Медосмотры в организации — зона, где регулярно сталкиваются лбами две службы: кадры и охрана труда. Закон обязанность возлагает на работодателя в целом, а вот кто внутри компании готовит списки, выписывает направления и следит за сроками — не прописано ни в одной статье. Из статьи поймёте, как по профстандартам и здравому смыслу разделить медосмотры между кадровиком и специалистом по охране труда, какие документы кто оформляет, где это закрепить и сколько стоит ошибка, если работника допустили к станку без заключения врача.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Кто по закону отвечает за медосмотры в организации
Организовать медосмотр обязан работодатель. Это прямое требование статьи 214 и статьи 220 Трудового кодекса. Все обязательные осмотры — предварительные при приёме, периодические в процессе работы, психиатрические освидетельствования — проводятся за счёт средств работодателя. Перекладывать оплату на сотрудника нельзя, даже под обещание потом компенсировать.
А вот дальше начинается то, из-за чего ломаются копья. Трудовой кодекс говорит «работодатель обязан», но работодатель — это юрлицо, абстракция. Реально документы готовят конкретные люди: либо кадровая служба, либо служба охраны труда, либо те и другие вперемешку. Закон чётко не разделил, за какие куски процедуры отвечает кадровик, а за какие — специалист по охране труда. Отсюда и затыки на практике: списки никто не составил вовремя, направление выписали с ошибкой, заключительный акт потеряли. Каждый кивает на соседа.
Опираться приходится не на ТК, а на два профстандарта. Профстандарт специалиста по охране труда (приказ Минтруда № 274н) в пункте 3.1.4 закрепляет за СОТом подготовку списков работников, подлежащих осмотрам, и заключение договора с медорганизацией. Профстандарт специалиста по персоналу (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н) в трудовой функции В/02.6 относит оформление, выдачу и учёт направлений к работе кадровика. То есть базовая логика такая: охрана труда определяет, кому осмотр нужен, кадры — оформляют движение людей через эту процедуру.
В практике Азбуха мы видим эту путаницу почти на каждом проекте по наведению порядка в кадровом учёте. Спрашиваешь: «Кто у вас ведёт журнал направлений?» — и в ответ тишина, потому что СОТ думал, что кадры, а кадры были уверены, что СОТ. Поэтому первое, что мы делаем, — закрываем серую зону между двумя службами на бумаге.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый головняк — не в том, что кто-то не хочет работать. Просто никто не считает медосмотры своей зоной. СОТ говорит — это персонал, кадровик — это охрана труда. А по факту виновата компания, которая не прописала маршрут. Я всегда советую: сядьте вдвоём, возьмите профстандарты и поделите процедуру по шагам, по-честному.»
Что делает специалист по охране труда, а что — кадровик
Разложу по шагам, как процедура раскладывается между двумя службами, если идти по профстандартам и сложившейся практике 2026 года.
Специалист по охране труда отвечает за содержательную часть. Именно он на основе спецоценки условий труда (СОУТ) и оценки профрисков определяет, у кого на рабочем месте есть вредные или опасные факторы. Дальше СОТ составляет список контингента — перечень профессий и должностей с указанием вредного фактора со ссылкой на пункт приказа Минтруда и Минздрава от 31.12.2020 № 988н/1420н. Этот список в десятидневный срок уходит в Роспотребнадзор. СОТ же заключает договор с медорганизацией, у которой есть лицензия на проведение осмотров, согласовывает календарный план и потом разбирает заключительный акт — смотрит, кого признали годным, у кого выявили противопоказания.
Кадровик отвечает за движение людей. На основании списка контингента и штатного расписания кадры формируют поименный список — кто конкретно из живых сотрудников под какой фактор попадает. Кадровик оформляет направление на каждого работника, выдаёт его лично под подпись (направление содержит персональные данные, через третьих лиц передавать нельзя), ведёт журнал учёта выданных направлений. И — это ключевое — кадровик контролирует допуск. Если сотрудник не прошёл осмотр или получил противопоказание, именно кадры обязаны не допустить его к работе и оформить отстранение по статье 76 ТК.
Есть пограничная зона, которая и порождает споры. Профстандарт СОТа говорит, что списки готовит он. Но многие источники по охране труда указывают, что оформлять и выдавать направления, вести журнал — функция отдела персонала. Получается стык: список контингента — на СОТе, поименный список и направления — на кадрах. Логику в этом разделении искать не обязательно, её надо просто закрепить в локальном акте, чтобы каждый знал свой кусок.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Нюанс в том, что СОУТ — это фундамент всей истории с медосмотрами. Нет нормальной спецоценки — значит, охрана труда не может корректно определить контингент, а кадры выписывают направления вслепую. Я видела, как из-за кривой СОУТ половину офиса гоняли на осмотры, которые им вообще не положены. Денюжки на ветер.»
За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний навести порядок в кадровых процессах, и почти везде медосмотры всплывали как зона без хозяина. Наши специалисты сначала разбирают, что есть по факту, потом фиксируют маршрут: кто инициирует, кто оформляет, кто хранит, кто контролирует сроки.
Виды медосмотров и кто их инициирует
Чтобы понять, кто за что отвечает, надо знать, какие вообще бывают осмотры. Их несколько, и порядок у каждого свой.
Предварительный медосмотр проходят при приёме на работу, до подписания трудового договора. Цель — понять, годен ли кандидат по здоровью к будущим обязанностям. Здесь связка работает плотно: СОТ заранее дал список контингента, кадровик при найме сверяет должность со списком и, если попадает, выписывает направление ещё кандидату.
Периодический медосмотр проходят уже работающие сотрудники — как правило, раз в год, в отдельных случаях раз в два года, а для лиц до 21 года ежегодно. Порядок предварительных и периодических осмотров регулирует приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Он действует с 1 апреля 2021 года и остаётся актуальным на дату написания статьи.
Предсменные, предрейсовые, послесменные и послерейсовые осмотры — это уже про водителей и работников со сменным режимом на опасных участках. Их регулирует отдельный документ — приказ Минздрава от 30.05.2023 № 266н, действующий с 1 сентября 2023 года. С 2023 года такие осмотры разрешено проводить и дистанционно. Тут кадры почти не участвуют, всё держит на себе медработник и СОТ.
Психиатрическое освидетельствование — отдельная процедура для тех, чья работа связана с источниками повышенной опасности. Порядок утверждён приказом Минздрава от 20.05.2022 № 342н. Проводят при приёме, если с прошлого освидетельствования прошло больше двух лет. На время прохождения за работником сохраняют место, должность и средний заработок.
Внеочередной осмотр инициируют по медицинским показаниям — например, после длительной болезни или по рекомендации врача из заключительного акта. Сигнал обычно идёт от СОТа или руководителя, а оформляет направление снова кадровик.
Как распределить обязанности по медосмотрам между кадрами и охраной труда: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Возьмите результаты СОУТ и оценки профрисков — на их основе охрана труда определяет, у каких должностей есть вредные или опасные факторы.
- Шаг 2. Закрепите за специалистом по охране труда составление списка контингента (по профстандарту 274н) и отправку его в Роспотребнадзор в десятидневный срок.
- Шаг 3. Закрепите за кадровой службой формирование поименного списка, оформление и выдачу направлений под подпись, ведение журнала учёта (по профстандарту 109н, функция В/02.6).
- Шаг 4. Определите, кто заключает договор с медорганизацией и согласовывает календарный план — обычно это СОТ.
- Шаг 5. Пропишите, кто контролирует допуск: кадровик не допускает к работе сотрудника без заключения и оформляет отстранение по ст. 76 ТК.
- Шаг 6. Зафиксируйте всё это в локальном нормативном акте — положении о СУОТ или отдельном регламенте, ознакомьте обе службы под подпись.
Документы по медосмотрам: кто составляет и где хранит
Бумаг по медосмотрам набирается прилично, и у каждой свой хозяин. Список контингента — на охране труда, он же первый уходит в Роспотребнадзор. Поименный список утверждает руководитель организации, готовят его кадры на базе контингента и штатного расписания. Направление на медосмотр — кадровая зона: оформили, выдали лично под подпись, отметили в журнале. Заключение врача и заключительный акт приходят из медорганизации, их разбирает СОТ, а копию заключения по конкретному работнику кадровик подшивает в личное дело.
Отдельная тонкость — персональные данные. Сведения о здоровье относятся к специальной категории персональных данных, и хранить их надо с особой защитой. Поэтому положение о персональных данных и согласия должны учитывать медицинскую информацию. Бросать заключения врачей в общую папку, к которой есть доступ у половины офиса, нельзя — это прямое нарушение 152-ФЗ.
Образцы кадровых документов для оформления медосмотров и допуска
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Должностная инструкция (распределение обязанностей) | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение об обработке и защите персональных данных | Скачать |
| Анкета кандидата при приёме на работу | Скачать |
| Оффер о приёме на работу | Скачать |
| Приказ о переводе работника (Т-5) | Скачать |
| Заявление о расторжении трудового договора | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
Если медосмотры в компании висят между двумя службами и никто толком не ведёт журнал направлений и сроки осмотров — это ровно та зона, где прилетает штраф при первой же проверке ГИТ. Мы выстраиваем кадровые процессы так, чтобы каждый документ имел хозяина, а сроки осмотров не терялись в почте и табличках. Поможем развести обязанности кадров и охраны труда и зашить их в регламент.
Типичные ошибки при распределении обязанностей по медосмотрам
Грабли, на которые наступают чаще всего, повторяются из компании в компанию. Разберу с ценой каждой.
Ошибка 1. Никто не отвечает за сроки. Список контингента на СОТе, направления на кадрах, а кто следит, что у Иванова осмотр был год назад и пора снова, — неясно. Делают так, потому что обе службы заняты текучкой и считают, что напомнит кто-то другой. Цена ошибки: допуск работника с просроченным осмотром. По части 3 статьи 5.27.1 КоАП штраф на юрлицо от 110 000 до 130 000 рублей, на должностное лицо и ИП от 15 000 до 25 000 рублей. Для малых и микропредприятий — те же 15 000-25 000 рублей.
Ошибка 2. Список контингента ушёл в Роспотребнадзор с опозданием или вообще не ушёл. Кадры думали, что отправит охрана труда, СОТ — что кадры. Цена: нарушение порядка по части 1 статьи 5.27.1 КоАП тянет на 50 000-80 000 рублей.
Ошибка 3. Направление выдали не лично работнику. Передали через бригадира или отправили на общую почту. А там персональные данные. Делают по простоте, чтобы не гонять человека в офис. Цена: нарушение 152-ФЗ плюс риск, что направление потеряется и осмотр сорвётся.
Ошибка 4. Гоняют на осмотры тех, кому они не положены. Берут старый список, не сверяясь со свежей СОУТ, и отправляют весь офис. Бухгалтеров, айтишников. Делают из перестраховки. Цена: лишние денежки за осмотры, которые закон не требует, плюс недовольство людей, которых дёргают зря.
Ошибка 5. Заключение врача подшили не туда или потеряли. Заключительный акт у СОТа, копия заключения должна быть в личном деле у кадров, но связка не работает. Цена: при проверке нечем подтвердить, что работник годен, — формально это приравнивается к отсутствию осмотра.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самый дорогой косяк — это даже не штраф. Если человек без осмотра получил травму на производстве, история разворачивается в сторону уголовки для ответственного. Поэтому я всегда говорю кадровикам: ваша подпись в журнале выдачи направлений — это не формальность, это ваша страховка. Не допустили вовремя — оформите отстранение, не геройствуйте.»
Как закрепить обязанности по медосмотрам в локальных актах
Раз закон не делит, делит работодатель. Инструмент один — локальные нормативные акты. Где прописать распределение:
В положении о системе управления охраной труда (СУОТ). Это базовый документ, и Примерное положение о СУОТ утверждено приказом Минтруда от 29.10.2021 № 776н. В нём логично описать, что охрана труда определяет контингент и работает с медорганизацией.
В должностных инструкциях. У специалиста по охране труда — подготовка списков и договор с клиникой. У кадровика — оформление, выдача и учёт направлений, контроль допуска. Формулировки можно прямо перенести из профстандартов 274н и 109н, чтобы потом не спорить.
В отдельном регламенте или порядке направления на медосмотр. Здесь по шагам: кто инициирует, в какие сроки готовит список, кто выдаёт направление, где хранятся заключения, кто отстраняет при противопоказаниях. Этот документ удобнее всего, потому что он описывает именно стык двух служб.
На одном из наших проектов (производство, порядка 600 человек) до наведения порядка медосмотры вёл по остаточному принципу один инспектор по кадрам, который физически не успевал отслеживать сроки по всем цехам. После того как мы развели зоны и зашили контроль сроков в систему, просрочки по осмотрам ушли в ноль за два квартала. Наши специалисты знают практику работы разных ГИТ в регионах — требования к оформлению и хранению результатов осмотров инспекторы трактуют не всегда одинаково.
Удобно, когда заключения, направления и журналы лежат не в разрозненных папках, а в одной кадровой системе с разграничением доступа — тогда медицинские данные защищены, а сроки осмотров видны на дашборде, а не всплывают в день проверки. Контроль за тем, чтобы документы вовремя оказались у нужной службы, важно проверить отдельно — онлайн-сервис Роструда Онлайнинспекция.рф позволяет заранее свериться с требованиями инспекции по медосмотрам.
Стоимость автоматизации кадрового учёта и хранения документов по медосмотрам
Сама организация медосмотров оплачивается отдельно в медорганизации и зависит от числа сотрудников и набора вредных факторов. А вот навести порядок в кадровых документах по осмотрам — направлениях, журналах, заключениях — и хранить их в защищённом виде помогает кадровая система. Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | до 70 человек |
| Азбука.КЭДО «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО | от 290 ₽/год за сотрудника | пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM «Старт» (всё в одном) | от 8 900 ₽/мес. | от 50 сотрудников |
| Азбука.HCM «Бизнес» | от 24 900 ₽/мес. | от 100 сотрудников |
Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и того, нужны ли смежные модули вроде учёта рабочего времени и графиков. Точную цифру под свою компанию удобнее свести по актуальным тарифам сервиса Азбуха, где расписаны все модули и условия подключения.
Часто задаваемые вопросы
Кто по закону обязан организовать медосмотр — кадры или охрана труда?
Кто составляет список контингента на медосмотр?
Кто выдаёт направление на медосмотр работнику?
Какой штраф за допуск к работе без медосмотра в 2026 году?
Каким приказом регулируется порядок медосмотров?
Кто контролирует сроки прохождения периодических медосмотров?
Можно ли проводить медосмотры за счёт работника?
Кто отстраняет работника, не прошедшего медосмотр?
Где хранить результаты медосмотров и заключения врачей?
Нужен ли медосмотр офисным сотрудникам и бухгалтерам?
Можно ли проводить предрейсовые медосмотры дистанционно?
Как избежать конфликта между кадрами и охраной труда по медосмотрам?
Теперь понятно, что медосмотры — это не зона одной службы, а стык кадров и охраны труда, который надо развести по документам. Охрана труда определяет контингент и работает с клиникой, кадры оформляют направления, ведут учёт и не допускают к работе тех, кто осмотр не прошёл. Всё это держится на локальных актах и на дисциплине по срокам.
Сервис Азбуха выстраивает кадровые процессы так, чтобы у каждого документа по медосмотрам был хозяин, а сроки осмотров не терялись. Мы помогли сотням компаний от малого бизнеса до производств с численностью свыше тысячи человек: разводим обязанности кадров и охраны труда, зашиваем контроль сроков в кадровую систему, настраиваем защищённое хранение медицинских заключений с разграничением доступа.
Если медосмотры в вашей компании висят между двумя службами и вы не уверены, что при проверке ГИТ всё в порядке, — начните с аудита кадровых документов и распределения зон ответственности.
