Приказ об увольнении в КЭДО не оформляется: закон вывел этот документ из электронного кадрового документооборота, и знакомиться с ним работник будет на бумаге, под роспись. Путаницы тут хватает, потому что заявление на увольнение, отзыв заявления и расчётный листок в системе как раз живут, и сотрудник ждёт, что приказ прилетит туда же. Ниже разбираем, что считается надлежащим ознакомлением, в какие сроки его проводят, что происходит, если работник не заходит в личный кабинет или отказывается расписаться, и какие документы вы получите в последний рабочий день.
Почему приказ об увольнении не переводят в электронный вид
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ содержит закрытый перечень из четырёх позиций, к которым правила КЭДО не применяются вовсе: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Перечень не расширяется соглашением сторон и не отменяется положением о КЭДО. Даже если компания перевела в электронный вид всё остальное, приказ по форме Т-8 или по своему бланку печатается и подписывается руководителем от руки.
Работнику полезно заранее посмотреть, как выглядит сам документ, с которым его будут знакомить: унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора Т-8 показывает обязательные реквизиты — основание, дату прекращения, ссылку на статью ТК РФ и строку для подписи об ознакомлении. Сверьте по ней формулировку основания: именно она потом переносится в трудовую книжку и в СТД-Р.
А вот с чего процедура начинается, если увольняетесь по своей инициативе — это заявление, и оно как раз идёт в электронном контуре. Бланк заявления о расторжении трудового договора по инициативе работника пригодится, чтобы сформулировать дату увольнения без разночтений, а дальше вы подписываете его в системе усиленной подписью и отслеживаете статус. Заявление, отзыв заявления и приказ о дисциплинарном взыскании входят в закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ, где ПЭП не применяется: подойдёт УКЭП или УНЭП, полученная через Госключ. Подробный разбор видов подписи под конкретные кадровые документы у нас вынесен в отдельный материал, здесь ограничимся этим фактом.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самая частая история на проектах: работник ждёт приказ в кабинете, кадровик ждёт, что работник придёт расписаться, и оба ждут до вечера последнего дня. Мы в Азбуха закрываем это регламентом: как только заявление подписано, сотруднику уходит уведомление с датой и местом ознакомления. Одна строчка в маршруте, а срывов по срокам становится сильно меньше.»
Что считается надлежащим ознакомлением с приказом об увольнении
Часть 2 статьи 84.1 ТК РФ формулирует требование коротко: с приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. Роспись ставится на самом приказе, рядом пишется дата ознакомления. Дата важнее, чем кажется: от дня вручения копии приказа либо от дня выдачи трудовой книжки или СТД-Р отсчитывается месячный срок на обращение в суд по спору об увольнении (статья 392 ТК РФ). Пропущенная строка с датой превращает этот срок в предмет отдельного разбирательства.
Скан приказа в личном кабинете КЭДО, файл в мессенджере или письмо на корпоративную почту ознакомлением не считаются. Отметка системы вида «просмотрено» юридической силы для этого документа не имеет, потому что документ вообще не относится к электронному документообороту. По требованию работника работодатель выдаёт надлежащим образом заверенную копию приказа — требование лучше зафиксировать письменно, чтобы потом не спорить о том, просили вы копию или нет.
Таблица ниже разводит документы увольнения по контурам: что подписывается в системе, что остаётся на бумаге и какая подпись нужна работнику.
| Документ | Где оформляется | Подпись работника | Норма |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | В системе КЭДО | УКЭП или УНЭП Госключа | ст. 22.3 ТК РФ |
| Отзыв заявления об увольнении | В системе КЭДО | УКЭП или УНЭП Госключа | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | В системе КЭДО | УКЭП или УНЭП Госключа | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Только на бумаге | Собственноручная, под роспись | ч. 3 ст. 22.1, ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ |
| Бумажная трудовая книжка | Только на бумаге | Собственноручная при получении | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
| Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | Бумага или электронный документ по выбору работника | Не требуется, документ подписывает работодатель УКЭП | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ |
| Расчётный листок | Бумага или электронная рассылка по локальному акту | Не требуется | ст. 136 ТК РФ |
Вывод из таблицы простой: собственноручная подпись при увольнении нужна ровно в двух местах — на приказе и в книге учёта движения трудовых книжек, если книжка у вас бумажная. Всё остальное закрывается электронной подписью или вообще не требует вашей подписи.
Образцы документов, которые пригодятся при увольнении через КЭДО
Эти файлы закрывают три разные задачи: проверить состав окончательного расчёта, понять, по каким правилам компания вообще ведёт электронные документы, и восстановить своё согласие на КЭДО, если вы его не помните.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Бланк расчётного листка со всеми обязательными реквизитами начислений | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Положение о КЭДО сравните с тем, что действует у вашего работодателя: там прописаны сроки нахождения документа на подписи, порядок уведомления и способ получения бумажных копий. Расчётный листок держите под рукой в день расчёта — по нему проверяется компенсация за неиспользованный отпуск.
⚠️ Внимание: приказ об увольнении, оформленный электронно и подписанный ЭП, юридической силы не имеет. В трудовом споре суд такой документ не примет, а работодателю придётся переоформлять увольнение задним числом со всеми вытекающими последствиями.
Сроки: когда работника знакомят с приказом об увольнении
Приказ издаётся в последний рабочий день, и в этот же день работника с ним знакомят. Отдельного срока «в течение трёх дней» для приказа об увольнении в Трудовом кодексе нет: логика статьи 84.1 привязывает всё к дню прекращения трудового договора, когда одновременно выдаётся трудовая книжка или СТД-Р и производится окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ.
При увольнении по собственному желанию отсчёт начинается раньше. Заявление подаётся за две недели до предполагаемой даты, срок предупреждения течёт со следующего дня после получения заявления работодателем (статья 80 ТК РФ). В КЭДО этот момент фиксируется автоматически: у подписанного заявления есть штамп времени, и спорить о дате подачи бессмысленно. Отозвать заявление можно до конца последнего дня — тем же способом, через систему, усиленной подписью.
Отдельный случай — увольнение по инициативе работодателя за дисциплинарный проступок. Там до приказа об увольнении идёт своя цепочка: требование объяснений, два рабочих дня на объяснительную, приказ о взыскании. Эти документы электронные, и сроки по ним система считает сама.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Работники недооценивают штампы времени. Когда в суде встаёт вопрос, когда именно было подано заявление и когда его отозвали, выгрузка из системы с метками времени закрывает спор за минуту. Поэтому первое, что я советую сделать перед последним днём, — выгрузить архив своих документов с подписями, а не надеяться, что доступ сохранится.»
Работник не заходит в систему или недоступен: что делает работодатель
Если приказ невозможно довести до сведения работника, на приказе производится соответствующая запись — это прямо предусмотрено частью 2 статьи 84.1 ТК РФ. Такая запись закрывает обязанность работодателя, но не отменяет обязанности выдать трудовую книжку или СТД-Р. Когда работник в последний день отсутствует, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку по почте. Со дня отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи по статье 234 ТК РФ.
Для дистанционных работников закон сделал точечное исключение. Часть 3 статьи 312.8 ТК РФ разрешает знакомить дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора в форме электронного документа, но обязывает работодателя в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа направить бумажную копию заказным письмом с уведомлением. Это единственная законная конструкция, при которой ознакомление с приказом об увольнении начинается в электронном виде — и она работает только для тех, у кого дистанционный характер работы закреплён трудовым договором или допником.
Как ознакомиться с приказом об увольнении при дистанционной работе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, что дистанционный характер работы зафиксирован в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Без этого условия схема из статьи 312.8 ТК РФ не применяется, и приказ придётся подписывать очно.
- Шаг 2. Убедитесь, что в кадровой службе актуальный почтовый адрес. Заказное письмо уйдёт именно туда, и переадресация после отправки уже невозможна.
- Шаг 3. Откройте присланный электронный документ и сверьте три реквизита: дату прекращения трудового договора, основание со ссылкой на статью ТК РФ и номер приказа. Расхождение с заявлением фиксируйте письменно сразу.
- Шаг 4. Подтвердите ознакомление тем способом, который описан в положении о КЭДО работодателя, и сохраните подтверждение у себя.
- Шаг 5. Дождитесь бумажной копии: срок отправки — три рабочих дня со дня издания приказа. Сохраните конверт с почтовым штемпелем, он подтверждает дату вручения для отсчёта месячного срока на обжалование.
В практике Азбуха мы закладываем этот сценарий в маршрут увольнения отдельной веткой: система формирует задачу на отправку бумажной копии сразу после издания приказа, а не после того, как кадровик вспомнит про почту. Без такой задачи срок в три рабочих дня уезжает в среднем на неделю.
Отказ работника ознакомиться с приказом: как это оформляют
Отказ расписаться не отменяет увольнение и не переносит дату прекращения трудового договора. Порядок такой же, как при невозможности вручить приказ: на приказе производится запись об отказе. Дополнительно кадровая служба составляет акт об отказе от ознакомления — в присутствии двух или трёх свидетелей, с указанием даты, времени, места и того, что содержание приказа было зачитано вслух. Требования акта в Трудовом кодексе нет, но именно он подтверждает соблюдение процедуры при проверке ГИТ и в суде.
Работнику отказ ничего не даёт. Более того, он бьёт по самому работнику: месячный срок на обращение в суд по спору об увольнении всё равно течёт, а доказать, что вы не знали содержания приказа, при наличии акта практически невозможно. Если формулировка основания вызывает возражения, разумнее расписаться с отметкой «с приказом ознакомлен, с основанием увольнения не согласен» и идти оспаривать по существу. Проверить, нарушена ли процедура, можно и до суда: на портале Роструда работает сервис вопросов инспектору, где разъяснения по порядку увольнения и ознакомления с приказом публикуются с привязкой к конкретным нормам.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Отказ подписать приказ — это эмоция, а не правовая позиция. Я за десять лет не видела ни одного дела, где отказ от ознакомления помог работнику. Помогает другое: копия приказа на руках, выгрузка из КЭДО с метками времени и расчётка. Вот это в суде работает.»
Какие документы работник получает в день увольнения
В последний рабочий день без всякого заявления выдаются бумажная трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н, и расчётный листок с составом окончательного расчёта. СТД-Р выдаётся способом, который вы указали в заявлении: на бумаге с заверением либо электронным документом, подписанным УКЭП работодателя, если такая подпись у работодателя есть (часть 5 статьи 66.1 ТК РФ). При увольнении срок один — день прекращения трудового договора, без трёхдневной отсрочки, которая действует для запросов в период работы.
Остальные документы работодатель готовит по письменному заявлению. Справка о доходах и суммах налога, выписки из отчётности по персонифицированному учёту, справка о среднем заработке, заверенная копия приказа об увольнении — всё это выдаётся в порядке статьи 62 ТК РФ, в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Порядок выдачи сведений персучёта в последние годы менялся, поэтому надёжнее подать заявление письменно и получить отметку о приёме, чем рассчитывать на автоматическую выдачу.
Окончательный расчёт производится в день увольнения (статья 140 ТК РФ). Задержка выплаты включает компенсацию по статье 236 ТК РФ — не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день просрочки.
📌 Факт: расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Удержать эти суммы из окончательного расчёта нельзя: перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый.
Что проверить в личном кабинете КЭДО до последнего дня
Учётную запись увольняющегося блокируют в день увольнения — это стандартная практика информационной безопасности, а не придирка кадровой службы. После блокировки вы не откроете ни один документ, подписанный за годы работы, и придётся запрашивать копии через бывшего работодателя. Поэтому архив выгружается заранее, вместе с файлами подписей.
Смотреть нужно на статусы документов. Создан — документ сформирован, но не отправлен на подписание. На согласовании — идёт внутреннее согласование. На подпись — ждёт вашей подписи или подписи работодателя. Подписан — все стороны подписали, документ имеет силу. Отклонён — одна из сторон отказала в подписании. Отозван — инициатор отменил документ до подписания. Если ваше заявление на увольнение висит в статусе на подпись со стороны работодателя, срок предупреждения всё равно течёт: он привязан к дате получения заявления, а не к дате резолюции.
💡 Лайфхак: работник вправе запросить бумажную копию любого документа, подписанного в электронном виде. Срок выдачи — 3 рабочих дня со дня обращения. Заявите на копии до последнего дня, пока доступ к кабинету ещё открыт.
Сроки нахождения документа в каждом статусе система фиксирует автоматически, и эти отметки используются при проверке ГИТ. За время работы сервиса Азбуха мы не раз выгружали такие журналы под запрос инспектора: они закрывают вопрос о сроках лучше любых объяснительных.
Ошибки при ознакомлении с приказом и цена ошибки
Ошибка первая: приказ об увольнении подписали электронной подписью в системе. Так делают из желания не ломать единый процесс — раз всё в КЭДО, пусть и приказ будет там. Цена: документ не имеет юридической силы, увольнение оформляется заново, а при проверке добавляется штраф по статье 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 руб. для организации, при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб.
Ошибка вторая: ознакомление подменили уведомлением в личном кабинете. Мотив тот же — работник дистанционный или в разъездах, ехать за подписью долго. Цена: процедура считается несоблюдённой, если работник не относится к дистанционным по трудовому договору, а суд при восстановлении взыщет средний заработок за время вынужденного прогула.
Ошибка третья: строка с датой ознакомления осталась пустой. Работник расписался, а дату не поставил либо поставил кадровик задним числом. Цена: спор о начале течения месячного срока по статье 392 ТК РФ, и суд в такой ситуации чаще восстанавливает срок работнику.
Ошибка четвёртая: трудовую книжку или СТД-Р не выдали в день увольнения и уведомление не направили. Цена: возмещение неполученного заработка по статье 234 ТК РФ за весь период задержки, и здесь суммы уже сопоставимы с месячными окладами.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Грабли одни и те же: компания раскатывает КЭДО скопом, забывает про четыре документа-исключения, а всплывает это через полгода на первом же трудовом споре. Мы на этапе настройки маршрутов вычищаем приказ об увольнении из электронных шаблонов принудительно, чтобы кадровик физически не смог его туда залить.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей при оформлении увольнения
Цена зависит от численности штата, выбранного тарифа и того, нужны ли интеграция с 1С:ЗУП и маршруты согласования. Электронная подпись работника при этом отдельной статьёй расходов для сотрудника не становится: её оплачивает работодатель.
| Тариф или модуль | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф Лайт | 490 руб. за сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф Стандарт | 390 руб. за сотрудника в год | компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф Корпоративный | от 290 руб. за сотрудника в год | компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб. за сотрудника в год | пробный период 30 дней |
| Пакет Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | от 50 сотрудников, подбор плюс КЭДО плюс адаптация |
Тариф Лайт закрывает базовый набор: трудовые договоры, приказы, заявления и расчётные листки с подписанием через УНЭП. Маршруты согласования, модуль ЛНА и интеграция с 1С:ЗУП появляются со Стандарта, а УКЭП и размещение on-premise — в Корпоративном. Набор модулей и численность сдвигают итоговую сумму в обе стороны, поэтому актуальные тарифы сервиса Азбуха стоит сверить перед расчётом бюджета.
Выводы
Приказ об увольнении остаётся бумажным документом, и подпись работника на нём тоже бумажная — это прямое требование закона, а не консерватизм кадровой службы. Электронный контур закрывает всё вокруг: заявление, отзыв заявления, приказ о взыскании, СТД-Р, расчётный листок. Работнику важны три вещи: расписаться на приказе с датой, забрать копию и выгрузить архив документов до того, как учётную запись заблокируют. Отказ от ознакомления процедуру не останавливает, а срок на обжалование сокращает до месяца.
Азбуха настраивает кадровый электронный документооборот так, чтобы документы-исключения не попадали в электронные маршруты, а сценарии увольнения дистанционных сотрудников отрабатывались с автоматической задачей на отправку бумажной копии.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли ознакомиться с приказом об увольнении по электронной почте?
Для обычного работника нет: письмо на почту не заменяет роспись на приказе по части 2 статьи 84.1 ТК РФ. Исключение действует только для дистанционных работников по части 3 статьи 312.8 ТК РФ, и там электронное ознакомление обязательно дополняется бумажной копией заказным письмом в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа.
Что делать, если работодатель не выдал копию приказа в последний день?
Подайте письменное заявление на выдачу заверенной копии со ссылкой на статью 62 ТК РФ и оставьте себе экземпляр с отметкой о приёме или квитанцию об отправке. Срок выдачи — три рабочих дня со дня подачи заявления. Если срок нарушен, обращение подаётся в государственную инспекцию труда, а по спору об увольнении месячный срок отсчитывается от дня фактического вручения копии приказа либо выдачи трудовой книжки или СТД-Р.
Работник на больничном в день увольнения: как проходит ознакомление?
Дата увольнения по собственному желанию не сдвигается из-за больничного, приказ издаётся в намеченный день. Ознакомить работника в этот день невозможно, поэтому на приказе делается запись об этом, а работнику направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой. Со дня отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности по статье 234 ТК РФ.
Отказ от перехода на КЭДО меняет порядок увольнения?
Порядок ознакомления с приказом не меняется: он бумажный для всех. Разница в остальных документах — работнику, оставшемуся на бумаге, заявление, уведомления и расчётные листки выдают в бумажном виде. Уволить за отказ от КЭДО нельзя: перечень оснований в статье 81 ТК РФ закрытый, а перевод на электронный документооборот без письменного согласия работника нарушает статью 22.2 ТК РФ и наказывается по статье 5.27 КоАП РФ.
Как получить документы, если доступ к личному кабинету уже закрыт?
Обязанность хранить электронные кадровые документы остаётся на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ, сроки определены приказом Росархива № 77. Запрос подаётся письменно бывшему работодателю по статье 62 ТК РФ, срок выдачи — три рабочих дня. Работодатель обязан выдать бумажные копии электронных документов, заверенные надлежащим образом, независимо от того, работаете вы там сейчас или нет.
Сколько хранится приказ об увольнении и можно ли запросить его через несколько лет?
Приказы по личному составу об увольнении относятся к документам длительного хранения: для созданных после 2003 года срок составляет 50 лет. Запросить заверенную копию можно и через несколько лет после увольнения — по тому же порядку статьи 62 ТК РФ. Если организация ликвидирована, документы запрашиваются в архиве, куда переданы дела по личному составу.
Обязан ли работник подписывать обходной лист перед получением приказа?
Трудовой кодекс обходной лист не предусматривает, и выдачу трудовой книжки, СТД-Р или окончательного расчёта поставить в зависимость от него нельзя. Задержка расчёта по этой причине влечёт компенсацию по статье 236 ТК РФ — не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки. Внутренний обходной лист компания вправе вести как организационный документ, но он не влияет на сроки из статьи 84.1 и статьи 140 ТК РФ.