Ведение КЭДО держится на конкретном перечне сведений о работнике: часть данных системе нужна, чтобы вообще сформировать и подписать документ, часть попадает в неё по привычке из бумажного личного дела и превращается в лишний риск. Ниже разобран состав сведений по каждому узлу процесса: что запрашивают у работника при подключении, что возвращает ЕСИА при входе через Госуслуги, какие данные фиксируются как доказательство подписания, что делать со сведениями о здоровье, судимости и воинском учёте. Отдельно посмотрим, что из этого допустимо держать в облаке вендора и сколько хранить после увольнения.
Какие сведения работника нужны системе КЭДО для работы
Минимальный рабочий набор в кадровой системе выглядит так: фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС, ИНН, реквизиты паспорта, должность и подразделение, табельный номер, дата приёма, адрес электронной почты и номер мобильного телефона. Плюс технический слой: идентификатор учётной записи, вид применяемой электронной подписи и реквизиты сертификата, если работник подписывает УНЭП или УКЭП. Всё остальное система КЭДО добирает из кадрового контура при интеграции с 1С:ЗУП и не хранит отдельно.
Объём данных ограничивает ст. 86 ТК РФ: работодатель обрабатывает персональные данные работника только в целях, связанных с трудовыми отношениями, и получает их у самого работника. Если сведения приходят от третьей стороны, работника надо заранее уведомить и получить письменное согласие. Второй ограничитель встроен в 152-ФЗ: содержание и объём обрабатываемых данных должны соответствовать заявленным целям, избыточные данные обрабатывать нельзя. На практике это означает, что перечень полей карточки сотрудника закрепляют в локальном акте, а не оставляют на усмотрение внедренца. Готовую основу даёт Положение об обработке и защите персональных данных работников: в него вносят состав полей карточки, перечень ролей с доступом и порядок передачи данных оператору системы, после чего вводят в действие приказом и знакомят с ним работников.
Само согласие на обработку в кадровом контуре нужно не всегда: приём, оформление, начисление зарплаты и отчётность работодатель ведёт на основании закона и трудового договора. Согласие требуется там, где цель выходит за рамки трудовых отношений: размещение фотографии на корпоративном портале, передача данных в страховую компанию по ДМС, проверка кандидата по открытым источникам. Для таких случаев берут отдельный документ, и форму согласия на обработку персональных данных удобно держать в системе как шаблон с автоподстановкой реквизитов, чтобы кадровик не собирал её вручную по каждому работнику.
В практике Азбуха при подключении компании мы начинаем не с настройки маршрутов, а со сверки справочника сотрудников: расхождения по СНИЛС и паспортным данным между 1С и реальностью находятся в каждом втором проекте, и именно они потом ломают выпуск УНЭП. Пока справочник грязный, ни один кэдошник не запустит подписание без ошибок.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Первое, что я прошу показать перед запуском, это не положение о КЭДО, а выгрузку справочника сотрудников. Пустой СНИЛС, отчество через ё в одном месте и через е в другом, старый паспорт после смены фамилии. Такие грабли всплывают на этапе выпуска сертификата, когда половина людей уже сидит и ждёт подписания оффера.»
Избыточные сведения: что в электронный кадровый контур не заводят
Пункт 4 ст. 86 ТК РФ прямо запрещает работодателю получать и обрабатывать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, а также данные о его частной жизни. Отдельно оговорено членство в общественных объединениях и профсоюзах. Между тем бумажная анкета кандидата исторически спрашивает и про семейное положение, и про родственников, и про судимость близких. При переносе анкеты в электронный вид эти поля переносят механически, и в облачной системе оказывается массив, для которого нет ни цели, ни основания.
Так же аккуратно обходятся со скан-копиями. Копия паспорта, диплома, свидетельства о рождении ребёнка в перечень документов, которые работодатель обязан хранить, не входит: ст. 65 ТК РФ говорит о предъявлении, а не о снятии копий. Хранить копии допустимо при наличии цели и согласия работника, и цель придётся сформулировать в положении о персональных данных. Проще держать в системе реквизиты: серию, номер, дату выдачи, код подразделения.
Ниже собраны шаблоны, которые закрывают документарную часть вопроса: чем закрепить состав обрабатываемых сведений, как получить согласие работника и как оформить переход на электронное взаимодействие.
Шаблоны для работы со сведениями в электронном кадровом документообороте
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата | Скачать |
| Анкета кандидата при приёме на работу | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
Шаблоны правят под свой состав полей: из положения о ведении КЭДО берут раздел про перечень обрабатываемых сведений и роли с доступом, из согласия на выпуск сертификата — блок с данными, которые уходят в удостоверяющий центр.
Сведения из ЕСИА и Госуслуг: что возвращает ЕПГУ при подтверждении личности
Когда работник входит в кабинет через Госуслуги или выпускает УНЭП в Госключе, кадровая система получает не весь профиль гражданина, а тот набор атрибутов, который запросила и на передачу которого пользователь дал разрешение на экране согласия. Стандартно это фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС, ИНН, реквизиты документа, удостоверяющего личность, подтверждённый номер телефона и адрес электронной почты. Уровень учётной записи при этом критичен: упрощённая и стандартная записи для выпуска подписи не годятся, нужна подтверждённая.
Сведения из ЕСИА заменяют очную идентификацию только при выпуске УНЭП по инфраструктуре электронного правительства. Для УКЭП сценарий другой: понадобится загранпаспорт нового образца с биометрией, подтверждённая биометрия в ЕБС либо очная идентификация в МФЦ или в банке. Точек очной идентификации больше 3,3 тысячи в МФЦ и больше 1,4 тысячи в банках.
ℹ️ Полезно знать: иностранные граждане получают УНЭП по инфраструктуре электронного правительства, если у них подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указан СНИЛС. УКЭП по этой схеме доступна только гражданам РФ.
💡 Лайфхак: вход кандидата в Госуслуги можно засчитывать как идентификацию на этапе цифрового приёма, а прогрев начинать ещё на моменте отклика на вакансию. У компаний, которые так делают, доля трудовых договоров, подписанных в Госключе, держится на уровне 95%.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Работодатели думают, что раз человек авторизовался через Госуслуги, ЕСИА отдала им всё досье. Ничего подобного: приходит ровно то, что запросила система и что человек разрешил отдать. Нужен в карточке ИНН — запрашивайте ИНН и объясняйте в положении, зачем он вам.»
Машиночитаемые сведения в кадровом документе: что требует приказ 578н
С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, которые оформляют в электронном виде без дублирования на бумаге. Электронный кадровый документ состоит из трёх частей. Основная часть — файл PDF/A-1A с содержанием документа. Вторая часть — файл XML со структурированным описанием документа, он формируется после того, как основную часть подписали работодатель и работник. Третья часть — файлы подписей формата sig, если применяется усиленная подпись. При простой электронной подписи отдельного файла подписи нет, отметка о подписании фиксируется прямо в XML. Дополнительно допускаются приложения в произвольном формате и машиночитаемая доверенность в XML, если документ подписывает уполномоченное лицо.
Именно XML определяет, какие сведения становятся машиночитаемыми: вид документа, номер и дата, реквизиты работодателя и работника, сведения о подписантах и датах подписания. Проверить свою схему можно на официальном ресурсе: Минтруд выложил формат xml-схемы описания электронного кадрового документа и сервис проверки электронных кадровых документов, а заодно перечень нормативных актов по теме. Если ваш вендор формирует XML по своей схеме, при проверке ГИТ это всплывёт первым.
📌 Факт: Госключ не меняет содержимое направленных на подпись файлов и возвращает отдельный отсоединённый sig-файл на каждый документ. В одном пакете на подпись уходит до 50 файлов, включая pdf, xml и другие форматы с машиночитаемой информацией.
Какие сведения фиксируются как доказательство подписания
Юридическую силу электронному кадровому документу даёт не картинка штампика на PDF, а набор технических сведений, которые система сохраняет в момент подписания. Для усиленной подписи это sig-файл с сертификатом подписанта, отпечатком ключа и сроком действия сертификата, а также метка доверенного времени, которая фиксирует момент подписания независимо от часов на устройстве работника. Для простой электронной подписи sig-файла нет, и доказательственная база строится на записи в журнале событий: идентификатор учётной записи, номер мобильного телефона, на который ушёл одноразовый пароль, дата и время ввода кода, IP-адрес и идентификатор устройства или сессии, хеш подписанного файла.
Эти сведения нужно уметь выгрузить, а не просто хранить. При проверке ГИТ или в суде запрашивают комплект: файл документа, файлы подписей, выписку из журнала событий и отчёт о проверке подписи. Мы в сервисе Азбуха закладываем такую выгрузку в регламент ещё на пилоте: собрать её задним числом на 3000 человек заметно сложнее, чем настроить один раз.
Как собрать доказательства подписания кадрового документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из системы сам документ в формате PDF/A-1A и файл XML с описанием, не меняя имена файлов.
- Шаг 2. Выгрузите отсоединённые файлы подписей sig по каждому подписанту, включая подпись работодателя.
- Шаг 3. Проверьте каждую подпись на сервисе проверки и сохраните отчёт о проверке со статусом сертификата и штампа времени.
- Шаг 4. Выгрузите выписку из журнала событий по документу: идентификатор пользователя, дату и время, IP-адрес, способ подтверждения.
- Шаг 5. Для документов, подписанных ПЭП, приложите соглашение о применении простой электронной подписи и выписку о доставке одноразового пароля на номер работника.
- Шаг 6. Соберите комплект в опись с указанием количества файлов и передавайте инспектору или в суд целиком, без вырезания отдельных файлов.
⚠️ Внимание: подписанные документы и открепленная подпись остаются доступны работнику в ленте уведомлений Госуслуг и в приложении Госключ, но хранить их обязана информационная система работодателя как инициатора подписания. Если система не сохранила sig-файл, восстановить его из Госключа задним числом работодатель не сможет.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Спор в суде выигрывает не тот, у кого красивая плашка с подписью на последней странице, а тот, кто принёс комплект: документ, серт, sig и лог. Один раз видела, как компания принесла распечатку PDF со штампиком и получила отказ. Файлы подписи у них были, просто никто не знал, где их выгрузить с подписями.»
Сведения о трудовой деятельности: ЭТК, СТД-Р и ЕФС-1
Сведения о трудовой деятельности работодатель формирует по ст. 66.1 ТК РФ и передаёт в СФР в составе формы ЕФС-1: кадровые мероприятия по приёму, переводу и увольнению уходят в подраздел 1.1 раздела 1. Работнику те же сведения выдают по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. В СТД-Р попадает ограниченный набор: ФИО, дата рождения, СНИЛС, сведения о работодателе, кадровые мероприятия с датами, должность, структурное подразделение, основание кадрового мероприятия с реквизитами приказа.
Выдать СТД-Р в электронном виде можно, но подписать её работодатель обязан усиленной квалифицированной подписью. Срок реакции на заявление работника жёсткий: документы, связанные с работой, или их копии выдают не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, безвозмездно и в той форме, которую выбрал работник, бумажной или электронной. Это правило действует и при увольнении, когда работник просит выгрузить всё, что накопилось в кабинете.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Три рабочих дня на выдачу — это не про то, чтобы кадровик успел сходить в архив. Это про то, чтобы в системе была кнопка выгрузки личного архива работника с подписями. Если её нет, зупник будет собирать пакет руками, и в пятницу перед отпуском вы этот срок пропустите.»
Специальные категории сведений и данные о членах семьи
Сведения о состоянии здоровья, судимости и биометрия относятся к особым категориям и требуют отдельного правового основания. Больничный лист существует только в электронном виде, и работодатель получает по нему данные через сервис СЭДО: номер ЭЛН, статус при открытии, продлении, закрытии и аннулировании, периоды нетрудоспособности. Хранить в кадровой системе медицинские заключения, справки и выписки для назначения пособия не требуется. Те медицинские документы, что всё же поступают в компанию, ведут в отдельном контуре с узким кругом доступа.
Справку о наличии или отсутствии судимости работодатель вправе требовать только там, где ограничение установлено ТК РФ или федеральным законом: педагогическая деятельность, работа с несовершеннолетними, отдельные сферы по ст. 331 и ст. 351.1 ТК РФ. Требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные ТК РФ, иными федеральными законами и указами Президента, запрещено. Значит, и полю в карточке КЭДО у большинства работодателей взяться неоткуда.
Документы воинского учёта работник предъявляет при приёме на работу, если он военнообязанный или подлежит призыву. Ведение воинского учёта живёт по своим правилам и своим формам, и выгружать карточки воинского учёта целиком в облачный кабинет вместе с приказами об отпусках смысла нет: доступ к этому массиву в компании обычно уже разграничен иначе.
Сведения о членах семьи обрабатывают там, где без них не посчитать выплату: вычеты по НДФЛ, гарантии одиноким родителям, дополнительные выходные по уходу за ребёнком-инвалидом. Основание здесь — норма НК РФ или ТК РФ плюс заявление работника с приложением документа. ФИО ребёнка и дата рождения в такой связке уместны, место работы супруга и его ИНН в кадровой карточке избыточны.
Сводная таблица: какие сведения можно использовать в КЭДО и сколько хранить
В таблице собраны основные группы сведений, назначение каждой в кадровом электронном документообороте, нормативное основание, допустимость хранения на стороне вендора-оператора и ориентир по сроку хранения.
| Сведение | Зачем нужно в КЭДО | Основание | Хранение у вендора-оператора | Срок хранения |
|---|---|---|---|---|
| ФИО, дата рождения | Идентификация подписанта, реквизиты документа | ст. 57, 86 ТК РФ | Да, на серверах в РФ по поручению обработки | По сроку документа, в котором использованы |
| СНИЛС | Сверка с ЕСИА, выпуск УНЭП, отчётность в СФР | ст. 65, 66.1 ТК РФ | Да, на серверах в РФ | 50 лет для дел после 01.01.2003, 75 лет для более ранних |
| ИНН | Расчёты и справки о доходах | ст. 86 ТК РФ | Да, на серверах в РФ | По сроку расчётного документа |
| Реквизиты паспорта | Условие трудового договора, идентификация при выпуске сертификата | ст. 57, 65 ТК РФ | Да, реквизиты без скан-копии | 50 или 75 лет в составе трудового договора |
| Номер мобильного телефона | Доставка одноразового пароля для ПЭП, уведомления о документах | ст. 9 63-ФЗ, соглашение о ПЭП | Да | До увольнения либо до отзыва согласия |
| Личная электронная почта | Приглашение в систему, уведомления вне корпоративного контура | ст. 22.2 ТК РФ | Да | До увольнения |
| Сертификат ЭП и файл подписи sig | Проверка подписи при споре и проверке ГИТ | ст. 22.3 ТК РФ, 63-ФЗ | Да, вместе с документом | Совпадает со сроком хранения документа |
| Метка времени, журнал событий, IP | Доказательство факта и момента подписания | ст. 22.3 ТК РФ | Да, вместе с документом | Совпадает со сроком хранения документа |
| Сведения о нетрудоспособности | Назначение и расчёт пособия | ст. 10 152-ФЗ, 255-ФЗ | Ограниченно, отдельный контур с узким доступом | По сроку документов о пособиях |
| Документы воинского учёта | Ведение воинского учёта в организации | ст. 65 ТК РФ, 53-ФЗ | Ограниченно, отдельный учёт и разграниченный доступ | По правилам воинского учёта |
| Сведения о судимости | Допуск к отдельным должностям | ст. 65, 331, 351.1 ТК РФ | Нет, только для ограниченного перечня должностей | По сроку достижения цели проверки |
| Сведения о членах семьи | Вычеты по НДФЛ, гарантии и дополнительные выходные | ст. 218 НК РФ, ст. 86 ТК РФ | Да, при наличии заявления и документа-основания | По сроку документа-основания |
Из таблицы видно закономерность: чем ближе сведение к самому факту подписания, тем дольше его хранят и тем спокойнее оно живёт у оператора. Чем ближе к особым категориям, тем короче срок и тем уже круг доступа.
Передача сведений оператору КЭДО: поручение обработки и трансграничная передача
Как только компания подключает облачную систему, вендор становится лицом, обрабатывающим персональные данные по поручению работодателя. Часть 3 ст. 6 152-ФЗ требует оформить это поручение договором, где зафиксированы перечень действий с данными, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите. Ответственность перед работником при этом остаётся на работодателе, а вендор отвечает перед работодателем. Отдельного согласия работника на такую передачу закон не требует, если обработка ведётся по договору с работником и по нормам ТК РФ, но перечень получателей данных лучше отразить в положении о персональных данных, чтобы не объяснять это инспектору на месте.
Второе требование — локализация. Базы, в которых происходит запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение данных граждан РФ, должны находиться на территории России. Для вендора это означает подтверждённое размещение продуктивных серверов и резервных копий в российских дата-центрах. Трансграничная передача возможна, но до её начала оператор уведомляет Роскомнадзор, и у ведомства есть 10 рабочих дней на рассмотрение уведомления. В страны, обеспечивающие адекватную защиту прав субъектов, передавать можно сразу после подачи уведомления, в остальные — после решения регулятора. Если Роскомнадзор запретит передачу, оператор обязан обеспечить уничтожение ранее переданных данных.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Проверка договора с кэдошником у меня всегда начинается с двух пунктов: где физически лежит база и есть ли поручение по шестой статье. Красивая презентация про бесшовку и мобильное приложение к комплаенсу отношения не имеет. Нет поручения — юрик отвечает за обработку, которую по документам никому не поручал.»
Наши специалисты сопровождают этот этап отдельным треком: до подписания договора собирают от вендора подтверждение локализации, модель угроз и перечень подрядчиков, которым он сам передаёт обработку. За время работы сервиса Азбуха мы ни разу не видели проекта, где этот блок закрывался бы быстрее договорной части, и закладываем на него отдельное время в плане внедрения.
Сроки хранения сведений и удаление после увольнения
Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Базовый ориентир — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении, изменении анкетных данных, выплатах и награждениях хранят 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Приказы об отпусках, командировках, сверхурочной работе и работе в выходные — 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года.
Увольнение не обнуляет обязанность хранить. Обнуляется только та часть сведений, которая обрабатывалась с иной целью и по согласию: данные для пропускной системы, контакты для корпоративной рассылки, фотография на портале, сведения для программы ДМС. По достижении цели обработки или при отзыве согласия оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в срок, не превышающий 30 дней, если иное не предусмотрено договором или законом. Практический вывод простой: перед увольнением работнику выгружают личный архив с файлами подписей, а из системы вычищают контактный и сервисный слой, оставляя кадровые документы на архивных сроках.
Стоимость ведения КЭДО в 2026 году: тарифы на сотрудника
Стоимость зависит от численности штата, набора подключаемых модулей и того, нужна ли компании установка на своих серверах. Тарифы на кадровый электронный документооборот в сервисе Азбуха считаются за сотрудника в год, а комплексные пакеты — за компанию в месяц.
| Тариф или услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 ₽/год за сотрудника | Пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 ₽/мес. | От 50 сотрудников, подбор + КЭДО + адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 ₽/мес. | От 100 сотрудников, плюс обучение и пульс-опросы |
| Азбука.HCM Enterprise | индивидуально | От 500 сотрудников, все модули, API, SSO, on-premise |
Тариф «Корпоративный» отдельно закрывает вопросы этой статьи: размещение on-premise, УКЭП, двухфакторная аутентификация и доказательная база для разбора конфликтов входят именно в него. Итоговая сумма меняется от численности, числа юрлиц и глубины интеграции с 1С:ЗУП или SAP, поэтому актуальные тарифы сервиса Азбуха стоит сверить перед расчётом бюджета.
Выводы
Состав сведений в кадровом электронном документообороте определяется не возможностями системы, а целью обработки: в карточку попадает то, без чего не сформировать и не подписать конкретный кадровый документ. Идентификационные данные, реквизиты подписи и технический след подписания живут ровно столько, сколько живёт сам документ, то есть до 50 лет по архивным правилам. Особые категории вроде сведений о здоровье, судимости и воинском учёте в общий облачный контур не выносят и держат с разграниченным доступом. Передача данных вендору оформляется поручением обработки, а хранение локализуется в России.
Разбор состава сведений, настройка перечня полей карточки и подготовка локальных актов под конкретный набор данных входят в стандартный объём работ, который команда Азбуха выполняет при подключении кадрового электронного документооборота.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подключить работника к КЭДО, если он отказывается сообщать личный номер телефона?
Номер нужен там, где подписание идёт ПЭП с подтверждением одноразовым паролем: без канала доставки кода схема не работает. Альтернативы две: выдать корпоративный номер и закрепить его в соглашении о применении ПЭП либо перевести работника на УНЭП по инфраструктуре электронного правительства, где подтверждение идёт через учётную запись Госуслуг. Принуждать сообщать личный номер работодатель не вправе: перечень документов и сведений при приёме ограничен ст. 65 ТК РФ.
Что делать, если сведения из ЕСИА не совпадают с данными в 1С:ЗУП?
Выпуск сертификата остановится: удостоверяющий центр сверяет ФИО, СНИЛС и реквизиты документа с данными профиля. Приоритет у ЕСИА, она сама сверяется с государственными реестрами. Работник актуализирует профиль на Госуслугах, кадровик после этого правит карточку в 1С, затем выпуск запускают повторно. Массовые расхождения ловят сверкой справочника до старта проекта.
Нужно ли брать с работника отдельное согласие на передачу его данных оператору системы КЭДО?
Если обработка ведётся в целях исполнения трудового договора и норм ТК РФ, отдельное согласие не требуется: достаточно договора поручения с оператором по ч. 3 ст. 6 152-ФЗ. Согласие понадобится, когда через ту же систему решаются задачи за пределами трудовых отношений: подключение ДМС, корпоративные программы лояльности, публикация фотографии. Перечень лиц, которым передаются данные, отражают в положении о персональных данных, с которым знакомят работников под подпись.
Можно ли хранить в системе КЭДО скан-копии паспорта, диплома и свидетельств о рождении детей?
Статья 65 ТК РФ говорит о предъявлении документов при заключении трудового договора, а не о снятии и хранении копий. Хранить копии допустимо при наличии цели, зафиксированной в локальном акте, и согласия работника. Практичнее держать в карточке реквизиты: серию, номер, дату и орган выдачи. Для вычетов по НДФЛ хватает заявления и подтверждающего документа, который проверяет бухгалтерия.
Какие сведения работник вправе получить из системы при увольнении и в какой срок?
По заявлению работника работодатель выдаёт документы, связанные с работой, или их копии не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, безвозмездно и в выбранной работником форме. В пакет входят трудовой договор с допсоглашениями, приказы по этому работнику, СТД-Р по форме приказа Минтруда № 713н, справки о доходах. Электронные документы выгружают вместе с файлами подписей формата sig, иначе проверить подпись за пределами системы будет нечем.
Что происходит со сведениями при смене вендора КЭДО?
Договор поручения прекращается, прежний оператор по указанию работодателя прекращает обработку и уничтожает данные. До этого из системы выгружают полный архив: файлы документов в PDF/A-1A, описания XML, все файлы подписей и журнал событий. Приёмку проводят с проверкой комплектности: число файлов подписи должно совпадать с числом подписантов по каждому документу. Восстановить sig-файлы после отключения системы неоткуда, а без них документ теряет доказательственную силу.