Личное дело работника 2026: состав, опись, сроки хранения и ошибки

Ошибки при оформлении личного дела работника обходятся компании дороже, чем кажется на старте: лишняя копия паспорта в папке — это уже состав по части 1 статьи 13.11 КоАП, а с 30 мая 2025 года вилка штрафа для организации тут от 150 000 до 300 000 рублей. В этой статье разберём, что реально можно держать в личном деле, а что нельзя ни под каким согласием, какие промахи кадровики допускают чаще всего и во сколько каждый из них обходится. Плюс — порядок оформления, опись, сроки хранения и то, как всё это выглядит в электронном виде.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Нужно ли вести личное дело работника в 2026 году

Обязанность вести личные дела установлена только для государственных и муниципальных служащих — это Указ Президента от 30.05.2005 № 609. Для всех остальных, то есть для подавляющего большинства коммерческих организаций и ИП, личное дело — право, а не обязанность. Хотите — ведёте, не хотите — не ведёте. Закон не обяжет, ГИТ за отсутствие личных дел не накажет.

И вот тут начинается первая засада. Многие кадровики, особенно те, кто пришёл из бюджетной сферы, тащат за собой привычку формировать дело по образцу госслужбы. А там в составе — копии паспорта, дипломов, свидетельств из ЗАГСа, военного билета. В коммерческой компании такой набор превращается из аккуратной папки в источник штрафа. Логику в этом искать бессмысленно: правила для госслужащих и для всех остальных — разные, и применять чужие к себе не нужно.

Если вы решили вести личные дела, помните: документы внутри содержат персональные данные работника. Порядок их хранения и использования устанавливает сам работодатель в локальном нормативном акте — положении об обработке и защите персональных данных (статья 87 ТК РФ). Нет положения — нет легального основания держать у себя эти ПДн. Это, по сути, фундамент всей конструкции, и про него забывают чаще всего.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый головняк — когда эйчар уверен, что личное дело вести обязательно, и собирает в него всё подряд. На пилоте в любой компании первым делом смотрю, есть ли положение о ПДн. Если его нет, а ворох копий лежит — это уже не дело, а готовый протокол для проверяющего.»

Что должно быть в личном деле работника в 2026 году

Перечня документов, которые можно держать в личном деле, закон не содержит. Прямо названа только трудовая книжка — её ведение и хранение остаётся обязанностью кадровика, пока работник не выбрал электронные сведения о трудовой деятельности. Всё остальное работодатель определяет сам, но в рамках одного жёсткого ограничения — принципа минимизации из 152-ФЗ. Храните только то, что необходимо для заявленной цели обработки.

Что нормально лежит в деле и не вызывает вопросов: трудовой договор и допники к нему, согласие на обработку персональных данных, обязательство о неразглашении, лист ознакомления с ЛНА под подпись, копия приказа о приёме, должностная инструкция, заявления работника, приказы о переводах и поощрениях. То есть документы, которые компания сама создала в ходе трудовых отношений.

А вот чего там быть не должно — и это ядро темы. Документы из статьи 65 ТК РФ работник предъявляет при приёме, но не передаёт их копии на хранение. Паспорт, диплом, СНИЛС, ИНН, военный билет, свидетельства о браке и рождении детей — кадровик смотрит, переносит нужные данные в личную карточку Т-2 и возвращает оригиналы. Снимать и подшивать копии этих документов нельзя. Роскомнадзор считает хранение таких копий нарушением статьи 10 и принципа минимизации 152-ФЗ — даже при наличии письменного согласия работника. Согласие тут не индульгенция. Цель сбора — оформление трудовых отношений, и копия паспорта в папке для этой цели избыточна.

Отдельно про личную карточку Т-2. Она содержит персональные данные, и многих это пугает: думают, что под неё нужно отдельное согласие. Не нужно. Если работник дал согласие на обработку ПДн при приёме, отдельно получать согласие на ведение карточки Т-2 не требуется — это прямая позиция Роструда на сайте онлайнинспекция.рф. Сервис Роструда «Онлайнинспекция» вообще полезная штука: там в разделе с типовыми вопросами можно проверить спорные ситуации до того, как они станут предметом проверки.

Образцы документов для ведения личного дела работника

Главные ошибки при оформлении личного дела работника

Теперь по существу — конкретные промахи, которые я вижу в проектах постоянно. Для каждого: в чём суть, почему так делают и сколько это стоит.

Ошибка 1. Хранят копии личных документов. Копия паспорта, диплома, СНИЛС, военника подшита в дело. Делают так из лучших побуждений — чтобы под рукой были все данные, чтобы не дёргать работника по второму разу. Цена ошибки: обработка избыточных ПДн по части 1 статьи 13.11 КоАП — для организации от 150 000 до 300 000 рублей, для должностного лица и ИП от 50 000 до 100 000 рублей. Повтор — до 300 000-500 000 рублей для юрлица.

Ошибка 2. Нет положения об обработке ПДн и согласия работника. Папка есть, а локального акта, который описывает, зачем компания собирает эти данные, как хранит и кто имеет доступ, — нет. Делают по инерции: «всегда так вели». Но без положения и согласия любое хранение ПДн нелегально. Это та же статья 13.11, та же вилка штрафа.

Ошибка 3. Свалили всё в одно дело. Приказы по личному составу, документы-основания, личные дела — в одну кучу. А у этих документов разные сроки хранения. Когда придёт время отбирать дела на уничтожение, распутать этот клубок будет нереально, и компания либо хранит лишнее годами, либо уничтожает то, что должно лежать полвека.

Ошибка 4. Нет внутренней описи. Дело ведётся, документы подшиваются, а описи внутри нет. При проверке или при запросе работника невозможно подтвердить, что и когда туда попало. Опись — это не бюрократия ради бюрократии, а доказательная база состава дела.

Ошибка 5. Подписывают и подшивают задним числом. Забыли оформить лист ознакомления с ЛНА — дооформляют ретроспективно. При трудовом споре такой документ легко разваливается, а компания получает не только проигранное дело, но и вопросы от ГИТ.

Ошибка 6. Доступ к делам открыт всем. Папки стоят в общем шкафу, заходи кто хочет. Это нарушение режима защиты ПДн — круг лиц, допущенных к обработке, должен быть ограничен и зафиксирован в положении.

Ошибка 7. После увольнения не чистят лишнее. Работник ушёл, а копии его документов остались лежать в деле «на всякий случай». Цель обработки достигнута и завершена, основания держать копии больше нет. Это тоже избыточность.

Юлия К, эксперт по защите персональных данных в кадрах:
«Согласие работника — не индульгенция. Эйчары думают: взял подпись на согласии — и можно хранить хоть всё подряд. Нет. Если цель обработки не требует копии паспорта, она избыточна, и зелёная галочка в согласии тут не спасёт. Я в каждом проекте сношу из дел всё лишнее ещё до того, как туда заглянет Роскомнадзор.»

Как правильно оформить личное дело работника: состав и опись

Жёсткой формы дела закон не диктует — вести можно в произвольной. Главное, чтобы нумерация на обложке совпадала с записью в журнале учёта личных дел. Заводят дело сразу после приёма сотрудника. Документы подшивают в хронологическом порядке — от приёма к текущим событиям трудовой деятельности.

Состав по факту такой: внутренняя опись, анкета или личный листок, согласие на обработку ПДн, трудовой договор и допсоглашения, копия приказа о приёме, должностная инструкция, лист ознакомления с ЛНА, приказы о переводах и поощрениях, заявления работника. При увольнении в дело добавляют заявление, приказ о прекращении договора и лист-заверитель. На обложке — наименование организации, номер дела, ФИО, даты начала и окончания, срок хранения.

В практике Азбуха мы первым делом ставим внутреннюю опись и журнал учёта — без них дело юридически рыхлое. Дальше шаблонизируем состав, чтобы каждый кадровик формировал дела одинаково, а не по своему наитию.

Как оформить личное дело работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите локальный нормативный акт — положение об обработке и защите ПДн, и ознакомьте с ним работников под подпись. Без этого вести дела нельзя.
2. Шаг 2. Возьмите у работника согласие на обработку персональных данных при приёме. Отдельное согласие на личную карточку Т-2 не требуется.
3. Шаг 3. Заведите папку дела сразу после оформления приёма. Оформите обложку и заведите запись в журнале учёта личных дел.
4. Шаг 4. Сформируйте внутреннюю опись и подшивайте только документы, созданные в ходе трудовых отношений. Копии паспорта, диплома, СНИЛС не подшивайте — данные перенесите в карточку Т-2.
5. Шаг 5. Ограничьте доступ к делам, зафиксируйте круг допущенных лиц и определите срок хранения по приказу Росархива № 236.

Юлия К, консультант по кадровому делопроизводству:
«Опись внутри дела — это первое, что я прошу показать на аудите. Если её нет, значит, никто не знает, что реально лежит в папке. А когда дело ведётся годами и кадровики меняются — это прямой путь к тому, что часть документов потеряется, а часть окажется лишней.»

Сколько хранится личное дело работника после увольнения

Сроки определяет приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. По пункту 445 Перечня личные дела руководителей и работников хранятся 50/75 лет. Двойное обозначение расшифровывает статья 22.1 закона № 125-ФЗ: если делопроизводство по делу завершено до 01.01.2003 — срок 75 лет, если после 01.01.2003 — 50 лет. Большинство действующих дел попадает под 50-летний срок.

После увольнения дело закрывают: добавляют лист-заверитель, проверяют опись, прошивают и передают на архивное хранение. Коммерческие организации, к слову, не обязаны соблюдать все требования Правил Росархива № 77 от 31.07.2023 — часть из них касается только госорганов и источников комплектования госархивов. Но базовые сроки и порядок отбора документов соблюдать нужно всем.

Ещё один момент про сроки. У разных кадровых документов они свои: приказы об отпусках — 5 лет, трудовые договоры — 50 лет, штатные расписания — 75 лет. Если свалить всё в одно дело (ошибка 3 выше), отбирать на уничтожение придётся вручную и с риском промахнуться. Поэтому раскладка по срокам хранения — часть грамотного оформления, а не отдельная задача «на потом».

Личное дело работника в электронном виде через КЭДО

С развитием кадрового электронного документооборота личное дело всё чаще ведут в электронном виде. Это решает разом несколько проблем из списка ошибок: доступ ограничивается на уровне системы, опись формируется автоматически, а лишние копии физически негде хранить — в систему попадают только документы, созданные в КЭДО.

Перевести кадровые документы в электронный вид позволяет статья 22.1 ТК РФ. Для запуска КЭДО нужно согласие работника (статья 22.2 ТК РФ) и принятый порядок ведения электронного документооборота. Работодатель обязан обеспечить архивное хранение электронных документов в течение установленных сроков — это прямо закреплено в части 8 статьи 22.1 ТК РФ. То есть 50 лет для электронного личного дела никуда не деваются, просто хранится оно в системе, а не в шкафу.

За время работы сервиса Азбуха мы перевели в электронный вид десятки кадровых архивов, и в каждом проекте этап разбора старых бумажных дел занимал больше времени, чем сам запуск КЭДО. Поэтому мы закладываем отдельный спринт на чистку: что оцифровать, что уничтожить по истечении срока, что вообще нельзя было хранить. Электронное дело — это шанс не перетащить старые грабли в новую систему.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Когда дело ведётся по-старому, в папке, кадровик сам решает, что туда закинуть. В КЭДО так не получится — система пускает внутрь только то, что в ней создано и подписано. Это, по сути, защита от человеческого фактора: лишнюю копию паспорта в электронное дело просто неоткуда взять.»

Стоимость ведения электронного личного дела и КЭДО в 2026 году

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Электронное ведение личных дел входит в модуль КЭДО, цена считается за сотрудника в год — чем больше штат, тем ниже ставка за человека.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Для небольших компаний выгоднее точечный модуль КЭДО, для штата от 100 человек — пакет HCM, где кадровый учёт, документооборот и хранение собраны в одном окне.

Вывод

Личное дело в коммерческой компании — инструмент удобства, а не обязанность. И именно поэтому к нему относятся небрежно, складывая туда всё подряд. Главная цена ошибки — не потерянная папка, а штраф по статье 13.11 КоАП до 300 000 рублей за избыточные персональные данные. Запомните три вещи: положение о ПДн и согласие — до того, как завели первое дело; никаких копий паспорта и диплома в папке; раскладка по срокам хранения с самого начала. Остальное — техника, которую легко поставить один раз и забыть. А ещё проще — вести дела в электронном виде, где половина ошибок исключена самой системой.

Читайте также по теме:

• Формирование компетенций работника: 7 шагов и документы
• Оценка работника: особенности, методы и оформление
• Аттестация сотрудников: порядок, документы и сроки 2026
• Оценка труда работника: методы и документы в 2026 году
• Методы оценки деятельности работника: как выбрать под задачу

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести личные дела работников в коммерческой организации?

Нет. Обязанность вести личные дела установлена только для государственных и муниципальных служащих (Указ Президента от 30.05.2005 № 609). Коммерческие организации и ИП ведут их по своему решению. ГИТ не штрафует за отсутствие личных дел.

Можно ли хранить копию паспорта работника, если он дал письменное согласие?

Нет. Роскомнадзор считает хранение копий паспорта, диплома, СНИЛС, ИНН нарушением принципа минимизации 152-ФЗ даже при наличии согласия, потому что эти данные избыточны для цели оформления трудовых отношений. Документы по статье 65 ТК РФ работник предъявляет, а нужные сведения вносятся в карточку Т-2.

Какой штраф грозит за лишние документы в личном деле?

По части 1 статьи 13.11 КоАП (в редакции, действующей с 30.05.2025): для организаций от 150 000 до 300 000 рублей, для должностных лиц и ИП от 50 000 до 100 000 рублей, для граждан от 10 000 до 15 000 рублей. За повторное нарушение штраф для юрлица доходит до 500 000 рублей.

Нужно ли отдельное согласие на ведение личной карточки Т-2?

Нет. Если работник дал согласие на обработку персональных данных при приёме, отдельно получать согласие на ведение карточки Т-2 не требуется, несмотря на то что в ней содержатся ПДн. Это позиция Роструда, опубликованная на сервисе онлайнинспекция.рф.

Сколько хранится личное дело работника после увольнения?

По пункту 445 Перечня (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019) — 50/75 лет. Если делопроизводство по делу завершено после 01.01.2003 — срок 50 лет, если до 01.01.2003 — 75 лет (статья 22.1 закона № 125-ФЗ). Большинство современных дел хранится 50 лет.

Какие документы обязательно должны быть в личном деле?

Закрытого перечня закон не устанавливает. На практике дело включает внутреннюю опись, анкету, согласие на обработку ПДн, трудовой договор и допсоглашения, копию приказа о приёме, должностную инструкцию, лист ознакомления с ЛНА, приказы о переводах. При увольнении добавляют заявление, приказ о прекращении договора и лист-заверитель.

Нужна ли внутренняя опись в личном деле?

Да, внутренняя опись подтверждает состав дела и помогает при проверках и запросах работника. Вести дело можно в произвольной форме, но нумерация на обложке должна совпадать с записью в журнале учёта личных дел, а опись фиксирует, какие документы и когда подшиты.

Можно ли вести личное дело работника в электронном виде?

Да, через систему КЭДО на основании статьи 22.1 ТК РФ. Для перевода на электронный документооборот нужно согласие работника (статья 22.2 ТК РФ) и принятый порядок ведения КЭДО. Работодатель обязан обеспечить архивное хранение электронных документов в течение тех же 50 лет (часть 8 статьи 22.1 ТК РФ).

Кто имеет доступ к личным делам сотрудников?

Только ограниченный круг лиц, допущенных к обработке персональных данных, зафиксированный в положении об обработке и защите ПДн. Хранить дела в открытом доступе нельзя — это нарушение режима защиты ПДн. В электронном виде доступ разграничивается правами в системе КЭДО.

Можно ли уничтожить копии документов уволенного работника?

Избыточные копии (паспорта, диплома и подобные), которые вообще не следовало хранить, нужно изъять и уничтожить — цель их обработки давно достигнута. Само закрытое личное дело передаётся на архивное хранение на 50/75 лет с листом-заверителем и проверенной описью, уничтожать его по истечении срока можно по акту.