Часы работы отдела кадров — это режим, в котором кадровая служба принимает сотрудников, обрабатывает документы и отвечает на запросы. Он не всегда совпадает с общим графиком организации, и именно тут у людей возникает путаница: пришёл в кадровую в обеденный перерыв или в технический день, а там закрыто. Разберём, чем рабочие часы кадровика отличаются от приёмных, почему в крупных компаниях режим одних служб плавает, а других держится жёстко, и как устроен график отдела кадров в вузах — с их семестрами, сессиями и летними отпусками. И заодно посмотрим, как перевод части приёма в электронный вид снимает очереди у кабинета.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что определяет часы работы отдела кадров
Режим работы кадровой службы задаёт не сам отдел кадров, а работодатель через локальные акты. Базовая рамка — Трудовой кодекс. Статья 91 устанавливает нормальную продолжительность рабочего времени: не более 40 часов в неделю. Дальше конкретику прописывают Правила внутреннего трудового распорядка, те самые ПВТР (статьи 189 и 190 ТК РФ). В них закрепляют время начала и окончания работы, перерывы, выходные, а при необходимости — сменность.
Обеденный перерыв отдельно регулирует статья 108. Его длительность — от 30 минут до 2 часов, и в рабочее время он не включается. Отсюда классическая ситуация: кадровая работает с 9 до 18, а с 13 до 14 закрыта, потому что специалист тоже человек и обедает. Формально это не «перерыв в приёме», это обеденный перерыв по ПВТР, и претензий тут быть не может.
Отдельная норма — для отдельных категорий. Инвалиды, несовершеннолетние, работники на вредных производствах имеют сокращённую рабочую неделю. Если кадровик попадает в такую категорию (редко, но бывает), его личный график короче общего. На режим приёма это, впрочем, влияет косвенно.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Первое, что я спрашиваю у нового клиента — где у вас прописан режим приёма? В девяти случаях из десяти его нет нигде, кроме бумажки на двери кабинета. А потом работник пишет жалобу, что не смог сдать заявление, и доказать, что кадровая работала по регламенту, нечем. Режим приёма — это строчка в ПВТР, а не стикер на двери.»
Приёмные часы и рабочие часы отдела кадров: в чём разница
Вот это путают чаще всего. Рабочие часы — это когда специалист по кадрам присутствует на месте и выполняет свои функции. Приёмные часы — это когда он открыт для живого общения с сотрудниками: принимает заявления, выдаёт справки, знакомит с приказами под подпись. Это не одно и то же.
Зачем разводить? Потому что кадровое делопроизводство — это не только приём людей. Это ведение личных дел, табелей, графиков отпусков, отчётность в Социальный фонд, подготовка приказов, воинский учёт. Если специалист весь день принимает посетителей, документооборот встаёт. Поэтому многие организации выделяют так называемый технический день — обычно среду, — когда приёма нет, а кадровик разгребает бумажную волокиту скопом. Практика распространённая: административные службы работают пять дней, но один из них закрыт для посетителей.
Пример из реальной жизни вузов. В крупном техническом университете административные подразделения работают с 8:30 до 17:30, приём посетителей — с 10:00 до 17:00 с обедом 13:00-14:00, а для работы с документами отдел кадров преподавателей и сотрудников открыт только по средам с 14:00 до 17:00. В другом столичном вузе кадровая для профессорско-преподавательского состава принимает с 11:00 до 16:00 во все дни, кроме среды. Логику среды искать не нужно — это устоявшийся технический день, его просто закладывают в регламент.
Всё это — часть более широкой темы кадровых процессов в организации, где приём сотрудников — лишь один из потоков, конкурирующих за время специалиста. Если хочется свериться с буквой закона по режиму рабочего времени, можно задать вопрос через консультацию Роструда по трудовому распорядку — там отвечают инспекторы.
Если сотрудники жалуются на очереди и «вечно закрытый кабинет», проблема почти всегда не в графике, а в том, что живой приём перегружен рутиной, которую давно можно вести онлайн. В сервисе Азбуха мы переводим подписание документов и подачу заявлений в электронный вид, и живая приёмка разгружается сама собой.
Часы работы отдела кадров в крупных организациях
В крупных организациях режим кадровой службы устроен сложнее, чем в небольшой фирме на 30 человек. Тут работает несколько факторов сразу.
Первый — структура. В большой компании кадровая — это не один человек, а полноценная служба управления персоналом, где есть кадровое делопроизводство, подбор, обучение, расчётчики. У каждого блока свой режим доступа. Отдел кадрового учёта чаще держит стандартную офисную пятидневку 9-18, потому что завязан на документооборот и отчётность. Рекрутеры и эйчары могут работать гибче, у них график подстраивается под кандидатов, а это и вечерние созвоны, и выходные.
Второй фактор — сменность производства. Если предприятие работает круглосуточно, а завод стоит в три смены, то часть кадровых вопросов надо решать и в ночную смену. Крупные производственные холдинги держат дежурного кадровика или переносят приём для сменного персонала на удобное для него время — например, стыки смен. Синие воротнички физически не могут прийти в кадровую с 9 до 18, они в это время у станка.
Третий — география и часовые пояса. Компания с обособками от Калининграда до Владивостока не может держать единый режим приёма по московскому времени. Обособленное подразделение живёт по местному времени, и кадровик на месте работает по своему региональному графику. Централизованный кадровый центр при этом может обслуживать несколько площадок дистанционно, и тогда приём фактически становится онлайн-приёмом без привязки к кабинету.
Тут же встаёт вопрос разграничения. Где кончается отдел и начинается управление персоналом — тема не праздная, от статуса подразделения зависит и штат, и режим. Мы подробно разбирали критерии разграничения отдела и управления, и на практике именно от этого зависит, будет ли у службы единое окно приёма или несколько разрозненных кабинетов с разными часами.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«В компании на 3000 человек живой приём в отделе кадров — это головняк. Люди стоят в очереди за справкой 2-НДФЛ, за копией трудовой, за подписью на заявлении. На одном из наших проектов, ритейл, мы посчитали: специалист тратил порядка 60% времени на приёмку, которая закрывается парой кликов в системе. Перевели справки и заявления в личный кабинет — очередь у двери просто исчезла.»
За время работы сервиса Азбуха мы видели десятки таких историй, и вывод один: в крупной организации жёсткий график приёма — это симптом. Симптом того, что рутину не автоматизировали, и специалист вынужден закрываться на технический день, чтобы хоть что-то успеть по документам.
Часы работы отдела кадров в вузах
Вуз — это отдельная вселенная по режиму. Здесь у кадровой службы сразу несколько контуров работы, и часы приёма для каждого свои.
Административный режим. Отдел кадров вуза как административное подразделение обычно работает по пятидневке, чаще с 8:30-9:00 до 17:00-17:30, с обеденным перерывом в районе 13:00-14:00. Приём посетителей внутри этого промежутка сужен — например, с 10:00 до 16:00, чтобы оставить время на обработку документов до и после.
Разделение по категориям. В вузе кадровая нередко делится на подразделения: отдел кадров профессорско-преподавательского состава и отдел кадров учебно-вспомогательного и административного персонала. У ППС своя специфика — конкурсные процедуры на замещение должностей, срочные трудовые договоры, учебная нагрузка. Поэтому для преподавателей часто выделяют отдельные приёмные часы, и они могут отличаться от часов для остальных сотрудников.
Технический день. Как и в крупных организациях, в вузах среда сплошь и рядом закрыта для приёма и отдана под работу с документами. Это видно на графиках реальных университетов: приём ППС только в среду во второй половине дня либо, наоборот, во все дни, кроме среды.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Специфика вуза в том, что нагрузка на кадровую скачет по календарю. Сентябрь — вал приёма, оформление новых ставок, договоры с почасовиками. Летом — массовые отпуска и та же приёмная кампания рядом. Держать один режим круглый год бессмысленно, поэтому вузы издают отдельные приказы на летний период и на сессию. Кадровик тут живёт не по неделе, а по учебному году.»
Сезонность. У вуза год делится на семестры, сессии, каникулы и отпускной период. В летние месяцы, когда преподаватели в отпусках, доступ в корпуса и режим служб устанавливают отдельными приказами. Часы работы отдела кадров на лето могут сдвигаться, сокращаться по пятницам или переходить на сокращённую неделю. Это нормальная практика, закреплённая внутренними распоряжениями.
Приёмная комиссия — не путать. Отдельная тонкость: приёмная комиссия вуза и отдел кадров — это разные структуры. Комиссия работает с абитуриентами, в разгар кампании (июнь-август) сидит допоздна и по субботам, иногда до 20:00. Отдел кадров оформляет сотрудников и преподавателей, и его график с приёмной комиссией не связан. Абитуриент, который ищет «часы работы отдела кадров вуза», почти всегда на самом деле ищет приёмную комиссию. А вот преподаватель или сотрудник — именно кадровую.
Образцы кадровых документов по теме
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени (Т-12 / Т-13) | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Положение о премировании | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Приказ о переводе (Т-5) | Скачать |
| Заявление об увольнении по инициативе работника | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
Как узнать и закрепить часы приёма отдела кадров: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Откройте ПВТР организации. Режим работы и приёмные часы подразделений закрепляют именно там (ст. 189-190 ТК РФ), а не в устных договорённостях.
- Шаг 2. Проверьте, есть ли отдельный приказ или регламент по приёмным часам кадровой службы. В вузах и крупных компаниях это частая практика, особенно на летний период и сессию.
- Шаг 3. Разведите рабочие и приёмные часы. Заложите технический день (обычно среду) под работу с документами, когда живого приёма нет.
- Шаг 4. Учтите обеденный перерыв (ст. 108 ТК РФ, от 30 минут до 2 часов) и укажите его в графике приёма, чтобы не было претензий от сотрудников.
- Шаг 5. Разместите итоговый график на двери кабинета, на внутреннем портале и в личном кабинете сотрудника. Дублирование снимает большую часть вопросов «а когда вы работаете».
Стоимость перевода приёма отдела кадров в электронный вид
Сама постановка часов приёма денег не стоит — это строчка в ПВТР. Расходы появляются, когда компания решает разгрузить живую приёмку и перевести подписание документов, справки и заявления в электронный вид через КЭДО. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбуха.КЭДО «Лайт» — компании до 70 человек | 490 ₽/сотрудника в год | пробный период 30 дней |
| Азбуха.КЭДО «Стандарт» — от 70 до 500 человек | 390 ₽/сотрудника в год | маршруты согласования, 1С:ЗУП |
| Азбуха.КЭДО «Корпоративный» — от 500 человек | от 290 ₽/сотрудника в год | on-premise, УКЭП, SAP |
| Азбуха.HCM «Старт» — от 50 сотрудников | от 8 900 ₽/мес. | Подбор + КЭДО + Адаптация |
Минимальная сумма договора по КЭДО — 34 300 ₽/год (тариф «Лайт», 70 сотрудников). Итоговая цена зависит от численности персонала, вида электронной подписи и того, какие процессы вы выносите из живого приёма. Свериться с деталями удобно по актуальным тарифам сервиса Азбуха — там же есть онлайн-калькулятор под конкретную компанию.
Заключение
Часы работы отдела кадров держатся на трёх опорах: норма из ТК РФ, локальные ПВТР и здравый смысл в разведении рабочего и приёмного времени. В небольшой фирме это простая пятидневка. В крупной организации график ветвится по блокам, сменам и часовым поясам. В вузе он ещё и дышит вместе с учебным годом — семестры, сессии, летние приказы, отдельные часы для ППС. А технический день по средам — универсальный ответ на вопрос, почему кабинет иногда закрыт для приёма при работающем специалисте.
Сервис Азбуха помогает кадровым службам снять нагрузку с живого приёма: подписание документов, заявления и справки уходят в личный кабинет сотрудника, а очередь у кабинета исчезает вместе с необходимостью держать жёсткие приёмные часы. Мы работаем с компаниями от 50 до нескольких тысяч человек, знаем практику разных ГИТ в регионах и умеем встроить КЭДО в режим, который у вас уже есть.
Часто задаваемые вопросы
Совпадают ли часы работы отдела кадров с общим графиком организации?
Почему отдел кадров закрыт по средам?
Где закреплены приёмные часы отдела кадров?
Как устроены часы работы отдела кадров в вузе?
Отдел кадров вуза и приёмная комиссия — это одно и то же?
Как работает отдел кадров на предприятии со сменным графиком?
Как организован приём в компании с филиалами в разных часовых поясах?
Обязан ли отдел кадров принимать в обеденный перерыв?
Меняется ли режим работы отдела кадров вуза летом?
Можно ли обойтись без похода в отдел кадров?
Сколько человек должно быть в отделе кадров?
Что делать, если постоянно не получается попасть в отдел кадров?
Вы разобрались, как устроен режим приёма кадровой службы: норма из ТК РФ, ПВТР, технический день, отдельные часы для смен и ППС, летние приказы в вузах. Но чем больше организация, тем очевиднее, что жёсткие приёмные часы — следствие перегруженного живого приёма, а не необходимость.
Сервис Азбуха переводит подписание кадровых документов, подачу заявлений и выдачу справок в личный кабинет сотрудника. Трудовые договоры, приказы, расчётные листки, заявления на отпуск подписываются через УНЭП, УКЭП или ПЭП без визита в кабинет. Мы подключали компании от 50 до нескольких тысяч человек, работаем с 1С:ЗУП, SAP и порталом «Работа в России», знаем практику разных ГИТ в регионах.
Очередь у двери исчезает, а отдел кадров занимается делом, а не приёмкой одинаковых заявлений. Первый месяц КЭДО можно протестировать бесплатно.
