Сроки хранения электронных кадровых документов совпадают со сроками для бумажных: перевод в КЭДО не сокращает ни один из них. Приказ о приёме на работу лежит 50 лет, график отпусков — 3 года, табель учёта рабочего времени — 5 лет, и всё это время работодатель обязан держать файл читаемым, с проверяемой подписью и с полным набором служебных файлов. Ниже — таблица сроков по видам документов с пунктами Перечня Росархива, требования к электронному архиву и порядок работы с метками времени, когда сертификат подписи закончился, а документ хранить ещё 47 лет.
Сроки хранения электронных кадровых документов: какие нормы их задают
Часть 9 статьи 22.3 ТК РФ формулирует обязанность работодателя коротко: он обеспечивает хранение электронного документа в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. То есть Трудовой кодекс сам сроков не называет, а отправляет к 125-ФЗ и к приказам Росархива. Из этого следует практический вывод, который эйчары часто пропускают: носитель на срок не влияет. Договор, подписанный УНЭП в мобильном приложении, и такой же договор на бумаге лежат одинаковые 50 лет.
Дальше начинается разведение двух приказов, которые постоянно путают. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов — он отвечает на вопрос, сколько лет хранить. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 утвердил Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, которые действуют с 17 сентября 2023 года, — они отвечают на вопрос, как именно хранить. Скачайте текст Правил и держите его под рукой: раздел про электронные архивные документы понадобится, когда будете описывать порядок хранения в своём локальном акте.
Порядок хранения, состав хранимых файлов, ответственных и сроки выгрузки закрепляют в положении о КЭДО. Готовый образец положения о ведении КЭДО проще доработать под себя, чем писать с нуля: в него добавляют раздел про архив, перечень форматов, правило о двух экземплярах и порядок передачи дел при смене оператора. В практике Азбуха мы видим, что этот раздел в положениях пропускают чаще всего — согласия собрали, маршруты настроили, а что будет с документами через пять лет, никто не написал.
Ещё одна норма, о которой вспоминают уже на этапе бюджета. Часть 8 статьи 22.1 ТК РФ возлагает на работодателя расходы на создание и эксплуатацию информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов. Переложить стоимость хранилища на работника нельзя ни через удержание, ни через доплату.
Сроки хранения по видам кадровых документов: таблица
Основная масса кадровых документов разложена по статьям Перечня № 236, и сроки внутри одной группы отличаются в разы: приказы по личному составу и приказы об отпусках сидят в одной статье 434, но лежат 50 лет и 5 лет соответственно.
| Вид документа | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу: приём, перевод, перемещение, увольнение, награждение | 50/75 лет | 434 |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, командировках | 5 лет | 434 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 434 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 50/75 лет | 435 |
| Уведомления и предупреждения работникам | 3 года | 436 |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года | 441 |
| Должностные регламенты и инструкции работников | 50/75 лет | 443 |
| Личные карточки работников | 50/75 лет | 444 |
| Личные дела руководителей и работников | 50/75 лет | 445 |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет | 402 |
| Графики отпусков | 3 года | 453 |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой | 1 год | 451 |
| Расчётные ведомости на выдачу заработной платы | 6 лет | 295 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | 381 |
| Штатные расписания | Постоянно | 40 |
Две строки таблицы стоят отдельного внимания. Табель при вредных и опасных условиях труда переезжает из пятилетнего срока в 50/75 лет, потому что становится доказательством стажа. Расчётные ведомости лежат 6 лет только при условии, что в компании ведутся лицевые счета работников; если лицевых счетов нет, ведомости попадают в тот же режим 50/75.
Само правило 50/75 задаёт статья 22.1 закона 125-ФЗ: документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся 50 лет, созданные до 2003 года — 75 лет. Отсчёт идёт от даты создания документа; дата увольнения работника на срок не влияет. Полный Перечень со всеми 657 статьями и инструкцию по его применению Росархив выкладывает на своём сайте: Перечень типовых управленческих архивных документов удобно держать открытым, когда составляете номенклатуру дел, потому что кадровыми статьями дело не ограничивается — есть ещё воинский учёт, охрана труда, обучение.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Правило 50/75 путают чаще остального. Приходят и говорят: работник уволился в 2020-м, значит, дело держим до 2070 года. Смотреть надо на дату создания документа. Трудовой договор от 2001 года лежит 75 лет, допник к нему от 2015 года — 50. В одном личном деле спокойно живут бумажки с разными сроками, поэтому дело закрывают по наибольшему сроку и в опись выносят именно его.»
💡 Лайфхак: Разведите индексы приказов по группам сроков хранения ещё до запуска системы: ЛС для личного состава, К для командировок, ОД по основной деятельности. Тогда через 5 лет выборка дел на уничтожение делается фильтром по индексу, а не постраничным просмотром карточек.
Образцы кадровых документов и ЛНА для настройки хранения
Эти файлы закрывают три задачи: запуск КЭДО приказом, описание порядка обработки персональных данных и формы тех документов, у которых срок хранения дольше всего.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Форма лицевого счёта работника | Скачать |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец табеля учёта рабочего времени | Скачать |
| Положение об обработке персональных данных работников | Скачать |
Формы личной карточки и лицевого счёта пригодятся как перечень реквизитов: в электронной системе эти документы существуют записью в базе, и при выгрузке в архив набор полей должен совпадать с бумажной формой.
Какие кадровые документы не попадают в электронный архив
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ содержит закрытый перечень документов, которые в электронный вид не переводятся вообще. Их четыре: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Сроки хранения у них никуда не деваются, просто хранить придётся бумагу.
Отсюда вытекает гибридная схема архива, с которой компании живут годами. Номенклатура дел одна, а физически часть дел лежит в системе, часть — в шкафу. Кадровик, который принимает дела, должен видеть по номенклатуре, где искать конкретное дело. Мы закладываем на разметку номенклатуры отдельный этап перед запуском: два-три дня работы, зато потом при запросе инспектора не приходится выяснять, где вообще искать журнал инструктажей за 2024 год.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Сценарий, который повторяется в каждом втором проекте: компания оформила приказ об увольнении в системе, подписала УКЭП со стороны гендира и решила, что закрыла вопрос. Приказ об увольнении в закрытом перечне, его туда нельзя. Такой приказ придётся печатать и знакомить работника под роспись, а в системе он останется просто карточкой. Мы разводим документы по видам подписи и по признаку бумага-электронка ещё на этапе положения, до того как кадровая начнёт заливать в систему первые дела.»
⚠️ Внимание: Документ из закрытого перечня, оформленный электронно, юридической силы не имеет: в трудовом споре суд его не примет, а при проверке нарушение квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 руб. для организации, при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб.
Требования к электронному архиву кадровых документов
Состав электронного кадрового документа задан приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н, который действует с 1 марта 2023 года. Документ существует контейнером из нескольких частей.
- Основная часть — файл в формате PDF/A-1A, имя файла латиницей и цифрами.
- XML-описание — файл wredc_data.xml в кодировке UTF-8 без BOM, куда пишутся наименование работодателя, ИНН, ОГРН, вид и дата документа, код документа, имя файла основной части, его размер в байтах, сведения о подписях и данные работников.
- Приложения при их наличии — текстовые, табличные, графические файлы.
- Файлы электронных подписей основной части и каждого приложения.
- Машиночитаемая доверенность, если документ подписывал не руководитель, сформированная по требованиям приказа Минцифры № 858.
Именно из-за контейнера ломаются выгрузки. Кадровик нажимает кнопку выгрузки архива, получает папку с PDF и считает задачу закрытой — а файлов подписи и XML-описания в выгрузке нет. Для инспектора и для суда такая папка ничего не доказывает: подпись проверить не по чему. Спрашивайте у поставщика системы до подписания договора, отдаёт ли выгрузка полный контейнер по 578н, и просите показать это на демке: в Азбуха мы разворачиваем такую выгрузку на пилоте, чтобы кадровая увидела состав папки до того, как в системе накопятся тысячи дел.
Правила, утверждённые приказом Росархива № 77, добавляют требования к хранилищу. Электронные архивные документы хранятся либо в системе хранения электронных документов, либо на физически обособленных носителях. Каждая единица хранения существует в двух экземплярах на разных носителях. Электронные документы хранятся вместе с метаданными: датой, регистрационным номером, сведениями о режиме доступа. Для хранилищ на обособленных носителях предусмотрена проверка технического состояния не реже одного раза в 5 лет — читаемость, целостность, отсутствие вредоносного кода; в информационных системах проверка автоматизированная и проводится ежегодно. При повреждении носителя архив перезаписывают на новый.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Требование про два экземпляра на разных носителях воспринимают как бюрократию, пока не случается первый инцидент с диском. Мы советуем клиентам не изобретать: облако оператора плюс собственная выгрузка раз в квартал на отдельное хранилище. Выгружать надо с подписями. Печатная форма со штампиком в суде не работает, там нужен сиг-файл.»
Как сохранить юридическую силу подписи на весь срок хранения
Сертификат подписи живёт заметно меньше, чем документ. Сертификаты УНЭП и УКЭП в приложении Госключ действуют 12 месяцев, коммерческий сертификат УКЭП от аккредитованного УЦ на токене — обычно 12-15 месяцев, точная дата указана в самом сертификате. Обезличенный сертификат руководителя для подключения Госключа по API выпускается на год и перевыпускается лично гендиректором. А трудовой договор надо хранить 50 лет.
Документы, подписанные в период действия сертификата, сохраняют юридическую силу и после его окончания — истечение срока сертификата само по себе подпись не отменяет. Проблема в другом: через 20 лет надо доказать, что подпись поставили именно тогда, когда сертификат ещё действовал. Для этого в подпись встраивают метку доверенного времени, а формат подписи расширяют до архивного. Профи называют это ухаживанием за подписью: поверх старой подписи периодически накладывают новые метки, чтобы цепочка доверия не разорвалась при смене криптоалгоритмов.
Отдельная история с ПЭП. Сертификата у неё нет, срока действия тоже нет — подпись работает, пока активна учётная запись. Проверить её криптографически невозможно, единственное доказательство — журнал операций информационной системы: кто, когда, с какого адреса и каким кодом подтвердил действие. Из этого следует правило, которое редко пишут в положениях: журнал операций хранится столько же, сколько документ, который он подтверждает. Если заявление на отпуск подписано ПЭП и лежит 5 лет, логи за этот период удалять нельзя.
📌 Факт: Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверять её после истечения срока действия сертификата. Информационная система работодателя расширяет формат до архивного CAdES-A, пригодного для долговременного хранения.
Как настроить долговременное хранение электронных кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте номенклатуру дел с указанием сроков по Перечню № 236 и пометьте, какие дела ведутся электронно, а какие остаются на бумаге по части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
- Шаг 2. Пропишите в положении о КЭДО раздел о хранении: место хранения, форматы, число экземпляров, ответственного, периодичность проверок и порядок выгрузки при расторжении договора с оператором.
- Шаг 3. Проверьте на реальном документе, что выгрузка из системы содержит полный контейнер по приказу № 578н: PDF/A-1A, XML-описание, файлы подписей, приложения и МЧД.
- Шаг 4. Настройте службу меток доверенного времени и расширение подписи до архивного формата CAdES-A, а для документов, подписанных ПЭП, задайте срок хранения журнала операций не меньше срока хранения самого документа.
- Шаг 5. Организуйте второй экземпляр архива на отдельном носителе и регламентируйте выгрузку: раз в квартал или раз в полугодие, с фиксацией факта выгрузки в журнале.
- Шаг 6. Заведите ежегодную процедуру проверки: читаемость файлов, валидность подписей, состояние носителей, актуальность сроков по номенклатуре.
- Шаг 7. Раз в год проводите экспертизу ценности и оформляйте акт о выделении к уничтожению дел с истёкшими сроками — для электронных дел процедура та же, что для бумажных.
Что происходит с архивом при смене оператора КЭДО и при ликвидации компании
Переезд между операторами КЭДО переносит не всё. Файлы документов, электронные подписи, сертификаты, протоколы событий и справочники сотрудников мигрируют. Маршруты согласования, шаблоны документов, настройки ролей и история уведомлений — не мигрируют, их собирают заново в новой системе. Обязанность хранения при этом остаётся на работодателе: часть 9 статьи 22.3 ТК РФ адресована именно ему, и ссылаться на то, что архив остался у прежнего вендора, бессмысленно.
Практический порядок такой: до расторжения договора выгружаете полный архив с файлами подписей и метаданными, принимаете его актом, проверяете выборочно валидность подписей на нескольких документах разных лет и только после этого закрываете доступ. Незакрытые документы — те, что висят в маршруте на момент переезда, — лучше довести до финального статуса в старой системе. За время работы сервиса Азбуха мы прошли через десятки таких переездов, и повторяющийся затык одинаковый: выгрузка стартует за неделю до отключения доступа, объём оказывается больше расчётного, и последние дни компания дёргает поддержку в режиме аврала.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив — это требование 125-ФЗ. Электронные дела принимаются архивом в том же контейнерном виде, поэтому вопрос совместимости форматов лучше выяснить заранее, до момента, когда ликвидационная комиссия начнёт отсчитывать дни.
ℹ️ Полезно знать: К 2027 году заявлена платформа архивного хранения документов, подписанных в Госключе, на портале Госуслуг. Пока она не запущена, ответственность за сохранность электронных кадровых документов целиком на работодателе.
Ошибки в хранении электронных кадровых документов и цена ошибки
Пять сценариев, которые повторяются у компаний разного размера и стоят разных денег.
Хранят печатные формы вместо контейнеров. Мотив понятный: PDF со штампиком подписи выглядит как готовый документ, его удобно показывать. Цена ошибки: файлов подписи нет, проверить авторство и целостность нечем, в трудовом споре документ работает как обычная распечатка. Восстановить это задним числом невозможно — если система у прежнего оператора отключена, сиг-файлы взять неоткуда.
Не расширили подпись до архивного формата. Мотив: служба меток времени стоит денег, а на старте проекта бюджет режут. Цена ошибки вылезает через год-полтора, когда сертификаты первой волны истекают: подтвердить момент подписания нечем, и вся пачка документов за первый год существования системы теряет доказательную силу.
Один экземпляр архива. Мотив: облако оператора кажется надёжным, зачем дублировать. Цена ошибки: при утрате дел с истекающими сроками нарушение квалифицируют по статье 13.20 КоАП РФ — штраф для юридического лица от 5 000 до 10 000 руб., а реальные потери измеряются невозможностью подтвердить стаж бывшим работникам, которые придут за справками через 15 лет.
Уничтожают дела по срокам из старого перечня. Перечень 2010 года применялся до 18 февраля 2020 года, и часть сроков в приказе № 236 изменилась. Мотив: в компании лежит шпаргалка десятилетней давности, её никто не пересматривал. Цена ошибки: досрочно уничтоженное дело не восстанавливается.
Считают срок хранения от даты увольнения. Мотив: интуитивно кажется логичным, что отсчёт идёт от расставания с работником. Цена ошибки: правило 50/75 привязано к дате создания документа, и при пересчёте выясняется, что часть дел держали лишние годы, а часть — недостаточно.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Дорогие грабли в хранении — это невозможность защититься в суде, штраф здесь вторичен. Работник приходит в суд через три года и говорит, что заявление на перевод не подписывал. Работодатель достаёт распечатку. Судья спрашивает, чем подтверждается подпись, — и если у компании нет ни сиг-файла, ни журнала операций, спор фактически проигран ещё до заседания. Поэтому мы всегда советуем проверять выгрузку не на этапе конфликта, а сразу после запуска системы, на трёх-четырёх документах.»
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов
Стоимость складывается из численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Хранение подписанных документов входит в тариф КЭДО, отдельной строкой архив не оплачивается.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 ₽/год за сотрудника | Пробный период 30 дней |
| Пакет Азбука.HCM Старт | от 8 900 ₽/мес. | От 50 сотрудников |
| Пакет Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 ₽/мес. | От 100 сотрудников |
| Пакет Азбука.HCM Enterprise | индивидуально | От 500 сотрудников |
Тариф «Корпоративный» отличается от остальных как раз тем, что важно для долгого хранения: размещение on-premise, УКЭП, двухфакторная аутентификация и доказательная база для разбора конфликтов. Компании, у которых архив по личному составу растёт на десятки тысяч дел в год, чаще выбирают именно его, потому что хранилище остаётся в собственном контуре.
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут посчитать бюджет под конкретный штат.
Выводы
Электронная форма документа не меняет ни одного срока: приказы по личному составу и трудовые договоры лежат 50 лет при создании начиная с 2003 года и 75 лет для более ранних, отпускные приказы и табели — 5 лет, графики отпусков и согласия на обработку персональных данных — 3 года. Сложность переезжает в другое место: файл сохраняют контейнером по приказу № 578н, в двух экземплярах, с меткой доверенного времени и с журналом операций для документов под ПЭП. Четыре вида документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ в электронный архив не попадают вовсе и хранятся на бумаге.
Мы в Азбуха настраиваем хранение сразу вместе с запуском системы: разметка номенклатуры, проверка выгрузки на реальных документах и регламент второго экземпляра занимают несколько дней на старте и снимают вопросы, которые иначе всплывают через год-полтора.
Часто задаваемые вопросы
Сколько оператор КЭДО хранит документы после расторжения договора?
Единого срока закон не устанавливает: этот срок определяется договором с оператором, у разных вендоров он отличается. Ориентироваться на него не стоит, потому что обязанность хранения по части 9 статьи 22.3 ТК РФ лежит на работодателе. Рабочий порядок — выгрузить полный архив с файлами подписей и метаданными до даты расторжения, принять его актом и проверить валидность подписей выборочно на документах разных лет.
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования и загрузки в КЭДО?
Нет. Скан-копия бумажного оригинала электронным документом в смысле статьи 22.1 ТК РФ не становится: электронный кадровый документ создаётся в электронном виде изначально и подписывается электронной подписью. Бумажные оригиналы прошлых лет остаются оригиналами и хранятся по своим срокам из Перечня № 236 до истечения срока и оформления акта о выделении к уничтожению.
Как считать срок хранения лицевых счетов и расчётных листков?
Лицевые счета работников относятся к документам по личному составу и хранятся по правилу 50/75: 50 лет для созданных начиная с 2003 года, 75 лет — для более ранних. Расчётные ведомости по статье 295 Перечня лежат 6 лет, но только если лицевые счета в организации ведутся; при их отсутствии ведомости переходят в режим 50/75, потому что становятся единственным подтверждением заработка для назначения пенсии.
Работник отозвал согласие на КЭДО. Что делать с его электронными документами?
Уже подписанные электронные документы юридическую силу сохраняют и хранятся по общим срокам Перечня № 236 — отзыв согласия действует на будущее и ранее поставленные подписи не отменяет. Дальнейшее взаимодействие с этим работником переводится на бумагу, и в номенклатуре дел его дело становится смешанным: часть в системе, часть в папке. Порядок такого перехода прописывают в положении о КЭДО заранее.
Нужно ли вести номенклатуру дел, если все кадровые документы в системе?
Нужна, причём одна на организацию: электронные дела включаются в номенклатуру наравне с бумажными, с указанием индекса, заголовка дела, срока хранения и статьи Перечня. Именно по номенклатуре потом формируются описи и акты о выделении к уничтожению. При нескольких юрлицах в одной системе номенклатура ведётся отдельно по каждому юрлицу, иначе на выходе получается каша из индексов и сроков.
Кто отвечает за хранение при нескольких юрлицах и обособленных подразделениях в одной системе?
Каждое юридическое лицо отвечает за свои документы самостоятельно, даже если технически все работают в одном облаке. Права доступа настраиваются так, чтобы кадровик одного юрлица не видел дела другого, а выгрузка формировалась по каждому юрлицу отдельно. Обособленные подразделения без статуса юрлица включаются в архив головной организации, но нумерация приказов и индексы дел ведутся с разделением по подразделениям.
Что показывать инспектору ГИТ при проверке электронного архива?
Инспектору предоставляют либо выгрузку документов с файлами подписей, либо доступ к системе с правами просмотра, либо заверенные бумажные копии — способ выбирает работодатель. Помимо самих документов запрашивают положение о КЭДО, приказ о его введении, согласия работников на переход и уведомления. Отдельно проверяют, что для документов из закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ применялась усиленная подпись: ПЭП для этих документов закон не допускает.
