Согласие работника на КЭДО: как оформить, образец, виды ЭП и отказ сотрудника

Согласие работника на КЭДО — обязательное условие перехода компании на электронный кадровый документооборот, закреплённое в ст. 22.2 Трудового кодекса РФ. Без письменного волеизъявления каждого сотрудника работодатель не вправе переводить его кадровые документы в электронный формат — и это требование действует для всех работников, принятых до 31 декабря 2021 года. Разберём, как корректно составить уведомление и получить согласие, какие виды электронной подписи использовать при оформлении, и что делать если сотрудник отказывается. Эта статья дополняет большой материал про систему электронного кадрового документооборота, где описан весь процесс от выбора платформы до запуска КЭДО в компании.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое согласие на КЭДО и зачем оно нужно

Согласие на КЭДО — это письменное подтверждение работника о том, что он готов взаимодействовать с работодателем через электронный документооборот. Статья 22.2 ТК РФ прямо устанавливает: переход на взаимодействие посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. Нельзя оформить одно общее согласие на весь коллектив — каждый сотрудник решает за себя индивидуально.

По сути, законодатель защищает право работника на привычный бумажный формат. Кто-то из сотрудников не владеет цифровыми инструментами, кому-то принципиально важно держать в руках бумажный экземпляр трудового договора. И закон это право охраняет — никаких санкций за отказ от КЭДО работодатель применять не вправе. В практике сервиса Азбуха мы видим, что около 5-7% сотрудников при первом уведомлении отказываются от перехода. Обычно после разъяснительной работы и демонстрации интерфейса число отказов снижается до 1-2%.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Согласие на КЭДО — вопрос, который кадровики часто недооценивают. Написали приказ, разослали по почте уведомление и считают, что дело сделано. А потом при проверке ГИТ выясняется, что половина согласий оформлена с нарушениями — нет даты, нет конкретики по виду ЭП, или вообще один лист на весь отдел. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — до 50 000 руб. на юрлицо.»

Кто обязан давать согласие, а кто освобождён от этого

Тут всё зависит от даты трудоустройства и наличия трудового стажа. Статья 22.2 ТК РФ разделяет работников на две категории.

Категория 1: действующие сотрудники и те, кто имел трудовой стаж до 31.12.2021. Для этой категории письменное согласие обязательно. Работодатель направляет уведомление, сотрудник читает, подписывает согласие или отказ. Без этого этапа переводить работника на электронный формат запрещено.

Категория 2: сотрудники без трудового стажа на 31.12.2021. Если человек впервые трудоустроился после этой даты и ранее нигде не работал — согласие на КЭДО от него получать не требуется. Работодатель вправе включить его в электронный документооборот автоматически. На практике таких сотрудников пока немного — в основном это выпускники вузов 2022-2026 годов.

Важный нюанс, который мы в Азбуха всегда уточняем на консультациях: если сотрудник устроился после 31 декабря 2021 года, но у него есть записи в трудовой книжке до этой даты — согласие всё равно нужно. Исключение касается только тех, у кого на указанную дату вообще не было трудового стажа.

Пошаговый порядок получения согласия на КЭДО

Процедура состоит из нескольких последовательных действий. Пропускать этапы не рекомендуется — ГИТ при проверке смотрит именно на полноту документального оформления.

Шаг 1. Издание приказа о переходе на КЭДО

Работодатель издаёт приказ (или распоряжение) о внедрении электронного кадрового документооборота в организации. В приказе указываются: дата начала перехода, перечень кадровых документов, переводимых в электронный вид, информационная система КЭДО, ответственные лица. Приказ — внутренний распорядительный акт, его достаточно подписать руководителю.

Шаг 2. Утверждение Положения о КЭДО

Положение о КЭДО — локальный нормативный акт, который описывает правила работы с электронными кадровыми документами. В нём фиксируются: виды электронных подписей для разных категорий документов, порядок доступа к ИС, сроки подписания документов, порядок хранения и архивирования ЭКД, действия при технических сбоях (ст. 22.2 ТК РФ, ч. 3, абз. 4 — допускается оформление на бумаге).

Шаг 3. Подготовка уведомления о переходе на КЭДО

Уведомление — это документ, который работодатель вручает каждому сотруднику лично или направляет способом, позволяющим зафиксировать факт получения. В уведомлении должны быть указаны:

• информация о начале взаимодействия посредством КЭДО;
• право работника дать согласие или отказаться;
• перечень кадровых документов, переводимых в электронный вид;
• вид электронной подписи, которую будет использовать работник;
• порядок получения электронной подписи (за счёт работодателя);
• графа для подписи работника, подтверждающей получение уведомления.

Шаг 4. Получение письменного согласия (или отказа)

Сотрудник, получив уведомление, принимает решение. Согласие оформляется отдельным документом — заявлением. В заявлении работник указывает, что согласен на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Если сотрудник отказывается — он пишет заявление об отказе. Оба документа подшиваются в личное дело.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Мы закладываем на этап уведомления и сбора согласий 2-3 недели для компании до 200 человек. Для крупных организаций от 1000 сотрудников — месяц и больше. Не потому что процедура сложная, а потому что всегда находятся те, кто в отпуске, на больничке, в командировке. Догонять их потом — отдельный головняк.»

Как оформить согласие работника на КЭДО: пошаговая инструкция

Форма согласия: бумажная или электронная

Статья 22.2 ТК РФ говорит о письменном согласии. На текущий момент этот вопрос — один из самых дискутируемых в профессиональном сообществе. И вот почему.

Формально закон требует письменного согласия. Но не уточняет, должно ли оно быть на бумаге с собственноручной подписью или допускается электронная форма. Минтруд и Минцифры совместно прорабатывают этот вопрос — об этом было заявлено на вебинаре ФГБУ ЦЭКИ в апреле 2026 года. Пока изменения в ТК РФ не внесены, рекомендация однозначная: оформлять согласие на бумаге с собственноручной подписью работника.

Ряд вендоров КЭДО предлагает варианты электронного оформления согласия — через УКЭП работника в информационной системе. Технически это допустимо, но юридическая позиция не закреплена. Наши специалисты в Азбуха рекомендуют не рисковать и получать бумажное согласие. Стоимость ошибки — штраф по ст. 5.27 КоАП и предписание ГИТ на переоформление.

Какую электронную подпись использовать при КЭДО

После получения согласия следующий вопрос — какой вид ЭП выбрать для работника. Статья 22.3 ТК РФ устанавливает требования к подписям для разных категорий документов.

Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод, заявления об увольнении, приказов о дисциплинарном взыскании работник использует УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ЕСИА (Госключ) — без необходимости заключения соглашения.

Для остальных кадровых документов (заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, расчётные листки, графики отпусков) допускается ПЭП — при условии заключения соглашения между работником и работодателем о признании ПЭП равнозначной собственноручной подписи.

УНЭП через Госключ — на текущий момент оптимальный вариант для большинства компаний. По данным вебинара ЦЭКИ (апрель 2026), более 1000 компаний используют Госключ для КЭДО, подписано более 1,2 млн электронных кадровых документов. Преимущество Госключа: УНЭП выпускается бесплатно за 2 минуты, не требует соглашения с работником (в отличие от коммерческой УНЭП), работает через мобильное приложение.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Нюанс при выборе вида ЭП — не всегда нужна УКЭП. Для внутренних кадровых документов в большинстве случаев хватает УНЭП через Госключ, а это совсем другие денежки для работодателя. УКЭП стоит 2-5 тысяч рублей в год на сотрудника, УНЭП Госключ — бесплатно. При штате 500 человек разница составляет от 1 до 2,5 млн рублей ежегодно.»

Образцы кадровых документов для перехода на КЭДО

Что должно содержать уведомление о переходе на КЭДО

Уведомление — центральный документ процедуры. Именно на него в первую очередь смотрит инспектор ГИТ при проверке. Составить его формально — значит создать себе проблему на пустом месте.

Обязательные элементы уведомления по ст. 22.2 ТК РФ:

• наименование работодателя, дата и номер уведомления;
• ФИО и должность работника;
• информация о том, что работодатель внедряет КЭДО;
• наименование информационной системы КЭДО;
• перечень документов, которые будут вестись в электронном виде;
• вид электронной подписи, которой работник будет подписывать документы;
• указание на то, что электронная подпись выдаётся за счёт работодателя;
• разъяснение права работника дать согласие или отказаться;
• указание на отсутствие негативных последствий отказа;
• графа для подписи работника о получении уведомления.

Работодатель вправе дополнить уведомление: указать срок, в течение которого работник должен принять решение, описать преимущества КЭДО, дать ссылку на инструкцию по установке приложения Госключ или иного средства ЭП.

Что делать, если работник отказался от КЭДО

Отказ работника — это его законное право. Статья 22.2 ТК РФ прямо запрещает какие-либо санкции за отказ от электронного формата. Нельзя уволить, вынести замечание, лишить премии или ухудшить условия труда сотруднику только за то, что он не хочет переходить на КЭДО.

Для отказавшихся работников кадровые документы продолжают вестись в бумажном формате. Это создаёт дополнительную нагрузку на кадровую службу — придётся параллельно поддерживать два формата. Мы в Азбуха сталкиваемся с этим в каждом втором проекте внедрения.

Работник, отказавшийся от КЭДО, вправе в любой момент изменить решение и дать согласие. Для этого ему достаточно написать заявление. Обратная ситуация тоже допускается — закон позволяет отозвать согласие, хотя на практике такие случаи крайне редки.

Какие документы нельзя переводить в КЭДО

Даже при наличии согласия работника ряд кадровых документов по закону остаётся в бумажном формате. Статья 22.1 ТК РФ устанавливает закрытый перечень исключений:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Эти документы оформляются на бумаге с собственноручной подписью работника. Попытка перевести их в электронный вид — прямое нарушение ТК РФ, даже если сотрудник сам просит об этом.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Кадровики иногда путают перечень исключений. Спрашивают: а трудовую книжку тоже через КЭДО вести? Нет. Трудовые книжки — отдельная история, регулируемая ст. 66.1 ТК РФ. А вот приказ об увольнении — формально можно создать в ИС, но подпись работника на нём должна быть собственноручная. Логику в этом требовании искать бессмысленно, его нужно просто выполнить.»

Типичные ошибки при оформлении согласия на КЭДО

За время работы сервиса Азбуха мы видели десятки вариантов того, как компании неправильно оформляют согласие. Вот самые частые грабли.

Ошибка 1. Групповое согласие вместо индивидуального. Кадровик составляет один лист, где сотрудники расписываются в столбик — как за ознакомление с ЛНА. Это не согласие, а список ознакомления. ГИТ такой документ не примет. Цена ошибки: штраф до 50 000 руб. на юрлицо + предписание переоформить.

Ошибка 2. Отсутствие уведомления. Работодатель сразу просит написать согласие, не направляя предварительно уведомление. Формально работник не был проинформирован о своих правах — это нарушение процедуры по ст. 22.2 ТК РФ.

Ошибка 3. Нет указания на вид ЭП. В уведомлении и согласии не прописано, какой подписью работник будет подписывать документы. При проверке инспектор вправе считать, что работник не был полностью проинформирован.

Ошибка 4. Давление на отказавшихся. Руководитель устно требует от сотрудников подписать согласие, угрожая последствиями. Если работник обратится в ГИТ или суд — работодатель получит не только штраф, но и репутационные потери.

Ошибка 5. Согласие задним числом. Компания уже полгода ведёт КЭДО, а потом спохватывается и просит сотрудников подписать согласие. Все документы, подписанные электронно до получения согласия, юридически ничтожны.

Стоимость внедрения КЭДО и оформления согласий в 2026 году

Стоимость перехода на КЭДО зависит от численности штата и выбранного тарифа. Сбор согласий бесплатный, расходы возникают на подключение ИС и выпуск электронных подписей.

Пробный период для модуля Азбука.КЭДО составляет 30 дней — этого достаточно, чтобы провести пилот на группе сотрудников и оценить удобство системы. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее.

Госключ и согласие на КЭДО: что нужно знать

Госключ — мобильное приложение от Минцифры для подписания кадровых документов электронной подписью. На апрель 2026 года: активировано более 41,2 млн раз, выпущено около 37,3 млн УНЭП, подписано более 50,4 млн документов.

Принципиально важный момент: УНЭП через Госключ (УНЭП ЕСИА) не требует заключения отдельного соглашения с работником. Это прямо следует из ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ. Коммерческая УНЭП, напротив, требует подписания соглашения о признании подписи равнозначной собственноручной.

Выпуск УНЭП через Госключ: скачать приложение, пройти аутентификацию через ЕСИА, установить пароль или биометрию, выпустить сертификат. Весь процесс — 2-3 минуты. Сертификат действует 12 месяцев, продление занимает столько же.

70% клиентов крупных КЭДО-вендоров выбирают Госключ. В Ростелекоме (72% сотрудников на КЭДО) 95% трудовых договоров подписывается через него.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Мы закладываем 2-3 дня на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию. Обязательно делаем базу знаний по Госключу: короткие видеоролики, инструкцию на одном листе, канал в мессенджере для вопросов. Это экономит клиенту месяц на устранении грабель при массовом раскатывании.»

Согласие на КЭДО для дистанционных работников

Если работник трудоустроен дистанционно и находится в другом городе или стране, получить бумажное согласие с собственноручной подписью технически сложнее. Варианты решения:

• направить уведомление и бланк согласия почтой с уведомлением о вручении — работник подписывает и возвращает;
• при очном визите работника (если такие предусмотрены) — оформить на месте;
• использовать УКЭП работника для подписания согласия в электронном виде (с оговоркой, что юридическая позиция по электронному согласию окончательно не закреплена).

Для дистанционного приёма ряд компаний использует УКЭП Госключа — кандидат выпускает УКЭП через загранпаспорт нового образца или биометрию и подписывает трудовой договор без единого бумажного документа. В Ростелекоме 64% кандидатов трудоустраиваются с использованием ЭП.

Хранение согласий и кадровых документов в электронном виде

Обязанность по хранению электронных кадровых документов лежит на работодателе (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ). Согласия хранятся в течение сроков, установленных приказом Росархива.

Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T (с меткой доверенного времени). Для долгосрочного хранения рекомендуется CAdES-A. В 2027 году на ЕПГУ планируется запуск платформы архивного хранения электронных документов.

При техническом сбое ИС КЭДО работодатель вправе оформлять документы на бумаге (ст. 22.2 ТК РФ, ч. 3, абз. 4). Регламент действий при сбоях прописывается в Положении о КЭДО.

Бумажные согласия подшиваются в личное дело и хранятся не менее 50 лет (или 75 лет для документов, созданных до 2003 года).

Проверка ГИТ: на что обращают внимание при КЭДО

ГИТ при проверках обращает внимание на полноту оформления перехода на КЭДО. Разъяснения по проверкам размещены на сайте Роструда. Инспектор проверяет наличие:

• приказа о внедрении КЭДО;
• Положения о КЭДО (ЛНА);
• уведомлений для каждого работника;
• индивидуальных согласий (или отказов) от каждого работника;
• соглашений об использовании ЭП (если используется коммерческая УНЭП или ПЭП);
• доказательств того, что ЭП выдана за счёт работодателя.

Отсутствие любого документа — основание для предписания и штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо, от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо. При повторном нарушении: от 10 000 до 20 000 руб. и от 50 000 до 70 000 руб. соответственно.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«За время работы мы выработали алгоритм, который позволяет запускать КЭДО с первого раза без замечаний ГИТ в 95% проектов. Главное — не пытаться раскатать на всю компанию без пилота. Пилотная группа из 20-30 человек за 2 недели выявляет все процедурные косяки, которые потом обходятся дорого.»

Часто задаваемые вопросы