Инструкция по кадровому делопроизводству: цель и разделы

Инструкция по кадровому делопроизводству — это локальный нормативный акт, который закрепляет единый порядок создания, оформления, согласования, регистрации и хранения кадровых документов в конкретной организации. Типовой формы для коммерческих компаний нет, каждый работодатель пишет её сам, и от того, насколько подробно расписаны разделы, зависит, сколько времени кадровик тратит на поиск бумаг и как быстро закрываются вопросы инспектора при проверке. Разберём цель документа, обязательные и факультативные разделы, сроки хранения по приказу Росархива № 236, порядок утверждения и то, что придётся дописать при переходе на КЭДО.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Цель инструкции по кадровому делопроизводству

Цель у документа одна, и она предельно прикладная: убрать разночтения. Пока правил нет, каждый кадровик оформляет приказ так, как его научили на прошлом месте работы. Один пишет основание в дательном падеже, другой вообще его не пишет. Один регистрирует приказы по личному составу в общем журнале вместе с приказами по основной деятельности, другой заводит отдельный. Проходит три года, кадровик увольняется, и новый человек садится разбирать ворох документов, в котором нет системы.

Инструкция фиксирует четыре вещи. Первое: кто и какой документ создаёт (зона ответственности). Второе: как документ выглядит, какие у него реквизиты и по какой форме он составляется. Третье: маршрут согласования и сроки на каждом этапе. Четвёртое: где документ живёт после подписания, в каком деле, сколько лет и что с ним делают потом.

И вот тут появляется вторая цель, о которой вспоминают уже на проверке. Инструкция работает как доказательство. Когда ГИТ спрашивает, почему приказ о приёме оформлен через два дня после начала работы, а не в трёхдневный срок по ст. 68 ТК РФ, единственный внятный ответ — показать регламент и журнал регистрации. Если регламента нет, объяснение сводится к «так сложилось». Это не аргумент.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Инструкция по КДП нужна не кадровику, а тому, кто придёт после него. Я видела компании, где на 400 человек кадровая служба держалась на одном человеке, и вся система хранения была у неё в голове. Схантили её — и полгода новый кадровик разгребал. Инструкция это как раз про то, чтобы знания не уходили вместе с сотрудником.»

Есть и третья, менее очевидная цель. Инструкция задаёт границу между кадровой службой и бухгалтерией, между кадровой службой и руководителями подразделений. Кто готовит проект приказа о переводе: кадровик или начальник отдела? Кто отвечает за то, чтобы табель попал к расчётчику до 3-го числа? Пока это не записано, спорят каждый месяц. В практике Азбуха при разборе кадровых процессов в организации затык почти всегда обнаруживается именно на стыке подразделений, а не внутри кадровой службы: там, где заканчивается ответственность одного и начинается ответственность другого.

Нормативная база: на что опирается инструкция в 2026 году

Обязанности разрабатывать инструкцию по кадровому делопроизводству в Трудовом кодексе нет. Для коммерческих организаций это добровольный ЛНА. Но набор требований, которые она собирает в одну точку, обязателен весь.

• Трудовой кодекс — ст. 8 (право работодателя принимать ЛНА), ст. 22 (обязанность знакомить работников с ЛНА под подпись), ст. 62 (выдача документов, связанных с работой, в течение 3 рабочих дней), ст. 65-68 (порядок приёма), ст. 84.1 (оформление прекращения ТД), ст. 87 (порядок хранения и использования персональных данных работодатель устанавливает сам, своим ЛНА).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — организационно-распорядительная документация, требования к оформлению. Стандарт действует с 1 июля 2018 года, пришёл на смену ГОСТ Р 6.30-2003. Он описывает состав реквизитов, схемы их расположения, образцы бланков. Применение добровольное, но если инструкция ссылается на ГОСТ, то для организации его положения становятся обязательными.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 — термины и определения по делопроизводству и архивному делу. Из него берут терминологию для раздела с определениями.
• 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения. Именно 236-й приказ даёт цифры для раздела о номенклатуре дел. Текст опубликован на официальном портале правовой информации, там же видны все примечания к статьям перечня.
• 152-ФЗ «О персональных данных» — раздел о работе с ПДн работников, доступе к личным делам, передаче сведений третьим лицам.
• Ст. 22.1-22.3 ТК РФ — если компания ведёт КЭДО, инструкция описывает электронный контур наравне с бумажным.

Отдельно про приказ Росархива № 237 от того же 20 декабря 2019 года: это примерная инструкция по делопроизводству для государственных организаций. Коммерческой компании она не обязательна, но как каркас документа подходит, и многие кадровики берут её структуру за основу, вычищая госспецифику.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«ГОСТ по оформлению документов формально добровольный. Но как только вы написали в своей инструкции «документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016», вы сами себя обязали. И инспектор при проверке будет сверять реквизиты именно с ГОСТом, потому что вы на него сослались. Логику тут искать бессмысленно, просто держите это в голове при формулировках.»

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству

Стандартный объём документа в компании со штатом от 100 человек — 25-40 страниц вместе с приложениями. Структура складывается из семи смысловых блоков.

1. Общие положения

Назначение инструкции, область применения (на кого распространяется: только кадровая служба или все подразделения, которые готовят кадровые документы), нормативная база со ссылками, порядок внесения изменений, ответственность за нарушение. Здесь же указывают, кто утверждает документ и с какой даты он действует.

2. Термины и определения

Блок, который обычно пишут формально, а зря. Если в компании есть обособленные подразделения или несколько юриков, разночтения в терминах («личное дело», «кадровый документ», «дело», «регистрация») дают реальные сбои. Термины берут из ГОСТ Р 7.0.8-2013.

3. Состав кадровой документации

Перечень документов, которые ведёт организация, разбитый по группам:

• обязательные ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, штатное расписание, график отпусков, инструкции по охране труда;
• документы по личному составу: трудовые договоры и допники, приказы о приёме, переводе, увольнении, поощрении, направлении в командировку, личные карточки, личные дела;
• учётные регистры: журналы регистрации приказов, книга учёта движения трудовых книжек, табели учёта рабочего времени;
• документы по обработке персональных данных: согласия, обязательства о неразглашении, журнал учёта передачи ПДн;
• документы воинского учёта, если организация ведёт его.

По каждой группе указывают, кто её ведёт и в каком виде: бумага, электронный документ, гибрид.

4. Правила оформления документов

Самый объёмный раздел. Реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности лица, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись, отметка об ознакомлении. Отдельно описывают бланки: общий бланк, бланк приказа, бланк письма. Дальше идут правила датирования, нумерации (индексация приказов по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности, чаще всего с литерами «л/с» или «к»), заверения копий, оформления выписок.

Здесь же фиксируют, какие унифицированные формы применяет организация. С 2013 года формы из постановления Госкомстата № 1 необязательны, но большинство компаний оставляет Т-1, Т-2, Т-6, Т-8, Т-11 и Т-13, потому что они привычны и уже зашиты в 1С. Решение об их применении закрепляют либо в инструкции, либо отдельным приказом.

5. Порядок работы с документами

Описываются процедуры целиком, от инициирования до подшивки в дело. По каждой кадровой процедуре: приём, перевод, совмещение, отпуск, командировка, дисциплинарное взыскание, увольнение. Формат описания — последовательность шагов с указанием исполнителя и срока. Приём: заявление, ознакомление с ЛНА до подписания ТД, трудовой договор в двух экземплярах, приказ в трёхдневный срок со дня фактического начала работы, личная карточка, запись в трудовую книжку или сведения в ЕФС-1.

Отдельно прописывают регистрацию. Какие журналы ведутся, кто вносит записи, где хранятся журналы, как исправляют ошибочную запись. И порядок ознакомления работников с документами: под подпись на самом документе, в листе ознакомления или в журнале.

6. Хранение документов и номенклатура дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Утверждается на год, обычно в декабре на следующий год. Индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения со ссылкой на статью перечня Росархива, примечание.

Ключевые сроки по приказу № 236:

Оговорка про 50/75: документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Эту сноску забывают чаще всего, и в номенклатуре появляется единый срок 75 лет на всё подряд, что удлиняет хранение на четверть века без всякой необходимости.

В разделе также описывают формирование дел (что подшивается вместе, что раздельно), передачу в архив организации, порядок проведения экспертизы ценности и уничтожения документов с истёкшим сроком. Уничтожение оформляется актом, который подписывает экспертная комиссия.

7. Работа с персональными данными и доступ к документам

Кто имеет доступ к личным делам, как оформляется выдача документов работнику по ст. 62 ТК РФ (3 рабочих дня на выдачу копий), как отвечают на запросы третьих лиц, где хранятся оригиналы, как ведётся учёт выдачи. Если у компании есть отдельное положение о защите ПДн, раздел делают коротким, со ссылкой на него.

Приложения

Формы бланков, образцы заполнения приказов, шаблон номенклатуры дел, форма листа ознакомления, форма журнала регистрации, схема маршрута согласования. Приложения обычно занимают больше половины объёма документа, и это нормально: кадровику проще взять готовую форму, чем читать описание.

Образцы кадровых документов и ЛНА по теме

Как разработать и утвердить инструкцию по кадровому делопроизводству

Разработка занимает от 3 недель в компании до 100 человек и до 2 месяцев при численности от 500 человек с обособками. Основное время уходит не на написание текста, а на инвентаризацию: надо понять, какие документы реально ведутся и кем.

Как разработать инструкцию по КДП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проведите инвентаризацию кадровой документации: соберите полный перечень документов, которые ведутся сейчас, с указанием исполнителя, места хранения и фактического срока хранения.
2. Шаг 2. Сверьте перечень с приказом Росархива № 236 и обязательным составом ЛНА по ТК РФ. Выпишите пробелы: чего нет, что ведётся с нарушением формы, где сроки хранения занижены.
3. Шаг 3. Опишите кадровые процедуры как последовательность шагов: приём, перевод, отпуск, командировка, взыскание, увольнение. По каждому шагу зафиксируйте исполнителя и срок.
4. Шаг 4. Составьте текст инструкции по разделам и подготовьте приложения: бланки, образцы заполнения, форму номенклатуры дел, лист ознакомления.
5. Шаг 5. Согласуйте проект с юридической службой, бухгалтерией и руководителями подразделений, которые участвуют в кадровых процедурах.
6. Шаг 6. Учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке ст. 372 ТК РФ, если такой орган в компании есть.
7. Шаг 7. Утвердите инструкцию приказом руководителя, укажите дату введения в действие и ответственного за контроль исполнения.
8. Шаг 8. Ознакомьте под подпись работников, которых инструкция касается: кадровую службу, руководителей подразделений, секретариат. Ознакомление фиксируется в листе ознакомления или журнале.

Обновляют инструкцию при изменении законодательства, оргструктуры или при переходе на новую учётную систему. Практика подсказывает пересматривать документ раз в год, вместе с утверждением номенклатуры дел на следующий год: заодно видно, какие дела перестали заводиться, а какие появились.

Что добавить в инструкцию при переходе на КЭДО

С момента, когда компания вводит кадровый электронный документооборот, инструкция раздваивается. Появляется электронный контур, и его надо описать так же подробно, как бумажный. Обычно это делают двумя способами: либо отдельным разделом внутри инструкции, либо отдельным положением о КЭДО со ссылкой из инструкции. Второй вариант удобнее, потому что положение о КЭДО по ст. 22.2 ТК РФ и так придётся принять.

Что описывают дополнительно:

• перечень документов, которые переводятся в электронный вид, и перечень тех, что остаются на бумаге. Акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда в КЭДО не переводятся;
• виды электронной подписи по каждому типу документа. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор со стороны работодателя подписываются УКЭП. Работник по большинству документов вправе применять УНЭП или ПЭП, если такой порядок закреплён соглашением сторон;
• порядок получения согласия работника на взаимодействие через КЭДО и порядок уведомления о переходе;
• маршруты согласования и сроки на каждом этапе, поведение системы при просрочке (автозакрытие этапа или эскалация);
• порядок хранения электронных документов и выгрузки архива с файлами подписей для проверки ГИТ;
• порядок выдачи работнику документов, связанных с работой, в электронном виде.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Частая история: компания купила систему, раскатала на всю численность, а инструкцию по КДП не тронула. И получается, что регламент описывает бумажный процесс, которого уже нет. Мы в таких проектах сначала переписываем ЛНА, потом откатываем на пилотной группе, и только после этого идём в промку. Иначе на первой же проверке будет затык: инспектор смотрит регламент, а в системе всё иначе.»

Электронный формат меняет и раздел о хранении. Электронный документ хранится тот же срок, что и бумажный аналог, отдельных сокращённых сроков для КЭДО нет. Значит, система должна уметь отдавать документ вместе с сиг-файлом подписи через 20-30 лет после подписания, а подпись к тому моменту истечёт. Отсюда требование к разделу: описать порядок проставления меток времени и переподписания архива при смене криптоалгоритмов. Эту деталь пропускают почти все, кто пишет инструкцию своими силами. Мы в Азбуха закладываем пункт про ухаживание за подписью в положение сразу, на этапе проектирования электронного архива.

При настройке электронного контура полезно заранее свести воедино весь список того, что кадровая служба обязана предъявить при проверке: часть документов остаётся бумажной, часть выгружается из системы, и разделение лучше зафиксировать в инструкции. Подробный чек-лист кадровых документов для проверки ГИТ помогает не упустить позиции, которые инспектор запрашивает первым делом.

Ошибки при разработке инструкции и цена каждой

Ошибка 1. Скачали чужой шаблон и утвердили без правок. Так делают ради экономии времени: документ объёмный, писать долго. В итоге инструкция описывает процессы, которых в компании нет, и не описывает те, что есть. Цена: при проверке расхождение регламента с фактикой трактуется как нарушение порядка ведения кадрового учёта. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо и от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо, при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 руб. и дисквалификация должностного лица на срок от 1 года до 3 лет.

Ошибка 2. Не описали сроки хранения или взяли их из устаревшего перечня. Мотив простой: сроки кажутся технической деталью для архивариуса. Цена двойная. Если срок занижен и документ уничтожен раньше времени, компания не сможет подтвердить стаж работника при запросе из СФР. Если завышен, организация 75 лет держит документы, которые можно было хранить 50, и платит за архивные площади.

Ошибка 3. Инструкцию утвердили, но не ознакомили с ней исполнителей. Причина — формальное отношение: документ приняли для галочки перед проверкой. Цена: привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение порядка, с которым он не ознакомлен под подпись, нельзя. Регламент превращается в бумагу без правовых последствий.

Ошибка 4. Смешали приказы по личному составу и по основной деятельности в одну нумерацию. Делают, чтобы не заводить лишний журнал. Цена: у этих групп разные сроки хранения (50/75 лет против постоянного), и при передаче в архив дело придётся расшивать и переформировывать вручную. На массиве в несколько тысяч приказов это недели работы.

Ошибка 5. Не согласовали инструкцию с бухгалтерией. Кадровая служба пишет документ под себя. Цена: сроки передачи табелей, приказов на отпуск и записок-расчётов не стыкуются с графиком расчёта зарплаты, и каждый месяц повторяется одна и та же просрочка. За задержку выплаты работнику положена компенсация по ст. 236 ТК РФ, а причина при этом организационная.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самая частая грабля — инструкция написана под ту оргструктуру, которой уже нет. Компания за два года открыла три обособки, а в регламенте по-прежнему один отдел кадров в головном офисе. Смотришь такой документ и понимаешь: его писали один раз и убрали в шкаф. Пересматривать надо хотя бы раз в год, вместе с номенклатурой.»

Чтобы прикинуть возможную сумму санкций по конкретному составу нарушения, удобно пользоваться расчётом по ст. 5.27 КоАП: диапазоны там разные для должностных лиц, ИП и юрлиц, а для субъектов малого предпринимательства действует правило ст. 4.1.2 КоАП об уменьшении штрафа вдвое.

Стоимость автоматизации кадрового делопроизводства: тарифы 2026

Инструкция описывает порядок, а система его исполняет. Стоимость зависит от численности штата, набора подключаемых модулей и того, ведёт компания только КЭДО или весь HR-контур целиком.

Итоговая сумма складывается из численности, набора модулей и того, нужны ли компании on-premise размещение, УКЭП и интеграция с 1С:ЗУП или SAP. Разброс между тарифом «Лайт» на 70 человек и корпоративным контуром на 3 000 сотрудников измеряется не процентами, а порядками, поэтому считать имеет смысл по конкретной вводной: актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут сориентироваться по стоимости до начала проекта.

Вывод

Инструкция по кадровому делопроизводству нужна для того, чтобы кадровые документы создавались, регистрировались и хранились одинаково независимо от того, кто именно сидит в кадровой службе. Обязательной она не является, но собирает в один документ требования ТК РФ, 125-ФЗ, 152-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и приказа Росархива № 236, которые обязательны все. Семь разделов, приложения с бланками и номенклатура дел закрывают процедуру от инициирования документа до его уничтожения по акту.

Начинать разработку стоит не с текста, а с инвентаризации. Пока непонятно, какие документы реально ведутся и кто за них отвечает, любой шаблон останется декорацией. А после утверждения документ придётся поддерживать: пересматривать раз в год и синхронизировать с системой, в которой кадровая служба фактически работает.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли коммерческой организации иметь инструкцию по кадровому делопроизводству?

Прямой обязанности в ТК РФ нет, типовая форма для коммерческих компаний не утверждена. Организация принимает инструкцию по своему решению в порядке ст. 8 ТК РФ. При этом обязательными остаются требования к самим документам: срок оформления приказа о приёме — 3 рабочих дня по ст. 68 ТК РФ, сроки хранения по приказу Росархива № 236, порядок обработки персональных данных по 152-ФЗ. Инструкция просто собирает эти требования в один регламент.

Чем инструкция по КДП отличается от положения об отделе кадров?

Положение об отделе кадров описывает подразделение: задачи, функции, структуру, права руководителя, взаимодействие с другими отделами. Инструкция по КДП описывает документы и процедуры независимо от того, какое подразделение их выполняет. В компании без выделенной кадровой службы положения об отделе может не быть вообще, а инструкция всё равно нужна, потому что документы кто-то ведёт.

Что означает срок хранения 50/75 лет?

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Законченные после этой даты — 50 лет. Правило закреплено примечанием к перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и статьёй 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ. К приказам по личному составу применяется статья 434 перечня.

Обязателен ли ГОСТ Р 7.0.97-2016 для оформления кадровых документов?

Национальные стандарты применяются добровольно. Но если организация сослалась на ГОСТ в своей инструкции или в приказе об утверждении бланков, требования стандарта становятся для неё обязательными, и проверяющий сверяет реквизиты именно с ним. Стандарт действует с 1 июля 2018 года и заменил ГОСТ Р 6.30-2003: он описывает состав реквизитов, схемы их расположения и образцы бланков.

Какие кадровые документы нельзя перевести в электронный вид?

Вне КЭДО остаются акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и трудовая книжка на бумажном носителе. Исключения установлены статьёй 22.1 ТК РФ. В инструкции их выделяют отдельным перечнем, чтобы кадровик не отправил такой документ на электронное подписание.

Кто отвечает за нарушение инструкции по кадровому делопроизводству?

Внутри компании — работник, ознакомленный с инструкцией под подпись, в порядке дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ. Перед государством отвечает работодатель: по ч. 1 ст. 5.27 КоАП штраф на юридическое лицо составляет от 30 000 до 50 000 руб., на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 руб., при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 руб. и дисквалификация должностного лица на срок от 1 до 3 лет. Для субъектов малого предпринимательства действует ст. 4.1.2 КоАП, штраф уменьшается вдвое.