Ошибки кадровика при проверке ГИТ — это не абстрактные риски, а конкретные составы по статье 5.27 КоАП РФ, за которые компанию и директора штрафуют одновременно. Здесь разберём, что инспектор смотрит в первую очередь, какие нарушения вылезают чаще всего, во сколько обходится каждое из них и как пройти самопроверку до того, как запрос из инспекции придёт по почте. Отдельно — про компании, которые уже перешли на электронный кадровый документооборот: у них своя специфика и свои частые промахи при проверке.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Как ГИТ проверяет работодателей в 2026 году
Государственная инспекция труда работает в рамках риск-ориентированного подхода. Мораторий на плановые проверки продлили до конца 2029 года (постановления Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 и от 28.12.2024 № 1955), но действует он не для всех. Под плановые контрольные мероприятия попадают компании категорий высокого и чрезвычайно высокого риска. Для чрезвычайно высокого риска — до двух мероприятий в год, для высокого — раз в два года либо ежегодный профилактический визит.
Категорию риска присваивают автоматически, без участия инспектора, по индикативным и предикативным показателям. Первые — это уже случившееся: несчастные случаи, долги по зарплате, ранее наложенные штрафы. Вторые указывают на потенциальные проблемы: жалобы работников, высокая текучка, отсутствие обучения по охране труда, несоответствие фонда оплаты труда заявленной численности. В 2025 году ГИТ провела 28 614 плановых проверок — почти на 18% меньше, чем в 2019-м. Снижение дал именно риск-подход и переход на профвизиты.
Профилактический визит — это беседа с инспектором лично или по видеосвязи. Даже если он найдёт нарушения, штраф не выпишут, но выдадут предписание устранить недочёты в срок (ст. 52 Федерального закона № 248-ФЗ). Компания из плана проверок вправе сама попросить заменить проверку профвизитом — это рабочий способ снизить риски. Узнать о включении в план и проверить себя по обязательным требованиям можно через сервисы Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф — там же лежат проверочные листы, по которым инспектор и работает.
Сама проверка обычно стартует с документарной: работодателю направляют запрос, и он либо везёт документы в инспекцию, либо открывает доступ. Выездную без предупреждения проводят, когда в жалобе указана угроза жизни и здоровью. В практике сервиса Азбуха мы видим закономерность: компании, которые держат кадровый архив в порядке постоянно, документарную проходят за пару дней. Те, кто собирает бумаги по-старому, в авральном режиме перед запросом, на этом и спотыкаются.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Мораторий мало кого спасает. Если у компании висят долги по зарплате, текучка под потолок и пара жалоб от уволенных — она спокойно влетает в высокий риск. И тогда плановая придёт по графику, а не по настроению инспектора.»
Типичные ошибки кадровика в трудовых договорах
Отсутствие или ненадлежащее оформление трудового договора — нарушение, которое Роструд называет одним из самых распространённых. Но чаще ловят не на отсутствии договора, а на его содержании. Статья 57 ТК РФ перечисляет обязательные условия, и если хоть одно выпало, инспектор фиксирует состав.
Что вылетает регулярно: вместо конкретной суммы оклада — формулировка вроде «согласно штатному расписанию»; не указаны сроки и место выплаты зарплаты; не прописан режим рабочего времени и отдыха; забыли условия труда по результатам СОУТ; не отражён ненормированный рабочий день вместе с положенным за него дополнительным отпуском (ч. 2 ст. 57, ст. 100, 101 ТК РФ). Для дистанционщиков, вахтовиков, сезонников и работников Крайнего Севера их особый режим тоже должен быть в договоре. Если условие пропустили — его дописывают допсоглашением, а не делают вид, что так и было.
Отдельная история — подписи. Договор без подписи одной из сторон, без даты, незарегистрированный. И связка «приказ — договор»: по ч. 1 ст. 68 ТК РФ приказ о приёме обязан соответствовать условиям договора. Автоматизированные системы тут подкидывают затык — при печати приказа из штатного расписания подтягивается структурное подразделение, которого в договоре нет. Мелочь, а инспектор её видит. Плюс по ч. 2 ст. 68 работника знакомят с приказом под роспись в трёхдневный срок — этой росписи часто и нет.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самые жирные грабли — договор, где зарплата прописана как оклад согласно штатному. Инспектор такое читает сразу. В договоре стоит конкретная сумма, сроки и место выплаты, иначе это уже готовый состав по ст. 5.27. Допником потом латаем, но осадок у проверяющего остаётся.»
Ошибки при ознакомлении с локальными нормативными актами
Самое частое нарушение по итогам проверок ГИТ и самое болезненное в судебных спорах — отсутствие ознакомления работника под роспись с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, положение о персональных данных — всё, что напрямую связано с трудовой функцией, новичок должен увидеть и расписаться ДО того, как поставит подпись под договором.
На практике лист ознакомления либо теряется, либо его заполняют скопом задним числом перед самой проверкой. Инспектор сверяет даты: если ЛНА утверждён в 2026 году, а работник принят в 2023-м и расписался «в день приёма» — вопросы появятся моментально. Доказать, что человек реально видел документ, потом нечем.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Ознакомление с ЛНА до подписания договора — то, на чём горят чаще всего. Подписи задним числом вычисляются по датам за минуту. А восстановить листы постфактум, когда инспектор уже запросил документы, не выйдет — это видно.»
В сервисе Азбуха мы при настройке кадровых процессов закладываем лист ознакомления в маршрут приёма как обязательный шаг — без него заявка на оформление просто не закрывается. Это снимает основную массу претензий по ст. 68 ещё до того, как они могли бы возникнуть.
Ошибки в оплате труда: сроки, расчётные листки, индексация
Зарплата — зона, где штрафы быстро суммируются. Частые промахи кадровика и расчётчика тут такие.
Зарплата реже двух раз в месяц. По ч. 6 ст. 136 ТК РФ платить нужно не реже чем каждые полмесяца. Если в договоре или ЛНА прописана выплата раз в месяц — это нарушение, подтверждённое и судебной практикой (Постановление Верховного Суда РФ от 29.01.2016 № 20-АД16-1).
Не выдаются расчётные листки. Статья 136 ТК РФ требует извещать работника о составных частях зарплаты письменно. Форму листка утверждают локальным актом, а сам факт выдачи нужно подтвердить. Нет подтверждения — есть нарушение.
Нет порядка индексации. Статья 134 ТК РФ обязывает индексировать зарплату в связи с ростом цен. Порядок можно прописать в ПВТР, в положении об оплате труда или отдельным ЛНА, но он должен быть утверждён, а работники — ознакомлены. ГИТ штрафует за его отсутствие: например, в решении Никольского районного суда Пензенской области от 13.12.2021 по делу № 12-81/2021 компанию наказали именно за это.
И ещё — изменения оплаты, не закреплённые допсоглашением. Подняли оклад на словах, в договоре старая цифра — получаете расхождение, которое всплывёт и у инспектора, и у налоговой при проверке базы по прибыли.
Ошибки в графике отпусков и учёте рабочего времени
График отпусков (форма Т-7) утверждают не позднее чем за две недели до наступления календарного года — то есть до 17 декабря. Типичные нарушения по итогам проверок: графика нет вообще; он утверждён с опозданием; работника не уведомили о начале отпуска за две недели под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ); отпуска весь год смещаются хаотично, и фактические даты не бьются с графиком.
Табель учёта рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) — документ, который инспектор сопоставляет с расчётными листками и приказами. Если в табеле переработки, а оплаты сверхурочных нет, это отдельный состав. Учёт рабочего времени ведут все, независимо от размера компании.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«График отпусков многие воспринимают как формальность — набросали в декабре и забыли. А потом за год всё расползлось, люди гуляют когда хотят, и табель с графиком живут отдельной жизнью. Для инспектора это сигнал, что учёта по-настоящему нет.»
Образцы кадровых документов для подготовки к проверке
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12 / Т-13) | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Положение о премировании | Скачать |
| Расчётный листок | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
| Положение об обработке и защите персональных данных | Скачать |
Ошибки в охране труда и персональных данных
Охрана труда — отдельный блок, который ГИТ проверяет особенно придирчиво, и штрафы тут по статье 5.27.1 КоАП РФ — до 200 000 рублей. Каждое нарушение из частей этой статьи — самостоятельный состав, поэтому при нескольких эпизодах суммы складываются. Что выявляют чаще: не проведена специальная оценка условий труда (СОУТ) или работников не ознакомили с её результатами; не ведутся журналы инструктажей; нет обучения по охране труда. По данным Роструда, большинство нарушений приходится именно на охрану труда, СОУТ и несвоевременную выплату зарплаты.
Персональные данные — зона 152-ФЗ. Кадровик собирает анкеты, копии паспортов, СНИЛС, и на каждую обработку нужно письменное согласие работника, а в компании — положение о работе с ПДн, с которым люди ознакомлены. Отсутствие согласия или положения инспектор фиксирует как нарушение, причём по этой теме контроль ведёт ещё и Роскомнадзор.
Охрана труда и персональные данные — самые дорогие зоны на проверке: штрафы по ст. 5.27.1 КоАП доходят до 200 000 рублей и складываются по числу работников. Если кадровый учёт ведётся вручную и нет уверенности, что все журналы, согласия и листы ознакомления на месте, разумнее свести документы в одну систему и закрыть пробелы заранее. Мы в Азбуха помогаем выстроить кадровый документооборот так, чтобы по каждому требованию проверочного листа был готовый документ.
Ошибки кадровика при проверке ГИТ в компаниях на КЭДО
Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Сам по себе переход на КЭДО законен с 2021 года и остаётся правом, а не обязанностью работодателя (это прямо отмечал Роструд в приказе № 253 от 2022 года). Но у компаний на электронном документообороте появляются свои частые промахи, которые инспектор замечает на проверке.
Первая ошибка — перевод работников на КЭДО без согласия. Статья 22.2 ТК РФ требует получить письменное согласие до начала электронного документооборота. Нет согласия — весь электронный архив по этому сотруднику юридически пуст, и любой подписанный документ можно оспорить. Способ сбора согласия (на бумаге или электронно) работодатель определяет сам, но факт согласия должен фиксироваться.
Какие документы нельзя предъявлять в электронном виде
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО три группы документов, которые остаются только на бумаге: приказ (распоряжение) об увольнении работника; акт о несчастном случае на производстве (формы Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС по приказу Минтруда России от 20.04.2022 № 223н); документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Сюда же — трудовая книжка, если работник выбрал бумажную форму, и сведения о трудовой деятельности. Если на проверке кадровик предъявляет акт о несчастном случае распечаткой из системы вместо оригинала на бумаге — это нарушение порядка, а не просто формальность. Исключение по приказу об увольнении — дистанционные работники, но и им электронный приказ дублируют на бумаге.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Перевели людей на КЭДО без согласия — и весь электронный архив можно выкидывать, он пустой. Согласие по ст. 22.2 берём ДО старта, а не задним числом, когда кэдошник уже настроил систему, а инспектор стоит на пороге. Это та грабля, на которую наступают почти все, кто стартовал второпях.»
Какой подписью подписаны электронные документы
Виды электронной подписи для КЭДО перечислены в статье 22.3 ТК РФ: усиленная квалифицированная (УКЭП); усиленная неквалифицированная (УНЭП), порядок проверки которой стороны определили соглашением; УНЭП, выпущенная через портал Госуслуг; и простая электронная подпись (ПЭП) для отдельных документов. Ошибка — подписать документ той подписью, которая для него не годится. Трудовой договор и допсоглашения требуют усиленной подписи, простой ПЭП тут не обойтись. Инспектор смотрит не на наличие штампика на бумаге, а на то, проходит ли подпись проверку.
Как хранятся электронные документы и как их покажут инспектору
Архивное хранение подписанных электронных документов — обязанность работодателя (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ), а сроки хранения определены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Электронный документ должен храниться так, чтобы по нему в любой момент поднималась подпись, проходила проверку целостности и было видно, кто и когда подписал. Для долговременного архива на документы ставят штампы времени — без них через несколько лет, при смене криптоалгоритмов, проверить подпись будет нельзя. На проверке кадровик обеспечивает инспектору либо доступ к системе, либо выгрузку документов вместе с файлами подписи.
За время работы сервиса Азбуха мы видим, что именно хранение — слабое место у тех, кто внедрял КЭДО самостоятельно: документы подписаны, а выгрузить их с подписями и проверкой для проверяющего нечем. Поэтому архивное хранение и проверку ЭП мы закладываем в систему сразу, а не дописываем потом.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Электронный документ без штампика времени и проверки подписи для инспектора — просто картинка в PDF. Архив надо вести так, чтобы по любому документу из учётки поднималась плашка с подписями и зелёная галочка. Тогда документарную проходишь спокойно, не бегая с флешками.»
Как подготовиться к проверке ГИТ: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Проверьте свою категорию риска и наличие в плане проверок через сервисы Роструда на Онлайнинспекция.рф. При плановой проверке оцените, можно ли заменить её профилактическим визитом.
- Шаг 2. Пройдите самопроверку по проверочным листам Роструда: трудовые договоры, ЛНА, графики отпусков, табели, документы по оплате труда, охране труда и персональным данным.
- Шаг 3. Сверьте трудовые договоры с приказами и штатным расписанием, проверьте обязательные условия по ст. 57 ТК РФ и подписи сторон.
- Шаг 4. Поднимите листы ознакомления с ЛНА и проверьте даты — чтобы ознакомление шло до подписания договора, а не задним числом.
- Шаг 5. Для КЭДО проверьте наличие согласий работников по ст. 22.2, корректность вида ЭП для каждого типа документа и работоспособность выгрузки документов с подписями.
- Шаг 6. Убедитесь, что приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и журналы инструктажей хранятся на бумаге, а не только в системе.
Штрафы за нарушения, выявленные при проверке ГИТ
Главное, что нужно понимать: организацию и должностное лицо (директора или ответственного специалиста) штрафуют как двух самостоятельных субъектов. По одному факту нарушения инспектор вправе составить два протокола. Ниже — основные статьи КоАП РФ.
| Нарушение | Должностное лицо / ИП | Организация |
|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 ч. 1) | 1 000-5 000 ₽ | 30 000-50 000 ₽ |
| Повторное нарушение (ст. 5.27 ч. 2) | 10 000-20 000 ₽ или дисквалификация 1-3 года | 50 000-70 000 ₽ |
| Невыплата или задержка зарплаты (ст. 5.27 ч. 6) | 10 000-20 000 ₽ (ИП 1 000-5 000 ₽) | 30 000-50 000 ₽ |
| Нарушение требований охраны труда (ст. 5.27.1) | до 40 000 ₽ | до 200 000 ₽ |
| Невыполнение предписания ГИТ (ст. 19.5) | до 50 000 ₽ или дисквалификация | до 200 000 ₽, повторно до 500 000 ₽ |
Штрафы по охране труда складываются по числу работников, в отношении которых выявлены нарушения, так что итог по полному комплекту легко доходит до сотен тысяч рублей. После уплаты штрафа компанию по предписанию обяжут устранить нарушения. Если этого не сделать в срок, добавляется ответственность по ст. 19.5 — вплоть до приостановления деятельности на срок до 90 суток и дисквалификации руководителя до трёх лет. Предписание и постановление можно обжаловать в досудебном порядке через единый реестр контрольных мероприятий.
Стоимость КЭДО и сопровождения кадрового документооборота в 2026 году
Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для кадрового документооборота в сервисе Азбуха цена считается за сотрудника в год, и чем больше штат, тем ниже ставка на человека.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбуха.КЭДО «Лайт» (до 70 человек) | 490 ₽/сотрудника в год | мин. договор 34 300 ₽/год |
| Азбуха.КЭДО «Стандарт» (70-500 человек) | 390 ₽/сотрудника в год | маршруты, ЛНА, 1С:ЗУП |
| Азбуха.КЭДО «Корпоративный» (от 500 человек) | от 290 ₽/сотрудника в год | on-premise, УКЭП, доказательная база |
| Азбуха.КЭДО (модуль, сводно) | от 290 ₽/год за сотрудника | пробный период 30 дней |
| Азбуха.HCM «Старт» (от 50 человек) | от 8 900 ₽/мес. | Подбор + КЭДО + Адаптация |
| Расширенная настройка бизнес-процессов | от 50 000 ₽ | по запросу |
На итоговую сумму влияют численность штата, нужна ли нетиповая интеграция с 1С:ЗУП или SAP и требуется ли on-premise размещение. Базовое подключение и стандартная интеграция входят в тариф, а вот доработка под нестандартные процессы считается отдельно — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться по бюджету точнее. Все модули входят в Реестр отечественного ПО и соответствуют требованиям 152-ФЗ.
Вывод
Проверка ГИТ — это сверка ваших документов с обязательными требованиями, и почти все типичные ошибки кадровика лежат на поверхности: незаполненные обязательные условия договора, отсутствие листов ознакомления с ЛНА, хаос в графике отпусков, пробелы по охране труда и персональным данным. У компаний на КЭДО к этому добавляется согласие на электронный документооборот, корректный вид подписи и хранение с возможностью проверки. Системная самопроверка по проверочным листам до запроса из инспекции снимает большую часть рисков. А порядок в кадровом архиве, который поддерживается постоянно, превращает документарную проверку из аврала в рутину.
Часто задаваемые вопросы
Может ли ГИТ оштрафовать одновременно директора и организацию?
Какое нарушение по итогам проверок ГИТ встречается чаще всего?
Действует ли мораторий на проверки в 2026 году?
Чем профилактический визит отличается от проверки?
Какие обязательные условия проверяют в трудовом договоре?
Какие документы нельзя перевести в КЭДО?
Нужно ли согласие работника для перевода на КЭДО?
Как предъявлять электронные кадровые документы инспектору ГИТ?
Какой подписью подписывают трудовой договор в КЭДО?
Что грозит за невыполнение предписания ГИТ?
Обязательно ли вести порядок индексации зарплаты?
Как часто нужно выдавать расчётные листки и платить зарплату?
Большинство ошибок кадровика при проверке ГИТ — это не злой умысел, а пробелы в документообороте: где-то нет листа ознакомления, где-то договор без обязательного условия, где-то электронный архив не выгружается с подписями. Когда кадровые процессы ведутся в одной системе, такие пробелы закрываются сами: лист ознакомления встроен в маршрут приёма, вид подписи под каждый документ подобран корректно, а архив хранится с проверкой ЭП и штампами времени.
Сервис Азбуха помогает выстроить кадровый учёт и КЭДО так, чтобы по каждому требованию проверочного листа Роструда был готовый документ, а документарную проверку можно было пройти без аврала. Мы работаем с компаниями разного масштаба — от 50 сотрудников до крупных холдингов с несколькими юрлицами, настраиваем интеграцию с 1С:ЗУП и SAP, ведём архив с доказательной базой для разбора спорных ситуаций.
