Полный цикл работы с сотрудником через КЭДО: от найма до увольнения в 2026

Полный цикл работы с сотрудником через КЭДО охватывает все этапы кадрового взаимодействия — от момента, когда кандидат принимает оффер, до дня увольнения. В каждом из этих этапов есть свои нюансы подписания, свои виды ЭП, свои сроки и свои грабли. Разберём, какие документы формируются на каждом шаге, какие подписи допустимы по ст. 22.3 ТК РФ, и как не сломать процесс при масштабировании. Тема связана с более широким материалом про электронный документооборот для организаций, где описана общая схема внедрения КЭДО.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Согласие на КЭДО и предварительная проверка кандидата

Первый кадровый документ, с которым сталкивается будущий сотрудник, — это согласие на электронный документооборот. По ст. 22.2 ТК РФ работодатель обязан уведомить работника о переходе на КЭДО и получить его письменное согласие. Для тех, кто впервые трудоустраивается после 31 декабря 2021 года, согласие формально не требуется — их подключают к КЭДО автоматически. Но на практике мы собираем подтверждение со всех, потому что инспектор ГИТ на проверке читает закон по-своему. Есть компании, которые берут согласие на бумаге до оформления трудового договора. Есть те, кто подписывает его электронно через УКЭП Госключа — и у Минтруда пока нет однозначной позиции, допустимо это или нет. Письмо Минтруда от 12.02.2025 г. говорит одно, практика показывает другое.

Параллельно идёт проверка кандидата. Анкета, копии документов, сверка данных с реестрами. Если компания использует цифровой приём, кандидат заполняет анкету в личном кабинете, загружает сканы паспорта и СНИЛС, а система автоматически подтягивает данные через ЕСИА. В сервисе Азбуха мы реализовали такой сценарий: кандидат получает ссылку на личный кабинет, проходит авторизацию через Госуслуги, и вся цепочка от анкеты до подписания трудового договора замыкается в одном окне.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«70% клиентов выбирают Госключ для подписания кадровых документов. Выпуск УНЭП занимает 2 минуты, дистанционно, без визита в офис. Для цифрового приёма это решающий фактор — кандидат подписывает ТД из дома, а кадровик видит статус в системе.»

Оформление трудового договора и приказа о приёме

Трудовой договор — документ, для которого ст. 22.3 ТК РФ устанавливает повышенные требования к ЭП. Со стороны работника допускаются УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства (Госключ). ПЭП для трудового договора не подходит. Со стороны работодателя — УКЭП или УНЭП организации. Это жёсткое требование, и обойти его нельзя.

Приказ о приёме (унифицированная форма Т-1 или собственная форма) формируется автоматически на основании подписанного ТД. Маршрут согласования: кадровик создаёт документ, руководитель подписывает УКЭП, сотрудник ознакамливается. Для ознакомления с приказом допускается ПЭП — требования мягче, чем для ТД. В одном пакете Госключ позволяет направить на подпись до 50 файлов, что критично при массовом приёме. В Ростелекоме, где КЭДО действует с 2017 года, 64% кандидатов в Q1 2026 были трудоустроены с использованием ЭЦП.

Помимо ТД и приказа, при приёме формируется пакет документов: согласие на обработку персональных данных, ознакомление с ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных), договор о материальной ответственности (если должность предполагает). Все эти документы проходят через КЭДО с разными требованиями к виду ЭП.

Адаптация и испытательный срок в электронном формате

После оформления начинается адаптация. В КЭДО этот этап выглядит так: новичок получает доступ к порталу сотрудника, видит список документов для ознакомления, план адаптации, контакты наставника. Расчётный листок за первый месяц тоже приходит в электронном виде.

На испытательном сроке может возникнуть необходимость в дополнительных документах. Уведомление о непрохождении испытания — документ, который требует УКЭП или УНЭП со стороны работодателя и подтверждения ознакомления со стороны работника. Мы в практике Азбуха закладываем отдельный маршрут для таких документов, потому что сроки здесь критичны: уведомить нужно не менее чем за 3 дня до окончания испытательного срока, и факт вручения должен быть зафиксирован.

Из кейса, который мы вели в прошлом году: ритейл-сеть, 1 800 сотрудников, текучка на испытательном сроке — 28%. Каждый месяц оформлялось порядка 97-98 комплектов документов на приём и 40-45 на увольнение только по результатам испытательного срока. Без КЭДО кадровики буквально тонули в бумажной волоките. После запуска электронного контура время обработки одного комплекта сократилось с 45 минут до 12.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Нюанс с испытательным сроком — уведомление о его непрохождении нельзя подписать ПЭП. Только УКЭП или УНЭП. И нужно зафиксировать именно момент получения работником, а не момент отправки. В КЭДО это делается через статус документа в системе — ‘прочитано’ или ‘подписано’.»

Образцы документов для оформления трудовых отношений через КЭДО

Переводы, совмещение и дополнительные соглашения

В процессе работы сотрудник проходит через множество кадровых событий: перевод на другую должность, совмещение, изменение условий оплаты, направление в командировку, предоставление отпуска. Каждое из этих событий генерирует кадровый документ, который подписывается в КЭДО.

Приказ о переводе (форма Т-5) и дополнительное соглашение к трудовому договору — для них требования такие же, как для самого ТД: УКЭП, УНЭП по соглашению или УНЭП Госключа со стороны работника. Допсоглашение меняет существенные условия, поэтому ПЭП здесь недопустима. Приказ о совмещении, приказ о повышении — аналогично. На одном из наших проектов (строительная компания, 450 сотрудников) ежемесячно формировалось от 30 до 50 допсоглашений — к трудовым договорам менялись условия оплаты, графики, объекты. Без электронного контура это создавало затор на 3-4 рабочих дня.

Заявления на отпуск, табели учёта рабочего времени, расчётные листки — для них достаточно ПЭП. Это значительно упрощает процесс: сотрудник формирует заявление в личном кабинете, подписывает одноразовым кодом, руководитель согласовывает. Документ сразу попадает в маршрут и фиксируется в архиве.

Ознакомление с ЛНА и регулярные кадровые процессы

Ознакомление с локальными нормативными актами — процедура, которая в бумажном формате превращается в бесконечную подписную кампанию. Каждый раз, когда меняется ПВТР, положение об оплате труда или инструкция по охране труда, кадровик обходит всех сотрудников с листом ознакомления. В КЭДО документ рассылается массово, а система фиксирует дату и время прочтения каждым сотрудником.

Для ознакомления с ЛНА допускается ПЭП — это упрощает процесс. Но есть тонкость: если ЛНА меняет существенные условия (скажем, новое положение об оплате труда снижает размер надбавки), то потребуется дополнительное соглашение к ТД, а там уже нужна УКЭП или УНЭП.

Регулярные процессы — расчётные листки, графики отпусков, табели — проходят через КЭДО автоматически. Расчётный листок формируется в 1С:ЗУП, передаётся в модуль КЭДО и становится доступен сотруднику в личном кабинете или мобильном приложении. В Азбуха мы реализовали пуш-уведомления через Telegram: сотрудник получает сообщение о новом документе и подписывает его в пару кликов.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Мы закладываем 2-3 дня на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию. Это экономит клиенту месяц на устранении грабель при массовом запуске. Типичная ошибка — начать раскатывать КЭДО сразу на весь штат без тестирования маршрутов.»

Какие документы нельзя перевести в КЭДО

Ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ устанавливает исключения. Три категории документов по-прежнему оформляются на бумаге: акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для этих документов КЭДО не применяется, и попытка оформить их электронно создаст риск при проверке ГИТ.

На практике это означает, что даже в компании с полностью цифровым контуром останется бумажный след. Журналы инструктажей по охране труда ведутся на бумаге или в системе Роструда через платформу «Работа в России». Приказ об увольнении — бумажный экземпляр с собственноручной подписью. Это создаёт гибридную среду, которую нужно учитывать при проектировании процессов.

Как оформить полный цикл кадровых документов через КЭДО: пошаговая инструкция

Увольнение через КЭДО: что подписывается электронно, а что на бумаге

Увольнение — этап, где КЭДО и бумага сосуществуют. Заявление на увольнение по собственному желанию сотрудник подписывает электронно — УКЭП, УНЭП по соглашению или УНЭП Госключа. Это прямо следует из ст. 22.3 ТК РФ. Заявление направляется через систему КЭДО, фиксируется дата и время подачи — это критично для отсчёта двухнедельного срока предупреждения. Отзыв заявления об увольнении тоже проходит через КЭДО с теми же требованиями к ЭП.

А вот приказ об увольнении (форма Т-8) — документ-исключение. Он оформляется на бумаге с собственноручной подписью работодателя. Работник ознакамливается с ним под подпись на бумаге. Это требование ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, и его нарушение — прямой штраф по ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо.

Остальные документы при увольнении — обходной лист, акт приёма-передачи дел, справки (2-НДФЛ, о среднем заработке) — формируются в КЭДО. В Альфа-Банке, где Госключ внедрён с 2024 года, заявление на увольнение, допсоглашения и договор о материальной ответственности подписываются через Госключ. Процент сотрудников с Госключом достиг 90%. Стабильный показатель подписания трудовых договоров через Госключ — 95%.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний с кадровыми процессами — и в каждом из проектов этап увольнения вызывал больше вопросов, чем приём. Кадровики путают, какие документы при увольнении идут через КЭДО, а какие остаются на бумаге. Приказ об увольнении — бумага. Заявление — электронно. Это нужно просто запомнить.»

Хранение электронных кадровых документов

Электронные кадровые документы хранятся в соответствии с Приказом Росархива N 77 от 31.07.2023. Сроки хранения идентичны бумажным: трудовые договоры — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года), приказы о приёме и увольнении — 50 лет, табели учёта рабочего времени — 5 лет, графики отпусков — 3 года. Электронная подпись имеет срок действия (для УНЭП Госключа — 12 месяцев), но подписанный документ сохраняет юридическую силу после истечения сертификата — при условии, что на момент подписания сертификат был действителен.

Для долговременного хранения применяются штампы времени и формат CAdES-A, который позволяет продлевать доверие к подписи. Госключ с 2025 года поддерживает проверку ЭП после истечения сроков действия сертификатов. В 2027 году Минцифры планирует запустить платформу архивного хранения подписанных в Госключе документов на ЕПГУ.

Документы хранятся в информационной системе работодателя. Подписанные файлы и открепленные подписи (.sig) доступны для скачивания в ленте уведомлений Госуслуг и в приложении Госключ. Но основное хранилище — система работодателя, и ответственность за сохранность документов лежит на организации.

Стоимость КЭДО для полного цикла работы с сотрудником в 2026 году

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Если нужен только КЭДО — это одна цена. Если нужен полный цикл (подбор + КЭДО + адаптация) — другая.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Для компании на 200 сотрудников полный цикл (КЭДО + Адаптация) обойдётся от 78 000 руб. в год за модуль КЭДО плюс стоимость адаптации за каждого новичка.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Нюанс при выборе вида ЭП — не всегда нужна УКЭП. Для внутренних кадровых документов в большинстве случаев хватает УНЭП через Госключ, а это бесплатно для работника и работодателя. УКЭП нужна для трудового договора и допсоглашений, если вы не используете Госключ. С Госключом — УНЭП покрывает почти все сценарии.»

Типичные ошибки при оформлении полного цикла через КЭДО

Ошибка 1: использование ПЭП для трудового договора. Бизнес-мотив — экономия на выпуске ЭП и упрощение процесса. Цена ошибки — признание ТД незаключённым, штраф по ст. 5.27 КоАП до 50 000 руб., риск трудового спора.

Ошибка 2: отсутствие согласия на КЭДО от действующих сотрудников (тех, у кого стаж до 31.12.2021). Бизнес-мотив — ускорить переход, не тратить время на сбор подписей. Цена ошибки — все электронные документы с таким сотрудником не имеют юридической силы, предписание ГИТ и штраф.

Ошибка 3: оформление приказа об увольнении в электронном виде. Бизнес-мотив — единообразие документооборота. Цена ошибки — нарушение ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, штраф, возможность восстановления работника через суд.

Ошибка 4: отсутствие штампов времени для долговременного хранения. Через 12 месяцев сертификат УНЭП Госключа истекает, и если нет штампа времени, проверка подлинности подписи через 5-10 лет может быть затруднена. На текущий момент суды принимают документы без штампов, но практика формируется.

Ошибка 5: неучёт иностранных граждан. Иностранные ФЛ получают УНЭП через Госключ при наличии подтверждённой учётной записи на Госуслугах и СНИЛС. УКЭП доступна только гражданам РФ. Если в штате есть иностранцы без СНИЛС — для них КЭДО через Госключ невозможен, нужна альтернативная схема подписания.

Юлия К, эксперт по ЭЦП и электронному документообороту:
«За время работы мы выработали алгоритм, который позволяет запускать КЭДО с первого раза без замечаний ГИТ в 95% проектов. Главное — не пытаться раскатать на всю компанию без пилота. И проверить таблицу соответствия вида ЭП каждому типу документа до запуска, а не после первой жалобы инспектора.»

Вывод

Полный цикл работы с сотрудником через КЭДО — от проверки кандидата до увольнения — состоит из десятков документов с разными требованиями к виду ЭП, разными маршрутами согласования и разными сроками хранения. Три документа остаются на бумаге (приказ об увольнении, акт о несчастном случае, журналы инструктажей по ОТ), остальные переводятся в электронный вид. Госключ с УНЭП покрывает большинство сценариев бесплатно для обеих сторон. Ключевые нормативы — ст. 22.1-22.3 ТК РФ, 63-ФЗ, Приказ Минтруда N 578н, Приказ Росархива N 77.

Часто задаваемые вопросы