Проверка отдела кадров в 2026: что проверяют и штрафы

Проверка отдела кадров — это контрольное мероприятие, при котором инспектор сверяет кадровые документы компании с требованиями трудового законодательства: трудовые договоры, приказы, графики отпусков, табели, согласия на обработку персональных данных. Из статьи вы поймёте, что именно смотрит инспектор в 2026 году, какие документы держать наготове, как пройти проверку без предписаний и сколько стоит ошибка в деньгах. Разберём виды проверок, действие моратория, актуальные размеры штрафов и дадим чек-лист подготовки, по которому можно провести самоаудит за пару дней.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Кто и зачем проверяет отдел кадров

Основной контролёр кадровой работы — Государственная инспекция труда, она же ГИТ, территориальный орган Роструда. Предмет контроля — соблюдение трудового законодательства. Объект — локальные нормативные акты работодателя, кадровая документация, материалы по охране труда, результаты СОУТ и оценки профрисков, журналы инструктажей. То есть инспектор смотрит не абстрактную «работу с людьми», а бумаги. Точнее, то, как они оформлены и хранятся.

Кадровую службу касается не только ГИТ. Персональные данные сотрудников контролирует Роскомнадзор. Воинский учёт — военкоматы. Отдельные вопросы по выплатам и взносам — налоговая и Социальный фонд. Но 9 из 10 реальных проверок, которые видит рядовой кадровик, идут именно от трудовой инспекции, поэтому центр тяжести статьи там.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Главное заблуждение — думать, что проверка это про людей и атмосферу в коллективе. Нет. Инспектор приходит к бумажкам. Если у вас прекрасная корпоративная культура, но в трудовом договоре нет обязательного условия об оплате — это нарушение, и логику тут искать бессмысленно, требование надо просто выполнять.»

Виды проверок ГИТ: плановые, внеплановые и профилактический визит

Проверки делятся на плановые и внеплановые. Плановые включают в график на год с учётом риск-ориентированного подхода: чем выше категория риска организации, тем чаще к ней могут прийти. График утверждается заранее, его согласует прокуратура.

Внеплановая проверка стартует по конкретному поводу. Самый частый — жалоба работника. Уволили с нарушением, задержали зарплату, не выдали документы при увольнении — человек идёт на портал Роструда, и через какое-то время инспектор запрашивает у вас пояснения. Сюда же относятся расследование несчастного случая и контроль исполнения ранее выданного предписания.

По форме проверка бывает выездной и документарной. При выездной инспектор приезжает в офис или на объект: осматривает рабочие места, запрашивает оригиналы, беседует с сотрудниками. При документарной — запрашивает копии дистанционно, по электронной почте или через Госуслуги. В практике 2026 года документарка встречается чаще, особенно по жалобам: запросили пакет документов, изучили, дальше либо предписание, либо тишина.

Отдельная история — профилактический визит. Это не проверка в классическом смысле, штраф по его итогам не выпишут. Инспектор приходит или подключается дистанционно, смотрит, как устроены процессы, и даёт рекомендации. От обязательного профвизита можно отказаться, но я бы не советовала: это бесплатная репетиция настоящей проверки. В практике Азбуха мы используем такие визиты как точку входа для аудита — что заметил инспектор, то и правим в первую очередь.

Мораторий на проверки и категории риска в 2026 году

Мораторий на плановые проверки продлён до 2030 года (постановление Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 с последующими изменениями). Звучит так, будто можно выдохнуть. Но есть исключения, и они закрывают изрядную часть бизнеса.

Мораторий не распространяется на организации высокой и чрезвычайно высокой категории риска, на объекты с опасными производствами, а также не мешает внеплановым проверкам по жалобам и расследованиям. Перечни работодателей чрезвычайно высокого и высокого риска Роструд публикует заранее. Если ваша компания в списке — визит в плане на год, к нему пора готовиться. Категорию можно посмотреть в перечнях на сайте ведомства или запросить в своей ГИТ письмом в свободной форме.

То есть формула простая. Малый и средний бизнес без опасных производств и без жалоб — под мораторием, плановой проверки в 2026 году, скорее всего, не будет. Высокий риск или жалоба от работника — мораторий не спасает. И вот тут начинается самое интересное, потому что к внеплановой по жалобе обычно никто не готов: она прилетает внезапно.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Мораторий усыпляет. Компания год живёт спокойно, кадровик расслабляется, документы ведутся по-старому, спустя рукава. А потом обиженный при увольнении сотрудник пишет жалобу — и внеплановая проверка вскрывает всё разом. Мораторий на жалобы не действует, это надо вшить себе в голову.»

Образцы кадровых документов для подготовки к проверке

Что именно проверяют в кадровых документах

Перечень того, что смотрит инспектор, держится плюс-минус неизменным из года в год. Я сгруппирую по блокам, чтобы было видно логику.

Трудовые договоры. Наличие на каждого сотрудника, дата заключения, обязательные условия по статье 57 ТК РФ: место работы, трудовая функция, условия оплаты, режим, дата начала. Частый затык — в договоре прописан голый оклад без указания, а размер не соответствует штатному расписанию. Или нет подписи работника о получении второго экземпляра.

Оплата труда. Своевременность выплат, соблюдение правила про две выплаты в месяц, соответствие МРОТ, наличие и выдача расчётных листков. Невыдача расчётного листка — это тоже нарушение, многие про него забывают.

Кадровые документы. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, личные карточки, штатное расписание, график отпусков, приказы о приёме, переводе, увольнении. График отпусков должен быть утверждён не позднее чем за две недели до начала календарного года.

Режим труда и отдыха. Табели учёта рабочего времени, оплата сверхурочной работы и работы в выходные, учёт ночных смен. Здесь инспектор любит сверять табель с расчётными документами — если человек по табелю работал сверхурочно, а доплаты в расчётке нет, вопрос обеспечен.

Охрана труда и локальные акты. Проведение инструктажей, наличие СОУТ, медосмотры, средства защиты, журналы. Плюс сами ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных — и доказательства того, что работники с ними ознакомлены под подпись.

Самый показательный момент — ознакомление под подпись. Можно написать идеальное положение об оплате труда, но если под ним нет подписей сотрудников, для инспектора этого документа как будто не существует. По сути проверяют не наличие бумаги, а наличие доказательства, что работник её видел.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Знаете, где чаще всего косяк? Не в самих приказах, а в листах ознакомления. ЛНА написан, висит на портале, всё красиво. А подписей нет. Инспектор смотрит на это и говорит: докажите, что человек знал. Не докажете — значит, не ознакомили. И тут уже неважно, по-старому вы работаете с бумагой или через КЭДО, главное чтобы факт ознакомления фиксировался.»

Проверка персональных данных: о чём забывают кадровики

Отдельный пласт, который вырос в значимости за последний год — персональные данные. Отдел кадров обрабатывает их каждый день: паспорта, СНИЛС, сведения о здоровье, о семье. Это автоматически делает компанию оператором персональных данных по 152-ФЗ со всеми обязанностями.

С 30 мая 2025 года штрафы за нарушения в этой сфере выросли многократно. Контролирует Роскомнадзор, и его полномочия по автоматическому мониторингу заметно расширили. Что проверяют: уведомлена ли компания в РКН об обработке данных, есть ли назначенный ответственный за обработку, оформлены ли согласия работников, принято ли положение о защите персональных данных, реализованы ли организационные и технические меры защиты.

Цифры теперь другие. За обработку без надлежащего согласия — для юрлиц до 300 000 руб. за первое нарушение и до 1,5 млн руб. за повторное. За утечку данных — до 15 млн руб. в зависимости от числа пострадавших. За повторные серьёзные утечки введены оборотные штрафы: до 3% годовой выручки или до 500 млн руб. На фоне кадровых штрафов по КоАП это совсем другой масштаб денюжек, и кадровая служба часто оказывается слабым звеном именно здесь.

С 1 января 2026 года дела о нарушениях при обработке персональных данных по статье 13.11 КоАП передали в ведение мировых судей. Для работодателя это значит, что разбирательство стало быстрее и формальнее. За время работы сервиса Азбуха мы видим, что блок персональных данных — первое, что проседает у компаний, которые годами не трогали свои ЛНА: согласия старого образца, положение не обновлялось, ответственный формально есть, а по факту никто за это не отвечает.

Как подготовиться к проверке отдела кадров

Подготовка сводится к одному — самоаудиту. Вы заранее проходите по тому же списку, что и инспектор, и закрываете дыры до того, как их найдут. Удобный инструмент для самопроверки — сервис «Электронный инспектор» Роструда на портале онлайнинспекция.рф, где можно прогнать кадровые процессы по проверочным листам и увидеть нарушения глазами ведомства.

Базовый порядок действий простой. Проверяете комплектность: на каждого сотрудника должен быть трудовой договор, приказ о приёме, личная карточка. Сверяете внутреннюю логику: оклад в договоре равен окладу в штатном расписании, табель бьётся с расчётными листками. Поднимаете листы ознакомления с ЛНА. Отдельно проходите блок персональных данных. И назначаете внутри компании человека, который будет общаться с инспектором, чтобы в момент визита не началась беготня с бумажками.

Как провести самоаудит кадровых документов: пошаговая инструкция

Один из наших проектов хорошо иллюстрирует, зачем это нужно. Производственная компания, 480 сотрудников, попала в высокую категорию риска. Ситуация: документы велись на бумаге, часть листов ознакомления потерялась, согласия на обработку данных были старого образца. Что сделали: за три недели провели сплошной аудит, восстановили недостающие подписи через перевод ознакомлений в электронный вид, обновили положение о персональных данных и согласия. Результат: плановая проверка прошла с одним незначительным замечанием вместо прогнозируемых штрафов на сумму свыше 200 000 руб. по совокупности нарушений.

Когда документооборот ведётся в электронном виде, половина этих проблем снимается сама. Факт ознакомления фиксируется автоматически, документы не теряются, выгрузить пакет для инспектора можно скопом за минуты, а не собирать папки по кабинетам. Подробнее о том, как устроена кадровая работа в организации, мы разбираем в отдельных материалах раздела.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Самая частая боль при подготовке — бегать с бумажками и искать, кто и когда что подписал. В электронном документообороте этого нет: открыл систему, выгрузил архив с подписями, отдал инспектору. Мы закладываем пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию, чтобы к проверке система уже работала в проме, а не запускалась в спешке.»

Штрафы за нарушения в кадровом учёте в 2026 году

Размеры санкций по основной статье — 5.27 КоАП РФ — стоит знать наизусть, потому что именно по ней проходит большинство кадровых нарушений. Важный нюанс: при выявлении нескольких разных нарушений штрафы по разным составам суммируются, поэтому итоговая сумма по проверке нередко кратно превышает один тариф.

Цифры по КоАП приведены по редакции, действующей в 2026 году. Отдельно идут нарушения по охране труда — статья 5.27.1, там свои составы, и они тоже суммируются. На рассмотрении находится инициатива об увеличении штрафов за повторные нарушения трудовых прав вдвое, с потолком для компаний до 140 тыс. руб., но на дату написания статьи это пока обсуждение, а не действующая норма.

Типичные ошибки кадровиков при проверке

Разберу ошибки, которые встречаются чаще всего, и их цену в деньгах. Не теоретическую, а ту, что реально превращается в предписание.

Ошибка первая — расчёт на мораторий. Компания год не трогает документы, потому что «плановых проверок всё равно нет». Делают так из экономии времени кадровика. Цена ошибки: одна жалоба уволенного сотрудника запускает внеплановую проверку, на которую мораторий не действует, и вскрывается весь накопленный беспорядок сразу — штрафы по нескольким составам по 30 000-50 000 руб. каждый.

Ошибка вторая — ЛНА без листов ознакомления. Документы написаны, но подписи работников не собраны. Мотив — кажется, что достаточно разместить акт на портале. Цена ошибки: для инспектора неознакомленный работник равен отсутствию документа, плюс в трудовом споре такой ЛНА не применить против сотрудника.

Ошибка третья — устаревший блок персональных данных. Согласия старого образца, положение не обновлялось, уведомление в РКН не подавалось. Так выходит, потому что персональные данные кадровики традиционно считают чужой зоной ответственности. Цена ошибки в 2026 году измеряется уже не десятками тысяч, а сотнями тысяч и миллионами рублей по 152-ФЗ.

Ошибка четвёртая — расхождения между документами. Оклад в договоре не совпадает со штатным расписанием, табель не бьётся с расчёткой. Возникает из-за того, что документы ведут разные люди в разных системах. Цена ошибки: инспектор фиксирует каждое расхождение как отдельное нарушение.

Стоимость перевода кадровых документов в порядок: тарифы Азбуха.КЭДО

Отдельной услуги «подготовка к проверке» с фиксированным прайсом не существует — подготовка это всегда работа с документами. Системно проблема закрывается переводом кадрового документооборота в электронный вид, где ознакомления фиксируются автоматически, а пакет для инспектора выгружается за минуты. Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.

Базовое подключение бесплатно, пробный период — 30 дней. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и объёма доработок — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Цены указаны по состоянию на апрель 2026 года.

Вывод

Проверка отдела кадров — это сверка документов, а не оценка коллектива. Мораторий закрывает плановые проверки для части бизнеса до 2030 года, но не спасает от внеплановых по жалобам и не действует для высокой категории риска. Готовиться нужно заранее: пройти самоаудит по тем же спискам, что и инспектор, собрать листы ознакомления, закрыть блок персональных данных, где штрафы в 2026 году выросли до миллионов рублей. Чем системнее ведётся документооборот, тем спокойнее проходит любая проверка.

Часто задаваемые вопросы