Приказ о введении КЭДО: образец и порядок в 2026 году

Приказ о введении КЭДО — это внутренний документ, которым работодатель официально запускает кадровый электронный документооборот и фиксирует дату, с которой компания переходит на электронные трудовые договоры, приказы и заявления. Без него переход повисает в воздухе: сотрудники не понимают, с какого числа и по каким правилам подписывают документы в цифре, а инспектор ГИТ при проверке не видит основания для отказа от бумаги. Разберём, что писать в приказе, чем он отличается от положения о КЭДО, в каком порядке издавать его по статье 22.2 ТК РФ, какие виды электронной подписи подойдут и где взять готовый образец для скачивания.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Приказ о введении КЭДО: что это за документ и зачем он нужен

Приказ о введении КЭДО открывает всю процедуру перехода. Статья 22.2 ТК РФ прямо не называет его обязательным, там речь идёт про положение и уведомление работников. Но на практике без приказа не обойтись. Это распорядительный документ, который назначает ответственного, задаёт дату старта и поручает кадровой службе подготовить остальной пакет. По сути приказ — точка отсчёта. С него начинается отсчёт сроков уведомления, с него юрист и кадровик понимают, кто за что отвечает.

Многие путают приказ и положение о КЭДО. Разница простая. Положение о ведении КЭДО — это локальный нормативный акт, ЛНА, в котором прописаны информационные системы, порядок доступа, категории работников, сроки подписания и виды электронной подписи. А приказ — распоряжение, которым руководитель это положение вводит в действие и назначает исполнителей. Обычно издают два приказа: приказ о введении КЭДО как таковом и приказ об утверждении положения о КЭДО. Иногда всё объединяют в один документ, закон это не запрещает.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Приказ — это ваш фундамент на случай проверки. Когда приходит инспектор ГИТ, он первым делом смотрит: с какого числа компания на КЭДО, кто ответственный, есть ли положение. Если приказа нет, а согласия работников уже собраны — получается, документы подписывали в цифре без формального основания. Мы такие грабли видим в каждом втором проекте, где эйчары пытались стартануть побыстрее, минуя бумажную часть.»

В практике Азбуха приказ о введении КЭДО мы готовим одним из первых документов проекта, ещё до сбора согласий. Логика в том, что приказ фиксирует ответственного, а дальше уже этот человек ведёт всю процедуру: рассылает уведомления, собирает согласия, следит за сроками. Пропустишь этот шаг — и через месяц никто в компании не вспомнит, кто отвечал за переход.

Что указывают в приказе о введении КЭДО: содержание и реквизиты

Единой утверждённой формы приказа нет. Работодатель составляет его сам, ориентируясь на статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Но есть набор пунктов, без которых документ будет неполным. Вот что в него включают.

Первое — дата, с которой компания вводит КЭДО. Это ключевой реквизит, от него считаются все дальнейшие сроки. Второе — ссылка на нормативное основание: статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ. Третье — информационная система, через которую пойдёт документооборот: собственная система работодателя, портал «Работа России» или сервис оператора КЭДО. Четвёртое — категории работников и подразделения, на которых распространяется КЭДО. Можно ввести не сразу на всех, а начать с пилотной группы, это допустимо. Перевод в цифру затрагивает почти все кадровые процессы в организации, поэтому категории лучше продумать заранее.

Дальше — перечень документов, которые переводят в электронный вид, и список исключений, которые остаются на бумаге. Отдельным блоком идут виды электронной подписи для разных документов по статье 22.3 ТК РФ. Затем — назначение ответственного за внедрение и ведение КЭДО, обычно это руководитель кадровой службы. И последнее — поручения: подготовить положение о КЭДО, разработать формы уведомления и согласия, довести приказ до сотрудников. Формы уведомления и согласия часто оформляют приложениями к приказу.

Отдельно про исключения. Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ разрешает работодателю утвердить случаи, когда документ оформляют на бумаге даже при действующем КЭДО. Обычно это временная недоступность инфраструктуры: сбой системы, отсутствие интернета. Такой пункт лучше сразу заложить в приказ или положение, иначе при первом же техническом затыке кадровик не будет понимать, как действовать. И помните: акт о несчастном случае, журнал инструктажей и приказ об увольнении в ряде случаев в КЭДО не переводят вообще, только бумага.

Порядок перехода на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ

Порядок введения КЭДО задан статьёй 22.2 ТК РФ и письмом Минтруда от 12.02.2025. Логика такая: сначала работодатель готовит документы и получает согласие работника, только потом начинает обмениваться с ним документами в цифре. Нарушишь последовательность — и подписанные электронные документы можно оспорить. Ниже — весь путь по шагам, с реальными сроками из практики.

Общий срок внедрения зависит от численности. Малый бизнес запускает КЭДО за 2 месяца, крупные компании со сложными маршрутами согласования — за 4-6. В банке, который мы разбирали в одном из проектов, от старта до пилота прошло порядка 4 месяцев, и это нормальный темп для организации с тысячами сотрудников. Проверить актуальные требования к процедуре и формам документов можно на сервисе Роструда онлайнинспекция.рф, там же есть разъяснения по спорным вопросам оформления.

Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издайте приказ о введении КЭДО. Назначьте ответственного, укажите дату старта и информационную систему, поручите подготовку положения и форм.
2. Шаг 2. Разработайте и утвердите положение о КЭДО. Пропишите системы, категории работников, порядок доступа, сроки подписания, виды электронной подписи и исключения на бумаге.
3. Шаг 3. Уведомите работников письменно. Каждому сотруднику вручают уведомление о переходе на КЭДО под подпись. Срок уведомления работодатель определяет сам, но разумно дать людям время подумать.
4. Шаг 4. Соберите письменные согласия. По статье 22.2 ТК РФ работник даёт согласие на КЭДО. Отказ — не основание для отказа в приёме или увольнения.
5. Шаг 5. Выпустите электронные подписи и обучите сотрудников. Раздайте инструкции, проведите обучение, запустите подписание. Начните с пилотной группы, потом раскатывайте на всю компанию.

Ещё до раскатывания на всю компанию мы в Азбуха закладываем время на пилотную группу. Две-три недели на пилоте экономят клиенту месяц на устранении граблей при массовом запуске. Логику тут искать бессмысленно, её проверяет практика: то, что кажется очевидным на бумаге, на живых людях вылезает косяками. Кто-то не поставил приложение, у кого-то кнопочный телефон, кто-то боится незнакомой подписи.

Уведомление и согласие работника: без чего приказ не сработает

Уведомление и согласие — два документа, без которых приказ о введении КЭДО остаётся декларацией. Порядок жёсткий: сначала уведомили, потом получили согласие, и только затем подписываете с человеком документы в цифре. Письмо Минтруда от 12.02.2025 подтверждает эту последовательность.

Нюанс, на котором спотыкаются почти все. Согласие на КЭДО пока нельзя подписать в электронном виде — только бумага. Причина в том, что до момента согласия у вас нет правового основания обмениваться с работником электронными документами. Получается замкнутый круг, и разорвать его можно только живой подписью на бумажном бланке. Минтруд и Минцифры вопрос прорабатывают, обсуждают изменения в ТК, но на дату написания статьи правило простое: согласие — на бумаге.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самое частое нарушение — собрать согласие на КЭДО скопом через систему, задним числом. Так нельзя. Пока работник не подписал согласие на бумаге, любой электронный документ с ним юридически шаткий. Мы всегда начинаем с бумажного согласия, а уже потом даём человеку логин и показываем, где подписывать. Да, это лишний круг с бумажками, но альтернатива — оспоренные документы и разбирательство.»

Для новых сотрудников порядок другой. Соискателя перед приёмом информируют письменно о том, что компания на КЭДО. Отказ работать в цифре не даёт работодателю права отказать в трудоустройстве. И действующих сотрудников тоже нельзя перевести на КЭДО принудительно: нет согласия — человек остаётся на бумаге. Расходы на выпуск и использование электронной подписи по статье 22 ТК РФ несёт работодатель, переложить их на работника нельзя.

Образцы документов для перехода на КЭДО

Виды электронной подписи для приказа и кадровых документов

Вид электронной подписи зависит от документа. Статья 22.3 ТК РФ делит подписи на три типа: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Сам приказ о введении КЭДО директор подписывает своей подписью как распорядительный документ работодателя, а вот дальше для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров и приказов о взыскании нужна усиленная подпись.

Для внутренних кадровых документов — заявлений, ознакомлений, расчётных листков — в большинстве случаев хватает ПЭП. Это совсем другие денежки для работодателя, чем УКЭП, где подпись стоит от 2 до 5 тысяч рублей в год на сотрудника. А для трудового договора и документов из статьи 22.3 ТК РФ применяют УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства. Последняя выпускается через Госключ и не требует отдельного соглашения об использовании подписи.

Про Госключ стоит сказать отдельно. Это мобильное приложение Минцифры для подписания документов усиленной подписью, бесплатное для работника. Важный момент: Госключ — инструмент подписания, а не система ЭДО. Документ создаётся и хранится в информационной системе работодателя, в Госключ уходит только сам акт подписания. УНЭП в Госключе выпускается за пару минут через вход по Госуслугам, сертификат действует 12 месяцев, перевыпуск занимает несколько минут. Наши специалисты в Азбуха настраивают связку системы КЭДО с Госключом так, чтобы сотрудник подписывал документ из мобильного приложения за минуту, а кадровик видел готовый sig-файл в своей системе.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Частый вопрос — обязательно ли всем раздавать УКЭП. Нет. Не всегда нужна квалифицированная подпись, для внутренней кадровки хватает ПЭП или УНЭП Госключа, а это бесплатно для работника. УКЭП оставляют под трудовые договоры и документы из 22.3. И ещё: не путайте подписанный документ и штампик на печатной версии — синий квадратик формирует система КЭДО отдельно, сам Госключ его не рисует.»

Типичные ошибки при издании приказа и переходе на КЭДО

Ошибки на старте стоят дороже, чем кажется. Разберём частые случаи и их цену.

Ошибка 1. Собрать согласие в электронном виде. Компания хочет ускориться и просит работников поставить согласие через систему. Мотив понятный — не гонять людей за бумажными бланками. Цена ошибки: электронные документы, подписанные без предварительного бумажного согласия, работник вправе оспорить, а компания рискует получить предписание по итогам проверки. Переделывать придётся весь массив.

Ошибка 2. Издать приказ без положения о КЭДО. Приказ есть, а ЛНА с правилами нет. Так делают, когда торопятся показать руководству результат. Цена: инспектор ГИТ запросит положение с перечнем информационных систем и порядком доступа, а его нет — значит, процедура введения КЭДО не соблюдена. Штраф по статье 5.27 КоАП для юрлица доходит до 50 000 рублей, а положение о КЭДО инспектор проверяет вместе с остальными кадровыми документами для проверки ГИТ.

Ошибка 3. Не заложить исключения на бумагу. В приказе не прописали, что делать при сбое системы. Кажется мелочью. Но когда инфраструктура недоступна, кадровик не понимает, вправе ли он оформить документ на бумаге, и процесс встаёт. Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ как раз позволяет заранее утвердить такие случаи.

Ошибка 4. Раскатать на всю компанию без пилота. Экономят время и запускают КЭДО сразу на весь штат. Результат: у части людей нет смартфонов (в регионах это 10-15% сотрудников с кнопочными телефонами), кто-то не успевает подписать в отведённые 24 часа, служба поддержки тонет в обращениях. Пилот на 20-30 человек эти грабли выявляет заранее.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Ещё одна засада — забыть про обезличенный сертификат работодателя. Его выпускает лично гендир и перевыпускает каждый год лично в ФНС, по-быстрому через курьера не выйдет. Если это всплывает в разгар внедрения, проект встаёт на пару недель. Мы такие вещи проверяем на старте, чтобы потом не ловить затык на ровном месте.»

Стоимость внедрения КЭДО и тарифы Азбуха в 2026 году

Стоимость перехода на КЭДО складывается из подписки на систему, настройки под вашу структуру и подготовки документов. Цена подписки зависит от численности штата и выбранного тарифа. Ниже — тарифы сервиса Азбуха.КЭДО на 2026 год.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Учтите ещё разовые затраты на настройку интеграции с вашей системой и на подготовку документов, если делаете это не своими силами. При этом сам Госключ для работника бесплатен, а на подписи компания экономит: в одном из проектов на 1100 сотрудников экономия на электронной подписи составила порядка 0,5 млн рублей в год против коммерческих УКЭП.

Заключение

Приказ о введении КЭДО — первый распорядительный документ, с которого начинается корректный переход на электронный кадровый документооборот. Он назначает ответственного, фиксирует дату старта, задаёт информационную систему и запускает цепочку: положение, уведомление, согласие, выпуск подписей. Соблюдайте последовательность из статьи 22.2 ТК РФ, не пытайтесь собрать согласие в цифре до бумаги, заложите исключения на случай сбоев и обязательно прогоните процесс через пилотную группу. Тогда переход пройдёт без замечаний ГИТ и без переделок.

Если разбираться в тонкостях видов подписи, сроков и форм документов некогда, сервис Азбуха берёт эту часть на себя: готовим пакет под вашу структуру, настраиваем подписание и сопровождаем запуск.

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли приказ о введении КЭДО по закону?

Статья 22.2 ТК РФ прямо требует положение о КЭДО и уведомление работников, а приказ как таковой не называет обязательным. На практике приказ издают всегда: он назначает ответственного, фиксирует дату старта и вводит положение в действие. Без него у процедуры нет распорядительного основания, и при проверке ГИТ это вызывает вопросы.

Чем приказ о введении КЭДО отличается от положения о КЭДО?

Положение о КЭДО — это ЛНА, в котором прописаны информационные системы, категории работников, порядок доступа, сроки подписания и виды электронной подписи. Приказ — распоряжение, которым руководитель это положение утверждает и назначает исполнителей. Часто издают два приказа: о введении КЭДО и об утверждении положения о КЭДО.

С какого момента КЭДО считается введённым?

С даты, указанной в приказе, при условии что утверждено положение, работники уведомлены и получены их письменные согласия. Обмениваться электронными документами с конкретным сотрудником можно только после того, как он подписал согласие на КЭДО. Письмо Минтруда от 12.02.2025 подтверждает: сначала согласие, потом цифра.

Можно ли подписать согласие на КЭДО электронной подписью?

На дату написания статьи — нет, только на бумаге. До момента согласия у работодателя нет правового основания обмениваться с работником электронными документами. Минтруд и Минцифры прорабатывают возможность электронного согласия, но пока согласие оформляют живой подписью на бумажном бланке.

За какой срок нужно уведомить работников о переходе на КЭДО?

Конкретный срок уведомления Трудовой кодекс не устанавливает — работодатель определяет его сам и закрепляет в положении или приказе. Разумно дать сотрудникам время ознакомиться и принять решение, обычно это несколько недель. Уведомление вручают письменно под подпись каждому работнику.

Что делать, если работник отказался от КЭДО?

Отказ — законное право работника. Его нельзя из-за этого уволить или отказать в приёме. Такой сотрудник продолжает работать с бумажными документами, а компания ведёт для него параллельный бумажный документооборот. Отсутствие ответа на уведомление тоже считается отказом от перехода на КЭДО.

Какие документы нельзя переводить в КЭДО?

Часть кадровых документов остаётся на бумаге: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении в ряде случаев, журнал регистрации инструктажей по охране труда с личными подписями работников. Их перечень фиксируют в приказе или положении о КЭДО отдельным пунктом, чтобы кадровик не переводил такие документы в цифру по ошибке.