Положение об отделе кадров — локальный нормативный акт, который закрепляет задачи, функции, структуру и зону ответственности кадровой службы внутри организации. Документ не обязателен по закону, но без него непонятно, кто за что отвечает: кадровик ведёт трудовые книжки или ещё и закрывает подбор, кто визирует приказы, куда уходит ответственность за просрочку. Из статьи вы возьмёте готовый каркас положения, разберётесь, какие разделы оставить, а какие убрать под свою компанию, и поймёте, как утвердить документ так, чтобы он работал, а не лежал в папке. Дам конкретные формулировки, образец для скачивания и список ошибок, на которых компании теряют время при проверках ГИТ.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что такое положение об отделе кадров и зачем оно нужно
Положение об отделе кадров относится к организационно-распорядительным документам и фиксирует правовой статус подразделения. По сути это паспорт кадровой службы: чем занимается, кому подчиняется, какими полномочиями обладает, за что отвечает. Трудовой кодекс прямо не требует такого документа. Статья 8 ТК РФ даёт работодателю право принимать локальные нормативные акты, а уж какие именно — решает сам работодатель в пределах своей компетенции.
И тут возникает вопрос — если закон не обязывает, зачем тратить время? А затем, что без положения границы ответственности размыты. Линейный руководитель считает, что подбор — это забота кадровой, кадровая считает, что её дело только оформить уже найденного человека. Дальше начинается перекидывание задач, и крайних нет. Положение закрывает этот затык: один раз прописали функции — и спорить не о чем.
Нюанс в том, что положение работает в связке с другими документами. Должностные инструкции расшифровывают, кто конкретно из сотрудников отдела какие функции выполняет. Штатное расписание задаёт численность. Положение же стоит на уровень выше — оно про подразделение целиком, а не про отдельную единицу. В практике Азбуха мы в каждом втором проекте сталкиваемся с тем, что у клиента есть должностные инструкции, но нет положения о самом отделе, и из-за этого инструкции противоречат друг другу.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Положение об отделе кадров — это не бумажка для галочки. Когда на проекте начинается дележ зон ответственности между кадровой и бухгалтерией по расчётке, я первым делом прошу показать положения обоих подразделений. В девяти случаях из десяти их либо нет, либо они написаны под копирку из интернета, без привязки к реальным функциям. Вот отсюда и косяки.»
Структура положения об отделе кадров: разделы и их содержание
Жёсткого шаблона, утверждённого нормативно, не существует. Сложилась устойчивая структура из семи-восьми разделов, и от неё отталкивается большинство компаний. Оформление документа стоит привести к ГОСТ Р 7.0.97-2016 — это национальный стандарт по организационно-распорядительной документации. Он не обязателен для коммерческих организаций, но удобен: реквизиты, поля, расположение подписей уже продуманы.
Разберу разделы по порядку.
1. Общие положения. Здесь указывают полное наименование подразделения, его место в организационной структуре, кому подчиняется руководитель отдела, на основании каких документов действует отдел. Сюда же — порядок назначения и освобождения от должности начальника отдела. И перечень нормативных актов, которыми руководствуется служба: Трудовой кодекс, 152-ФЗ о персональных данных, внутренние ЛНА.
2. Цели и задачи. Цель обычно одна — обеспечение организации кадрами нужной квалификации и ведение кадрового учёта в соответствии с законодательством. Задачи раскрывают цель: комплектование штата, оформление трудовых отношений, учёт личного состава, ведение и хранение кадровой документации.
3. Функции. Самый объёмный раздел. Тут перечисляют конкретные действия: приём, перевод, увольнение, ведение личных дел, оформление отпусков, воинский учёт, работа с персональными данными, подготовка статистической отчётности. Если отдел занимается подбором и адаптацией — это тоже сюда. Чем точнее пропишете функции, тем меньше потом споров.
4. Структура и штатная численность. Описывают внутреннее устройство — есть ли группы, секторы, как они называются. Численность обычно не указывают цифрой (она в штатном расписании), а дают отсылку: численность определяется штатным расписанием, утверждаемым руководителем.
5. Права. Что отдел вправе требовать от других подразделений: предоставлять документы для оформления кадровых операций, давать сведения для отчётности, исполнять требования по ведению учёта. Право запрашивать информацию — ключевое, без него кадровая не сможет собрать данные для отчётности в Социальный фонд России.
6. Ответственность. За что отвечает руководитель отдела и сотрудники: за соблюдение трудового законодательства, сохранность документов, защиту персональных данных, своевременность оформления. Тут важно не переборщить — ответственность должна соответствовать функциям, иначе на проверке возникнут вопросы.
7. Взаимодействие с другими подразделениями. Описывают информационные потоки: от кого отдел получает документы и кому передаёт. Скажем, табели от руководителей подразделений, приказы — в бухгалтерию для расчёта зарплаты.
8. Заключительные положения. Порядок утверждения, внесения изменений, срок действия. Обычно положение действует бессрочно, до отмены или замены новым.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Раздел функций я всегда советую писать не общими словами, а от глагола: оформляет, ведёт, готовит, контролирует. Размытые формулировки вроде участвует в обеспечении — это вода, на которую потом никто не сошлётся. И обязательно сверяйте функции с должностными инструкциями. Если в положении функция есть, а в инструкции ни у кого её нет — значит, её не делает никто.»
Как адаптировать образец положения под свою организацию
Скачать готовый шаблон из интернета и поставить свою печать — так делает половина компаний. И зря. Типовой образец рассчитан на абстрактную организацию, а у вас своя структура, свой набор функций, своя подчинённость. Адаптация — это не косметика, а пересборка под реальные процессы.
С чего начинать. Сначала зафиксируйте, что отдел делает на самом деле сегодня. Не что должен, а что фактически. Соберите функции, которые реально выполняют сотрудники: кто-то ведёт воинский учёт, кто-то закрыл на себя подбор, кто-то отвечает за КЭДО. Этот список и ляжет в раздел функций.
Дальше — подчинённость. В маленькой компании отдел кадров может подчиняться напрямую гендиру. В средней — заместителю по персоналу или директору по общим вопросам. В крупной — входить в HR-департамент как одно из подразделений. От этого зависит формулировка в общих положениях.
Потом — объём. Отдел из одного кадровика и HR-департамент на пятьдесят человек требуют разных положений. Для микропредприятия лишние разделы про секторы и группы только утяжелят документ. Для крупного бизнеса, наоборот, нужна детализация по внутренним подразделениям.
Отдельно про название. Отдел кадров, кадровая служба, управление по работе с персоналом, HR-департамент — это не синонимы для красоты, а разные уровни. Если в штатном расписании у вас отдел кадров, то и в положении должен быть отдел кадров, слово в слово. Расхождение названий между документами — типичная придирка инспектора ГИТ.
За время работы сервиса Азбуха мы адаптировали положения для сотен организаций, и в каждом проекте этап сверки функций с фактическими процессами занимал больше времени, чем сама правка текста. Поэтому мы закладываем на это отдельный шаг и не отдаём документ, пока не сверили его со штатным расписанием и должностными инструкциями.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Самая частая грабля при адаптации — оставить в шаблоне функции, которых у вас нет. Скачали образец, а там воинский учёт, бронирование, работа с гостайной. У вас этого и в помине нет, а в положении прописано. Инспектор спросит — покажите, как ведёте. А никак. Вычищайте всё лишнее, оставляйте только то, что реально делаете.»
Образцы документов для разработки положения об отделе кадров
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Должностная инструкция | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Положение об обработке и защите персональных данных | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Положение об аттестации | Скачать |
| Положение о кадровом резерве | Скачать |
| Положение о системе грейдов | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Форма согласия на обработку персональных данных | Скачать |
Порядок утверждения положения об отделе кадров
Разработали текст — теперь его нужно ввести в действие. Сам по себе документ силы не имеет, пока не утверждён. Порядок несложный, но шаги пропускать нельзя.
Положение утверждает руководитель организации. Это можно сделать двумя способами: грифом утверждения прямо на документе (УТВЕРЖДАЮ, должность, подпись, дата) либо отдельным приказом. Второй вариант надёжнее — приказ фиксирует дату ввода в действие и при необходимости порядок ознакомления.
Дальше — согласование. До утверждения проект обычно визируют заинтересованные лица: юрист, руководитель отдела кадров, иногда главбух, если затрагиваются вопросы расчёта. Визы ставят на оборотной стороне последнего листа или на отдельном листе согласования.
Нужно ли знакомить сотрудников под подпись? Положение об отделе — это документ о подразделении, а не о трудовой функции конкретного работника. Прямого требования знакомить весь штат нет. А вот сотрудников самого отдела кадров с положением ознакомить стоит — это их рабочий документ, по которому они и действуют. Ознакомление оформляют листом ознакомления или подписью на самом положении.
Самостоятельно собрать положение, сверить функции со штатным расписанием и должностными инструкциями, не оставив дыр и противоречий — задача на несколько дней кропотливой работы. Если хочется получить документ, который пройдёт проверку без замечаний, наши специалисты по кадровому делопроизводству соберут положение под вашу структуру и приведут в порядок весь пакет ЛНА.
Как разработать и утвердить положение об отделе кадров: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Зафиксируйте фактические функции отдела — что сотрудники реально делают сегодня, а не что должны по абстрактному шаблону.
- Шаг 2. Возьмите типовой образец и вычистите из него лишние функции, которых у вас нет (воинский учёт, гостайна и подобное, если они не ваши).
- Шаг 3. Сверьте раздел функций с должностными инструкциями и штатным расписанием — название отдела должно совпадать во всех документах.
- Шаг 4. Согласуйте проект с юристом и руководителем отдела, проставьте визы на листе согласования.
- Шаг 5. Утвердите положение приказом руководителя с указанием даты ввода в действие и ознакомьте сотрудников отдела под подпись.
Хранение положения об отделе кадров и срок действия
Положение об отделе кадров относится к документам постоянного хранения. По Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, положения о структурных подразделениях хранятся постоянно (статья 31 Перечня). Это значит, что выбросить старую редакцию после замены новой нельзя — её отправляют в архив.
Срок действия самого документа обычно не ограничивают. Положение действует до тех пор, пока не изменится структура или функции отдела. Поменялась подчинённость, добавился подбор, отдел переименовали в кадровую службу — переутверждайте. Изменения вносят либо новой редакцией целиком, либо приказом о внесении изменений, если правка точечная.
Если в компании внедрён кадровый электронный документооборот, положение можно хранить и подписывать в электронном виде. В сервисе Азбуха модуль ЛНА позволяет вести положения подразделений вместе с остальными локальными актами: с маршрутами согласования, версионностью и листами ознакомления. Это снимает вопрос, где лежит актуальная редакция и кто её визировал.
Типичные ошибки при разработке положения об отделе кадров
Собрал список граблей, на которые компании наступают чаще всего. Каждая стоит времени, а иногда и денег на проверке.
Ошибка 1. Скопировать чужое положение целиком. Делают ради экономии — зачем писать, если есть готовое. В итоге в документе функции, которых нет, подчинённость, которая не ваша, ссылки на отменённые акты. Цена ошибки — на проверке ГИТ инспектор сверяет положение с фактом и фиксирует несоответствие. По статье 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства грозит юрлицу штрафом до 50 000 рублей.
Ошибка 2. Расхождение названий между документами. В штатном расписании — отдел кадров, в положении — кадровая служба, в приказе о приёме начальника — управление персоналом. Делают по невнимательности. Цена — документы не стыкуются, и любой проверяющий зацепится за это в первую очередь.
Ошибка 3. Прописать ответственность шире функций. В разделе ответственности написали, что отдел отвечает за охрану труда, а в функциях охраны труда нет. Делают, копируя строгие формулировки из шаблона. Цена — на отдел вешают ответственность, которую он физически не выполняет, и при разборе инцидента это всплывёт.
Ошибка 4. Забыть про персональные данные. Отдел кадров — главный обработчик персональных данных в компании, но в положении про 152-ФЗ ни слова. Делают, потому что фокусируются на учётных функциях. Цена — функция обработки ПДн нигде формально не закреплена, хотя реально она есть, и при проверке Роскомнадзора это слабое место.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Отдельно скажу про ответственность. Любят писать, что начальник отдела несёт ответственность за всё подряд, вплоть до уголовной. Звучит грозно, толку ноль. Ответственность должна биться с функциями один в один. Если функции нет — убирайте и ответственность за неё. Иначе получается документ, который сам себе противоречит, а такие на проверке разбирают по косточкам.»
Стоимость разработки положения об отделе кадров и кадровых ЛНА
Цена зависит от того, что именно вам нужно: разовая разработка одного положения, наведение порядка во всём пакете ЛНА или подключение системы для ведения локальных актов в электронном виде. Численность штата, число юрлиц и сложность структуры тоже влияют на итог. Ниже — актуальные тарифы сервиса Азбуха на модули, которые закрывают работу с кадровой документацией.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбуха.КЭДО «Лайт» (с ведением ЛНА) | 490 ₽/сотрудника в год | до 70 человек |
| Азбуха.КЭДО «Стандарт» (модуль ЛНА, маршруты согласования) | 390 ₽/сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбуха.КЭДО «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | от 500 человек |
| Азбуха.HCM «Старт» (комплекс HR-процессов) | от 8 900 ₽/мес. | от 50 человек |
| Азбуха.HCM «Бизнес» | от 24 900 ₽/мес. | от 100 человек |
| Расширенная настройка бизнес-процессов | от 50 000 ₽ | по проекту |
Итоговая сумма складывается из тарифа на модуль и при необходимости разовых работ по настройке и миграции данных. Базовое подключение и стандартная интеграция с 1С:ЗУП входят в тариф, а нетиповая доработка считается отдельно. Чтобы прикинуть бюджет под свою численность, посмотрите актуальные цены сервиса Азбуха — там есть онлайн-калькулятор и полная сводная таблица по модулям.
Положение об отделе кадров и связанные локальные акты
Положение не живёт в вакууме. Оно — часть системы кадровых ЛНА, и его формулировки должны стыковаться с соседними документами. Если этого не сделать, получится набор бумаг, которые противоречат друг другу.
С чем связано положение об отделе кадров напрямую. С должностными инструкциями — они детализируют функции, перечисленные в положении. Со штатным расписанием — оно задаёт численность и название подразделения. С положением об обработке персональных данных — кадровая служба основной обработчик ПДн по 152-ФЗ. С положением об оплате труда — если расчётные функции закреплены за отделом кадров, а не за бухгалтерией.
На проверках государственная инспекция труда смотрит именно на согласованность пакета. Документы по отдельности могут быть идеальными, но если они не бьются между собой — это и есть нарушение. Свериться с требованиями и задать вопрос инспектору можно через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф — там же публикуют разъяснения по типовым ситуациям.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Я всегда говорю клиентам: положение об отделе — это верхний документ в пирамиде кадровых ЛНА. Сначала собираем его, потом под него подгоняем должностные инструкции, а не наоборот. Когда делают наоборот, получается, что инструкции уже разосланы, а положение под них не подходит, и приходится всё переподписывать. Лишний головняк на ровном месте.»
Хороший приём — вести реестр ЛНА, где видно, какой документ с каким связан и когда последний раз обновлялся. В системах кадрового документооборота это уже из коробки: версии, даты, ответственные. На одном из наших проектов в компании на 1200 сотрудников именно реестр ЛНА помог за неделю подготовиться к плановой проверке — все связи между документами были на виду, и собирать пакет вручную не пришлось.
Заключение
Положение об отделе кадров кажется формальностью, пока не доходит до спора об ответственности или до проверки. Тогда выясняется, что границы функций нигде не закреплены, документы не стыкуются, а ответственность вписана наугад. Грамотно собранное положение снимает эти вопросы заранее: один раз прописали, кто что делает, — и дальше работаете спокойно.
Главное при разработке — не копировать чужое, а собрать документ под свою реальную структуру, сверить с должностными инструкциями и штатным расписанием, утвердить приказом и положить в архив на постоянное хранение. Если на это нет времени или хочется сделать сразу без ошибок, сервис Азбуха возьмёт работу на себя — от сборки положения до настройки системы ведения ЛНА в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли разрабатывать положение об отделе кадров по закону?
Кто разрабатывает и кто утверждает положение об отделе кадров?
Чем положение об отделе кадров отличается от должностной инструкции?
Сколько разделов должно быть в положении об отделе кадров?
Нужно ли знакомить работников с положением об отделе кадров под подпись?
Сколько хранится положение об отделе кадров?
Можно ли вести и подписывать положение в электронном виде?
Как часто нужно обновлять положение об отделе кадров?
По какому ГОСТу оформлять положение об отделе кадров?
Чем грозит несоответствие положения фактическим процессам?
Нужно ли отражать в положении работу с персональными данными?
Положение об отделе кадров — только один документ в пакете кадровых ЛНА, и собрать его так, чтобы он стыковался со штатным расписанием, должностными инструкциями и положением о персональных данных, — отдельная работа. Сервис Азбуха закрывает кадровое делопроизводство целиком: разрабатываем и приводим в порядок локальные акты, настраиваем их ведение в электронном виде с маршрутами согласования и листами ознакомления.
Мы помогли навести порядок в кадровых документах компаниям разного масштаба — от отдела из одного кадровика до HR-департаментов на тысячу с лишним сотрудников. На проектах с электронным документооборотом реестр ЛНА и версионность снимают вечный вопрос, где лежит актуальная редакция и кто её утверждал, — к плановой проверке такие компании готовятся за дни, а не за недели.
