Специалист по кадрам и специалист по кадровому делопроизводству — две должности, которые регулярно путают между собой и работодатели, и соискатели. При этом у них разные коды ОКЗ, разные трудовые функции по профстандарту и, что немаловажно, разные зарплатные вилки. Если вы формируете штатное расписание или выбираете карьерный трек в HR, разобраться в этих отличиях критически важно — от правильного названия должности зависит корректность отчетности в СФР и соответствие профстандарту. Тема входит в большой блок материалов про кадровое дело и HR-процессы, где разобраны все ключевые направления работы с персоналом.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Кто такой специалист по кадрам и чем он занимается
Специалист по кадрам — это сотрудник, который работает с персоналом в широком смысле. Его зона ответственности выходит за рамки чистого документооборота и включает функции, связанные с подбором, адаптацией, оценкой, мотивацией и развитием работников. По Общероссийскому классификатору занятий ему присваивается код ОКЗ 2423.6 — «Специалисты в области подбора и использования персонала». Обратите внимание: группа 2423 относится к категории специалистов высшего уровня квалификации.
Что конкретно делает специалист по кадрам? Перечень зависит от размера компании, но типовой набор функций по профстандарту 109н включает: деятельность по обеспечению персоналом (подбор), организацию адаптации и стажировки, организацию обучения и развития, оценку и аттестацию, организацию оплаты труда, администрирование корпоративной социальной политики. И вот тут самое интересное — кадровое делопроизводство тоже входит в этот перечень, но как одна из трудовых функций, а не как единственная.
В практике сервиса Азбуха мы часто сталкиваемся с ситуацией: компания ищет «специалиста по кадрам», а в должностной инструкции прописывает исключительно оформление приемов-увольнений и ведение трудовых книжек. Формально это допустимо — ТК РФ не запрещает. Но при проверке ГИТ или при заполнении ЕФС-1 несоответствие кода ОКЗ фактическим обязанностям создает путаницу.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Если в штатном расписании стоит ‘специалист по кадрам’, а человек весь день заполняет Т-2 и печатает приказы — по факту это кадровое делопроизводство. Код ОКЗ 2423 тут не подходит. Лучше честно написать ‘специалист по кадровому делопроизводству’ с кодом 4416, чтобы потом не переделывать ЕФС-1 задним числом.»
Специалист по кадровому делопроизводству — узкий профиль документационной работы
Специалист по кадровому делопроизводству (КДП) — это сотрудник, чья основная задача сводится к документальному сопровождению трудовых отношений. Ему присваивается код ОКЗ 4416.6 — «Служащие по ведению кадровой документации». Группа 4416 относится к категории служащих среднего уровня квалификации, что уже само по себе говорит о позиционировании роли.
Обязанности специалиста по КДП в чистом виде: оформление трудовых договоров и допсоглашений, приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение), ведение личных дел и карточек Т-2, учет рабочего времени по формам Т-12 и Т-13, подготовка графиков отпусков, обработка больничных листов, работа с воинским учетом, оформление справок, ведение книги учета движения трудовых книжек. Вся деятельность завязана на документ — его создание, подписание, хранение, выдачу.
В сервисе Азбуха мы видим, как автоматизация меняет эту должность. С внедрением КЭДО рутинные операции по оформлению и подписанию документов сокращаются с нескольких дней до 15-30 минут. Специалист по КДП, который раньше тратил 70% времени на печать, подписание и раскладывание бумаг по папкам, теперь выполняет тот же объем за час. И вот вопрос: что делать с освободившимся временем? Часть компаний расширяют функционал до уровня специалиста по кадрам. Часть — сокращают ставку.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«КДП-шник, который умеет только заполнять формы и печатать приказы, через 3-5 лет останется без работы. КЭДО уже сейчас убирает половину ручных операций. На дату написания статьи более 6 млн работников согласились на электронный документооборот, и эта цифра растет каждый квартал. Тем, кто хочет остаться в профессии, нужно осваивать смежные функции — хотя бы воинский учет, охрану труда или подбор.»
Профстандарт 109н — что говорит закон об обеих должностях
Приказ Минтруда России от 09.03.2022 N 109н утвердил действующий профстандарт «Специалист по управлению персоналом». Он вступил в силу 1 сентября 2022 года и заменил предыдущий документ 2015 года. Профстандарт описывает 8 обобщенных трудовых функций уровней квалификации с 5-го по 7-й.
Кадровое делопроизводство попадает в обобщенную трудовую функцию группы A — «Документационное обеспечение работы с персоналом» (5-й уровень квалификации). Для нее достаточно среднего профессионального образования по программе подготовки специалистов среднего звена. В новой редакции профстандарта добавлены требования по цифровизации: работа с системами КЭДО, электронными подписями, автоматизированными системами кадрового учета.
Специалист по кадрам в широком смысле попадает в группы B-H, охватывающие функции от подбора (группа B, 6-й уровень) до стратегического управления персоналом (группа H, 7-й уровень). Для этих функций требуется высшее образование (бакалавриат и выше) и, в зависимости от уровня, стаж работы.
| Параметр | Специалист по КДП | Специалист по кадрам |
|---|---|---|
| Код ОКЗ | 4416.6 | 2423.6 |
| Уровень квалификации | 5-й | 6-й и выше |
| Образование | Среднее профессиональное | Высшее (бакалавриат+) |
| Трудовые функции по профстандарту | Группа A | Группы B-H |
| Средняя зарплата (РФ, 2026) | 55 000 руб. | 80 000 руб. |
| Средняя зарплата (Москва) | 70 000 — 90 000 руб. | 90 000 — 120 000 руб. |
| Основной фокус | Документы | Люди + документы |
Важный нюанс: профстандарт носит рекомендательный характер для коммерческих организаций. Обязательным он становится только в случаях, предусмотренных ст. 195.3 ТК РФ, — когда квалификационные требования установлены законом. Для бюджетных организаций и госструктур применение профстандарта обязательно.
Обязанности — где проходит граница между должностями
Граница между двумя должностями лежит в плоскости функционала. Специалист по КДП оперирует документами. Специалист по кадрам оперирует процессами, в которых документы — лишь один из элементов.
Специалист по КДП: оформляет прием на работу (комплект документов Т-1, ТД, согласия на обработку ПДн, ознакомление с ЛНА), ведет личные дела, табелирует рабочее время, готовит приказы на отпуска и командировки, формирует отчетность в СФР, ведет воинский учет, обрабатывает листки нетрудоспособности, готовит справки по запросу сотрудников и внешних органов. Вся работа строится вокруг нормативного требования — каждый кадровый документ должен быть составлен, подписан и сохранен по определенному регламенту.
Специалист по кадрам: помимо документационных функций, участвует в формировании кадровой политики, разрабатывает систему подбора, организует адаптацию новых сотрудников, участвует в оценке и аттестации, формирует кадровый резерв, ведет работу с вакансиями, контролирует соблюдение ТК РФ в части трудовых отношений, взаимодействует с профсоюзами. Документы для него — инструмент фиксации решений, а не самоцель.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«На рынке часто бывает: ищут специалиста по КДП, а в требованиях — ‘подбор персонала, организация обучения, проведение exit-интервью’. Это уже специалист по кадрам минимум. Зарплату при этом ставят как для КДП-шника. Ну и потом удивляются, почему кандидаты не идут. Рекомендую работодателям перед составлением вакансии открыть профстандарт 109н и честно определиться, какие функции нужны.»
Образцы кадровых документов для работы специалиста
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Личная карточка сотрудника (форма Т-2) | Скачать |
| Приказ о переводе на другую должность (форма Т-5) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (форма Т-12/Т-13) | Скачать |
| График отпусков (форма Т-7) | Скачать |
| Должностная инструкция (образец) | Скачать |
| Заявление работника на увольнение | Скачать |
| Приказ об увольнении (форма Т-8) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение об оплате труда и премировании | Скачать |
Код ОКЗ для ЕФС-1 — практические ошибки при заполнении
С 2023 года работодатели подают в СФР форму ЕФС-1, в которой указывается код выполняемой функции по ОКЗ. Ошибка в коде — формальное нарушение. На практике СФР пока не штрафует за неверный ОКЗ, но уведомления о несоответствии приходят, и при плановых проверках это фиксируется.
Типичная ошибка: всем сотрудникам отдела кадров ставят код 2423.6 независимо от реального функционала. Инспектор по кадрам, который ведет трудовые книжки и табелирует рабочее время, по ОКЗ относится к группе 4416. Менеджер по подбору, который размещает вакансии, проводит собеседования и формирует воронку кандидатов — к группе 2423. Это разные категории, и путать их нельзя.
Проверить актуальные коды можно на сайте Минтруда России в разделе «Национальный реестр профессиональных стандартов».
Запутались в кодах ОКЗ и трудовых функциях? Наши специалисты помогут привести штатное расписание и должностные инструкции в соответствие с профстандартом 109н и настроить кадровый учет так, чтобы ЕФС-1 заполнялась корректно с первого раза.
Зарплаты в 2026 году — сколько платят за КДП и за управление персоналом
Разница в зарплатах отражает разницу в уровне ответственности и квалификации. На текущий момент рынок демонстрирует устойчивый разрыв в 25 000-40 000 руб. между должностями.
Специалист по кадровому делопроизводству в среднем по России зарабатывает 55 000 руб. в месяц. Вилка — от 40 000 до 70 000 руб. В Москве цифры выше: 70 000-90 000 руб. На уровень зарплаты влияет численность компании (чем больше штат, тем выше нагрузка и оплата), наличие КЭДО (работодатели готовы платить больше тем, кто умеет работать с электронным документооборотом) и знание 1С:ЗУП.
Специалист по кадрам с расширенным функционалом в среднем получает 80 000 руб. по России. Вилка — от 60 000 до 100 000 руб. В Москве средняя зарплата достигает 109 000 руб. Ключевые факторы, поднимающие зарплату: навыки подбора персонала, опыт проведения аттестаций и оценки, знание трудового законодательства на уровне разрешения сложных ситуаций (сокращения, дисциплинарные взыскания, споры).
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«По нашей практике, кадровик, который освоил КЭДО и умеет настраивать маршруты согласования в электронной системе, получает на 15-20% больше коллег с чисто бумажным опытом. Рынок уже перестроился — работодатели готовы доплачивать за цифровые компетенции. А если специалист по КДП подтягивает навыки подбора или охраны труда, его зарплата вплотную приближается к уровню специалиста по кадрам.»
Карьерный трек — куда расти из КДП и из кадров
Карьерные траектории у этих должностей отличаются принципиально. Специалист по КДП при вертикальном росте становится ведущим специалистом, затем начальником отдела кадрового администрирования. Горизонтальный рост — в сторону расширения функционала: добавляются функции подбора, адаптации, воинского учета, охраны труда. По сути, горизонтальный рост из КДП ведет к позиции специалиста по кадрам.
Специалист по кадрам при вертикальном росте движется к позициям руководителя HR-отдела, HR-бизнес-партнера, HR-директора. По данным из HR-сообщества, для позиции HRBP требуется 12-16 лет опыта в управлении персоналом, и кадровое делопроизводство в этом опыте — необходимая база, но далеко не достаточная. В мире порядка 240 000 HRBP-специалистов, и каждый из них прошел путь от операционных задач к стратегическим.
Мы в Азбуха рекомендуем специалистам по КДП не замыкаться на документах. Автоматизация кадрового делопроизводства стала нормой после пандемии. Количество компаний, внедривших КЭДО, превысило 3200 (статистика Госключа на апрель 2026 года), а 41,2 млн граждан активировали приложение Госключ для подписания документов. В этих условиях чистый КДП-шник рискует оказаться без работы, если не расширит компетенции.
Как перейти от специалиста по КДП к специалисту по кадрам: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Получите высшее образование по направлению «Управление персоналом» или пройдите профессиональную переподготовку (от 256 часов). Это обязательное требование профстандарта 109н для функций группы B и выше.
- Шаг 2. Освойте работу с системами КЭДО и электронными подписями. Умение настраивать маршруты согласования, формировать шаблоны документов и работать с УНЭП/УКЭП через Госключ повышает вашу конкурентоспособность.
- Шаг 3. Возьмите на себя функции по подбору персонала — начните с закрытия линейных вакансий. Освойте работу с job-бордами (hh.ru, Работа.ру), научитесь проводить телефонные интервью и формировать воронку кандидатов.
- Шаг 4. Включитесь в процессы адаптации и онбординга. Разработайте чек-лист первого дня, организуйте buddy-систему, настройте сбор обратной связи от новичков и их руководителей.
- Шаг 5. Изучите основы HR-аналитики: научитесь считать текучесть, стоимость найма, eNPS, конверсию воронки подбора. Эти метрики — язык, на котором HR-специалист разговаривает с бизнесом.
Ошибки работодателей при выборе между двумя должностями
Первая ошибка — ставить в штатное расписание «специалиста по кадрам» ради престижности, а загружать человека исключительно КДП. Цена: при подаче ЕФС-1 придется указывать код 2423.6, который не соответствует фактическим обязанностям. При проверке ГИТ инспектор обратит внимание на расхождение. Формально штраф по ст. 5.27 КоАП — от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо, от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо.
Вторая ошибка — нанимать специалиста по КДП и нагружать его подбором, обучением и оценкой без пересмотра должности и оплаты. Результат предсказуем: человек либо увольняется, либо делает все плохо. Текучесть на таких позициях, по нашим данным, доходит до 40-50% в первый год.
Третья ошибка — не учитывать масштаб. В компании до 50 человек нет смысла разделять должности: один кадровик закрывает и КДП, и подбор, и адаптацию. В компании от 100 человек уже нужно разделение — иначе качество работы падает. В компании от 500 человек HR-функция, как правило, делится на общие сервисы (куда входит КДП) и специализированные подразделения (подбор, обучение, C&B).
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Один из наших клиентов — ритейл, 1200 сотрудников — держал трех специалистов по КДП и ни одного HR-дженералиста. Все три кадровика сидели в бумагах с утра до вечера, а подбором занимались линейные руководители самостоятельно. Результат — текучка 53% на испытательном сроке. После того как мы помогли внедрить КЭДО, рутинная нагрузка упала вдвое. Одну ставку КДП переформатировали в специалиста по подбору и адаптации — текучка снизилась до 18% за полгода.»
Стоимость автоматизации кадровых процессов в 2026 году
Стоимость зависит от того, какие процессы вы автоматизируете и какой масштаб у компании. Для специалиста по КДП ключевой инструмент — КЭДО. Для специалиста по кадрам с расширенным функционалом — полноценная HCM-платформа, которая закрывает подбор, адаптацию, обучение и аналитику.
| Модуль / Тариф | Стоимость | Единица |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО (для КДП-специалистов) | от 290 ₽/год | за сотрудника |
| Азбука.Подбор (для HR-специалистов) | от 1 990 ₽/мес. | за рекрутера |
| Азбука.Адаптация | от 990 ₽/мес. | за новичка |
| Азбука.HCM Старт (подбор + КЭДО + адаптация) | от 8 900 ₽/мес. | от 50 сотрудников |
| Азбука.HCM Бизнес (все модули) | от 24 900 ₽/мес. | от 100 сотрудников |
| Азбука.HCM Enterprise | индивидуально | от 500 сотрудников |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объема подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. При комплексном подключении экономия составляет 25-40% по сравнению с покупкой модулей по отдельности. Все модули входят в Реестр отечественного ПО и соответствуют требованиям ФЗ-152.
Какую должность указать в штатном расписании
Если сотрудник занимается только оформлением кадровых документов и ведением учета — указывайте «специалист по кадровому делопроизводству», код ОКЗ 4416.6. Если функционал шире (подбор, адаптация, оценка, кадровая политика) — «специалист по кадрам» или «специалист по управлению персоналом», код ОКЗ 2423.6.
Название должности не обязательно должно дословно совпадать с наименованием в профстандарте или ОКПДТР. ТК РФ не устанавливает жестких требований к названиям должностей, за исключением случаев, когда с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения (ст. 57 ТК РФ). Но код ОКЗ в ЕФС-1 должен соответствовать фактическому набору трудовых функций. Это не формальность — от кода зависит корректность статистической отчетности.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Я всегда говорю клиентам: откройте профстандарт 109н, найдите обобщенную трудовую функцию, которая соответствует реальным задачам сотрудника, и от нее пляшите. Название должности в штатке, требования к образованию, код ОКЗ — все вытекает из конкретной функции. Не надо придумывать. Минтруд уже все придумал.»
Часто задаваемые вопросы
Можно ли совмещать функции специалиста по кадрам и специалиста по КДП в одной должности?
Обязательно ли применять профстандарт 109н для коммерческой организации?
Какой штраф за неправильный код ОКЗ в ЕФС-1?
Может ли специалист по КДП со средним профессиональным образованием выполнять функции подбора персонала?
Чем отличается инспектор по кадрам от специалиста по кадровому делопроизводству?
Нужно ли специалисту по КДП знать 1С:ЗУП?
Как КЭДО влияет на работу специалиста по кадровому делопроизводству?
Сколько специалистов по кадрам нужно на штат в 500 человек?
Какие курсы повышения квалификации подходят для специалиста по КДП?
Чем HR-менеджер отличается от специалиста по кадрам?
Какие документы обязан вести специалист по КДП в 2026 году?
Может ли специалист по кадрам работать удаленно?
Сервис Азбуха помогает компаниям выстроить кадровые процессы — от автоматизации делопроизводства через КЭДО до полноценного HR-цикла с подбором, адаптацией и аналитикой. За время работы мы подключили сотни организаций и знаем специфику перехода с бумажного учета на электронный в компаниях разного масштаба. Специалисты сервиса настроят систему под ваши процессы, обучат команду и обеспечат техническую поддержку на всех этапах.
Все модули платформы входят в Реестр отечественного ПО, работают с Госключом и интегрируются с 1С:ЗУП. Пробный период — от 14 до 30 дней с полным функционалом.
