Воинский учёт через КЭДО: какие документы можно вести

Воинский учёт через КЭДО закрывает только часть работы кадровика: система электронного документооборота ведёт внутренние приказы и распоряжения работодателя, а сведения о работниках уходят в военный комиссариат по своим правилам и в свои сроки. Граница между двумя контурами проходит не там, где её обычно рисуют на внедрении. Ниже разбор: какие документы воинского учёта реально уходят в электронный вид, какой подписью их подписывают, где остаётся бумага с рукописной подписью, и что грозит компании за срыв сроков.

Воинский учёт и КЭДО: почему это два разных контура

Кадровый электронный документооборот по ст. 22.1 ТК РФ охватывает документы, связанные с работой, которые оформляют между работодателем и работником: трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, уведомления, ознакомления с ЛНА. Воинский учёт живёт по другой нормативной ветке: Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положение о воинском учёте, утверждённое постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Отношения здесь трёхсторонние, работодатель выступает передаточным звеном между работником и военным комиссариатом.

Отсюда практический вывод, который экономит месяцы споров с вендором. Перевод компании на КЭДО не переводит воинский учёт в электронный вид автоматически, и обратное тоже верно: подача сведений в реестр воинского учёта не требует, чтобы у вас работал КЭДО. Это независимые процессы, которые пересекаются в двух точках: во внутренних организационно-распорядительных документах компании и в кадровых данных, из которых эти сведения собираются.

Организационную часть проще запускать через тот же ЛНА, которым вы вводите электронный документооборот. Скачайте Положение о ведении КЭДО и допишите в перечень электронных документов организационно-распорядительные акты по воинскому учёту: приказ об организации, план работы, служебные записки ответственного. Тогда у вас не возникнет разночтения, когда проверяющий спросит, на каком основании приказ хранится без бумажного оригинала.

Сам факт запуска электронного контура фиксирует отдельный приказ. Готовый приказ о введении КЭДО достаточно дополнить пунктом о том, какие документы воинского учёта компания продолжает вести на бумаге. Формулировка на три строки снимает половину вопросов при сверке с военкоматом.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству: «Первое, что я прошу показать на проекте, где уже есть КЭДО, это перечень электронных документов в положении. В девяти случаях из десяти воинский учёт там не упомянут вообще. Дальше начинается интересное: кадровик считает, что приказ об организации воинского учёта ушёл в электронный контур, а ответственный за учёт продолжает вести бумажную папку. Двух реальностей быть не должно, зафиксируйте одну.»

Обязанности работодателя по воинскому учёту и сроки подачи сведений

Пункт 32 Положения о воинском учёте перечисляет обязанности организации закрытым списком. Работодатель направляет в военный комиссариат сведения о принятых и уволенных работниках в течение 5 дней со дня приёма или увольнения. Сведения об изменении данных о работниках уходят в тот же срок. Граждан, которые обязаны состоять на воинском учёте, но не состоят, компания выявляет самостоятельно и сообщает о них в военкомат в течение 3 рабочих дней. По запросам комиссариата организация отвечает в двухнедельный срок. Сверку сведений своих учётных документов со сведениями военных комиссариатов и органов местного самоуправления проводят не реже одного раза в год.

Образцы ЛНА для электронного контура кадровых документов

Эти шаблоны закрывают организационную часть: чем вводится электронный документооборот, как о нём уведомляют работников и на каком основании применяется каждый вид подписи.

Шаблоны правьте под свою структуру: в перечне электронных документов оставляйте только те позиции, которые система реально проводит, иначе положение начнёт расходиться с практикой уже на второй месяц.

Сроки удобнее держать одной таблицей рядом с рабочим местом ответственного. Ниже сведены основные обязанности с привязкой к норме.

Из таблицы видно то, чего не видно из отдельных абзацев закона: все сроки короткие и считаются от кадрового события, а не от конца месяца. Компания, которая собирает данные о приёмах и увольнениях раз в неделю на планёрке, просрочит норматив на половине случаев.

⚠️ Внимание: срок в 5 дней отсчитывается от даты приёма или увольнения, а не от даты, когда кадровик закрыл документы в системе. Если приказ провели задним числом, срок уже идёт.

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту: бумага или электронный вид

Основной учётный документ организации по воинскому учёту это карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, форма № 10. Её утвердило приложение № 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта, приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 в редакции от 09.07.2025. Карточка заводится на каждого работника, который подлежит воинскому учёту: призывников, военнообязанных запаса, женщин с военно-учётными специальностями.

Формально форма допускает и бумажное, и электронное ведение. Практическая сложность в конструкции самого бланка. Часть граф, связанных с семейным положением, контактными данными и составом запаса, заполняется карандашом, чтобы сведения можно было править при сверке. В карточке предусмотрены подпись ответственного за воинский учёт и подпись самого работника. Документ проектировали под картотеку с ручной правкой, а не под подписание сиг-файлом, и переносить его в КЭДО механически нет смысла: электронный документ, который потом правят карандашом, теряет целостность как объект подписи.

В системе КЭДО карточка живёт иначе. Данные воинского учёта хранятся в кадровом модуле как реквизиты сотрудника, из них формируются печатные формы и выгрузки для сверки, а бумажная картотека остаётся у ответственного за учёт. На проектах Азбуха мы разводим эти сущности на этапе настройки: карточка формы № 10 в электронном контуре не подписывается, но данные для неё тянутся из одной кадровой базы, чтобы кадровик не переносил военно-учётные признаки руками из военного билета в две системы подряд.

ℹ️ Полезно знать: военно-учётные данные попадают под 152-ФЗ так же, как остальные кадровые сведения. Доступ к разделу воинского учёта в системе выдают отдельной ролью, а не открывают всей кадровой службе скопом.

Реестр воинского учёта и реестр повесток: как они связаны с системой работодателя

Государственную информационную систему «Единый реестр сведений о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, гражданах, состоящих на воинском учёте, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учёте» создало постановление Правительства РФ от 19.04.2024 № 506. Оператор системы Министерство обороны. Реестр повесток работает как подсистема: в нём размещаются сведения о направленных и врученных повестках.

Повестка, размещённая в реестре, считается врученной через 7 дней с даты размещения. Если гражданин не явился по повестке, через 20 дней применяются ограничительные меры: запрет на сделки с недвижимостью, на получение кредитов, на регистрацию в качестве ИП, на управление транспортным средством. Работодателя это касается напрямую: обязанность оповестить работника о вызове никуда не делась, и она не снимается тем, что повестка ушла в электронном виде.

Пункт 32(1) Положения о воинском учёте разрешает передавать сведения в военный комиссариат через портал государственных услуг, подписывая их усиленной квалифицированной электронной подписью. Здесь единственная реальная точка стыка с электронным контуром компании: ту же УКЭП руководителя или уполномоченного лица по МЧД вы используете и в КЭДО, и при подаче сведений. Общий перечень обязанностей организации и порядок взаимодействия с комиссариатом удобно сверять по разделу воинский учёт для юридических лиц на портале государственных услуг.

Как настроить подачу сведений в военный комиссариат: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издайте приказ об организации воинского учёта и назначьте ответственного, а при численности от 500 граждан на учёте выделите освобождённого работника.
2. Шаг 2. Выпустите УКЭП руководителю, а для кадровика оформите машиночитаемую доверенность, если сведения будет подавать он.
3. Шаг 3. Заведите в кадровой системе обязательные военно-учётные реквизиты и закройте раздел отдельной ролью доступа.
4. Шаг 4. Настройте событийное правило: приём и увольнение работника, подлежащего воинскому учёту, ставят задачу ответственному с дедлайном в 5 дней.
5. Шаг 5. Подавайте сведения через портал государственных услуг с подписанием УКЭП и сохраняйте квитанции о приёме.
6. Шаг 6. Раз в год проводите сверку картотеки с военным комиссариатом и оформляйте её результат актом.
7. Шаг 7. Проверяйте реестр повесток по работникам, состоящим на учёте, и фиксируйте факт оповещения в журнале.

Юлия К, эксперт по трудовому праву: «Кадровики привыкли, что дедлайн по ЕФС-1 висит на календаре. С воинским учётом так не выйдет, тут дедлайн привязан к событию. Мы на внедрении просто вешаем автозадачу на приём и увольнение военнообязанного, чтобы не ловить просрочку через месяц при сверке. Пять дней уходят незаметно, особенно когда приказ подписан в пятницу.»

Внутренние документы воинского учёта: приказ, план работы, журнал проверок

Кроме карточек организация ведёт свой пакет документов по воинскому учёту. Приказ об организации воинского учёта и бронирования, план работы по ведению воинского учёта, журнал проверок состояния воинского учёта, карточка учёта организации по форме № 18, справочные материалы и папка переписки с военным комиссариатом. Приказ и план согласуются с военным комиссариатом по месту регистрации организации.

Приказ об организации воинского учёта это обычный организационно-распорядительный документ работодателя. Руководитель подписывает его УКЭП, и с точки зрения 63-ФЗ такой документ равнозначен бумажному в силу ч. 1 ст. 6. Загвоздка в согласовании: военный комиссариат проставляет на приказе и плане отметку о согласовании, и это делается на бумажном экземпляре с подписью и печатью. Пока согласование идёт офлайн, документ обречён существовать в двух видах: электронный оригинал в системе и бумажный экземпляр с отметкой военкомата.

Журнал проверок ведёт проверяющий, а не работодатель, записи в него вносит представитель военного комиссариата или органа местного самоуправления от руки. Электронной версии у него нет и быть не может.

Наши специалисты при настройке заводят под приказ и план работы отдельный тип документа с маршрутом на руководителя и признаком двойного хранения. Электронный оригинал лежит в системе, скан бумажного экземпляра с отметкой комиссариата подгружается вложением к тому же документу, и при сверке ответственный не ищет папку по шкафам.

Итоговая раскладка по документам выглядит так.

Правило, которое вытекает из таблицы: электронным становится всё, что компания создаёт внутри себя, и остаётся бумажным всё, где нужна отметка стороннего лица с печатью. Проверьте свой пакет по этому признаку, и спорных позиций почти не останется.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО: «Внедренцы любят обещать, что воинский учёт раскатается вместе с остальным кадровым контуром. Не раскатается. Раскатается ровно то, что подписывает сама компания: приказ, план, служебки, задачи ответственному. Всё остальное упирается в военкомат, и грабли тут одни и те же у всех, независимо от вендора.»

Кто ведёт воинский учёт в компании при разной численности

Число работников, занятых воинским учётом, определяет пункт 12 Положения о воинском учёте, и нормы там жёсткие. При наличии на воинском учёте менее 500 граждан достаточно 1 работника, выполняющего обязанности по совместительству. От 500 до 2000 граждан требуется 1 освобождённый работник, то есть человек, для которого воинский учёт единственная трудовая функция. От 2000 до 4000 граждан нужны 2 освобождённых работника. Дальше добавляется по 1 освобождённому работнику на каждые последующие 3000 граждан, состоящих на учёте.

Счёт идёт по числу граждан на воинском учёте, а не по штатной численности компании. Производственная площадка на 1800 человек, где военнообязанных 900, обязана держать освобождённого специалиста. IT-компания на 900 человек с преобладанием женщин без военно-учётных специальностей может обойтись совместителем. Это первая цифра, которую стоит посчитать до того, как обсуждать автоматизацию.

📌 Факт: с КЭДО один кадровый специалист ведёт 300-400 человек против 100-150 на бумажном документообороте. На норматив по воинскому учёту это послабление не распространяется: пункт 12 привязан к числу граждан на учёте, а не к трудоёмкости процесса.

В практике Азбуха при штате от 500 человек мы отдельно разводим роли: ответственный за воинский учёт получает свой раздел в системе и свой набор задач, кадровики к военно-учётным данным доступа не имеют. Это снимает и вопрос защиты персональных данных, и вопрос ответственности, когда при проверке выясняется, кто именно не подал сведения в срок.

Ответственность за нарушения в воинском учёте

Составы собраны в главе 21 КоАП РФ, и суммы там на порядок выше привычных кадровых штрафов. Непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, по ст. 21.1 КоАП РФ обходится должностному лицу в 40 000-50 000 руб., организации в 350 000-400 000 руб. Неоповещение работников о вызове по повестке военного комиссариата по ст. 21.2 КоАП РФ наказывается так же: 40 000-50 000 руб. для должностного лица и 350 000-400 000 руб. для организации. Непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта, по ст. 21.4 КоАП РФ стоит должностному лицу 40 000-50 000 руб. Отдельный состав по ст. 19.38 КоАП РФ добавляет 60 000-80 000 руб. для должностных лиц и 400 000-500 000 руб. для организаций.

Сравните с кадровой частью: нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ обходится организации в 30 000-50 000 руб., при повторе в 50 000-70 000 руб. Штраф по воинскому учёту в семь раз выше при том, что нарушение выглядит мельче: не отправили в срок одну строчку про принятого водителя.

Цена ошибки считается просто. Компания на 600 человек, где военнообязанных 240, принимает и увольняет за год порядка 70 работников, подлежащих учёту. Каждая просроченная подача это отдельный состав. Если ответственный уехал в отпуск и месяц сведения не уходили, счёт идёт на сотни тысяч рублей, и оспаривать тут нечего: факт просрочки виден по датам приказов.

Юлия К, консультант по кадровым процессам: «Работодатели искренне удивляются суммам. Привыкли к пятёрке двадцать седьмой, где тридцать тысяч, а тут прилетает триста пятьдесят за то же по ощущениям нарушение. Поэтому я всегда прошу поставить контрольную точку на замещение ответственного: отпуск, больничка, увольнение кадровика. Именно на этих трёх событиях сыпется большинство просрочек.»

Стоимость КЭДО для компаний с воинским учётом

Цена зависит от численности штата, набора модулей и того, нужна ли компании УКЭП для сотрудников или достаточно бесплатной УНЭП Госключа. Отдельного тарифа на воинский учёт не бывает: он идёт частью кадрового контура, где хранятся данные сотрудника и работают задачи ответственному.

К стоимости платформы добавляется подпись. УНЭП Госключа бесплатна, УНЭП информационной системы обходится порядка 500 руб. в год на сотрудника, УКЭП аккредитованного удостоверяющего центра стоит 2000-5000 руб. в год, и для подачи сведений в военный комиссариат нужна именно она. Итоговая сумма собирается из численности, выбранного тарифа и числа подписей для организации, поэтому точнее ориентироваться помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха.

Хранение остаётся обязанностью работодателя по ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ, сроки берутся из приказа Росархива № 77. Выгружать архив нужно вместе с сиг-файлами и штампами времени, иначе при проверке через пять лет у вас будет PDF без доказательной силы.

Выводы

Воинский учёт остаётся отдельной обязанностью работодателя со своими сроками и своей ответственностью, и система КЭДО его не заменяет. В электронный вид уходят внутренние приказы, план работы и служебная переписка ответственного, а также сами сведения в военный комиссариат через портал государственных услуг с подписанием УКЭП. Карточка формы № 10, журнал проверок и отметки о согласовании остаются на бумаге. Численность ответственных считается по числу граждан на учёте, а не по штату компании, и штрафы по главе 21 КоАП РФ на порядок выше кадровых.

Мы в Азбуха разводим кадровый и военно-учётный контуры на этапе настройки: единая база данных сотрудника, разные роли доступа и событийные задачи с дедлайном в 5 дней. Такой контур не избавляет от бумажной картотеки, зато закрывает главную причину штрафов, когда сведения просто забыли отправить вовремя.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли подавать сведения в военкомат на дистанционных работников и совместителей

Да, обязанность привязана к факту трудовых отношений, а не к формату работы. На внешнего совместителя и на удалёнщика сведения о приёме и увольнении подаются в те же 5 дней. Сложность возникает с местом подачи: сведения направляются в военный комиссариат по месту жительства или пребывания работника, а не по месту регистрации компании, поэтому у распределённой команды получается переписка сразу с несколькими комиссариатами.

Что делать, если работник не предъявил военный билет при приёме

Отсутствие документа воинского учёта не основание для отказа в приёме на работу. Работника оформляют, а сведения о том, что он обязан состоять на воинском учёте, но не состоит, направляют в военный комиссариат в течение 3 рабочих дней. Карточка формы № 10 заводится по имеющимся данным и дополняется после того, как работник встанет на учёт.

Можно ли ознакомить работника с повесткой через систему КЭДО

Пункт 32 Положения о воинском учёте обязывает работодателя оповещать граждан о вызовах, но требует подтверждения самого факта оповещения. Служебное уведомление можно провести в системе, а подпись работника об оповещении на дату написания статьи безопаснее брать на бумаге: именно её при разборе будет смотреть военный комиссариат. Электронная переписка в этом случае работает как дополнительный след, не как замена.

Есть ли срок давности по штрафам за нарушения воинского учёта

Срок давности по составам главы 21 КоАП РФ считается по общим правилам ст. 4.5 КоАП РФ, и уточнять его нужно по конкретному составу. На практике это мало что меняет: просрочка по сведениям о приёме всплывает на ежегодной сверке, а дата нарушения видна по датам приказов и по отметке о приёме сведений комиссариатом. Аргумент про то, что нарушение старое, в разборе не работает.

Кто отвечает за воинский учёт, если ответственный уволился

Обязанность лежит на организации, поэтому пауза между увольнением одного ответственного и назначением другого от штрафа не спасает. До издания нового приказа функции исполняет руководитель. На практике приказ о назначении нового ответственного издают в день увольнения прежнего, а передачу картотеки оформляют актом с описью карточек формы № 10.

Обязательно ли согласовывать план работы по воинскому учёту каждый год

План работы по ведению воинского учёта составляется на календарный год и согласуется с военным комиссариатом по месту регистрации организации. Практика по срокам согласования различается по регионам, поэтому дату согласования на следующий год уточняйте в своём комиссариате заранее, до конца текущего года.

Считаются ли иностранные работники в норматив по числу граждан на воинском учёте

Нет. Воинскому учёту подлежат граждане Российской Федерации: призывники, военнообязанные запаса и женщины, имеющие военно-учётные специальности. Иностранные работники и лица без гражданства на воинском учёте не состоят и в расчёт по пункту 12 Положения о воинском учёте не входят, поэтому компания с большой долей иностранного персонала часто остаётся в границах норматива для совместителя.