Увольнение через КЭДО проходит по обычным правилам главы 13 Трудового кодекса, но комплект документов разделяется на две части: заявление, уведомления и расчётный листок живут в системе, а приказ об увольнении и трудовая книжка остаются на бумаге. Смешанный комплект здесь штатный режим работы кадровой службы. Ниже разобрано, какой подписью работник подписывает заявление и его отзыв, что кадровая служба выдаёт в последний рабочий день, в какой срок уходит отчётность в СФР и что показать инспектору ГИТ, когда половина дела лежит на сервере.
Какие документы при увольнении можно вести в КЭДО, а какие нельзя
Закрытый перечень ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ содержит четыре позиции, которые в электронный вид не переводятся ни при каких настройках системы: трудовая книжка и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Две из четырёх позиций напрямую относятся к процедуре расставания. Значит, любое увольнение в компании с КЭДО по определению получается смешанным.
Всё остальное электронного оборота не боится. Заявление работника об увольнении по собственному желанию оформляется в системе — образец заявления о расторжении трудового договора по инициативе работника удобно взять за основу шаблона в конструкторе: формулировка основания и дата последнего рабочего дня должны совпасть с тем, что потом уйдёт в приказ и в отчётность. А сам приказ печатается по унифицированной форме, и форма Т-8 из шаблонов кадровой службы никуда не уходит, даже если вся остальная кадровая работа переехала в личные кабинеты.
В практике Азбуха мы настраиваем маршрут увольнения так, чтобы система сама разводила комплект на два потока: электронные документы уходят работнику в кабинет, бумажные попадают в задачу кадровику на печать с датой, привязанной к последнему рабочему дню. Иначе кадровик держит эту раскладку в голове, а в день увольнения выясняется, что приказ не распечатали.
⚠️ Внимание: Электронная подпись на документе из закрытого перечня ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ юридической силы не даёт. Приказ об увольнении, оформленный только в системе, в трудовом споре суд не примет, и восстанавливать комплект придётся задним числом.
Заявление об увольнении и его отзыв: сроки и вид подписи
Работник расторгает трудовой договор по своей инициативе, предупредив работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен Кодексом или другим федеральным законом. Течение срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления — ст. 80 ТК РФ. В электронном контуре дата получения фиксируется системой автоматически, и это удобнее бумаги: спорить о том, когда заявление легло на стол, не приходится, в журнале стоит дата, время и отметка о подписании.
Вид подписи здесь жёсткий. Заявление работника об увольнении и его отзыв входят в закрытый перечень ст. 22.3 ТК РФ вместе с трудовым договором, договором о материальной ответственности и согласием на перевод. По этим документам работник подписывает УКЭП либо УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. ПЭП недопустима: ни одноразка по СМС, ни логин с паролем в кабинете тут не работают. Осторожнее и с УНЭП собственной информационной системы — она равнозначна бумаге только по соглашению участников электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ) и в перечне ст. 22.3 не применяется.
Отзыв заявления — отдельная процедура с тем же требованием к подписи. До истечения срока предупреждения работник вправе в любое время отозвать своё заявление, и увольнение не производится, если на его место не приглашён в письменной форме другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора. Технически это значит, что в системе должен существовать отдельный тип документа «отзыв заявления об увольнении» с маршрутом на усиленную подпись. Если такого типа нет, работник напишет отзыв на бумаге, и весь смысл электронного контура на этом эпизоде теряется.
Юлия К, эксперт по трудовому праву: «Отзыв заявления в систему заводят редко. Заявление на увольнение настроили, а обратный ход — нет. Потом работник в последний день приносит бумажку, кадровик её принимает, и получается, что часть переписки по одному и тому же эпизоду лежит в системе, а часть в папке. Разбирать это в суде отдельное удовольствие. Заводите оба типа документа сразу, на одном маршруте.»
Образцы документов для увольнения в электронном контуре
Эти файлы закрывают то, что регламентирует процедуру и подтверждает расчёт: без положения о КЭДО инспектор не увидит, какие документы вы вообще перевели в электронный вид, а без соглашения о подписи нечем обосновать применение ПЭП по тем документам, где она допустима.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение о применении ПЭП и НЭП | Скачать |
| Записка-расчёт при прекращении трудового договора (Т-60) | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
Положение и соглашение достаточно один раз привести в соответствие с реальными маршрутами системы, а записку-расчёт и заявление об отказе кадровик использует по каждому конкретному эпизоду.
Приказ об увольнении: бумага, ознакомление под роспись и копия
Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя, и работник знакомится с приказом под роспись. По требованию работника работодатель выдаёт заверенную копию приказа. Если ознакомить работника невозможно или он отказывается расписаться, на приказе делается соответствующая запись — ст. 84.1 ТК РФ. Поскольку сам приказ в электронный вид не переводится, вопрос «какой подписью работник подписывает приказ об увольнении» не встаёт вообще: подпись собственноручная, ручкой, на распечатанном листе.
Отсюда следует практическое ограничение, которое ломает красивую схему «уволили полностью удалённо». Ознакомление под роспись требует либо физического присутствия работника, либо отправки приказа почтой с последующим возвратом подписанного экземпляра, либо записи об отказе или невозможности ознакомления. Дистанционный работник в другом городе физически расписаться в последний рабочий день не может, и кадровая служба делает на приказе отметку о невозможности ознакомления, а копию направляет по почте. Логику в этом сочетании норм искать бессмысленно, её нужно просто отработать в регламенте.
📌 Факт: Днём прекращения трудового договора во всех случаях считается последний день работы работника, кроме случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. От этой даты отсчитываются и выдача документов, и окончательный расчёт.
Что кадровая служба выдаёт работнику в последний рабочий день
Комплект собирается из нескольких норм сразу, и удобнее держать его перед глазами таблицей, чем восстанавливать по памяти.
| Что выдать | Норма | Срок | Форма |
|---|---|---|---|
| Трудовая книжка (если работник её сохранил) | ст. 84.1 ТК РФ | День прекращения договора | Только бумага |
| Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | ст. 66.1, 84.1 ТК РФ | День прекращения договора | Бумага с заверением либо электронный документ с УКЭП |
| Заверенная копия приказа об увольнении | ст. 84.1 ТК РФ | По требованию работника | Только бумага |
| Другие документы, связанные с работой | ст. 62 ТК РФ | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления | Бумага с заверением, безвозмездно |
| Копии электронных кадровых документов из системы | ст. 22.3 ТК РФ | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления | Бумага либо электронная форма, безвозмездно |
| Окончательный расчёт | ст. 140 ТК РФ | День увольнения | Выплата |
Ст. 62 и ст. 22.3 регулируют разные вещи: первая говорит про копии документов, связанных с работой, вторая — про документы, по которым у вас ведётся электронный документооборот, и допускает выдачу в электронной форме. Заявление работника на выдачу лучше принимать в системе до закрытия учётки, иначе бывший сотрудник останется без канала подачи.
Как оформить увольнение работника, подключённого к КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите заявление в системе и проверьте вид подписи. Заявление должно быть подписано УКЭП или УНЭП работника, ПЭП по этому документу не подходит. Зафиксируйте дату получения: срок предупреждения начинает течь со следующего дня.
- Шаг 2. Согласуйте дату последнего рабочего дня с руководителем подразделения через маршрут согласования и проверьте, не поступил ли отзыв заявления до истечения срока предупреждения.
- Шаг 3. Сформируйте приказ по форме Т-8 на бумаге, распечатайте, подпишите у уполномоченного лица и ознакомьте работника под роспись. При невозможности ознакомления сделайте на приказе соответствующую запись.
- Шаг 4. Подготовьте записку-расчёт, начислите окончательный расчёт и выплатите все причитающиеся суммы в день увольнения.
- Шаг 5. Выдайте трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а также документы, которые работник запросил письменно.
- Шаг 6. Сдайте подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
- Шаг 7. Выгрузите работнику архив его электронных документов вместе с файлами подписей, зафиксируйте передачу и только после этого закрывайте доступ к системе.
Сведения о трудовой деятельности и отчётность в СФР
Сведения о трудовой деятельности работник получает от последнего работодателя либо на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. При увольнении сведения выдаются в день прекращения трудового договора, во время работы — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Формы СТД-Р и СТД-СФР утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н, там же опубликован порядок заполнения — карточку приказа полезно держать в закладках, потому что порядок заполнения меняется чаще самой формы.
Тонкость, которая сбивает: СТД-Р — это выдача работнику, и электронный вариант с УКЭП здесь разрешён прямо законом. А вот сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде, входят в закрытый перечень ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ и в контур КЭДО не переводятся. Противоречия нет: закон запрещает вести их как кадровый документ в вашей системе, но не запрещает выдать работнику электронный экземпляр СТД-Р, подписанный квалифицированной подписью работодателя.
Отчётность идёт своим чередом. Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием об увольнении подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о расторжении трудового договора. Форма и порядок заполнения на текущий момент установлены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, электронный формат — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Заполняются титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1, остальные листы не нужны.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству: «Срок по ЕФС-1 привязан не к последнему рабочему дню, а ко дню издания приказа. Кадровики, которые печатают приказ заранее, а увольняют через неделю, регулярно наступают на эти грабли. Издали приказ в понедельник — отчитайтесь во вторник, независимо от того, когда человек фактически уйдёт.»
Расчёт при увольнении и расчётный листок в системе
При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения. Если работник в день увольнения не работал, суммы выплачиваются не позднее следующего дня после того, как уволенный предъявил требование о расчёте. При споре о размерах работодатель обязан в тот же срок выплатить неоспариваемую часть — ст. 140 ТК РФ.
Расчётный листок в закрытый перечень исключений не входит, его спокойно формируют и направляют в системе. Записка-расчёт по форме Т-60 — внутренний документ, работнику она не выдаётся, но именно она связывает кадровую часть с бухгалтерской: количество неиспользованных дней отпуска, компенсация, удержания. На проектах Азбуха мы связываем модуль КЭДО с зупом так, чтобы записка-расчёт формировалась из кадрового события автоматически, а расчётный листок падал работнику в кабинет до закрытия учётки. Иначе бывший сотрудник узнаёт состав выплат из выписки банка, а потом приходит выяснять.
💡 Лайфхак: Расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Удержать их из окончательного расчёта при увольнении нельзя: перечень оснований для удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый.
Закрытие доступа к системе и сохранность копий у работника
Обязанность архивного хранения электронных кадровых документов остаётся на работодателе (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ), сроки определяются по приказу Росархива № 77. Увольнение работника эту обязанность не снимает и не сокращает: документы уволенного хранятся столько же, сколько документы действующего сотрудника. Учётка при этом закрывается по требованиям информационной безопасности: доступ к корпоративной системе привязан к действующему трудовому договору.
Работнику при расставании передаётся полный комплект: сами файлы документов, файлы подписей и метки времени. Плашка подписи на PDF — только визуализация, юридическую силу даёт сиг-файл рядом с документом. Если выгрузить одни PDF со штампиками, через год бывший сотрудник не докажет ни авторство, ни целостность. Наши специалисты закладывают выгрузку архива отдельным шагом маршрута увольнения, с фиксацией факта передачи, чтобы потом не восстанавливать переписку по почте.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту: «Уволенный приходит через полгода за справкой, а учётку закрыли в день увольнения, и человек остался без доступа к собственным подписанным документам. Формально работодатель прав, он всё хранит. По-человечески — лучше отдать архив на флешку в последний рабочий день, под подпись в акте передачи. Три минуты работы, и вопрос закрыт навсегда.»
Увольнение дистанционного работника и работника, отказавшегося от КЭДО
Для дистанционного работника действует свой режим. Ст. 312.3 ТК РФ при заключении, изменении и расторжении трудового договора и допсоглашений требует УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника, в остальных случаях допускает иной вид подписи или иной способ, предусмотренный ЛНА, коллективным либо трудовым договором, который позволяет зафиксировать факт получения документа. Стороны фиксируют выбранный вид подписи в трудовом договоре или допнике, и каждая сторона обязана направлять подтверждение получения документа в установленный срок. Требования ст. 22.3 к подписи работодателя это не отменяет.
Ограничение остаётся прежним: приказ об увольнении бумажный, и удалёнщику его отправляют почтой. По требованию работника работодатель направляет оформленный на бумаге экземпляр документа заказным письмом с уведомлением — механика ст. 312.2 ТК РФ, которую кадровая служба использует и при расставании. Квитанции и уведомления о вручении складываются в дело: они и есть доказательство того, что работодатель свою часть выполнил.
Отказавшийся от КЭДО работник увольняется целиком по-старому. Отказ от электронного документооборота не входит в перечень оснований увольнения по ст. 81 ТК РФ, уволить за него нельзя, и это первое, что стоит объяснить руководителю, который приносит такую идею. Заявление такой работник пишет на бумаге, знакомится с документами под роспись, а всё, что для остальных формируется в системе, для него дублируется в печатном виде. В практике Азбуха на проектах с линейным персоналом доля отказников редко превышает несколько процентов, но регламент бумажного трека держат в актуальном состоянии всегда: в регионах до 10-15 % работников пользуются кнопочными телефонами, и электронный контур им попросту негде открыть.
ℹ️ Полезно знать: Согласие на ведение КЭДО не требуется от лиц, принятых на работу после 31.12.2021, у которых по состоянию на эту дату отсутствовал трудовой стаж. Такой работник увольняется через систему без отдельного сбора согласия, но перечень бумажных исключений на него распространяется так же.
Что показать инспектору ГИТ по смешанному комплекту
Проверка по увольнению почти всегда начинается с приказа, а приказ у вас на бумаге. Дальше инспектор идёт по цепочке и спрашивает основание — заявление работника. Оно в системе, и здесь кадровая служба должна уметь показать три вещи: сам файл документа, файл подписи с сертификатом и результат проверки этой подписи.
Практический порядок такой. Кадровик готовит по эпизоду дело из двух частей. Бумажная: приказ по форме Т-8 с росписью работника или с записью о невозможности ознакомления, трудовая книжка с записью либо экземпляр СТД-Р, заверенные копии выданных документов, квитанции об отправке для удалёнщика. Электронная: выгрузка из системы с заявлением, отзывом заявления при его наличии, расчётным листком, файлами подписей и штампами времени, плюс журнал системы с датами и временем действий. Отдельно кладётся положение о ведении КЭДО и согласие конкретного работника на переход: без них инспектор не поймёт, на каком основании часть документов вообще электронная.
Проверить УНЭП и УКЭП можно бесплатно на портале Госуслуг, ПЭП криптографически не проверяется вообще — её подтверждают только логи информационной системы. Поэтому по документам из закрытого перечня ст. 22.3 наличие усиленной подписи работника проверяется в первую очередь, и это как раз эпизод, где выясняется, что заявление об увольнении подписали одноразкой. Санкция по ст. 5.27 КоАП РФ для организации — от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб., должностные лица и ИП платят от 1 000 до 5 000 руб., повторно от 10 000 до 20 000 руб. либо получают дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.
Юлия К, консультант по кадровым процессам: «Инспектор не обязан разбираться в интерфейсе вашей системы. Показывать надо выгрузку: папка на эпизод, внутри документы, сиги, штампы времени и распечатка журнала. Кто это подготовил заранее, проходит проверку за час. Кто начинает шариться по окнам при инспекторе, теряет день и получает лишние вопросы.»
Стоимость КЭДО для оформления увольнений
Цена зависит от численности штата и набора модулей: тарифы КЭДО считаются за сотрудника в год, поэтому расходы на увольнения отдельной строкой не выделяются, они входят в общую подписку. На выпуск подписей для работников бюджет закладывать не обязательно: УНЭП через Госключ бесплатна, коммерческая УНЭП информационной системы обходится порядка 500 руб. в год на сотрудника, УКЭП аккредитованного УЦ — от 2 000 до 5 000 руб. в год.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО Лайт | 490 руб. за сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО Стандарт | 390 руб. за сотрудника в год | От 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО Корпоративный | от 290 руб. за сотрудника в год | От 500 человек, УКЭП и on-premise |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб. за сотрудника в год | Пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | От 50 сотрудников, подбор, КЭДО и адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 руб. в месяц | От 100 сотрудников, плюс обучение и опросы |
На итоговую сумму влияют численность, число юрлиц, глубина интеграции с зупом и потребность в размещении на собственных серверах. Сориентироваться по конкретной конфигурации помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха, там же указаны условия пробного периода.
Выводы
Расставание в электронном контуре упирается в одно ограничение: приказ об увольнении и трудовая книжка остаются бумажными по прямому запрету ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, поэтому комплект всегда получается смешанным. Заявление работника и его отзыв требуют усиленной подписи, простой тут недостаточно. Сроки при этом никуда не деваются: две недели предупреждения, документы и расчёт в последний рабочий день, отчётность в СФР на следующий рабочий день после издания приказа.
Сервис Азбуха настраивает маршрут увольнения с разделением на электронный и бумажный поток, связывает кадровое событие с расчётом и готовит выгрузку архива с файлами подписей — именно тот комплект, который потом показывают инспектору без лишней подготовки.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли уволить работника по соглашению сторон полностью в электронном виде?
Соглашение о расторжении трудового договора относится к соглашениям об изменении и расторжении договора, поэтому работодатель подписывает его УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Само соглашение оформляется в системе без ограничений. Но приказ об увольнении, который издаётся на основании соглашения, всё равно остаётся бумажным: перечень ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ не делает исключений в зависимости от основания расторжения.
Что делать, если сертификат работника истёк за день до увольнения?
Заявление, подписанное действующим на момент подписания сертификатом, силы не теряет: значение имеет дата подписания, зафиксированная штампом доверенного времени. Для новых документов работник перевыпускает УНЭП в Госключе, это занимает 1-2 минуты при подтверждённой учётной записи ЕСИА и российском номере телефона. Сертификат Госключа выдаётся на 12 месяцев, напоминания приходят за 30, 14 и 7 дней до окончания.
Обязан ли работодатель выдавать СТД-Р тем, кто сохранил бумажную трудовую книжку?
Работникам, за которыми ведётся бумажная трудовая книжка, в день увольнения выдаётся сама книжка. СТД-Р по форме приказа Минтруда № 713н выдаётся тем, кто перешёл на электронные сведения о трудовой деятельности. При этом любой работник вправе по письменному заявлению получить справку о периоде работы как документ, связанный с работой, в срок не позднее трёх рабочих дней по ст. 62 ТК РФ.
Как быть, если работник отозвал заявление, а замена уже приглашена?
Отзыв не срабатывает, если на место работника в письменной форме приглашён другой работник, которому по Кодексу и иным федеральным законам нельзя отказать в заключении трудового договора — это прямая оговорка ст. 80 ТК РФ. Ключевое слово здесь письменная форма: устная договорённость с кандидатом такого эффекта не даёт. Приглашение с датой и подписью нужно сохранить, иначе увольнение при поступившем отзыве окажется незаконным.
Нужно ли собирать с увольняющегося отдельный отказ от КЭДО, если он уходит в бумажный формат?
Нет. Возможность отозвать согласие на ведение КЭДО закон напрямую не предусматривает, и переводить увольняющегося обратно на бумагу целиком не требуется. Работник вправе запросить бумажную копию любого подписанного электронно документа, срок выдачи — 3 рабочих дня. Заявление об отказе от перехода на КЭДО применяется на входе в электронный контур, при увольнении оно уже не нужно.
Что происходит с электронными документами уволенного при смене вендора КЭДО?
Обязанность хранения ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ закрепляет за работодателем, поставщик системы её не принимает, сроки определяются по приказу Росархива № 77. При переходе на другую платформу архив выгружается в полном составе: файлы документов, файлы подписей с сертификатами и штампы времени TSP. Выгружать одни PDF без сиг-файлов бессмысленно, проверить такую подпись потом не получится.
Можно ли подписать пакет документов на увольнение одним действием?
В Госключе пакет подписывается скопом, до 50 файлов форматов pdf и xml за одно подписание, окно на подписание — 24 часа. Формат .mxl приложение не поддерживает. Ограничение по видам подписи это не отменяет: если в пакете лежит заявление об увольнении, подпись должна быть усиленной, и класть в тот же пакет документы, где допустима ПЭП, смысла нет.