Приказ по личному составу — это распорядительный документ, которым работодатель оформляет приём, перевод, увольнение, отпуск, командировку, поощрение или взыскание конкретного работника. Без правильно составленного приказа любое кадровое действие повисает в воздухе: инспектор ГИТ при проверке смотрит именно на приказ и его реквизиты, а не на устную договорённость. В этой статье разберём, какие реквизиты обязательны по ГОСТ Р 7.0.97-2016, из каких частей состоит текст, чем отличаются унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 от собственного бланка, сколько такие приказы хранятся и как их подписывают в электронном виде.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что относится к приказам по личному составу
Отличительный признак простой. Приказ по личному составу касается конкретного человека или группы людей и фиксирует факт их трудовых отношений с компанией. Если приказ про работника — это ЛС. Если про закупку картриджей или утверждение инструкции по делопроизводству — это уже основная деятельность, другая регистрация, другой срок хранения.
В группу ЛС входят приказы о приёме на работу, о переводе на другую работу, о совмещении должностей, о повышении, об увольнении, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении, о применении дисциплинарного взыскания, об изменении персональных данных работника, о привлечении к работе в выходной. Список открытый. Любое разовое или краткосрочное кадровое мероприятие, привязанное к фамилии, идёт сюда.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Главная путаница у новичков — они валят все приказы в одну папку. А потом при выгрузке архива выясняется, что приказ о приёме надо хранить 50 лет, а приказ о ежегодном отпуске — всего 5. Раздели регистрацию сразу, на старте. Иначе через год получишь ворох документов, который никто не разберёт.»
В практике сервиса Азбуха мы видим это в каждом втором проекте: компания ведёт единый журнал регистрации на всё подряд, и кадровик тратит недели на то, чтобы расцепить потоки перед сдачей дел в архив.
Обязательные реквизиты приказа по личному составу
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандарт распространяется на приказы напрямую — они входят в класс 0200000 по ОКУД. Для приказа по личному составу обязательны следующие элементы.
Наименование организации — автора документа. Пишется так, как закреплено в уставе, с указанием организационно-правовой формы. Если есть сокращённое наименование — оно идёт в скобках под полным. Наименование вида документа — слово ПРИКАЗ прописными буквами. Дата документа — дата подписания, не дата события. Регистрационный номер — порядковый номер по журналу регистрации приказов по личному составу, обычно с буквенным индексом (к примеру, 14-к или 14-лс), чтобы отделить от приказов по основной деятельности. Место составления — город. Заголовок к тексту — краткое содержание, формулируется с предлогом О или Об и отвечает на вопрос о чём: о приёме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска.
Дальше идёт текст приказа, потом подпись. Реквизит подпись включает наименование должности руководителя (или уполномоченного лица), собственноручную подпись и её расшифровку — инициалы и фамилию. Визы согласования — отметки тех, кто проект завизировал: юрист, главбух, руководитель подразделения. И отдельно — отметка об ознакомлении работника, потому что с большинством приказов по личному составу человек должен быть ознакомлен под подпись. Это требование закона, а не пожелание кадровика.
ГОСТ ввёл реквизит отметка об электронной подписи. Он замещает собственноручную подпись и визуальный штамп в электронном документе. По сути это та самая плашечка, которую видит работник, когда открывает подписанный приказ в личном кабинете. Бланки приказов по личному составу изготавливаются на формате А4, левое поле — 30 мм, поскольку срок хранения у таких документов свыше 10 лет.
Структура текста приказа: констатирующая и распорядительная части
Текст приказа может состоять из двух частей. Констатирующая (преамбула) — тут излагается основание и причина: со ссылкой на статью ТК РФ, на заявление работника, на докладную записку, на медицинское заключение. Распорядительная часть — то, что собственно приказывается, после слова ПРИКАЗЫВАЮ.
Но вот нюанс в том, что в приказах по личному составу преамбулы часто нет вообще. Особенно если используется унифицированная форма — там слово приказываю может отсутствовать, а сразу идёт распорядительное действие: принять, перевести, уволить. Это нормально и закону не противоречит. В приказе на собственном бланке логика такая: преамбула отвечает на вопрос почему, распорядительная часть — что сделать, в отношении кого, с какой даты, на каких условиях. И обязательно блок основание, где перечислены документы: заявление, трудовой договор, дополнительное соглашение, представление.
Распорядительная часть пишется по пунктам, если действий несколько. Каждый пункт — законченное распоряжение. Формулировки берутся из ТК РФ дословно, особенно при увольнении. Написал основание увольнения не той статьёй или не той формулировкой — получил риск восстановления работника через суд. Тут импровизировать нельзя.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«При увольнении формулировку основания надо переписывать из кодекса буква в букву, со ссылкой на пункт и часть статьи. Я видела приказ, где вместо пункта 3 части 1 статьи 77 написали просто по собственному желанию — и всё, при споре это уже зацепка для работника. Не ленитесь, открывайте кодекс каждый раз.»
Унифицированные формы и собственный бланк: что выбрать
С 1 января 2013 года унифицированные формы первичной учётной документации перестали быть обязательными для коммерческих организаций — это закрепил закон о бухгалтерском учёте. То есть формы Т-1 (приказ о приёме), Т-5 (перевод), Т-6 (отпуск), Т-8 (увольнение), утверждённые постановлением Госкомстата, теперь применять не обязательно. Компания вправе разработать собственные бланки и утвердить их приказом руководителя.
На практике большинство работодателей продолжает использовать Т-формы. Причина простая: они привычны, в них уже заложены все нужные поля, их понимают и инспекторы, и бухгалтерия, и проверяющие из СФР. Зачем изобретать самописку, если коробка работает. Государственные и муниципальные организации, кстати, по-прежнему обязаны применять унифицированные формы — для них послабление 2013 года не действует.
Если решили делать свой бланк — закладывайте в него все обязательные реквизиты из ГОСТ, иначе документ можно оспорить. И утвердите шаблон приказом, приложив образец. Наши специалисты при внедрении кадровых процессов обычно сразу собирают компании библиотеку шаблонов: и Т-формы, и собственные бланки под нетиповые ситуации, чтобы кадровик не лепил каждый приказ с нуля.
Как составить приказ по личному составу: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Определите вид приказа и основание. Приказ должен опираться на документ: заявление работника, дополнительное соглашение, представление руководителя, медицинское заключение. Без основания приказ издавать нельзя.
- Шаг 2. Выберите бланк — унифицированную форму (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8) или собственный шаблон, утверждённый в компании. Для госорганизаций — только унифицированная форма.
- Шаг 3. Заполните реквизиты: наименование организации, вид документа, дату подписания, регистрационный номер с индексом по личному составу, место составления, заголовок с предлогом О или Об.
- Шаг 4. Сформулируйте распорядительную часть. При увольнении — формулировка основания строго по ТК РФ со ссылкой на пункт, часть и статью. Укажите дату, с которой действие вступает в силу.
- Шаг 5. Соберите визы согласования, подпишите у руководителя, зарегистрируйте в журнале приказов по личному составу и ознакомьте работника под подпись (либо отметкой об электронной подписи в системе КЭДО).
Сроки хранения приказов по личному составу
Срок хранения работодатель не выбирает — он жёстко задан Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, статья 434. И отдельно сроки закреплены статьёй 22.1 закона об архивном деле № 125-ФЗ.
Базовое правило — двойной срок 50/75 лет. Приказы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Законченные после 1 января 2003 года — 50 лет. Под этот срок попадают приказы о приёме, переводе, увольнении, совмещении, поощрении, об изменении персональных данных — всё, что влияет на трудовой стаж и пенсионные права работника.
Но не все приказы лежат полвека. Часть кадровых распоряжений краткосрочные, и для них установлен срок 5 лет: приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России, о привлечении к сверхурочной работе и работе в выходные. Логика в том, что эти документы не влияют на страховой стаж. А вот для работников с вредными и опасными условиями труда даже приказы об отпусках хранятся 50/75 лет — им стаж надо подтверждать для досрочной пенсии. Снижать установленные сроки запрещено, это прямо прописано в правилах хранения Росархива.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Когда переводим компанию на электронку, первым делом раскладываем приказы по срокам хранения прямо в номенклатуре дел. Система сама знает, что приказ о приёме лежит 50 лет, а приказ об отпуске — 5, и не даёт снести документ раньше времени. Вручную за этим уследить на штате в пару тысяч человек — нереально, обязательно где-то будет косяк.»
Типичные ошибки при оформлении приказов по личному составу
Первая ошибка — неверная формулировка основания при увольнении. Кадровик пишет своими словами вместо точной цитаты из ТК РФ. Делается это ради скорости, чтобы не открывать кодекс. Цена ошибки — проигранный трудовой спор и восстановление работника с оплатой вынужденного прогула. По одному сотруднику это легко выходит за сотни тысяч рублей прямых выплат.
Вторая — отсутствие отметки об ознакомлении. Приказ есть, подпись руководителя есть, а работник его не видел и под подпись не ознакомлен. При проверке ГИТ это нарушение порядка оформления, штраф по статье 5.27 КоАП. Так делают, когда работник в командировке или на удалёнке, а приказ нужен срочно. Решение — лист ознакомления или электронная подпись через систему КЭДО, когда человек подписывает удалённо со смартфона.
Третья — смешанная регистрация. Приказы по личному составу и по основной деятельности идут в одном журнале, со сквозной нумерацией. Делается по незнанию. Цена — при сдаче документов в архив приходится вручную расцеплять потоки, плюс риск, что документ с 50-летним сроком потеряется среди трёхлетних. Четвёртая частая история — приказ задним числом. Дата подписания раньше, чем дата фактического издания. Это прямой риск при споре: экспертиза легко вскрывает несоответствие.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самый дорогой косяк — это даже не штраф ГИТ, а суд по увольнению. Один неверно оформленный приказ, и работник восстановлен, а компания платит за все месяцы простоя. За время работы мы выработали правило: приказ об увольнении всегда проходит через юриста перед подписанием. Лишние полчаса согласования экономят полгода судебной нервотрёпки.»
Образцы приказов и кадровых документов для скачивания
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Приказ о переводе на другую работу (форма Т-5) | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | Скачать |
| Приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8) | Скачать |
| Приказ о совмещении должностей | Скачать |
| Записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60) | Скачать |
| Заявление о расторжении трудового договора по инициативе работника | Скачать |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| Приказ о проведении аттестации | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
Приказы по личному составу в электронном виде
С 2021 года поправки в ТК РФ (статьи 22.1-22.3) разрешили вести кадровые документы, включая приказы, полностью в электронном виде через систему КЭДО. Бумага больше не обязательна — при условии, что работник дал согласие на электронный документооборот.
Вопрос, который сразу возникает: какой подписью подписывать электронный приказ. Тут всё зависит от вида документа. По статье 22.3 ТК РФ для приказа о применении дисциплинарного взыскания работник использует усиленную квалифицированную подпись, усиленную неквалифицированную по соглашению сторон или УНЭП, выпущенную через инфраструктуру электронного правительства — то есть через Госключ. Работодатель на своей стороне подписывает приказы своей электронной подписью. Большинство кадровых приказов — односторонние документы работодателя, для них достаточно подписи компании, а работник лишь знакомится.
Госключ — это инструмент подписания, а не сама система ЭДО. Создаёт и хранит приказ информационная система работодателя, а гусключ только формирует подпись на борту, внутри приложения на смартфоне. Удобно для удалёнщиков и распределённых команд: человек получает пуш, открывает приказ, ставит подпись, и зелёная галочка прилетает обратно в систему. Мы в Азбуха при внедрении КЭДО закладываем 2-3 недели на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию — это экономит клиенту месяц на устранении грабель.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Не всегда нужна тяжёлая УКЭП. Для большинства внутренних приказов хватает УНЭП через Госключ — и это совсем другие денюжки для работодателя. Главная ошибка — думать, что КЭДО это просто электронная ручка, чтобы лепить плашку подписи на pdf. На деле это про маршруты, сроки подписания и доказательную базу при споре.»
Подписанный электронный приказ хранится в информационной системе работодателя вместе с открепленным файлом подписи (сиг-файл с расширением .sig). И тут важный момент: для долговременного хранения — а у приказов ЛС это 50 лет — подпись надо периодически продлевать метками времени, иначе через годы криптоалгоритм устареет и проверить подпись будет нечем. На сайте Роструда и на портале Онлайнинспекция.рф можно свериться с актуальными требованиями к оформлению кадровых документов и порядку перехода на электронный документооборот.
Стоимость перевода приказов по личному составу в электронный вид
Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Платформа Азбуха тарифицирует КЭДО по числу сотрудников в год, а итоговая сумма складывается из тарифа и дополнительных настроек под процессы компании.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбуха.КЭДО «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | до 70 человек |
| Азбуха.КЭДО «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбуха.КЭДО «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | от 500 человек |
| Минимальная сумма договора | 34 300 ₽/год | тариф «Лайт», 70 сотрудников |
| Азбуха.HCM «Старт» (КЭДО + Подбор + Адаптация) | от 8 900 ₽/мес. | от 50 человек |
| Расширенная настройка бизнес-процессов | от 50 000 ₽ | базовое подключение бесплатно |
На итоговую сумму влияет численность персонала, набор модулей и нетиповые доработки — например, интеграция с 1С:ЗУП входит в тариф, а нестандартная настройка считается отдельно. Стандартная интеграция настраивается за 15 минут, пробный период по КЭДО — 30 дней. Свериться с тарифами и собрать конфигурацию под свою компанию удобнее через актуальные цены сервиса Азбуха.
Формулировка основания при увольнении и порядок ознакомления — те места, где один неверный приказ оборачивается восстановлением работника через суд. Если не хотите проверять каждую статью ТК РФ вручную, наши специалисты соберут вам библиотеку выверенных шаблонов приказов и настроят маршруты согласования так, чтобы приказ об увольнении не уходил на подпись без визы юриста.
Заключение
Приказ по личному составу держится на трёх вещах: правильные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016, точные формулировки распорядительной части со ссылками на ТК РФ и соблюдение сроков хранения по Перечню Росархива № 236. Можно вести приказы на бумаге в унифицированных формах, можно на собственных бланках, можно полностью в электронном виде через КЭДО — закон допускает все три варианта. Главное, чтобы документ был оформлен без затыков и работник был ознакомлен под подпись. Остальное — вопрос дисциплины и нормальной системы регистрации.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли использовать унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-8?
Сколько хранится приказ по личному составу?
Какие реквизиты обязательны в приказе?
Чем приказ по личному составу отличается от приказа по основной деятельности?
Нужно ли указывать основание в приказе?
Какой электронной подписью подписывают приказ в КЭДО?
Можно ли издать приказ задним числом?
Как нумеровать приказы по личному составу?
Обязательно ли знакомить работника с приказом под подпись?
Можно ли вести приказы только в электронном виде, без бумаги?
Что грозит за неправильное оформление приказа?
Вы разобрали структуру приказа по личному составу, обязательные реквизиты по ГОСТ, сроки хранения и порядок подписания в электронном виде. Следующий шаг — перевести эти приказы из бумажной волокиты в нормальную рабочую систему, где шаблоны выверены, маршруты согласования настроены, а сроки хранения система отслеживает сама.
Сервис Азбуха помогает компаниям перейти на кадровый электронный документооборот: настраиваем КЭДО под ваши процессы, собираем библиотеку приказов и заявлений, подключаем подписание через УНЭП и УКЭП, в том числе через Госключ для удалённых сотрудников. Готовая интеграция с 1С:ЗУП настраивается за 15 минут, пробный период — 30 дней.
