Электронный трудовой договор и трудовая книжка живут по разным правилам, и это первое, что придётся принять кадровику при переходе на КЭДО. Договор уходит в электронный контур целиком, вместе с допниками и приказами по личному составу. Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности из этого контура прямо исключены законом. Ниже разбираю, где проходит граница, что делать с бумажными книжками тех, кто их сохранил, по какой форме и в какие сроки работодатель отчитывается в фонд и что именно выдают человеку при увольнении.
Что переводится в электронный вид, а что закон оставил на бумаге
Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ от 22.11.2021. Работодатель вправе создавать, подписывать и хранить в электронном виде трудовые договоры, допники, приказы по личному составу, заявления, уведомления, графики отпусков, расчётные листки, ознакомления с ЛНА. Перечень исключений закрытый, он в части 3 статьи 22.1 и содержит четыре позиции: трудовая книжка и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности; акт о несчастном случае на производстве по установленной форме; приказ об увольнении работника; документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.
Формулировка выглядит странно: сведения о трудовой деятельности и так формируются в электронном виде, но при этом исключены из КЭДО. Логика тут в том, кто ведёт учёт. Кадровый ЭДО — внутренний контур работодателя. Сведения о трудовой деятельности ведёт Социальный фонд по правилам статьи 66.1 ТК РФ, и работодатель туда только подаёт данные отчётной формой. Смешивать эти два процесса нельзя. Перечень переводимых документов и виды подписи под каждым закрепляют в ЛНА, для этого подойдёт Положение о ведении КЭДО: в нём отдельным разделом стоит прописать, что трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности остаются в бумажном учёте кадровой службы и в систему не загружаются.
Второй документ, без которого запуск не состоится, — письменное согласие работника по статье 22.2 ТК РФ. Согласие не требуется только от тех, кого приняли после 31.12.2021 и у кого по состоянию на 31.12.2021 не было трудового стажа. Всем остальным нужна бумага, и собирают её именно на бумаге: часть 2 статьи 22.2 требует письменной формы. Готовый бланк — заявление о согласии на переход на КЭДО, его подшивают к личному делу и хранят весь период работы: при проверке ГИТ инспектор спросит именно его, а не скриншот из системы.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству: «Первая же ошибка внедренца — залить сканы бумажных трудовых книжек в систему КЭДО и считать, что теперь они электронные. Скан можно хранить для удобства, юридического веса у него нет. Книжка остаётся бумажной, лежит в сейфе, и учёт по ней ведётся по-старому.»
Чем электронная трудовая книжка отличается от кадрового ЭДО
Путаница в терминах стоит компаниям реальных денег: людям обещают, что после запуска КЭДО трудовые книжки исчезнут, а через месяц кадровая служба объясняет, почему сейф с бланками никуда не делся. Электронная трудовая книжка — обиходное название сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Это запись в информационных ресурсах СФР, куда работодатель передаёт кадровые мероприятия. Кадровый ЭДО — другой процесс: работодатель создаёт и подписывает документы у себя, в своей системе, и сам отвечает за их архивное хранение по части 8 статьи 22.1 ТК РФ.
Разница видна по четырём параметрам.
| Параметр | Сведения о трудовой деятельности (ЭТК) | Кадровый ЭДО |
|---|---|---|
| Норма | ст. 66.1 ТК РФ, 439-ФЗ от 16.12.2019 | ст. 22.1-22.3 ТК РФ, 377-ФЗ от 22.11.2021 |
| Кто ведёт | Социальный фонд России | Работодатель в своей информационной системе |
| Согласие работника | Не требуется, учёт ведётся на всех | Требуется письменное согласие по ст. 22.2 ТК РФ |
| Что попадает | Приём, перевод, увольнение, ГПХ, приостановление договора | Трудовой договор, допники, заявления, приказы, ЛНА, графики |
| Как получает работник | Выписка через Госуслуги, СФР, МФЦ, работодателя | Личный кабинет в системе работодателя |
Отсюда практический вывод: компания без КЭДО всё равно ведёт электронные сведения о трудовой деятельности, потому что обязанность отчитываться в фонд не зависит от того, на чём подписан трудовой договор. И наоборот — запуск КЭДО не отменяет ни одной строки в бумажной книжке того, кто её сохранил.
Образцы документов для перехода на КЭДО без ошибок с трудовыми книжками
Эти файлы закрывают организационную часть перехода: приказ о запуске, уведомление персонала, фиксацию отказа и кадровые формы, которые продолжают работать параллельно с электронным контуром.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
Приказ и уведомление правьте под свою структуру и сроки, заявление об отказе держите наготове: оно понадобится тем, кто останется на бумаге, и именно им придётся дублировать весь документооборот.
Кто остался с бумажной трудовой книжкой и что с ней делать
Право выбора появилось у работников по 439-ФЗ от 16.12.2019. Тот, кто подал заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности, получил бумажную книжку на руки с записью о сделанном выборе, и с этого момента работодатель освобождается от её ведения и хранения. Возврат к бумажному варианту после такого заявления законом не предусмотрен. Тот, кто подал заявление о сохранении бумажной книжки, продолжает вести её параллельно с электронными сведениями: работодатель делает записи и в книжку, и в отчётную форму.
Отдельная группа — те, кто вообще не подал заявление до 31.12.2020. По ним работодатель по умолчанию продолжает вести бумажную трудовую книжку по статье 66 ТК РФ. Право подать заявление о переходе на электронные сведения у таких работников сохраняется бессрочно, в том числе при смене работодателя. Люди, которые объективно не могли уложиться в срок — были в отпуске, в отпуске по уходу за ребёнком, на больничном, — подают заявление в любое время.
И третья категория: те, кто впервые устроился на работу после 31.12.2020. На них бумажная трудовая книжка не оформляется вообще, учёт ведётся только в электронных сведениях. У кадровика при приёме такого человека нет ни книжки, ни выбора: просто нечего заводить.
📌 Факт: Электронные сведения о трудовой деятельности содержат кадровые мероприятия начиная с 2020 года. Стаж до этой даты в полном объёме подтверждает только бумажная трудовая книжка, поэтому выбросить её после перехода на ЭТК нельзя.
На проектах Азбуха мы разводим эти два решения ещё на этапе сбора согласий: в уведомлении о переходе прямо пишем, что согласие на КЭДО никак не влияет на форму ведения трудовой книжки и наоборот. Иначе половина вопросов от линейного персонала звучит как «я согласился на электронку, у меня заберут книжку?».
Юлия К, консультант по кадровым процессам: «Считать долю тех, у кого сохранена бумажная книжка, надо до старта, а не после. От этой цифры зависит, сколько человек в кадровой останется на ручном учёте и не придётся ли держать отдельного специалиста только под сейф с бланками. В компаниях с большим стажем работы персонала бумажных книжек бывает больше половины штата.»
Учёт и хранение бумажных трудовых книжек в компании на КЭДО
Форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 1 сентября 2021 года по 1 сентября 2027 года, и запуск КЭДО не меняет в нём ни строчки. Работодатель ведёт учёт бланков трудовой книжки и вкладыша, а также движения трудовых книжек с указанием серии и номера каждого экземпляра. Журналы нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя. Бланки относятся к документам строгой отчётности и выдаются ответственному лицу под отчёт.
Выдача книжки работнику на руки в период работы возможна по его письменному заявлению, срок — три рабочих дня. При увольнении книжку выдают в день прекращения трудового договора с внесённой записью об увольнении. Невостребованные книжки хранятся до востребования по правилам архивного законодательства. Никакой электронной альтернативы этим процедурам нет: подписать выдачу книжки в системе КЭДО и считать вопрос закрытым не получится.
⚠️ Внимание: Оформленный электронно документ из закрытого перечня части 3 статьи 22.1 ТК РФ юридической силы не имеет. Если запись о движении трудовой книжки существует только в системе КЭДО, в трудовом споре суд её не примет, а переделывать придётся задним числом.
Практический момент, который упускают при раскатке: в положении о КЭДО стоит отдельно закрепить, кто отвечает за сейф с бланками после того, как основная масса документов ушла в электронный контур. В практике Азбуха мы видели проекты, где ответственного за книжки формально не переназначили, и полгода никто не подписывал книгу учёта движения — просто потому, что все процессы переехали в систему, а этот остался снаружи.
Приём нового сотрудника: договор электронно, книжка по своим правилам
Приём — точка, где два процесса расходятся нагляднее всего. Трудовой договор подписывают в электронном виде: работодатель только УКЭП, работник УКЭП или УНЭП, простая подпись по договору недопустима по статье 22.3 ТК РФ. Приказ о приёме тоже уходит в электронный контур. А вот книжка, если её надо вести, заводится или заполняется руками, шариковой ручкой, и запись вносится в бумажный бланк.
При приёме работник предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Если человек принёс выписку в электронном виде, кадровик проверяет подпись фонда и подшивает файл. Если принёс бумажную книжку — её принимают под запись в книге учёта движения. Обязанность вести книжку возникает по статье 66 ТК РФ, когда работа для человека основная и он проработал свыше пяти дней.
Как принять сотрудника в компании с КЭДО: порядок действий
- Шаг 1. Проверьте дату первого трудоустройства. Если человек впервые вышел на работу после 31.12.2020, бумажная книжка не заводится, а согласие на КЭДО не требуется, когда у него на 31.12.2021 не было стажа.
- Шаг 2. Примите трудовую книжку или выписку со сведениями о трудовой деятельности, зафиксируйте поступление книжки в книге учёта движения.
- Шаг 3. Соберите письменное согласие на КЭДО, если оно нужно, и подключите работника к системе, выдав доступ к личному кабинету.
- Шаг 4. Подпишите трудовой договор в электронном виде: со стороны компании УКЭП, со стороны работника УКЭП или УНЭП, полученная через инфраструктуру электронного правительства.
- Шаг 5. Издайте приказ о приёме в электронном виде и ознакомьте с ним работника в системе.
- Шаг 6. Внесите запись о приёме в бумажную трудовую книжку, если она ведётся, и уберите книжку на хранение.
- Шаг 7. Подайте сведения в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.
Седьмой шаг чаще всего и срывается. Кадровик закрывает документ в системе, ставит статус «подписан» и уходит домой, а отчётная форма остаётся неотправленной, потому что интеграция с зарплатным контуром настроена на выгрузку раз в неделю. В Азбухе мы настраиваем маршрут так, чтобы факт подписания приказа о приёме сразу поднимал задачу на подачу сведений, с дедлайном на следующий рабочий день.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО: «Разделите в положении о КЭДО два перечня: что подписываем электронно и что делаем руками. Второй список короткий, четыре позиции, но именно на нём спотыкаются. Когда он висит перед глазами у кадровика, вопрос «а книжку теперь тоже в систему?» перестаёт возникать после первой же недели промки.»
Какие сведения работодатель подаёт в фонд и по какой форме
Кадровые мероприятия передают в Социальный фонд подразделом 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Форму и порядок заполнения утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный в Минюсте 18.12.2025, он вступил в силу 30 декабря 2025 года. Форматы обновлены отдельным приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Подраздел 1.1 — прямой наследник СЗВ-ТД, и именно он наполняет электронную трудовую книжку.
Сроки различаются по типу мероприятия. Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и прекращение договора ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, которым оформлено событие. Перевод на другую постоянную работу, переименование организации и подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Если кадровых мероприятий в отчётном периоде не было, подраздел 1.1 не сдают.
С 2026 года из подраздела убрали коды ДИСТ и НДОМ: отдельно отчитываться о переводе на дистанционную работу или на работу на дому больше не нужно. Появилась возможность указывать несколько кодов неполного времени, а для снятия неполного времени подают мероприятие «ПЕРЕВОД» без этих кодов. Мелочь, но кадровику, который год назад настраивал шаблоны выгрузки, стоит их пересобрать.
ℹ️ Полезно знать: За непредставление или несвоевременное представление сведений персонифицированного учёта штраф считают поштучно — 500 руб. за каждое застрахованное лицо. При штате в несколько сотен человек и сорванной массовой выгрузке сумма набегает быстро.
Юлия К, эксперт по трудовому праву: «Срок в один рабочий день на приём и увольнение — жёсткая норма, жёстче в кадровом учёте ничего нет. Ни отпуск ответственного, ни сбой интеграции с зубом её не двигают. Поэтому в маршруте всегда нужен второй подписант и уведомление руководителю, если задача на подачу сведений висит больше суток.»
Как работник получает выписку и что выдают при увольнении
Сведения о трудовой деятельности человек получает четырьмя путями: через личный кабинет на портале Госуслуг, в территориальном органе СФР, в МФЦ и у работодателя. Услуга не привязана к месту жительства или работы. Выписку выдают либо на бумаге, либо электронным документом, заверенным квалифицированной подписью. Подробное описание состава сведений и способов получения выложено в разделе про электронную трудовую книжку на сайте Социального фонда, туда стоит отправлять работников вместо пересказа процедуры своими словами.
От работодателя человек получает форму СТД-Р. Форму сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, а также форму предоставления сведений из информационных ресурсов фонда утвердил приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. Из фонда выдают СТД-СФР, из компании — СТД-Р, и это разные документы с разным объёмом данных: работодатель показывает только свой период работы.
Сроки выдачи СТД-Р: при увольнении — в день прекращения трудового договора; по письменному заявлению в период работы — в течение трёх рабочих дней; по обращению уже после увольнения — не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. По умолчанию форму выдают на бумаге, заверенную надлежащим образом. Электронный вариант с усиленной квалифицированной подписью допустим при письменном заявлении работника. Если человек отсутствует или отказывается получать документ, его направляют заказным письмом с уведомлением.
Ключевой момент для кадровика: тому, у кого ведётся бумажная трудовая книжка, СТД-Р при увольнении не выдают — выдают саму книжку. СТД-Р получают те, кто перешёл на электронные сведения, впервые трудоустроился после 31.12.2020, работает по совместительству или дистанционно без передачи книжки работодателю.
💡 Лайфхак: Заведите отдельный реестр выдачи СТД-Р со вторым экземпляром и подписью работника. Закон журнала не требует, но при споре о дате выдачи это единственное доказательство, которое у вас будет.
Типичные ошибки на стыке КЭДО и трудовых книжек
Первая ошибка — подписать электронной подписью документ из закрытого перечня. Мотив понятный: система умеет всё, руки тянутся оформить в ней и приказ об увольнении, и журнал инструктажей. Цена: документ юридической силы не имеет, в споре суд его не примет, переоформление идёт задним числом, а при проверке добавляется ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — для организации от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб.
Вторая — перевод работников на КЭДО без сбора письменных согласий. Электронные документы такого работника недействительны, штраф тот же по статье 5.27 КоАП РФ. Профилактика простая: уведомление и согласия до старта, отказ фиксируется заявлением, отказавшийся остаётся на бумаге и получает всё в бумажном виде.
Третья — раскатка на весь штат без пилота. Массовый сбой шаблонов и маршрутов на тысячах человек кладёт кадровую службу, а устранение занимает месяц вместо запланированных недель. Пилот на одном подразделении 2-3 недели снимает этот риск. Четвёртая — потеря контроля над бумажным учётом после переезда основных процессов в систему: книга учёта движения трудовых книжек не ведётся, ответственный не назначен, при проверке ГИТ это первое, что всплывает.
Стоимость КЭДО при параллельном учёте трудовых книжек
Цена подключения зависит от численности штата, набора модулей и того, нужна ли компании УКЭП с размещением на своих серверах. Бумажный учёт трудовых книжек в тариф не входит и остаётся внутренней работой кадровой службы, но именно КЭДО высвобождает время под неё: с электронным контуром один специалист ведёт 300-400 человек против 100-150 на бумаге.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО Лайт | 490 руб. за сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО Стандарт | 390 руб. за сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО Корпоративный | от 290 руб. за сотрудника в год | от 500 человек, УКЭП и on-premise |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб. за сотрудника в год | пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | от 50 сотрудников, подбор, КЭДО и адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 руб. в месяц | от 100 сотрудников, плюс обучение и опросы |
К стоимости платформы добавляются подписи. УНЭП через Госключ бесплатна, УНЭП информационной системы работодателя обходится порядка 500 руб. в год на сотрудника, УКЭП аккредитованного удостоверяющего центра — 2000-5000 руб. в год. Расходы на получение работником подписи и её использование по части 12 статьи 22.2 ТК РФ несёт работодатель, удержать их из зарплаты нельзя: перечень удержаний в статье 137 ТК РФ закрытый. Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора модулей, ориентироваться проще по актуальным тарифам сервиса Азбуха.
Выводы
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности выведены из кадрового ЭДО закрытым перечнем части 3 статьи 22.1 ТК РФ, и запуск электронного документооборота не отменяет ни бумажный учёт книжек по приказу Минтруда № 320н, ни подачу подраздела 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд. Трудовой договор с новым сотрудником подписывается электронно, книжка при этом заполняется руками, а сведения о приёме уходят в фонд на следующий рабочий день. Три процесса идут параллельно, и каждый требует своего ответственного.
Мы в Азбухе строим маршруты так, чтобы электронный контур не съедал бумажный: подписание приказа сразу поднимает задачу на подачу сведений, а перечень документов-исключений вынесен в положение о КЭДО отдельным разделом, чтобы кадровик не искал его в законе.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли хранить сканы бумажных трудовых книжек в системе КЭДО
Хранить скан как справочную копию для удобства кадровой службы закон не запрещает, но юридического значения у него нет. Оригинал остаётся бумажным, учёт по нему ведётся в книге учёта движения трудовых книжек, а бланки относятся к документам строгой отчётности. Скан не заменяет ни книжку при выдаче на руки, ни запись в журнале.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку после выдачи на руки
Если книжка выдана работнику при переходе на электронные сведения, ответственность за её ведение и хранение с работодателя снята, и оформлять дубликат он не обязан. Стаж до 2020 года человек подтверждает другими документами: копиями приказов, справками с прежних мест работы, архивными выписками. По периодам начиная с 2020 года данные есть в информационных ресурсах фонда и запрашиваются выпиской.
Нужно ли подавать сведения в фонд на совместителей и работников по ГПХ
По внешним совместителям подраздел 1.1 подаётся так же, как по основным работникам, при этом бумажная трудовая книжка по месту совместительства не ведётся. По договорам ГПХ подают мероприятия о заключении и прекращении договора, срок тот же — не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения.
Можно ли выдать СТД-Р в электронном виде без заявления работника
Нет. По умолчанию форму выдают на бумаге, заверенную надлежащим образом. Электронный вариант, подписанный усиленной квалифицированной подписью, допустим только при письменном заявлении работника. Формы СТД-Р и СТД-СФР утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.
Работник впервые устраивается на работу и просит завести бумажную трудовую книжку
Отказать придётся. На тех, кто впервые вышел на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка не оформляется, учёт ведётся только в электронных сведениях. Права выбора у такого человека нет, и заявление о ведении книжки на бумаге принимать не от чего.
Влияет ли отказ работника от КЭДО на форму его трудовой книжки
Не влияет: это два независимых решения. Отказ от КЭДО означает, что кадровые документы такому работнику дублируют на бумаге, дистанционным сотрудникам направляют заказным письмом с уведомлением. Форма трудовой книжки определяется заявлением по 439-ФЗ и от согласия на электронный документооборот не зависит.
Как быть с работником, который вернулся из длительного отпуска по уходу за ребёнком и не подавал заявление о выборе
Он подаёт заявление в любое время: для тех, кто по объективным причинам не мог уложиться в срок до 31.12.2020, ограничение снято. До подачи заявления работодатель ведёт бумажную книжку по умолчанию. Само мероприятие о подаче заявления передают в фонд подразделом 1.1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи.
