг 6. Ознакомьте работника под подпись в установленный срок. Если работник на КЭДО — отправьте на подписание электронной подписью.
- Шаг 7. Подшейте приказ в дело и обеспечьте хранение в течение установленного срока.
На бумаге этот маршрут растягивается на дни: пока служебка дойдёт от руководителя до кадров, пока приказ напечатают, пока поймают директора для подписи, пока работник распишется. В сервисе Азбуха мы переводим этот процесс в электронный вид — проект приказа собирается в системе, уходит по маршруту согласования автоматически, а подпись руководитель ставит со смартфона. Скопом можно подписать пачку приказов сразу, не бегая с бумажками.
Чаще всего компании спотыкаются именно на формулировках и сроках ознакомления — не та статья в приказе об увольнении или пропущенный трёхдневный срок превращаются в трудовой спор. Если хотите, чтобы приказы готовились по выверенным шаблонам и уходили на подпись без задержек, мы настроим кадровый документооборот под вашу структуру.
Можно ли передать право подписи приказов другому лицу
Да, можно. И в крупных компаниях это норма — директор физически не успевает подписывать сотни кадровых приказов в месяц. Право подписи передают одним из двух способов.
Первый способ — приказ о наделении полномочиями. Директор издаёт приказ, которым уполномочивает конкретное должностное лицо (например, начальника кадровой службы или HR-директора) подписывать приказы по личному составу. В приказе чётко указывают, какие именно приказы можно подписывать и в каких пределах. Это внутренний документ, он работает внутри организации.
Второй способ — доверенность. Её используют, когда подписант должен действовать вовне или когда нужна более формальная конструкция. Доверенность от юрлица подписывает руководитель и заверяет печатью, если печать есть. Для подписания электронных кадровых документов от имени компании может понадобиться машиночитаемая доверенность — МЧД, эмчедэшка на профессиональном сленге. Без действующей МЧД сотрудник не сможет подписать документ УКЭП от лица организации.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Когда наделяете кого-то правом подписи, не делайте это абстрактно — ‘уполномочиваю подписывать кадровые документы’. Пишите конкретно: какие приказы, по какому кругу работников. Иначе на проверке инспектор ГИТ задаст вопрос, а был ли у подписанта мандат именно на этот приказ. И доверенность с МЧД — это разные истории, для электронки нужна именно эмчедэшка, обычная бумажная доверенность тут не сработает.»
Передача права подписи не снимает ответственности с работодателя как такового. Юрлицо отвечает за законность приказа в любом случае. Но конкретное должностное лицо, поставившее подпись по доверенности, тоже попадает в зону ответственности — если подпишет заведомо незаконный приказ, спрос будет и с него.
Электронные приказы: кто подписывает в КЭДО
С переходом на кадровый электронный документооборот логика не меняется, меняется инструмент. Приказ по-прежнему издаёт работодатель, но подпись теперь не от руки, а электронная. Руководитель подписывает приказ усиленной квалифицированной электронной подписью, УКЭП, либо через приложение Госключ — гусключ, как его называют между собой. Работник знакомится с приказом и ставит свою подпись: для ознакомления чаще хватает простой электронной подписи, ПЭП, или усиленной неквалифицированной, УНЭП.
Тут есть нюанс по видам подписи, на котором многие путаются. Не каждый кадровый документ требует УКЭП. Для большинства внутренних приказов работнику достаточно УНЭП, выпущенной через Госключ бесплатно. УКЭП со стороны работодателя нужна там, где документ имеет повышенную значимость. Платить за УКЭП на каждого работника не нужно — это совсем другие денюжки, и закон этого не требует.
За время работы сервиса Азбуха мы перевели на электронные приказы десятки компаний, и почти везде самый долгий этап — не техника, а обучение. Кадровики привыкли к бумаге, директора привыкли расписываться ручкой. Поэтому мы закладываем время на пилотную группу: запускаем электронные приказы на одном подразделении, отрабатываем грабли, потом раскатываем на всю компанию.
Типичные ошибки при издании приказов
Ошибка 1. Приказ подписывает тот, у кого нет на это права. Кадровик или начальник отдела ставит подпись вместо директора, потому что директор в отпуске, а приказ срочный. Делают так ради скорости. Цена ошибки прямая: приказ можно оспорить как изданный неуполномоченным лицом, а если по нему уволили работника — восстановление через суд с выплатой среднего заработка за всё время вынужденного прогула.
Ошибка 2. Нет основания или основание не приложено. Приказ есть, а заявления или служебной записки под ним нет. Делают так, когда торопятся или когда основание получено устно. Цена: при проверке ГИТ приказ без основания читается как самоуправство работодателя, штраф по статье 5.27 КоАП.
Ошибка 3. Пропущен срок ознакомления. Работника не ознакомили с приказом в три рабочих дня. Делают по невнимательности — приказ подписан, а уведомить забыли. Цена: дисциплинарное взыскание, с которым работник не ознакомлен в срок, теряет силу, а приказ о приёме без ознакомления даёт работнику основание оспаривать условия.
Ошибка 4. Неверная группировка и нумерация. Приказы по личному составу и по основной деятельности валят в один журнал с общей нумерацией. Делают по незнанию структуры КДО. Цена: при передаче дел в архив документы невозможно правильно описать, а при восстановлении стажа работника возникают дыры.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самая дорогая ошибка из всех — это приказ об увольнении с косяком в формулировке. Не та статья, не та дата, нет основания. Работник идёт в суд, восстанавливается, и компания платит ему за всё время прогула плюс моральный вред. Я считала по одному кейсу: полгода судов вылились в сумму, на которую можно было три года платить за нормальный КЭДО. Вот вам и вся экономия на кадровике.»
Стоимость настройки кадровых приказов и КЭДО для бизнеса
Если вы переводите издание приказов в электронный вид, итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Тариф на КЭДО считается за сотрудника в год, и чем больше штат, тем ниже цена за человека.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | компании от 500 человек |
| Азбука.КЭДО, отдельный модуль | от 290 ₽/год за сотрудника | пробный период 30 дней |
| Пакет Азбука.HCM «Старт» | от 8 900 ₽/мес. | от 50 сотрудников, КЭДО + подбор + адаптация |
| Пакет Азбука.HCM «Бизнес» | от 24 900 ₽/мес. | от 100 сотрудников, расширенный набор модулей |
Тариф «Стандарт» включает конструктор шаблонов и маршруты согласования — именно то, что нужно для приказов: проект собирается по шаблону и уходит по цепочке подписантов автоматически. В «Корпоративном» добавляется УКЭП и доказательная база для разбора конфликтов. Итоговая сумма зависит от числа юрлиц, количества сотрудников и набора интеграций — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее.
Что важно запомнить
Приказы в организации издаёт работодатель, а право подписи по умолчанию у руководителя. Отдел кадров приказы готовит, регистрирует и знакомит с ними работников, но не издаёт — если ему отдельно не передали такое полномочие приказом или доверенностью. Линейный руководитель инициирует, кадры оформляют, директор утверждает. Эта связка работает и на бумаге, и в электронном виде.
Чтобы приказы не превращались в источник трудовых споров, нужны три вещи: выверенные шаблоны формулировок, чёткий маршрут согласования и соблюдение сроков ознакомления. Точные требования к проверкам и оформлению можно сверить на портале Роструда онлайнинспекция.рф, где собраны разъяснения по кадровым вопросам.
Часто задаваемые вопросы
Может ли кадровик сам подписывать приказы?
Обязательно ли использовать унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-8?
В какой срок работника нужно ознакомить с приказом?
Кто издаёт приказ, если директор в отпуске или на больничном?
Чем приказ отличается от распоряжения?
Сколько хранятся приказы по личному составу?
Нужно ли регистрировать приказы и в каком журнале?
Может ли руководитель подразделения издавать приказы по своим сотрудникам?
Какой электронной подписью подписывают приказы в КЭДО?
Что грозит за приказ, подписанный неуполномоченным лицом?
Нужно ли основание для каждого приказа?
Кто отвечает за ошибку в приказе — кадровик или директор?
Вы разобрались, кто издаёт приказы, как разводятся роли кадров и руководителей и где компании теряют деньги на ошибках в формулировках. Дальше остаётся выстроить процесс так, чтобы каждый приказ готовился по выверенному шаблону, уходил по маршруту согласования и попадал на подпись без задержек.
Сервис Азбуха настраивает кадровый документооборот под структуру компании: шаблоны приказов по личному составу и по основной деятельности, маршруты согласования с участием линейных руководителей, регистрация в нужных журналах и подписание электронной подписью со стороны и работодателя, и работника. Мы перевели на электронные приказы десятки компаний от розницы до производства и знаем практику работы с ГИТ в разных регионах.
