Аванс фиксированной суммой: можно ли платить в 2026 году

Аванс фиксированной суммой — выплата за первую половину месяца в виде одинаковой суммы или процента от оклада, которая не пересчитывается в зависимости от отработанных дней. Прямого запрета такого подхода в Трудовом кодексе нет, но с 2023 года, когда НДФЛ стали удерживать с каждой выплаты, фиксированный аванс превратился в источник претензий со стороны ГИТ и налоговой. Разберём, почему в 2026 году фиксированную сумму ставить рискованно, чем это грозит работодателю, как правильно считать зарплату за первую половину месяца и какую формулировку прописать в положении об оплате труда, чтобы не спорить с инспектором.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что закон говорит про аванс фиксированной суммой

Понятия «аванс» в Трудовом кодексе нет. Есть зарплата за первую половину месяца — именно её на практике все называют авансом. Статья 136 ТК РФ требует одного: платить не реже чем каждые полмесяца. Ни минимального, ни максимального размера, ни жёсткой формулы расчёта закон не устанавливает. Работодатель определяет порядок сам и закрепляет его в локальных актах.

И вот тут начинается развилка. Раз конкретной нормы про размер нет, значит фиксированную сумму ставить можно? Формально — да. Нарушения самого факта установки фиксированного аванса в законе не прописано. Роструд и Минтруд прямого запрета не выдавали. Но есть требование, которое всё меняет: зарплата за первую половину месяца не может быть меньше оклада или тарифной ставки за фактически отработанное в этот период время. Об этом Минтруд писал не раз — письма от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765, к ним присоединился Роструд в письме от 08.09.2006 № 1557-6 и в информации от 22.01.2024.

Разница принципиальная. Аванс — не предоплата будущей работы, а оплата уже отработанного. Человек отработал первую половину месяца, ему за неё платят. А отработанное время от месяца к месяцу разное. В феврале работник трудился без пропусков, в марте три дня болел, в апреле ушёл на неделю в отпуск. Фактически отработанные дни отличаются, значит и сумма за первую половину месяца должна отличаться. Фиксированная выплата это игнорирует — и в этом корень проблемы.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Когда мне говорят «у нас аванс 40% от оклада и все довольны» — я сразу спрашиваю: а что делаете, когда человек полмесяца на больничке? Если ничего, продолжаете лить те же 40% — вот вам и переплата, которую потом не всегда вернёшь. Фиксированный процент удобен бухгалтеру ровно до первого затыка. А затык случается каждый месяц у кого-нибудь из штата.»

Почему фиксированный аванс стал опаснее с 2023 года

До 2023 года фиксированный процент работал нормально. С аванса НДФЛ не удерживали — весь налог считали и снимали при окончательном расчёте по итогам месяца. Работодатель ставил 40 или 50% от оклада, работник получал ровно эту сумму на руки, а НДФЛ уходил из второй части зарплаты. Схема простая, привычная, все к ней приспособились.

Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ поменял правила. С 1 января 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты стал день фактической выплаты, а не последний день месяца (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Из этого следует, что НДФЛ теперь удерживают при каждой выплате — и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца. И вот эта, казалось бы, налоговая мелочь, ударила по фиксированному авансу сильнее всего.

Смотрите, что вышло. Работодатель как ставил 40% от оклада, так и оставил. Но теперь из этих 40% снимается 13% НДФЛ. На руки работник получает не 40%, а 40% × 0,87 = 34,8% от оклада. А требование Минтруда — выплата за первую половину месяца не меньше заработанного за этот период. Заработал человек условно половину месячного оклада, то есть около 50%, а получил 34,8%. Разрыв очевиден. И вот это уже прямое основание для претензии инспектора.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«После 2023-го мы в практике Азбуха каждый второй проект по кадровому учёту начинаем с пересмотра положения об оплате труда. Клиент годами платил 40% и не знал горя, а теперь с этих 40% ещё и НДФЛ снимается — на руки выходит треть оклада. Это уже не аванс, это насмешка. Такие вещи ГИТ отлавливает влёт.»

Разработчики 1С отреагировали на изменения жёстко. В 1С:ЗУП начиная с версии 3.1.24.212 возможность считать аванс фиксированной суммой и процентом от тарифа фактически отключили. Если организация оставила такой способ, ведомость на выплату аванса при формировании просто не заполняется — остаётся пустой. По умолчанию система теперь применяет метод «Расчётом за первую половину месяца». То есть даже софт подталкивает работодателя к расчётному способу.

Чем грозит фиксированный аванс работодателю

Рисков три, и они бьют с разных сторон.

Первый — трудовая инспекция. Если после удержания НДФЛ фиксированный аванс оказывается меньше, чем работник заработал за первую половину месяца, ГИТ расценивает это как нарушение права на своевременную и полную оплату труда. Применяется часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Наказание — предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 руб., для организаций от 30 000 до 50 000 руб. При повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП) суммы растут: для организаций 50 000-70 000 руб., для должностных лиц 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Малые и микропредприятия отделаются нижней границей — 1 000-5 000 руб. (ст. 4.1.2 КоАП).

Второй риск — переплаты. Фиксированную сумму платят независимо от того, работал человек или нет. Работник болел всю первую половину месяца, а ему по инерции начислили аванс. За период болезни ему положен больничный, а не зарплата — значит образовалась переплата. Бухгалтер потом сделает перерасчёт при окончательном расчёте, и в обычной ситуации переплата зачтётся. Но если сотрудник уволится сразу после больничного или отпуска, зачесть будет не из чего. Возвращать придётся через суд, а удержания из зарплаты жёстко ограничены статьёй 137 ТК РФ.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Классический косяк: человек уходит в отпуск с 1-го числа, ему 25-го капнул фиксированный аванс за месяц, который он не работал. А в начале следующего месяца — заявление по собственному. И всё, денюжки ушли, зачесть не из чего, потому что отпускные он уже получил. Взыскивать через суд ради 20 тысяч никто не станет, вот и списывают в убыток. А причина одна — ленились считать по факту.»

Третий риск — налоговая. С 2023 года аванс за неотработанное время инспекторы ФНС авансом не считают. Они требуют удержать НДФЛ при каждой выплате дохода. Если фиксированный аванс выдан за период, который человек не отрабатывал, возможны споры с ИФНС и претензии по неверному исчислению налога. Плюс к этому — коэффициент 0,87. Некоторые работодатели пытаются схитрить: платят аванс не в размере 100% заработанного, а за минусом 13% заранее, чтобы «уравнять» выплаты. Минтруд считает такой подход ущемляющим интересы работника (письма от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549, от 16.01.2019 № 14-1/ООГ-71, от 13.12.2018 № 14-1/ООГ-9901).

Что учесть перед сменой способа расчёта аванса

Как правильно считать зарплату за первую половину месяца

Безопасный способ один — платить за фактически отработанное время. Он справедлив по нормам трудового законодательства и снимает почти все претензии. Формула для оклада выглядит так: оклад делим на норму рабочего времени за месяц, умножаем на фактически отработанные дни первой половины месяца, прибавляем надбавки и компенсации за этот период, из результата удерживаем НДФЛ.

Пример. Оклад 50 000 руб., в месяце 20 рабочих дней, в первой половине месяца работник отработал 9 дней. Считаем: 50 000 / 20 × 9 = 22 500 руб. Удерживаем НДФЛ: 22 500 × 13% = 2 925 руб. На руки: 22 500 − 2 925 = 19 575 руб. В следующем месяце дней в первой половине будет другое количество — и сумма изменится. Это и есть суть расчётного метода.

Важный нюанс — что включать в расчёт аванса. Оклад или тарифная ставка — обязательно. Надбавки и доплаты, которые не зависят от итогов работы за месяц, — тоже. Это надбавки за стаж, за профессиональное мастерство, за работу в ночное время, за вредность. А вот стимулирующие выплаты — премии, бонусы по результатам месяца — в аванс не входят, их начисляют при окончательном расчёте. Так разъяснил Минтруд в письме от 02.07.2024 № 14-1/ООГ-4023 и ранее в письмах от 10.08.2017 № 14-1/В-72, от 25.09.2019 № 14-2/ООГ-6492.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Разделите надбавки на две коробки. Первая — то, что человеку положено просто за факт работы: стаж, ночные, вредность. Это идёт в аванс. Вторая — то, что зависит от того, как он поработал: премия за план, бонус за KPI. Это только в окончательный расчёт. Смешаете — либо переплатите аванс, либо занизите и получите замечание от ГИТ. Мы в проектах прямо в положении об оплате труда рисуем эти две коробки списком, чтобы бухгалтер не гадал.»

Отдельная история — январь и май. В первой половине этих месяцев мало рабочих дней из-за праздников. Аванс по расчётному методу получается совсем маленьким. Здесь работодатель вправе либо установить на такие месяцы повышенный процент, либо расширить расчётный период — например, считать первую половину января не с 1 по 15, а с 1 по 20 число. Главное — закрепить это в локальном акте заранее.

Когда фиксированный процент всё-таки допустим

Полностью списывать фиксированный процент со счетов не будем. Он не запрещён законом, и при аккуратном подходе жить с ним можно. Условие одно, но жёсткое: рассчитанная фиксированная сумма в каждом конкретном месяце не должна оказаться меньше того, что работник заработал за первую половину месяца по факту, уже с учётом удержанного НДФЛ.

На практике это значит, что бухгалтер всё равно каждый месяц проверяет: а не занизили ли мы человеку выплату? И если работник в первой половине месяца болел или был в отпуске — пересчитывает по факту, потому что платить фиксированную сумму за неотработанное время нельзя. Получается, что фиксированный процент экономит время только в идеальном месяце, когда весь штат отработал ровно. А таких месяцев не бывает.

Ещё одна тонкость — размер процента. Чтобы после удержания НДФЛ выплата не проваливалась ниже половины заработка, процент часто поднимают до 50% от оклада. Тогда 50% × 0,87 = 43,5% на руки, что уже ближе к справедливой половине. Некоторые работодатели после 2023 года именно так и поступили — увеличили долю аванса, чтобы выровнять обе выплаты. Но это латание дыр, а не решение. В практике Азбуха мы почти всегда рекомендуем расчётный метод: он один раз настраивается в 1С и дальше работает сам, без ежемесячных проверок «не занизили ли».

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Фиксированный аванс — это как ездить без страховки. Пока ничего не случилось, вроде и ладно. А случается регулярно: то больничка, то отпуск, то увольнение сразу после аванса. Расчётный метод дороже на старте по настройке, зато потом не болит голова. Мы за время работы сервиса перевели десятки компаний с фиксы на расчёт, и ни разу клиент не попросил вернуть как было.»

Образцы документов для настройки оплаты труда

Как прописать аванс в положении об оплате труда

Порядок выплаты аванса закрепляют во внутренних документах — в положении об оплате труда, ПВТР, коллективном или трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ). Где именно — зависит от того, как у вас исторически устроена кадровая документация. Чаще всего это положение об оплате труда.

При расчётном способе в положение вносят формулировку такого типа: «При расчёте заработной платы за первую половину месяца организация применяет расчётный способ. Заработная плата за первую половину месяца определяется исходя из оклада, поделённого на норму рабочего времени за месяц и умноженного на фактически отработанное время за первую половину месяца. Из заработной платы за первую половину месяца производятся удержания в соответствии с действующим законодательством, в том числе НДФЛ». Такая формулировка сразу закрывает два вопроса — и способ расчёта, и удержание налога.

Отдельно пропишите даты. Формулировки вроде «зарплата выплачивается не позднее 10-го и 25-го числа» лучше избегать — она создаёт путаницу с НДФЛ. Напишите конкретно: 25-го числа выплачивается зарплата за первую половину текущего месяца, 10-го числа следующего месяца — за вторую половину. Тогда налоговой ясно, что НДФЛ вы удерживаете с обеих выплат, а инспектору ГИТ — что интервал между выплатами не превышает 15 дней. При проверке кадровых документов инспекция смотрит на эти формулировки в первую очередь, и грамотно составленный чек-лист кадровых документов для проверки ГИТ помогает не пропустить слабые места.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык при проверке — размытые даты выплат. Написано «до 10-го и до 25-го», а по факту платят 8-го и 24-го, интервал скачет, между второй выплатой одного месяца и первой другого набегает больше 15 дней. Инспектор это видит сразу. Пишите даты жёстко и не отклоняйтесь — это дешевле, чем штраф.»

Не забудьте про расчётные листки. С 2023 года их выдают при каждой выплате — и при авансе, и при окончательном расчёте, а не раз в месяц, как было раньше. Это тоже часть кадровых процессов, за отсутствие листка ГИТ штрафует отдельно. Правильно выстроенные кадровые процессы в организации закрывают эту обязанность автоматически.

Проверить актуальные разъяснения по срокам и порядку выплаты зарплаты можно на портале Роструда «Онлайнинспекция» — там ведомство отвечает на конкретные вопросы работодателей: онлайнинспекция.рф.

Часто задаваемые вопросы