Простая электронная подпись работника в кадровом документообороте — это логин и пароль от учётной записи, код из СМС или другой набор данных, которым сотрудник подтверждает, что документ прочитал и согласовал. Разберём, для каких кадровых документов ПЭП годится, а где закон требует усиленную подпись, чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП, сколько это стоит работодателю и как не получить недействительный документ из-за неправильно выбранного вида подписи. Материал сэкономит время на разборе статьи 22.3 ТК РФ и убережёт от типовой ошибки, когда трудовой договор пытаются подписать простой подписью, а потом переоформляют весь пакет.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что такое простая электронная подпись работника и как она устроена
Простая электронная подпись — это логин и пароль, код из СМС-сообщения или письма на почту, которыми работник подтверждает своё действие в информационной системе. По сути это самый привычный способ авторизации. Зашёл в личный кабинет по паре логин-пароль, нажал кнопку «ознакомлен» — вот тебе и подписание. Никакой криптографии, никаких сертификатов, никакой «флешки». Только факт, что именно этот человек, под своей учёткой, совершил действие.
В контексте КЭДО есть один момент, который путают чаще всего. Логин и пароль от Госуслуг — это тоже ПЭП. Точнее, ПЭП ЕСИА. Многие эйчары уверены, что вход в Госуслуги — это уже что-то усиленное, раз государство. Нет. Это простая подпись в инфраструктуре электронного правительства. А вот УНЭП ЕСИА (та самая, что через Госключ) — совсем другая история, другой уровень защиты, другие правила. Об этом ниже.
Юридическую основу задаёт 63-ФЗ. Профи называют его «тройка». В статье 5 закон делит подписи на простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную (УНЭП) и квалифицированную (УКЭП). ПЭП стоит на первой ступеньке этой лестницы. Она подтверждает факт формирования подписи определённым лицом — и всё. Она не гарантирует, что документ после подписания не поменяли. Это её главное конструктивное ограничение, из которого растут все правила её применения.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Первое, что я объясняю клиенту на старте: ПЭП — это не про защиту документа, это про идентификацию человека. Логин с паролем говорят «это сделал Иванов». А неизменность содержимого простая подпись не держит вообще. Поэтому там, где спор потом пойдёт в суд, одной «открыткой» в виде логина не обойтись — нужна крипта.»
Для каких кадровых документов подходит ПЭП работника
Статья 22.3 ТК РФ — главный документ, по которому определяют, какой подписью что подписывать. Логику законодатель заложил простую. Все кадровые документы он поделил на две группы: критически важные и все прочие. Для критически важных — повышенные требования к подписи. Для прочих — можно проще.
Со стороны работника простой электронной подписью можно подписать любой документ КЭДО, кроме тех, что прямо перечислены в части 5 статьи 22.3. То есть ПЭП покрывает основную массу текучки кадрового документооборота. Согласие на обработку персональных данных, ознакомление с локальными нормативными актами (после трудоустройства), заявление на отпуск, заявление на отгул, служебные записки, ознакомление с приказами о поощрении, графиком отпусков, расчётными листками — всё это сотрудник подписывает простой подписью без каких-либо усилений.
Список документов, которые нельзя подписывать простой подписью работника, закрытый. В него входят: трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора, ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания. Для этих документов работнику нужна минимум УНЭП — неважно, по соглашению сторон или через инфраструктуру электронного правительства.
В практике Азбуха мы видим эту ошибку в каждом втором проекте на старте. Компания настраивает КЭДО, ставит ПЭП на весь поток — удобно же, работник ничего не выпускает, просто жмёт кнопку. А потом выясняется, что трудовые договоры, подписанные простой подписью, юридически хлипкие. И весь пакет по новичкам за квартал приходится переоформлять. Поэтому мы на старте всегда закладываем разделение: где ПЭП хватает, а где нужна усиленная.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Заявление об увольнении простой подписью работника — это классические грабли. Кажется, ну заявление же, что там такого. А по 22.3 — только усиленная. Если работник потом передумает и пойдёт в суд, а вы предъявите увольнение, подписанное логином-паролем, инспектор ГИТ посмотрит на это очень внимательно. И не в вашу пользу.»
Чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП: сравнение видов подписи
Чтобы понять место простой подписи, нужно видеть всю линейку целиком. Разница между видами — не формальность, а вопрос того, что именно подпись гарантирует и сколько она стоит.
ПЭП подтверждает только личность подписанта. УНЭП уже криптографическая: она подтверждает и личность, и то, что документ после подписания не меняли. УКЭП — высшая ступень, у неё квалифицированный сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, и она приравнена к собственноручной подписи без всяких дополнительных соглашений.
Если смотреть на цифры по защищённости и удобству, картина получается такая. У простой подписи максимум удобства для пользователя — клиентский путь занимает секунды, ничего выпускать не надо. Но и уровень защищённости у неё самый низкий. У усиленных подписей наоборот: защита выше, но и путь пользователя длиннее. УНЭП через Госключ держит баланс — защита порядка 75%, при этом бесплатно и без операционных затрат для компании.
| Вид подписи | Что гарантирует | Применимость в КЭДО | Плата |
|---|---|---|---|
| ПЭП (логин/пароль, СМС-код) | Только личность подписанта | Ограниченная (прочие документы) | Стоимость каждого СМС |
| ПЭП ЕСИА (Госуслуги) | Личность через учётную запись | Ограниченная | Бесплатно |
| УНЭП по соглашению сторон | Личность + неизменность документа | Широкая (нужно соглашение) | ~500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключ (ИЭП) | Личность + неизменность, сертиф. ФСБ | Широкая (без соглашения) | Бесплатно |
| УКЭП | Равнозначна собственноручной | Полная (все документы) | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Отдельно про соглашение. Для использования обычной УНЭП (не через Госключ) стороны трудового договора обязаны заключить соглашение о порядке проверки этой подписи. Без соглашения подпись юридически не работает. А вот УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства (Госключ), такого соглашения не требует — это прямо прописано в статье 22.3. Именно поэтому Госключ так быстро вытеснил коммерческие УНЭП: одна интеграция, ноль соглашений, ноль затрат на выпуск.
Как выбрать вид электронной подписи для сотрудников: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Составьте перечень кадровых документов, которые планируете вести в КЭДО, и разделите их на критически важные (статья 22.3, часть 5) и прочие.
- Шаг 2. Для прочих документов со стороны работника заложите ПЭП — это закрывает основную массу текучки без затрат на выпуск подписей.
- Шаг 3. Для критически важных документов выберите усиленную подпись работника: УНЭП по соглашению сторон или УНЭП через Госключ (соглашение не нужно).
- Шаг 4. Оцените, готовы ли сотрудники к работе со смартфоном. Если есть доля без смартфонов, предусмотрите альтернативу или бумажный обмен для этих людей.
- Шаг 5. Закрепите выбранные виды подписи в локальном нормативном акте о КЭДО и в порядке взаимодействия с работниками.
Ограничения ПЭП: где простая подпись не работает
Часть документов вообще нельзя переводить в электронный вид — ни простой подписью, ни усиленной. Статья 22.1 ТК РФ выводит из-под КЭДО четыре позиции: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Это не вопрос вида подписи — это вопрос самой возможности электронного оформления. Логику здесь искать бессмысленно, её нужно просто выполнять: законодатель защищает интересы работника в спорных ситуациях, где потом может понадобиться бумажный документ в суд.
Второе ограничение — самое важное с практической точки зрения. Простая подпись слабо держит юридическую значимость в долгосрочной перспективе. Она не фиксирует неизменность содержимого. Если через полтора года после подписания работник заявит, что документ подменили, а у вас только ПЭП — доказательная база рыхлая. Поэтому даже там, где закон разрешает ПЭП, для документов с потенциальным конфликтным сценарием (те же расчётные листки при спорах о зарплате) многие компании перестраховываются и ставят усиленную подпись.
Третье. Применение коммерческих УНЭП (не Госключа) в кадровом документообороте создаёт регуляторные и технологические риски из-за низких стандартов защиты информации. Это не про ПЭП напрямую, но логика та же: чем ниже уровень подписи, тем выше долгосрочный риск компрометации и судебных разбирательств. За время работы сервиса Азбуха мы не раз видели, как компания сначала экономит на подписи, а потом закладывает бюджет на разбор конфликтов, которого могло не быть.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Есть соблазн посадить вообще всё на ПЭП — и работника, и работодателя. Дескать, дёшево и сходится. Но со стороны работодателя часть документов вообще подписывается только УКЭП, это жёстко зашито в 22.3. А со стороны работника критичка требует усиленной. Так что универсальной «одной подписи на всё» из простой не выйдет при всём желании.»
Образцы документов для внедрения КЭДО с электронной подписью
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение о персональных данных работников | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Приказ о переводе на другую работу (Т-5) | Скачать |
| Заявление на увольнение по инициативе работника | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Бланк расчётного листка по зарплате | Скачать |
| Положение об оплате труда и премировании | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12/Т-13) | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
ПЭП со стороны работника и работодателя: в чём разница
Тут важный перекос, который многие не замечают. Правила для работника и работодателя — разные. Со стороны работодателя часть документов подписывается только усиленной квалифицированной подписью. Это трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, приказы о дисциплинарном взыскании, уведомления об изменении условий трудового договора. Для представителя работодателя тут ПЭП не подойдёт в принципе — нужна УКЭП.
А значит, чтобы работодатель мог подписывать в своей информационной системе любой документ, попадающий под КЭДО, у ответственного лица должна быть УКЭП. Простой подписью работодатель закрывает только «прочие» документы, да и то на практике компании чаще выдают ответственным лицам сразу усиленную, чтобы не плодить зоопарк подписей.
Со стороны работника, повторюсь, ПЭП работает для всего, кроме критички из части 5 статьи 22.3. Получается такая асимметрия: работник простой подписью покрывает больше, чем работодатель. У работодателя жёстче именно потому, что его подпись под документом — это подпись стороны, которая обычно и несёт ответственность при проверке.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Частый вопрос от эйчаров: а можно всё работодателем подписывать через Госключ? Пока нет. УКЭП директора в Госключе доступна в основном в процессе дистанционного приёма, а массового подписания от лица работодателя через «гусключ» в большинстве сервисов ещё не докрутили. Хотя движение в эту сторону идёт, и довольно бодро.»
Разложить документы по видам подписи, не ошибиться с критичкой из статьи 22.3 и не переоформлять потом трудовые договоры — это ровно тот этап, где чаще всего спотыкаются. В сервисе Азбуха мы настраиваем маршруты подписания так, чтобы каждый документ уходил на свою подпись автоматически, без ручного контроля кадровика.
Расходы на электронную подпись работника: кто платит
По Трудовому кодексу расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель. Это часть 9 статьи 22.1. Возлагать эти затраты на сотрудника нельзя. И вот тут простая подпись выглядит выигрышно: у ПЭП фактически нет стоимости выпуска, работник просто использует логин и пароль. Единственная возможная статья расходов — плата за СМС-сообщения, если подтверждение идёт кодом.
Для сравнения: коммерческая УНЭП обходится порядка 500 рублей в год на сотрудника, УКЭП — от 2 до 5 тысяч рублей в год. При штате в несколько тысяч человек это уже серьёзные «денюжки». Один из наших кейсов: компания на 2500 сотрудников считала расходы на коммерческие подписи — выходило порядка миллиона рублей в год только на выпуск ЭП. Переход на связку «ПЭП для текучки + УНЭП Госключ для критички» убрал эту статью почти в ноль.
Именно баланс стоимости и юридической надёжности гонит рынок к Госключу. УНЭП через инфраструктуру электронного правительства бесплатна, соглашения не требует, сертифицирована ФСБ. По данным на 15 апреля 2026 года активаций приложения с выпущенными сертификатами больше 41,2 млн, подписано около 50,4 млн документов — рост на 121% за год. Простая подпись при этом остаётся рабочим инструментом для нижнего слоя документооборота, где не нужна крипта.
Стоимость внедрения КЭДО с электронной подписью в 2026 году
Стоимость КЭДО зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Подписание через ПЭП, УНЭП или УКЭП влияет на итоговую сумму: чем выше уровень подписи, тем больше операционных затрат. Сервис Азбуха тарифицируется по числу сотрудников в год, а вид подписи закладывается в зависимости от тарифа.
| Тариф | Стоимость | Для кого |
|---|---|---|
| Лайт (КЭДО, подписание через УНЭП) | 490 ₽/сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Стандарт (+ маршруты, ЛНА, 1С:ЗУП) | 390 ₽/сотрудника в год | От 70 до 500 человек |
| Корпоративный (+ УКЭП, on-premise) | от 290 ₽/сотрудника в год | От 500 человек |
| Азбуха.HCM Старт (КЭДО + Подбор + Адаптация) | от 8 900 ₽/мес. | От 50 сотрудников |
Минимальная сумма договора по КЭДО — 34 300 рублей в год (тариф «Лайт», 70 сотрудников), пробный период — 30 дней. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и нужного вида подписи — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Расширенная настройка бизнес-процессов и нетиповая интеграция с 1С:ЗУП считаются отдельно.
Как перейти на КЭДО с использованием ПЭП: порядок действий
Переход на КЭДО, где часть документов идёт на простой подписи, требует того же подготовительного пакета, что и любой другой запуск электронного документооборота. Согласие работника на КЭДО обязательно — это требование статьи 22.2 ТК РФ, без него на электронный документооборот перевести человека нельзя. Отказ работника от КЭДО, к слову, не может быть основанием для отказа в приёме или для увольнения.
Дальше идёт стандартная последовательность. Утверждается локальный нормативный акт о введении КЭДО, определяется перечень электронных документов, выбирается информационная система (собственная или платформа «Работа в России»), работники уведомляются за 30 дней, собираются письменные согласия. И на этапе настройки системы закладывается разметка подписей — где ПЭП, где усиленная. Мы на проектах всегда закладываем несколько дней на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию. Это ловит ошибки маршрутизации подписей до того, как они уйдут в промышленную эксплуатацию.
Отдельно про хранение. Обязанность обеспечивать архивное хранение электронных кадровых документов лежит на работодателе — часть 8 статьи 22.1 ТК РФ, плюс требования 125-ФЗ об архивном деле и приказа Росархива. Даже документ с простой подписью нужно хранить положенный срок в информационной системе. Подробные требования и разъяснения по кадровому ЭДО публикует Роструд на портале Онлайнинспекция.рф — там же можно задать вопрос по конкретной ситуации.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Самая частая недоработка на старте — забывают про людей без смартфонов. В регионах до 10-15% сотрудников сидят на кнопочных телефонах. Им ни ПЭП через приложение, ни Госключ не накатишь. Поэтому в порядке взаимодействия сразу прописываем исключительные случаи с бумагой — это разрешает 22.2. Иначе получишь затык на ровном месте.»
Часто задаваемые вопросы
Логин и пароль от Госуслуг — это простая или усиленная подпись?
Можно ли подписать трудовой договор простой подписью работника?
Какие документы работник может подписывать простой подписью?
Нужно ли соглашение для использования ПЭП работника?
Кто оплачивает электронную подпись работника?
Насколько безопасна простая электронная подпись?
Какие документы вообще нельзя переводить в электронный вид?
Может ли работодатель подписывать документы простой подписью?
Как быть с сотрудниками без смартфонов?
Обязательно ли согласие работника для перехода на КЭДО?
Можно ли одной подписью закрыть весь кадровый документооборот?
Сколько хранятся электронные документы с простой подписью?
Вы разобрались, для каких документов работника хватает простой подписи, где закон требует усиленную и чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП. Дальше начинается практика: настроить маршруты подписания, чтобы каждый документ уходил на свой вид подписи, собрать согласия, подготовить локальный акт о КЭДО и не переоформлять потом трудовые договоры из-за ошибки в выборе подписи.
Сервис Азбуха помог сотням компаний перевести кадровый документооборот в электронный вид — от малого бизнеса до штата в несколько тысяч человек. Мы настраиваем разделение подписей под требования статьи 22.3, подключаем УНЭП через Госключ бесплатно для работников, интегрируем КЭДО с 1С:ЗУП и закладываем архивное хранение по требованиям Росархива. Пилотную группу запускаем до раскатывания на всю компанию — так ошибки маршрутизации ловятся заранее.
