Подготовка к переходу на КЭДО: что проверить до старта

Подготовка к переходу на КЭДО занимает больше времени, чем сам запуск системы. До старта закрывают пробелы в кадровых документах, приводят в порядок штатное расписание и локальные акты, сверяют данные сотрудников и разводят типы документов по видам электронной подписи. Разберём, что проверяют на предпроектном этапе, какие документы восстанавливают и какой датой их оформляют, как оценить готовность 1С и ИТ-контура, что собрать по сотрудникам и как отобрать пилотную группу.

Аудит кадровых документов: что проверить до старта КЭДО

Аудит строится на двух списках. Первый — обязательные локальные акты, которые действуют на весь штат: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, штатное расписание, график отпусков, инструкции по охране труда, табель учёта рабочего времени. Второй — персональный пакет по каждому работнику: трудовой договор и допники, приказ о приёме, личная карточка, согласие на обработку ПДн, сведения о трудовой деятельности, приказы по личному составу, заявления, документы воинского учёта. Отсутствие обязательного документа тянет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: для организации от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб.

Сверку по людям удобно вести через личную карточку: в неё сведены паспортные данные, СНИЛС, ИНН, образование, приказы и отпуска. Возьмите образец личной карточки работника по форме Т-2 как контрольный лист полей: пустое или расходящееся с приказом поле в электронном контуре превратится в ошибку в реквизитах документа.

Вторая точка сверки — штатка. Названия должностей в трудовых договорах, приказах и штатном расписании обязаны совпадать до буквы, иначе шаблоны в системе будут подтягивать разные значения из одного и того же поля. Сравните действующие приказы с формой штатного расписания Т-3 и зафиксируйте расхождения отдельным списком: часть закроется приказом о внесении изменений, часть потребует допсоглашений с работниками.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Первое, что мы делаем на предпроекте в Азбуха, — выгружаем реестр по каждому юрику и сверяем три источника: 1С:ЗУП, бумажные личные дела и журналы регистрации приказов. В компании на 400 человек расхождения находятся почти всегда, чаще всего по допникам об изменении оклада. Пока эта дыра не закрыта, залезать в систему бессмысленно: вы просто оцифруете ошибку и потом будете доказывать инспектору, что так было и раньше.»

⚠️ Внимание: перевод работника в электронный контур без письменного согласия нарушает ст. 22.2 ТК РФ, и подписанные им электронные документы юридической силы не получают. Штраф для организации по ст. 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 руб.

Восстановление недостающих кадровых документов и какой датой их оформлять

Пробелы, которые вскрывает аудит, делятся на две группы. Документ отсутствует физически, но отношения оформлены (утрачен экземпляр работодателя, потерялся лист ознакомления) — его дооформляют текущей датой со ссылкой на первичное основание. Документ не оформлялся вообще — его создают текущей датой, а факт восстановления фиксируют актом с составом комиссии и перечнем утраченного. Подписание задним числом не работает ни в бумаге, ни тем более в электронном виде: у файлов сохраняются метки времени, и штамп доверенного времени покажет реальный момент подписания.

Отдельно разбирают старые ознакомления с ЛНА. Переподписывать их электронной подписью при запуске КЭДО не нужно и вредно: подпись 2026 года под актом 2022 года выглядит хуже честного пробела. Рабочая схема — утвердить актуальные редакции локальных актов и провести ознакомление заново уже в системе, с даты запуска.

Образцы документов для запуска кадрового электронного документооборота

Эти файлы закрывают предпроектную часть: приведение локальных актов в порядок, оформление решения о переходе и сбор согласий со штата.

Шаблоны подгоняют под свою структуру до запуска, а не после: перечень электронных документов и виды подписи из положения о КЭДО потом переносятся в настройки системы один в один.

Инвентаризация типов документов и маршрутов согласования

Инвентаризация отвечает на три вопроса по каждому типу документа: переводится ли он в электронный вид, какой подписью его закрывает работник, какой — работодатель. Закрытый перечень исключений в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ содержит четыре позиции: бумажная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. По ним вопрос вида подписи не возникает вовсе, они остаются на бумаге с собственноручной подписью.

Второй перечень, ст. 22.3 ТК РФ, задаёт документы, где ПЭП работника не применяется: трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора и с приказом о дисциплинарном взыскании. Сведите оба перечня в одну таблицу до выбора системы.

Из таблицы вытекает практический вывод: смешанный контур сохраняется при любом сценарии, и бумажный процесс по четырём исключениям придётся описать в положении о КЭДО отдельно, иначе кадровая служба будет искать, куда девать журнал инструктажей.

Дальше по каждому типу документа рисуют маршрут: кто инициирует, кто согласует, кто подписывает, сколько времени отводится на этап. Маршруты снимают с действующего процесса, а не с идеального. В практике Азбуха расхождение между регламентом и фактическим согласованием встречается в каждом втором проекте: в регламенте два согласующих, в жизни документ проходит через руководителя направления, которого в регламенте нет.

Штатное расписание и ЛНА: что привести в порядок до запуска

Пакет локальных актов под КЭДО состоит из положения о ведении КЭДО, приказа о введении и приказа об утверждении положения. В положение закладывают перечень электронных документов, виды подписи по каждому, сроки этапов, маршруты, ответственных, порядок выдачи и блокировки реквизитов доступа, выдачу бумажных копий. Отдельным пунктом фиксируют исключительные случаи оформления на бумаге: абз. 4 ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ разрешает работодателю их утвердить, и это единственный законный способ обмениваться бумагой при недоступности инфраструктуры подписания.

Если в компании есть выборный орган первичной профсоюзной организации, положение принимают с учётом его мнения по ст. 372 ТК РФ. На мотивированное мнение отводится 5 рабочих дней, при разногласиях добавляются консультации и протокол. В бюджетных учреждениях профсоюз есть почти всегда, и этот этап стабильно даёт лишние две недели к плану — закладывать их надо в предпроектный график, а не удивляться потом.

Ещё один слой — персональные данные. До запуска обновляют положение об обработке ПДн: в него добавляют информационную систему КЭДО, оператора, состав передаваемых данных. Если систему подключают по агентскому договору с вендором, работодатель использует API-ключ вендора, и тогда с работников дополнительно берут согласие на передачу персональных данных этому вендору. Требования Роструда к оформлению кадровых процедур и разъяснения по типовым нарушениям публикуются на официальном сайте Роструда, и перед утверждением пакета есть смысл сверить формулировки с актуальной позицией ведомства.

ℹ️ Полезно знать: согласие работника на ведение КЭДО собирают только на бумаге. Часть 2 ст. 22.2 ТК РФ требует письменной формы, и подписать это согласие даже УКЭП пока нельзя. Вопрос прорабатывают Минтруд и Минцифры.

Данные сотрудников: СНИЛС, телефоны и подтверждённые учётные записи

Электронный контур не запустится без чистого справочника людей. Минимальный набор на каждого работника: ФИО в точном соответствии с паспортом, СНИЛС, ИНН, дата рождения, актуальный мобильный номер, корпоративная или личная электронная почта, подразделение и должность из штатного расписания. Дальше добавляется статус учётной записи на Госуслугах: для выпуска УНЭП через Госключ нужна подтверждённая учётная запись ЕСИА и российский номер телефона, сам выпуск сертификата занимает 2 минуты.

Ориентир по готовности штата даёт статистика Госключа: к июню 2026 приложением воспользовались свыше 40 млн человек, подписано более 55 млн документов, интеграцию сделали более 4 тыс. компаний. При этом в регионах до 10-15% работников пользуются кнопочными телефонами, и сценарий подписания для них продумывают отдельно.

Как проверить готовность сотрудников к подписанию: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выгрузите из 1С:ЗУП справочник сотрудников с полями ФИО, СНИЛС, ИНН, телефон, почта, подразделение, должность и отметьте строки с пустыми или дублирующимися значениями.
2. Шаг 2. Разошлите короткую форму сбора актуального мобильного номера и почты, срок на ответ задайте в 5 рабочих дней и назначьте ответственного в каждом подразделении.
3. Шаг 3. Соберите отметку о статусе учётной записи на Госуслугах: подтверждённая, стандартная или упрощённая. Работникам со стандартной учётной записью объясните порядок подтверждения через банк или МФЦ.
4. Шаг 4. Отдельным списком выделите сотрудников без смартфона, иностранных граждан и работников без стажа, принятых после 31 декабря 2021 года: по каждой группе сценарий подключения отличается.
5. Шаг 5. Попросите 10-15 человек из будущей пилотной группы выпустить УНЭП в Госключе заранее и зафиксируйте, сколько времени и вопросов это заняло. Эта цифра даст реальную оценку сроков для всего штата.
6. Шаг 6. Сведите результат в таблицу готовности по подразделениям и утвердите её как исходные данные проекта до подписания договора с оператором.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Сбор телефонов и почт руководители всегда недооценивают. Кажется, что данные в зупе есть. Открываешь — а там номера пятилетней давности и три Иванова с одинаковым добавочным. Мы закладываем на чистку справочника от двух до трёх недель на штат в 500 человек, и это не про лень кадровой, это про то, что базу никто целенаправленно не вёл. Зато потом доходимость по согласиям не проседает.»

Выбор вида электронной подписи и бюджет на подписи

Вид подписи выбирают не для компании целиком, а под каждый тип документа. Ошибка в обе стороны стоит денег: УКЭП там, где хватает ПЭП, раздувает бюджет, а ПЭП там, где закон требует усиленную подпись, обнуляет юридическую силу документа. Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель по ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ, удержать их из зарплаты нельзя: перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый.

Отдельно разведите две разные УНЭП. УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (Госключ, постановление Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152), равнозначна бумаге нормативно и прямо названа в ст. 22.3 ТК РФ, отдельного соглашения с работником не требует. УНЭП собственной информационной системы работодателя равнозначна только при наличии соглашения участников электронного взаимодействия по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ и в закрытом перечне ст. 22.3 не применяется. Путаница между ними на предпроекте стоит дороже всего: систему настроят, а потом окажется, что трудовые договоры подписаны неподходящей подписью.

Проценты защищённости — оценка Минцифры и ФГБУ ЦЭКИ. У Госключа показатель ниже 100 из-за отсутствия усиленной идентификации при выпуске УНЭП. Бюджет считают на этих цифрах до переговоров с оператором: на штате 2 500 человек коммерческая подпись по 400 руб. даёт 1 000 000 руб. в год, а поштучная оплата подписаний по 25 руб. при 20 документах на сотрудника добавляет ещё 1 250 000 руб.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Нюанс в том, что не всей компании нужна одна подпись. Гендиру и кадровой — УКЭП, основной массе хватает унэпа Госключа, а на ознакомления и расчётки достаточно пэпа. Когда мы разносим документы по видам подписи на предпроекте, бюджет на подписи у клиента падает в разы. Это совсем другие денюжки, чем когда всем скопом выпускают серты в аккредитованном УЦ.»

💡 Лайфхак: сертификат в Госключе действует 12 месяцев, напоминания приходят за 30 дней пушем, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Перевыпуск УНЭП занимает несколько минут и делается работником самостоятельно, отдельный контроль сроков со стороны кадровой службы не нужен.

Готовность ИТ-контура: интеграция с 1С:ЗУП, каналы и персональные данные

ИТ-часть предпроекта закрывает четыре вопроса: где живут кадровые данные, каким каналом система связывается с государственной инфраструктурой, кто отвечает за защиту персональных данных и что происходит при сбое. Организация должна быть зарегистрирована как юрлицо в ЕСИА, без этого разговор об интеграции не начинается.

Каналов подключения к Госключу два. API ЕПГУ проходит в 4 шага и занимает не более 30 дней: регистрация в тестовом контуре, доработка своей системы, совместное тестирование с Минцифры, подключение к продуктивной среде. СМЭВ идёт в 5 шагов через заявку на присоединение и настройку личного кабинета участника взаимодействия. Обработка заявок по тестовому контуру занимает до 3 рабочих дней. Требования к каналу конкретные: для СМЭВ — оборудование или ПО по п. 120 технических требований приказа Минкомсвязи России от 23.06.2015 № 210, для API ЕПГУ — протокол SSL/TLS 1.2 с ГОСТ Р 34.12-2015 по п. 3.5 Регламента API Госуслуг. Полная процедура выложена в каталоге партнёров Госуслуг по Госключу, и ИТ-службе стоит прочитать её до того, как проект уйдёт в план.

Компании на 1С обычно идут коротким путём: 1С:Кабинет сотрудника плюс сервис 1С:Сигнум как прослойка интеграции. Работодатель подписывает УКЭП в кадровом приложении, работник — УНЭП Госключа или ПЭП. УКЭП Госключа в этой схеме доступна только в процессе дистанционного приёма. Если же компания подключается к Госключу самостоятельно, а не через вендора, потребуется обезличенный сертификат: его выпускает лично генеральный директор сроком на 1 год с ежегодным перевыпуском при личном визите. Порядок получения такого сертификата описан на странице УЦ ФНС об обезличенном сертификате. Просрочка или компрометация этого сертификата останавливает подписание по всей компании, поэтому ответственного за него назначают приказом заранее.

Требования по 152-ФЗ закрывают до договора, а не после. Оценка соответствия обязательна и проводится двумя способами: самостоятельно, с оформлением акта оценки соответствия требованиям, либо через лицензиата ФСТЭК, и тогда это аттестация. Здесь же проверяют вендора: где размещаются данные, есть ли выгрузка комплекта по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н (PDF/A-1a, XML-описание, файлы подписей), поддерживается ли формат CAdES-T с меткой доверенного времени. Специалисты Азбуха закладывают на этот блок отдельную встречу с ИТ и информационной безопасностью до подписания договора, потому что переигрывать выбор системы на этапе раскатки дорого.

📌 Факт: в один пакет на подписание через Госключ можно отправить до 50 файлов, включая PDF и XML. На подписание отводится 24 часа, после чего система работодателя получает статус и либо отправляет документ повторно автоматически, либо передаёт его менеджеру по персоналу.

Пилотная группа и коммуникация до массового запуска

Пилот на одном подразделении длится 2-3 недели и закрывает две задачи: обкатку шаблонов с маршрутами и проверку реального поведения людей. В пилотную группу берут подразделение среднего размера с руководителем, который готов давать обратную связь, и обязательно включают в него хотя бы одного работника без смартфона и одного дистанционщика — иначе граничные сценарии всплывут уже на всём штате.

Коммуникацию готовят до рассылки уведомлений, а не после. Показательная схема из практики крупного банка: перед раскаткой штат сегментировали на три группы. Работников с уже выпущенной прежней ЭП (порядка 25%) переводили по мере завершения или утери сертификата. Основную массу с одной ПЭП (порядка 75%) вели маркетинговым планом: рассылки, баннеры на портале, амбассадоры в подразделениях, отдельная работа с руководителями, база знаний. Менее 1% работников, которые не подключились вообще, оформили допсоглашением. От старта общебанковской интеграции до пилота прошло порядка 4 месяцев, в итоге 95% трудовых договоров подписывается в Госключе, а доля сотрудников с приложением доведена до 90%.

Второй ориентир — ПАО «Ростелеком», где сертификаты Госключа применяются для кадровых документов с августа 2022 года. На первый квартал 2026 года 64% кандидатов трудоустроены с использованием электронной подписи, 72% сотрудников перешли на КЭДО, подписано 301 244 документа. Полного охвата не бывает, смешанный контур планируют с самого начала.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Мы всегда отговариваем клиента раскатывать на весь штат сразу. Берём один отдел, две-три недели гоняем на нём шаблоны и маршруты, собираем замечания. Кажется, что это потеря времени, а по факту экономит месяц на разгребании грабель при массовом запуске. И ещё: обучение линейного персонала занимает больше, чем закладывает заказчик, всегда.»

Когда переход на КЭДО стоит отложить

Перенос сроков оправдан в четырёх ситуациях. Идёт реорганизация или смена юрлица работодателя: справочники и договоры поменяются, настройку придётся делать дважды. В кадровом учёте больше 20-25% расхождений между 1С, бумагой и журналами регистрации: сначала аудит и восстановление, потом система. В ближайшие месяцы меняется структура и штатка: маршруты согласования придётся перерисовывать после запуска. Нет ответственного с полномочиями: КЭДО задевает кадровую службу, бухгалтерию, ИТ и информационную безопасность, и без владельца проекта согласования встают.

Ориентир по срокам: внедрение занимает от 2 месяцев при штате свыше 200 человек, в малом бизнесе до 100 человек укладывается в несколько недель. Аудит документов и чистка справочника от выбора вендора не зависят, поэтому их начинают до тендера.

Стоимость перехода на КЭДО и тарифы на подключение

Стоимость складывается из численности штата, выбранного тарифа, набора модулей и вида электронной подписи. Тарификация Азбука.КЭДО идёт за сотрудника в год, и цена за человека снижается с ростом численности.

«Стандарт» включает конструктор шаблонов, маршруты согласования, интеграцию с 1С:ЗУП, модуль ЛНА и работу с несколькими юрлицами, то есть ровно то, что закрывает результаты предпроектной инвентаризации. «Корпоративный» добавляет on-premise размещение, УКЭП, двухфакторную аутентификацию и доказательную базу для разбора конфликтов.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, числа юрлиц и объёма подключаемых модулей, поэтому расчёт делают после аудита, а не до него: актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут сориентироваться по порядку цифр на этапе бюджетирования.

Выводы

Предпроектный этап решает исход всего перехода. Пока не сверены личные дела со штатным расписанием и данными в 1С, не восстановлены недостающие документы, не разнесены типы документов по видам подписи и не собраны актуальные телефоны с подтверждёнными учётными записями, запускать систему рано. Отдельно закладывают время на пакет локальных актов, учёт мнения профсоюза, требования 152-ФЗ и техническую проверку канала интеграции. Пилот на одном подразделении и честная сегментация штата снимают большую часть сюрпризов до массового запуска.

Специалисты Азбуха проходят этот путь с компаниями от 50 до нескольких тысяч человек и начинают работу именно с аудита, а не с настройки: так итоговый бюджет на подписи и сроки раскатки становятся предсказуемыми уже на старте.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли собирать согласие с работников, принятых после 31 декабря 2021 года?

Не нужно, если у работника на дату приёма не было трудового стажа вообще. Такие впервые трудоустроенные работники подключаются к КЭДО без отдельного письменного согласия. Все остальные, включая принятых в 2022-2026 годах со стажем, дают согласие по ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ в письменной форме. При аудите штата этих людей выделяют отдельным списком: он заметно сокращает объём бумажной работы по сбору согласий.

Можно ли подписать само согласие на КЭДО электронной подписью?

На дату написания статьи нет. Часть 2 ст. 22.2 ТК РФ требует письменной формы, подписать согласие даже УКЭП пока нельзя, вопрос прорабатывают Минтруд и Минцифры. Бумажный этап сбора согласий остаётся в графике перехода в любом случае и на компании в 500 человек занимает от двух недель.

Что делать с работниками, у которых кнопочный телефон?

В регионах доля таких работников доходит до 10-15%. Для них есть два пути. Первый — оставить в бумажном контуре: отказ от КЭДО не входит в закрытый перечень оснований увольнения по ст. 81 ТК РФ. Второй — использовать абз. 4 ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ и утвердить исключительные случаи оформления документов на бумаге. Минцифры анонсировало версию Госключа для Windows и Linux, что частично снимет вопрос по офисным сотрудникам.

Как подготовить к КЭДО иностранных работников?

Иностранный гражданин получает УНЭП инфраструктуры электронного правительства при двух условиях: подтверждённая учётная запись на Госуслугах и указанные данные СНИЛС в личном кабинете. УКЭП инфраструктуры электронного правительства доступна только гражданам РФ. При сверке справочника иностранцев проверяют отдельно: чаще всего у них не заполнен СНИЛС в профиле Госуслуг, и это всплывает уже на выпуске подписи.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза при утверждении положения о КЭДО?

Да, если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации. Положение о КЭДО принимают в порядке ст. 372 ТК РФ: проект направляют в профсоюз, на мотивированное мнение отводится 5 рабочих дней, при разногласиях проводят консультации и составляют протокол. В бюджетных учреждениях этот этап добавляет к графику порядка двух недель, и его закладывают в план до старта.

Сколько действует сертификат в Госключе и кто следит за его продлением?

Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминания приходят за 30 календарных дней пушем, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Перевыпуск УНЭП работник делает сам за несколько минут. Отдельный реестр сроков кадровой службе не нужен: при отправке документа работник увидит в приложении, что сертификат истёк.

Что проверить у вендора КЭДО до подписания договора?

Четыре пункта. Первый — способ оценки соответствия по 152-ФЗ: акт самостоятельной оценки или аттестация через лицензиата ФСТЭК. Второй — состав выгрузки по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н: PDF/A-1a, XML-описание, отдельные файлы подписей. Третий — поддержка формата CAdES-T с меткой доверенного времени и возможность расширения до архивного CAdES-A. Четвёртый — схема подключения к Госключу: по агентскому договору с вендором или самостоятельно, потому что в первом случае с работников дополнительно берут согласие на передачу персональных данных вендору.