Должностная инструкция кадровика — локальный документ, который описывает квалификационные требования, трудовые функции, права и ответственность сотрудника, ведущего кадровое делопроизводство. Документ закрывает простую задачу: зафиксировать, за что конкретно отвечает специалист по кадрам, чтобы потом не выяснять это в споре или на проверке. Ниже разберём, что писать в каждом разделе, чем отличается специалист по кадрам от инспектора, какие требования к образованию диктует профстандарт 109н и ЕКС, и приведём готовый образец под российские реалии 2026 года.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что регулирует должностную инструкцию кадровика
Трудовой кодекс саму должностную инструкцию не упоминает вообще. Нет в нём ни определения, ни порядка составления, ни требования прикладывать её к трудовому договору. Это не пробел, а конструкция: законодатель отдал документ на откуп работодателю. Опираться приходится на смежные нормы. Статья 8 ТК РФ — про локальные нормативные акты, статья 57 ТК РФ — про трудовую функцию, которую инструкция и расшифровывает.
База квалификационных требований лежит в двух источниках. Первый — Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Там есть привычные названия: специалист по кадрам, инспектор по кадрам, начальник отдела кадров. Второй — профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», утверждённый приказом Минтруда России от 09.03.2022 № 109н. Он действует с 1 сентября 2022 года и рассчитан до 1 сентября 2028 года, заменив прежний стандарт 2015 года (№ 691н). Регистрационный номер стандарта — 559.
Для частных компаний и ЕКС, и профстандарт носят рекомендательный характер. Это прямо следует из части 2 статьи 195.3 ТК РФ: обязательными квалификационные требования становятся, только если они установлены законом или другим нормативным актом. Для кадровиков таких ограничений нет. То есть применять профстандарт никто не заставляет, но взять его за основу формулировок удобно — готовые трудовые функции экономят время на разработке.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый затык — название должности в инструкции не совпадает со штатным расписанием. По одному документу человек «специалист по кадрам», по другому «менеджер по персоналу». Это потом всплывает при первом же споре. Сначала фиксируем должность в штатке, потом пишем под неё инструкцию, а не наоборот.»
Обязательна ли должностная инструкция кадровика
Нет. Для обычной коммерческой организации составлять должностную инструкцию необязательно, и ответственности за её отсутствие не предусмотрено. Это позиция Роструда (письмо от 09.08.2007 № 3042-6-0) и Минтруда (письмо от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817). Штраф за то, что инструкции нет, выписать нельзя — такого состава нарушения просто не существует.
Исключение — государственные органы, где аналог инструкции (должностной регламент) обязателен в силу статьи 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Отдельные требования к наличию инструкции есть и для узких категорий, например для работников частных охранных организаций (часть 2 статьи 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1). Кадровика это, как правило, не касается.
И всё же документ стоит делать. Сам Роструд в том же письме называет инструкцию неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Без неё работодатель не сможет обоснованно отказать кандидату по деловым качествам, не докажет, что работник не справился с обязанностями, и провалит дисциплинарное взыскание — наказывать не за что, обязанности нигде не закреплены. Подробное разъяснение о роли инструкции есть и на ресурсе Роструда в разделе советов работнику и работодателю. В практике Азбуха мы видим, что компании вспоминают про инструкцию ровно в тот момент, когда уже идёт трудовой спор и поздно что-то менять задним числом.
Структура должностной инструкции специалиста по кадрам
Закон не диктует, что должно быть в каждом разделе. Сложилась практика из четырёх базовых блоков: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность. К ним обычно добавляют требования к квалификации и показатели эффективности — так документ получается рабочим, а не формальной отпиской. Разберём содержание каждого раздела применительно к кадровику.
1. Общие положения
Здесь — наименование должности строго по штатному расписанию, к какой категории относится работник (специалисты), кому подчиняется (начальнику отдела кадров или напрямую руководителю — в небольших компаниях это часто гендир), порядок назначения и освобождения от должности, кто замещает на время отсутствия. Сюда же — перечень нормативных актов, которыми кадровик руководствуется: ТК РФ, 152-ФЗ о персональных данных, локальные акты компании.
2. Требования к квалификации
Уровень образования и стаж. По ЕКС для специалиста по кадрам — высшее профессиональное образование без требований к стажу. Для инспектора по кадрам планка ниже: среднее профессиональное без требований к стажу. Профстандарт 109н формулировки смягчил, об этом отдельно ниже. В этом же разделе — что кадровик должен знать: трудовое законодательство, порядок оформления, ведения и хранения кадровой документации, правила работы с персональными данными, основы делопроизводства.
3. Должностные обязанности
Ядро инструкции. Для специалиста по кадровому делопроизводству в него входят: оформление приёма, перевода, увольнения (приказы по личному составу), ведение трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, формирование и ведение личных дел, оформление и учёт отпусков, составление графика отпусков, ведение табельного учёта, подготовка кадровой отчётности, выдача справок, работа с воинским учётом, если он на кадровике. Перечень берётся из обобщённой трудовой функции «А» профстандарта и адаптируется под конкретную компанию.
4. Права
Право запрашивать у подразделений документы и сведения, нужные для кадрового учёта. Право вносить руководству предложения по улучшению работы с персоналом. Право на доступ к персональным данным работников в объёме, необходимом для выполнения функций. Право на условия для исполнения обязанностей — рабочее место, программное обеспечение, доступ к учётной системе.
5. Ответственность
За неисполнение обязанностей — в пределах трудового законодательства. За разглашение персональных данных — вплоть до уголовной по статье 137 УК РФ, тут формулировка должна быть жёсткой, потому что кадровик работает с чувствительной информацией постоянно. За причинение материального ущерба — в пределах, установленных ТК РФ и ГК РФ. Раздел не должен превращаться в список кар: его задача — обозначить границы, а не запугать.
6. Показатели эффективности
Необязательный, но полезный блок: сроки оформления документов, отсутствие замечаний при проверках, корректность ведения трудовых книжек. Помогает потом оценивать работу по понятным критериям, а не по ощущениям.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«В разделе об ответственности любят писать «несёт ответственность за всё». Это пустая строчка. Если кадровик отвечает за сохранность трудовых книжек — так и пишем, с привязкой к конкретному ЛНА. Размытые формулировки в суде не работают, проверено не на одной первичке.»
Образцы кадровых документов для работы специалиста по кадрам
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец должностной инструкции | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Приказ о переводе на другую работу (Т-5) | Скачать |
| Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12 / Т-13) | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Положение об обработке и защите персональных данных | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Анкета кандидата при приёме на работу | Скачать |
Квалификационные требования: что писать в инструкции по профстандарту 109н
Профстандарт 109н собрал все кадровые роли в один документ — от рядового кадровика до директора по персоналу. Восемь обобщённых трудовых функций, привязанных к уровням квалификации 5, 6 и 7 (всего уровней девять, они заданы приказом Минтруда от 12.04.2013 № 148н). Для классического кадровика, который ведёт делопроизводство, актуальна функция «А. Документационное обеспечение работы с персоналом».
По этой функции профстандарт устанавливает шестой уровень квалификации. Требования к образованию стали либеральнее, чем были в ЕКС: достаточно среднего профессионального образования по программе подготовки специалистов среднего звена либо высшего по программе бакалавриата. Раньше справочник требовал именно высшее. Возможные наименования должности по стандарту — специалист по кадровому делопроизводству, специалист по документационному обеспечению персонала, специалист по персоналу.
Если кадровик помимо документов занимается ещё и подбором, оценкой, развитием персонала, то речь идёт уже о нескольких трудовых функциях (B, C, D), и планка по образованию поднимается до высшего, как минимум бакалавриата. Седьмой уровень с требованием магистратуры или специалитета — это операционное и стратегическое управление, то есть начальник отдела кадров и выше.
Важный нюанс: даже если компания добровольно решила применять профстандарт и закрепила это приказом, уволить кадровика за несоответствие квалификационным требованиям нельзя. Такого основания в ТК РФ нет, на что прямо указывает Минтруд. Можно изменить наименование должности без смены трудовой функции, внеся правку только в штатное расписание. В сервисе Азбуха при настройке кадровых процессов мы всегда сверяем формулировки должностей с классификаторами ОКПДТР и ОКЗ — иначе разночтения вылезают в отчётности.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству и трудовому праву:
«Профстандарт — это шпаргалка, а не приговор. Берёте готовые трудовые действия из функции «А», вычёркиваете то, чего у вас в компании нет, дописываете своё. Не надо тащить в инструкцию весь стандарт скопом — получится документ, по которому кадровик должен уметь всё на свете, а спросить нельзя ни за что конкретное.»
Типичные ошибки при составлении должностной инструкции кадровика
Ошибки в инструкции редко видны сразу. Они срабатывают позже — на проверке, в суде, при увольнении проблемного сотрудника. Разберу четыре самые частые.
Ошибка 1. Скачать чужой шаблон и не адаптировать. Делают ради скорости: зачем писать, если в интернете лежит готовая бумажечка. Цена ошибки — инструкция описывает обязанности, которых у вашего кадровика нет, и не описывает те, что есть. В споре работник законно говорит: этого в моих обязанностях не было. Дисциплинарное взыскание разваливается, восстановление через суд плюс компенсация вынужденного прогула — это уже сотни тысяч рублей.
Ошибка 2. Несовпадение названия должности со штатным расписанием. Мотив тот же — невнимательность, документы готовят разные люди. Цена ошибки — формальное основание оспорить любые кадровые решения по этому работнику, плюс путаница в отчётности и при назначении выплат.
Ошибка 3. Две инструкции на одну должность. Иногда под одного человека делают два описания обязанностей — так удобнее раскидать функции. Роструд против: если работник занимает одну должность, инструкция должна быть одна. Цена ошибки — противоречие между документами, которым воспользуется любая заинтересованная сторона.
Ошибка 4. Забыть ознакомить под подпись. Инструкция написана, лежит в папке, но работник её в глаза не видел. Цена ошибки — документ не действует. Нельзя требовать исполнения того, с чем человек не ознакомлен. Ознакомление под подпись — обязательный финальный шаг, иначе вся работа впустую.
Когда кадровых документов становится много, а сотрудники разбросаны по объектам и регионам, ознакомление под подпись превращается в бумажную волокиту: распечатать, отдать, собрать, дождаться. Перевод инструкций и приказов в электронный вид с подписанием через КЭДО снимает этот затык — факт ознакомления фиксируется автоматически, с датой и подписью. Специалисты Азбуха настраивают такой процесс под структуру компании.
Стоимость автоматизации кадрового документооборота в 2026 году
Должностная инструкция — один из десятков документов, которые ведёт кадровик. Когда штат растёт, ручное оформление и хранение упираются в потолок, и компании переводят кадровый учёт в электронный вид. Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбуха.КЭДО «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | до 70 человек |
| Азбуха.КЭДО «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбуха.КЭДО «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | от 500 человек |
| Азбуха.HCM «Старт» | от 8 900 ₽/мес. | от 50 человек |
| Азбуха.HCM «Бизнес» | от 24 900 ₽/мес. | от 100 человек |
| Азбуха.HCM «Enterprise» | индивидуально | от 500 человек |
Минимальная сумма договора по тарифу «Лайт» — 34 300 ₽ в год за 70 сотрудников, пробный период по КЭДО — 30 дней. На итоговую сумму влияют численность штата, нужна ли нетиповая интеграция с 1С:ЗУП или SAP и расширенная настройка процессов. Сориентироваться по полному набору модулей помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха, где собраны и отдельные блоки, и комплексные пакеты.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Считать надо не только подписку. Расширенная настройка бизнес-процессов — от 50 000 ₽, нетиповая доработка под 1С:ЗУП — от 30 000 ₽. Это не скрытые денюжки, это нормальная статья бюджета, просто её надо закладывать заранее, а не вспоминать в середине внедрения.»
Как составить должностную инструкцию кадровика: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Зафиксируйте должность в штатном расписании. Название в инструкции должно совпадать с ним буква в букву.
- Шаг 2. Откройте профстандарт 109н (функция «А») и квалификационную характеристику из ЕКС. Выпишите релевантные трудовые действия и требования к квалификации.
- Шаг 3. Соберите документ из шести разделов: общие положения, требования к квалификации, обязанности, права, ответственность, показатели эффективности. Уберите лишнее, допишите специфику компании.
- Шаг 4. Решите форму: приложение к трудовому договору (действует для одного работника) или самостоятельный ЛНА с приказом об утверждении (действует для всех на этой должности).
- Шаг 5. Издайте приказ об утверждении и ознакомьте работника под подпись, выдав ему экземпляр. Без подписи об ознакомлении инструкция не работает.
Заключение
Должностная инструкция кадровика — необязательный по закону, но практически незаменимый документ. Он защищает работодателя в спорах, задаёт границы ответственности и упорядочивает работу отдела кадров. Главное — писать под конкретную должность из штатного расписания, опираться на профстандарт 109н и ЕКС как на основу формулировок, не тащить чужие шаблоны вслепую и обязательно знакомить работника под подпись. Когда документов много, имеет смысл переводить их в электронный вид: это снимает рутину ознакомлений и хранения.
Часто задаваемые вопросы
Чем специалист по кадрам отличается от инспектора по кадрам?
Можно ли уволить кадровика, если он не соответствует профстандарту?
Должностная инструкция — это локальный нормативный акт?
Какой уровень квалификации по профстандарту нужен кадровику?
Кто разрабатывает и подписывает должностную инструкцию?
Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника?
Нужно ли составлять инструкцию на вакантную должность?
Что включить в раздел об ответственности кадровика за персональные данные?
Можно ли ознакомить кадровика с инструкцией электронно?
Чем профстандарт 109н отличается от прежнего стандарта 2015 года?
Грозит ли штраф за отсутствие должностной инструкции?
Должностная инструкция — только верхушка кадрового документооборота. За ней идут приказы по личному составу, согласия на обработку персональных данных, графики отпусков, табели, ЛНА — и всё это нужно вовремя оформлять, подписывать и хранить. Когда штат переваливает за сотню, ручной процесс начинает буксовать, а ознакомления под подпись превращаются в бесконечную беготню с бумагами.
Сервис Азбуха помогает выстроить кадровые процессы и перевести их в электронный вид. Мы настраиваем КЭДО под структуру компании, подключаем подписание через УНЭП, УКЭП и ПЭП, делаем интеграцию с 1С:ЗУП и сводим документооборот в одно окно. Все модули входят в Реестр отечественного ПО и соответствуют требованиям 152-ФЗ о персональных данных.
Начать можно с бесплатного пробного периода по КЭДО — 30 дней с полным функционалом, без обязательств. За это время видно, сколько времени кадровик высвобождает на содержательную работу вместо рутины.
