Работа в отделе кадров: что знать новичку в первый месяц

Работа в отделе кадров начинается не с трудового договора, а с ревизии того, что вам передали по акту приёма-передачи. Первый месяц новичка-кадровика уходит на три вещи: понять, какие документы в компании обязательны, разобраться с чужими ошибками в уже оформленных бумагах и научиться считать сроки. Ниже — что делать по неделям, какие ЛНА проверить в первую очередь, какие сроки нарушать нельзя и сколько стоит автоматизация, если объём бумаг не тянется вручную.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что входит в работу отдела кадров: функции и зона ответственности

Кадровая служба ведёт учёт персонала от приёма до увольнения. Приём, переводы, отпуска, командировки, больничные, воинский учёт, персональные данные, ведение трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, отчётность в СФР, взаимодействие с ГИТ при проверках. В маленькой компании всё это делает один человек, иногда совмещая с бухгалтерией. В компании от 500 человек функции разносят: отдельно оформление, отдельно подбор, отдельно расчёт.

Новичок обычно приходит на участок оформления. И вот тут первая ловушка. Вам скажут: «делай как раньше делали». А раньше делали как придётся. Разница между кадровым делопроизводством и HR в том, что первое отвечает перед инспектором, а второе перед бизнесом. Если вы не понимаете, чем занимается кадровик и чем эйчар, посмотрите разбор того, кто такой HR и чем он занимается — там разложены обе роли и их пересечения.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Первое, что я говорю новичку: не бросайтесь оформлять. Сначала возьмите список работников из зарплатника и сверьте с папками. У нас в практике был кейс, когда на 240 человек не нашлось 11 личных дел — люди работают, а бумаг нет. Вот с этого и начинается ваша работа, а не с красивого приказа.»

Первая неделя: приёмка участка и обязательные ЛНА

Начните с описи. Что физически есть в шкафу, что в системе, что «где-то у главбуха». Дальше — обязательные локальные акты. Их перечень одинаков для любой коммерческой организации, кроме микропредприятий, которые вправе отказаться от части ЛНА в пользу типового трудового договора.

• Правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189-190 ТК РФ.
• Положение об оплате труда и премировании (если условия не описаны целиком в трудовых договорах).
• Положение об обработке персональных данных и согласия работников — глава 14 ТК РФ.
• Штатное расписание.
• График отпусков — утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года, ст. 123 ТК РФ.
• Инструкции и журналы по охране труда, документы по воинскому учёту.

Проверьте, что на каждом ЛНА есть лист ознакомления с подписями. Отсутствие подписи работника равнозначно отсутствию ознакомления. Инспектор смотрит именно на это. Подробный перечень того, что запрашивают на проверке, собран в чек-листе кадровых документов для проверки ГИТ — удобно пройтись по нему в первую же неделю, пока вас никто не дёргает срочными задачами.

Вторая неделя: оформление приёма на работу без ошибок

Приём — самая частая операция и самая частая зона нарушений. Порядок задан ст. 65-68 ТК РФ. Работник предъявляет паспорт, СНИЛС в виде уведомления о регистрации, документ об образовании при необходимости, документы воинского учёта для военнообязанных, справку об отсутствии судимости там, где это требует закон. Трудовая книжка — только если работник её сохранил, с 2021 года по умолчанию ведутся электронные сведения о трудовой деятельности.

Сроки, которые чаще всего срывают:

• Трудовой договор оформляется в письменной форме и подписывается не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска к работе.
• С ПВТР, положением об оплате труда, должностной инструкцией работника знакомят под подпись до подписания трудового договора, а не после.
• Сведения о приёме подаются в СФР по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
• Испытательный срок — до трёх месяцев для рядовых должностей, до шести для руководителей, главбухов и их заместителей. Условие обязательно прописывается в договоре, иначе работник принят без испытания.

В сервисе Азбуха мы на этапе подключения кадрового модуля первым делом собираем матрицу «документ — срок — ответственный», потому что срыв срока по ЕФС-1 обходится дороже, чем любая ошибка в формулировке приказа.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый косяк новичка — подписать ТД задним числом, чтобы закрыть трёхдневный срок. Не делайте так. Дата допуска и дата договора расходятся — это видно по табелю, по пропускной системе, по расчётке. Лучше оформить как есть и один раз объяснить, чем потом разбираться с предписанием.»

Как оформить нового сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите документы работника по ст. 65 ТК РФ и снимите копии в том объёме, который закреплён положением о персональных данных. Возьмите согласие на обработку персональных данных.
2. Шаг 2. Ознакомьте под подпись с ПВТР, положением об оплате труда, положением о персональных данных, должностной инструкцией и инструкциями по охране труда.
3. Шаг 3. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах. На экземпляре работодателя работник расписывается в получении своего экземпляра.
4. Шаг 4. Издайте приказ о приёме на работу и ознакомьте работника в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.
5. Шаг 5. Внесите запись в трудовую книжку, если работник ведёт её на бумаге, и сформируйте личную карточку либо личное дело по правилам компании.
6. Шаг 6. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Поставьте работника на воинский учёт, если он военнообязанный.

Третья неделя: личные дела, хранение и персональные данные

Личное дело коммерческая организация вести не обязана, но если завела — обязана вести по своим же правилам. Состав закрепляется положением. Внутрь идут копии документов, трудовой договор с допниками, приказы, заявления, лист ознакомления. Медицинские документы, если они есть, хранят отдельно от основного дела.

Сроки хранения задаёт приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. Ключевые ориентиры: трудовые договоры, личные карточки и личные дела — 50 лет, если документы созданы после 2003 года, и 75 лет для более ранних. Приказы по личному составу о приёме, переводе и увольнении — те же 50 или 75 лет. Приказы по отпускам, командировкам и дисциплинарным взысканиям — 5 лет. Табели учёта рабочего времени — 5 лет, а при вредных условиях труда 50/75 лет.

Отдельная история — хранение копий паспорта. Хранить копию без обоснования цели в положении о персональных данных нельзя, это претензия Роскомнадзора, а не ГИТ, но штраф от этого не легче. Разбор частых нарушений при формировании дел собран в материале про ошибки при оформлении личного дела работника, там же примеры формулировок для положения.

Четвёртая неделя: отчётность, сроки и календарь кадровика

Кадровик отчитывается в СФР. Подраздел 1.1 ЕФС-1 — на следующий рабочий день после приказа о приёме, переводе, увольнении, при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки, при заключении и расторжении договора ГПХ. Подраздел 1.2 — до 25 января за прошедший год по льготным категориям. Сведения о начисленных взносах и персонифицированные данные идут через бухгалтерию, но кадровик даёт основание.

Отдельно — воинский учёт. Сведения о приёме и увольнении военнообязанных подаются в военкомат в течение 5 дней. Ежегодная сверка карточек проводится по графику военного комиссариата. Сроки и формы годового цикла удобно держать перед глазами: сводный календарь отчётов кадровика по срокам и формам закрывает вопрос «что я забыл в этом месяце» на весь год вперёд.

Актуальные сроки и разъяснения по спорным ситуациям публикует Роструд — проверять формулировки лучше на официальном сайте Роструда, а не в пересказах на форумах.

Типичные ошибки новичка в отделе кадров и цена каждой

Ошибки в первый месяц однотипные. Разберём четыре, которые встречаются чаще всего.

• Ознакомление с ЛНА после подписания договора. Так делают, потому что удобнее собрать все подписи одной пачкой в конце дня. Цена: нарушение ст. 68 ТК РФ, предупреждение или штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб., на юрлицо от 30 000 до 50 000 руб.
• Пропуск срока по ЕФС-1. Причина — кадровик издал приказ в пятницу вечером и подал в понедельник. Цена: 500 руб. за каждое застрахованное лицо по ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ. При массовом приёме на 40 человек это уже 20 000 руб. за один эпизод.
• Хранение всех приказов в одной папке. Так проще искать в моменте. Цена: при подготовке к архивированию дела с разными сроками хранения приходится переформировывать вручную, а при проверке пятилетние приказы уничтожают вместе с пятидесятилетними.
• Условие об испытании прописано только в приказе. Делают из-за спешки при массовом наборе. Цена: работник считается принятым без испытания, уволить по ст. 71 ТК РФ невозможно, восстановление на работе плюс оплата вынужденного прогула.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Новички боятся ГИТ, а бояться надо своего же табеля. Инспектор приходит редко, а вот работник, которому не отдали второй экземпляр договора, приходит в суд регулярно. Проверьте подписи в получении — это пять минут работы и минус один затык через год.»

Адаптация новичка-кадровика: как войти в должность за месяц

Практика показывает, что срок выхода на самостоятельную работу зависит не от знания ТК РФ, а от наличия наставника и описанных процедур. Компании, которые сажают новичка за стол со словами «вот база, разбирайся», теряют людей в первые две недели — это видно и по кадровым службам, и по любым другим участкам, где обучение не выстроено.

Рабочая схема на месяц выглядит так:

• Дни 1-3. Приёмка участка, опись документов, доступы в 1С:ЗУП или другую учётную систему, знакомство с бухгалтерией и руководителями подразделений.
• Дни 4-10. Проверка ЛНА и листов ознакомления, сверка штатного расписания с фактической численностью.
• Дни 11-20. Самостоятельное оформление приёма и увольнения под контролем наставника, первая подача ЕФС-1 с проверкой перед отправкой.
• Дни 21-30. Ревизия личных дел, составление календаря отчётности, список выявленных нарушений с планом исправления для руководителя.

В сервисе Азбуха модуль адаптации мы настраиваем именно под такую разбивку по неделям: чек-лист на каждый этап, назначенный бадди и точка обратной связи от руководителя на 14-й и 30-й день. Без контрольных точек новичок доходит до конца месяца с ощущением, что всё нормально, а на первой же проверке выясняется обратное.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Возьмите за правило вести список вопросов. Не «спрошу потом», а файл, куда падает каждый затык. К концу месяца у вас будет готовая карта пробелов участка — и это лучший документ, который можно принести руководителю вместо отчёта в свободной форме.»

Стоимость автоматизации кадрового учёта для отдела кадров

Итоговая сумма зависит от численности штата, набора подключаемых модулей и того, нужен ли КЭДО с УКЭП или хватает УНЭП. Ниже — позиции, которые чаще всего берут компании, где кадровый учёт ведут один-два человека.

На итоговую сумму влияют численность, количество юрлиц, необходимость интеграции с 1С:ЗУП и вид электронной подписи. Для компании до 70 человек КЭДО обходится дешевле в абсолютных деньгах, но дороже в пересчёте на сотрудника — это нормальная логика тарифной сетки. Сориентироваться точнее помогут актуальные цены сервиса Азбуха с разбивкой по модулям и пробным периодам.

Вывод

Первый месяц в отделе кадров — это инвентаризация, а не производство документов. Сначала опись и проверка ЛНА, потом оформление по срокам, потом ревизия личных дел и календарь отчётности. Три вещи, которые нельзя откладывать: подписи на листах ознакомления, срок подачи ЕФС-1 и второй экземпляр трудового договора на руки работнику. Всё остальное дорабатывается по ходу.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли профильное образование, чтобы работать в отделе кадров

Закон не требует диплома именно по кадровому делопроизводству. Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» предполагает среднее профессиональное или высшее образование плюс дополнительное профобразование по профилю. Обязательным профстандарт становится, если требования к квалификации установлены ТК РФ или иным нормативным актом для конкретной должности.

Что делать, если предшественник не передал документы по акту

Составьте одностороннюю опись фактически принятых документов и утвердите её приказом либо служебной запиской на имя руководителя с датой. Это фиксирует состояние участка на дату вашего выхода. Без такого документа все выявленные позже пробелы формально становятся вашей зоной ответственности.

Сколько кадровиков нужно на 100 сотрудников

Обязательного норматива нет, компания определяет численность сама. Ориентир из практики: один специалист на 150-250 работников при стабильном штате и один на 80-120 при высокой текучести, массовом подборе или большом числе командировок. Несколько юрлиц и обособленных подразделений увеличивают нагрузку независимо от численности.

Нужно ли вести личную карточку Т-2 в 2026 году

Унифицированная форма Т-2 перестала быть обязательной для коммерческих организаций, компания вправе утвердить свою форму приказом. Но если карточки уже велись, уничтожать их нельзя: срок хранения составляет 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 лет для более ранних.

Можно ли уволить работника на испытательном сроке без объяснений

Нет. По ст. 71 ТК РФ работодатель предупреждает работника письменно не позднее чем за 3 дня с указанием причин, послуживших основанием для признания результата испытания неудовлетворительным. Причины подтверждаются документами: служебными записками руководителя, актами, невыполненными задачами из плана на испытательный срок.

Какой вид электронной подписи нужен работнику в КЭДО

Для большинства кадровых документов работнику достаточно УНЭП, полученной через Госуслуги или Госключ, либо ПЭП при использовании информационной системы работодателя. УКЭП со стороны работника нужна для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и заявления об увольнении, если они подписываются вне платформы «Работа в России».

Что грозит компании за отсутствие обязательных кадровых документов

По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф: на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб., на юрлицо от 30 000 до 50 000 руб. За ненадлежащее оформление трудового договора по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ штраф на юрлицо составляет от 50 000 до 100 000 руб. При повторном нарушении суммы увеличиваются, для должностного лица возможна дисквалификация.