Кадровые вопросы в компании: что входит в 2026 году

Кадровые вопросы в компании — это весь объём задач по оформлению, учёту, хранению и защите всего, что связано с работниками: от трудового договора при приёме до приказа об увольнении и сроков хранения личного дела. На практике сюда попадает гораздо больше, чем кажется на старте бизнеса, и именно непонимание границ этой зоны приводит к предписаниям инспекции и штрафам. Разберём, что конкретно относится к кадровым вопросам, какие документы обязательны, как закон требует обращаться с персональными данными работников, сколько и где хранить кадровые бумаги в 2026 году и как часть этих процессов переводят в электронный вид.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что относится к кадровым вопросам компании на практике

Кадровые вопросы охватывают шесть крупных блоков. Первый — оформление трудовых отношений: приём, перевод, совмещение, отпуск, командировка, увольнение. Второй — кадровый учёт: штатное расписание, табель рабочего времени, график отпусков, личные карточки. Третий — локальные нормативные акты, те самые ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностные инструкции. Четвёртый — персональные данные работников и их защита. Пятый — охрана труда и спецоценка условий труда. И шестой, про который часто забывают, — хранение документов и архив.

Звучит как бюрократия. Отчасти так и есть. Но каждый из этих блоков — это потенциальный предмет проверки Государственной инспекции труда, и за каждый есть своя ответственность по КоАП. Логику в части требований искать бессмысленно, их нужно просто выполнять. Кадровик в небольшой компании, где нет выделенной службы, обычно тащит всё это в одиночку, иногда совмещая с бухгалтерией. И вот тут начинаются грабли: документ оформили не по той форме, согласие на обработку данных не взяли, табель ведут задним числом раз в квартал.

В практике сервиса Азбуха мы видим одну и ту же картину почти в каждом проекте: компания растёт, штат переваливает за 50-70 человек, а кадровое делопроизводство до сих пор живёт в папках на полке и файлах Excel. Пока сотрудников было десять, это работало. На сотне — уже нет.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Когда ко мне приходит компания и спрашивает, что у них относится к кадровым вопросам, я отвечаю просто: всё, что касается человека от момента, когда он прислал анкету, и до того, как его личная карточка легла в архив на 50 лет. Это не только приём и увольнение. Это ещё и ворох документов, который никто не любит, но без которого на проверке будет головняк.»

Кадровое делопроизводство: какие документы обязательны

Базовый набор обязательных кадровых документов определён Трудовым кодексом и не зависит от размера компании. Микропредприятия с упрощённым кадровым учётом — отдельная история, но даже они не освобождены от трудовых договоров. Вот что должно быть у любого работодателя.

Трудовой договор с каждым работником — основа всего, без него отношения признают неоформленными со всеми последствиями. Штатное расписание, где закреплены должности и оклады. Приказы по личному составу: о приёме (форма Т-1), переводе (Т-5), увольнении (Т-8). Личная карточка работника (Т-2). Табель учёта рабочего времени (Т-12 или Т-13). График отпусков (Т-7), который утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение об оплате труда и премировании. Должностные инструкции. И документы по персональным данным, о которых отдельно ниже.

Формы Т-1, Т-2 и прочие с 2013 года не обязательны к применению в коммерческих организациях — можно разработать свои бланки. Но на практике большинство работодателей продолжают пользоваться унифицированными формами Госкомстата, потому что они привычны инспекторам и в них сложнее что-то упустить. По сути, зачем изобретать велосипед.

Отдельный нюанс — ЛНА. Их работник должен подписать, что ознакомлен, причём ДО подписания трудового договора. На проверке ГИТ первым делом смотрит листы ознакомления. Нет подписи — считай, ЛНА для этого работника не существует, и привлечь его за нарушение распорядка вы не сможете. Мы в Азбуха закладываем отдельный этап на инвентаризацию ЛНА перед любым внедрением, потому что у половины клиентов положения написаны, а подписей под ними нет.

Образцы кадровых документов для оформления работников

Персональные данные работников: что требует закон

Работа с персональными данными — это самостоятельный кадровый вопрос, который регулируется не только Трудовым кодексом (глава 14), но и Федеральным законом № 152-ФЗ. Любой работодатель, который собирает ФИО, паспорта, СНИЛС, сведения о здоровье работников и кандидатов, является оператором персональных данных. А оператор обязан: взять у работника согласие на обработку, утвердить положение о работе с персональными данными, назначить ответственного, обеспечить техническую защиту и подать уведомление в Роскомнадзор о начале обработки.

Вот про уведомление в РКН забывают чаще всего. А между тем непредставление уведомления — это штраф по ст. 19.7 КоАП от 3000 до 5000 руб. Но это, скажем так, не самое страшное. С 30 мая 2025 года штрафы за нарушения по персональным данным переписали и заметно подняли. Нарушение условий обработки (ч. 1 ст. 13.11 КоАП) теперь обходится юрлицу в 60 000-100 000 руб. Обработка без согласия — до 700 000 руб. А за утечку персональных данных ввели оборотные штрафы: для компаний это от 1 до 3% годовой выручки, при этом минимальный предел 25 млн руб., максимальный — 500 млн руб.

Цифры, которые ещё пару лет назад казались нереальными для кадровой сферы. Сейчас это реальность, и согласие работника на обработку данных перестало быть формальной бумажкой, которую можно подписать когда-нибудь потом.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самая частая ошибка — думать, что персональные данные это про айтишников и банки. Нет. Кадровая служба — крупнейший оператор ПДн внутри компании. Если у вас не оформлено согласие на обработку и нет положения о персональных данных, вы уже нарушаете, даже если ни одной утечки не было. А с оборотными штрафами это совсем другие денюжки.»

Кадровый учёт, охрана труда и расчёты с персоналом

Учётная часть кадровых вопросов — это табель, который ведут ежедневно, а не раз в месяц по памяти, расчётные листки, которые работодатель обязан выдавать при выплате зарплаты, и график отпусков. Сюда же примыкает зона ответственности по охране труда. Спецоценка условий труда (СОУТ) проводится по Федеральному закону № 426-ФЗ на всех рабочих местах, и её результаты тоже хранятся и предъявляются на проверке. Инструктажи по охране труда, журналы инструктажей, обучение — всё это документируется.

Граница между кадровым учётом и бухгалтерией размытая. Расчёт зарплаты, удержания, отчётность в Социальный фонд России формально ближе к бухгалтерии, но исходные данные туда даёт кадровик: табель, приказы об отпусках, больничные. Если кадровый учёт хромает, ошибки автоматически перетекают в расчёты и в отчётность. Поэтому в средних компаниях кадры и расчётка часто работают в одной системе на базе 1С:ЗУП — чтобы не переносить данные руками между двумя контурами.

За документами по охране труда следит не только ГИТ, но и в части невыплат — прокуратура. Актуальную информацию по проверкам и типовым нарушениям удобно сверять на портале Роструда, где публикуются разъяснения и проверочные листы инспекции.

Хранение кадровых документов: сроки и ответственность

Хранение — это финальный, но не менее обязательный кадровый вопрос. Сроки определяет не работодатель, а государство: Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и правила организации хранения по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77, действующие с 17 сентября 2023 года. Основание для самого факта обязанности — ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле».

Сроки разные и зависят от типа документа. Трудовые договоры и приказы по личному составу (приём, перевод, совмещение, увольнение) хранятся 50 лет, а если оформлены до 2003 года — 75 лет. Штатные расписания — постоянно (на практике в Перечне фигурирует длительный срок). Приказы и заявления на ежегодные отпуска, табели в общем случае — 5 лет. Документы-основания к приказам по личному составу хранятся столько же, сколько сами приказы, — 50/75 лет. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ закончен делопроизводством.

Частая ошибка — держать документы с истёкшим сроком без акта об уничтожении или, наоборот, уничтожить раньше времени. И то и другое — нарушение. За несоблюдение правил хранения архивных документов есть отдельная ответственность, а сам факт отсутствия кадровых документов на проверке квалифицируется по ст. 5.27 КоАП как нарушение трудового законодательства: для должностных лиц штраф от 1000 до 5000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении для юрлиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Сроки хранения — это не про любовь к порядку. Личная карточка и трудовой договор лежат 50 лет, потому что по ним потом подтверждают стаж и пенсионные права человека. Уничтожили раньше — подставили бывшего работника и нарвались сами. Регламент тут говорит одно, а инспектор на проверке смотрит конкретное дело, и ему всё равно, что вам было неудобно столько хранить.»

За время работы сервиса Азбуха мы не раз разбирали ситуации, когда компания при переезде офиса просто потеряла часть кадрового архива. Восстановить трудовые договоры десятилетней давности — задача почти нерешаемая. Электронное хранение эту проблему частично снимает, и как раз сюда мы подходим к КЭДО.

КЭДО: как кадровые вопросы переводят в электронный вид

Кадровый электронный документооборот легализован поправками в Трудовой кодекс с 22 ноября 2021 года — это статьи 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ. КЭДО позволяет вести трудовые договоры, приказы, заявления, графики отпусков, расчётные листки и ЛНА в электронном виде, без дублирования на бумаге. Но есть жёсткие условия.

Первое: перевести работника на КЭДО без его согласия нельзя, это прямое требование ст. 22.2 ТК РФ. Второе: расходы на электронную подпись для работника несёт работодатель, перекладывать их на сотрудника запрещено. Третье: не все документы можно вести электронно — акт о несчастном случае, приказ об увольнении в части, журнал инструктажей по охране труда и трудовую книжку перевести в КЭДО нельзя, они остаются на бумаге.

Вид электронной подписи зависит от документа. По ст. 22.3 ТК РФ для подписания трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод и заявления об увольнении работник использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную (УНЭП), в том числе выданную через инфраструктуру электронного правительства. Для большинства остальных кадровых документов работнику достаточно простой электронной подписи (ПЭП). То есть не всегда нужна дорогая УКЭП — и это совсем другие денежки для работодателя.

Отдельный инструмент здесь — «Госключ», бесплатное приложение Минцифры для получения сертификата и подписания. Через «гусключ» работник выпускает УНЭП или УКЭП прямо на смартфоне и подписывает документы. С августа 2025 года подписание доступно внутри приложения Госуслуги без обязательной установки отдельного Госключа, а с февраля 2026 года в приложении заработал вход по отпечатку пальца или лицу. Для тех, у кого кнопочный телефон без смартфона, Минцифры анонсировало версию Госключа для Windows и Linux до конца 2026 года. Нюанс: Госключ — это инструмент подписания, а не сама система КЭДО. Создавать и хранить документы должна информационная система работодателя, а файл открепленной подписи (тот самый сиг-файл с расширением .sig) обязан сохраняться в этой же системе.

В практике Азбуха при внедрении КЭДО мы закладываем 2-3 недели на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию. Это экономит клиенту месяц на устранении грабель при массовом запуске — линейный персонал почти всегда сопротивляется новому сильнее, чем офис.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Самое контринтуитивное в КЭДО — что начинать надо не с выбора системы, а с согласий и ЛНА. Эйчары хотят сразу запулить документы в подписание, а потом выясняется, что половина штата на КЭДО формально не переведена. Без пилота это вылезает уже в проме, и тогда приходится откатывать назад.»

Как перевести кадровые процессы в электронный вид: пошаговая инструкция

Стоимость автоматизации кадровых процессов в 2026 году

Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного набора модулей и того, какие именно кадровые вопросы вы автоматизируете — только документооборот или весь HR-контур. Кадровый электронный документооборот тарифицируется за сотрудника в год, комплексные платформы — за компанию в месяц.

Минимальная сумма договора по КЭДО — 34 300 ₽ в год (тариф «Лайт» на 70 сотрудников), пробный период 30 дней. На что ещё закладывают бюджет: расширенная настройка бизнес-процессов от 50 000 ₽, нетиповая доработка интеграции с 1С:ЗУП от 30 000 ₽, выездное обучение HR-команды от 25 000 ₽. Стандартная интеграция и миграция данных из Excel или CSV входят в тариф. Точные цифры под численность и набор модулей покажут актуальные тарифы сервиса Азбуха.

Типичные ошибки в кадровых вопросах и цена ошибки

Первая ошибка — вести табель и кадровые приказы задним числом. Делают так ради экономии времени: накопилось за месяц, оформили скопом. Цена ошибки — несоответствие фактических дат, которое инспектор видит сразу, плюс риски при расчёте отпускных и больничных. На проверке это квалифицируется по ст. 5.27 КоАП.

Вторая — игнорировать персональные данные. Мотив простой: «мы маленькие, кому мы нужны». Цена ошибки после реформы 2025 года — штраф юрлицу 60 000-100 000 руб. за нарушение условий обработки и оборотные штрафы от 25 млн руб. при утечке. Несопоставимо с экономией на положении о ПДн и уведомлении в РКН.

Третья — не следить за сроками хранения. Уничтожили личные карточки через пять лет вместо пятидесяти, потому что «место в шкафу кончилось». Восстановить невозможно, человек не подтвердит стаж, компания получает претензию и нарушение по архивному законодательству. Электронный архив в КЭДО эту ошибку закрывает: документы не теряются при переезде и не уничтожаются раньше срока случайно.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Все эти ошибки сводятся к одному: кадровые вопросы кажутся неважными, пока не пришла проверка или не уволился конфликтный сотрудник. А потом выясняется, что ознакомления нет, согласия нет, табель нарисован. Не доводите до этого — базовый комплект собирается один раз и потом просто поддерживается.»

Вывод

Кадровые вопросы в компании — это не отдельная функция, а сквозной процесс, который сопровождает работника от анкеты до архива и опирается на конкретные нормы: Трудовой кодекс, 152-ФЗ по персональным данным, приказы Росархива по хранению, статьи 22.1-22.3 ТК РФ по электронному документообороту. Базовый порядок строится на обязательном комплекте документов, корректной работе с персональными данными и соблюдении сроков хранения. Когда штат растёт, ручное ведение перестаёт справляться, и часть процессов логично переводить в КЭДО — это снимает риски потери документов и нарушений на проверке.

Часто задаваемые вопросы