Где находится отдел кадров: структура и подчинение в 2026

Отдел кадров находится в административно-управленческом блоке организации и подчиняется напрямую руководителю компании либо его заместителю по персоналу. В штатном расписании его указывают одним из первых, сразу за дирекцией и бухгалтерией, а на схеме оргструктуры он стоит сбоку от основной вертикали — не над производством и не под ним, а рядом, как обслуживающая функция для всех подразделений сразу. Дальше разберём три плоскости вопроса: где отдел кадров стоит в организационной структуре, как его фиксируют в штатном расписании по форме Т-3, кому он подчиняется на практике и почему в малом бизнесе его как отдельной единицы может вообще не быть.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Место отдела кадров в организационной структуре компании

Организационная структура — это схема, которая показывает, какие подразделения входят в компанию, кто кому подчиняется и кто за что отвечает. Отдел кадров в этой схеме относят к административно-управленческому аппарату. Туда же попадают дирекция, бухгалтерия, финансовая и юридическая службы. То есть это не производство, не продажи и не склад. Это обслуживающая, или, как ещё говорят, штабная функция.

Что значит штабная. Есть линейные подразделения — те, что делают основную работу и приносят выручку: цеха, отделы продаж, проектные команды. А есть штабные — они не командуют линейными напрямую, а помогают: планируют, считают, оформляют, контролируют соблюдение норм. Отдел кадров — классический штаб. Он не управляет водителями или менеджерами по продажам, но обслуживает их всех: оформляет приём, переводы, отпуска, увольнения, ведёт учёт рабочего времени, хранит документы.

Наиболее распространённая форма управления в российских компаниях — линейно-функциональная структура. В ней есть жёсткая вертикаль (директор — начальники отделов — рядовые сотрудники) и сбоку висят функциональные службы вроде кадровой и бухгалтерской, которые работают на всю компанию. Вот в этом «сбоку» и находится отдел кадров. Не выше производства, не ниже — параллельно, обслуживая вертикаль по своей теме.

По организационной структуре, кстати, удобно определять, кому подчинён конкретный работник — а это нужно при разработке должностных инструкций и при разборе спорных ситуаций, кто за чьи действия отвечает. Так что схема структуры — не бумажка для директора, а рабочий инструмент в том числе и для самих кадровиков. Многие, правда, считают наоборот, и зря.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Первое, что я прошу показать на новом проекте — это оргструктуру и штатку. Без них кадровик работает вслепую: непонятно, кто кому пишет докладную, кто визирует заявление на отпуск, кто вообще имеет право подписывать приказы по конкретному отделу. Бывает, что схемы нет вовсе — всё живёт в голове у гендира. Это головняк, который вылезает на первой же проверке.»

Отдел кадров в штатном расписании по форме Т-3

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором закреплены структура, штатный состав и численность компании с указанием окладов. Для него есть унифицированная форма N Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Формально с 2013 года унифицированные формы необязательны, компания может разработать свою, но на практике большинство по-прежнему пользуется Т-3 — привычно и проверяющие к ней привыкли.

В Т-3 первая графа — «Наименование структурного подразделения». Сюда вписывают «Отдел кадров» (или «Кадровая служба», «Отдел по работе с персоналом» — наниматель называет как хочет, закон название не регламентирует). Дальше идут должности этого подразделения, оклады, надбавки, количество штатных единиц.

Где именно в документе стоит отдел кадров — есть устойчивая практика. Структурные подразделения располагают группами по иерархии: сначала те, что осуществляют общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров), потом производственные или основные по профилю, и в конце — вспомогательные и обслуживающие (АХО, снабжение, склад). То есть кадровая служба идёт в первой группе, наверху документа, вместе с управленческим аппаратом.

Подчинённость в штатном расписании отражает графа 2 — «Код». Коды присваивают так, чтобы по ним читалась структура. Например, дирекции — 01, финансовому департаменту — 02, а входящим в него отделам — 02.01, 02.02. Если отдел кадров самостоятельный и подчинён напрямую директору, у него будет свой код верхнего уровня. Если он, скажем, входит в административный департамент — код будет составным, с цифрой родительского блока впереди. По коду сразу видно, кто внутри кого.

Кто составляет штатное расписание — тоже зависит от структуры. Если в компании есть отдел организации труда и заработной платы, проект готовит он. Если такого отдела нет — этим занимается кадровая служба. На маленьких предприятиях обязанность вешают на отдельного специалиста, иногда на бухгалтера или прямо на директора. Подписывают документ обычно руководитель организации, руководитель отдела кадров и главный бухгалтер.

Один экземпляр утверждённого штатного расписания остаётся в службе делопроизводства, копии уходят в отдел кадров (для набора людей и отчётности) и в бухгалтерию (для начисления зарплаты). Руководителям подразделений рассылают извлечения — кусок штатки по их отделу. Так что отдел кадров не только присутствует в штатном расписании как подразделение, но и работает с ним как с инструментом каждый день.

Как определить место отдела кадров в штатном расписании: пошаговая инструкция

Кому подчиняется отдел кадров в типовой организации

По положению об отделе кадров (типовому, которое используют как шаблон) кадровая служба — самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется директору предприятия. Это базовый вариант: начальник отдела кадров отчитывается напрямую первому лицу. Создание, ликвидация и реорганизация отдела идут приказом директора.

Но это не единственная схема. На практике встречаются разные варианты подчинения, и зависят они от размера компании и от того, как руководитель выстроил управление:

• Напрямую генеральному директору. Чаще в небольших и средних компаниях, где кадровая служба — один-два человека и директор хочет держать кадровые вопросы под личным контролем.
• Заместителю директора по персоналу (HR-директору). В компаниях покрупнее, где над кадровым делопроизводством надстроена полноценная HR-функция — подбор, обучение, мотивация. Тогда начальник отдела кадров подчиняется HR-директору, а тот уже — генеральному.
• Заместителю по общим вопросам или административному директору. Вариант, когда кадры объединены с АХО, делопроизводством, иногда с безопасностью в один административный блок.

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» (№ 559, утверждён приказом Минтруда от 09.03.2022) описывает функции и руководителя, и рядовых кадровиков, но он не диктует, кому подразделение должно подчиняться. Это решает работодатель сам — ТК РФ структуру управления не регламентирует, оставляет на усмотрение компании.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Меня часто спрашивают — а есть закон, который говорит, кому подчиняется отдел кадров? Нет такого закона. Трудовой кодекс вообще не лезет в то, как вы рисуете вертикаль. Хотите — вешайте кадры на гендира, хотите — на зама по персоналу. Главное, чтобы это было закреплено в положении о подразделении и в должностных инструкциях, иначе на проверке не докажете, кто имел право подписывать приказы.»

Когда мы в практике сервиса Азбуха заходим на проект внедрения КЭДО, первым делом смотрим именно эту вертикаль. Кто подписывает кадровые приказы, у кого право утверждать ЛНА, кто визирует заявления. Если подчинённость размыта, электронный документооборот не настроить — маршруты согласования просто не на что положить. Так что вопрос «кому подчиняется отдел кадров» — не теоретический, он напрямую упирается в то, заработает ли у вас цифровой кадровый процесс.

Структура и численность отдела кадров: от единственного кадровика до департамента

Размер и внутреннее устройство отдела кадров — это решение руководителя. Жёстких нормативов нет, есть только рекомендательные ориентиры. Самый известный — Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, его до сих пор берут за основу для прикидки. По нему традиционная раскладка такая: штат до 100 человек обслуживают 1-2 кадровых работника, от 100 до 500 — три-четыре, свыше 500 — количество растёт до семи-десяти.

Отсюда и три типовые модели, которые видишь в реальных компаниях:

• Малый бизнес (до 50 человек). Отдельного отдела нет. Есть один кадровик-универсал, который тянет всё — от приёма до увольнения. Часто эту функцию совмещают с офис-менеджером, бухгалтером или административным директором. Отдела кадров как строки в штатном расписании может не быть вообще — вместо него одна должность «специалист по кадрам».
• Средний бизнес (100-500 человек). Появляется самостоятельный отдел кадров из трёх-четырёх человек: начальник и несколько специалистов с распределёнными участками — кто-то на приёме-увольнении, кто-то на отпусках и табелях, кто-то на воинском учёте.
• Крупный бизнес (500+). Отдельное многоуровневое подразделение, часто целый департамент с узкой специализацией. Кадровое делопроизводство, расчёт, подбор, обучение разнесены по разным группам или отделам внутри HR-блока.

Должности внутри отдела работодатель тоже определяет сам, ориентируясь на свои задачи. Названия используют разные: начальник отдела кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам, менеджер по персоналу, экономист по труду. Для руководителя подразделения встречаются варианты «начальник службы персонала» или «заместитель генерального директора по персоналу» — последний подчиняется напрямую гендиру. Должности удобно сверять с классификаторами ОКПДТР и ОКЗ, чтобы названия в документах были корректными.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«В малом бизнесе постоянно вижу одну и ту же картину: кадры висят на главбухе. Вроде логично — и там документы, и тут документы. Но как только штат переваливает за сотню, главбух начинает тонуть, кадровый учёт ведётся по остаточному принципу, и привет, косяки в трудовых договорах. Отдельная кадровая единица окупается не престижем, а тем, что снимает с компании риск по статье 5.27 КоАП.»

За время работы сервиса Азбуха мы видели сотни таких структур, и закономерность простая: чем раньше компания выделяет кадровую функцию в самостоятельную единицу, тем меньше потом разгребать. Особенно это касается момента, когда бумажный кадровый процесс пора переводить в цифру — один перегруженный кадровик внедрение КЭДО просто не вывезет параллельно с текучкой.

Что делает отдел кадров и какие документы ведёт

Раз уж определили, где он стоит и кому подчиняется, логично глянуть, чем он занят — это объясняет, почему его место именно в управленческом блоке, а не в производстве. Кадровая служба ведёт несколько групп документов:

• Локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положения об отделах, должностные инструкции, положение о премировании.
• Распорядительная документация: приказы по личному составу — о приёме, переводе, увольнении, отпусках.
• Персональная документация: трудовые договоры, личные карточки (Т-2), личные дела сотрудников.
• Учётная документация: штатное расписание, табели учёта рабочего времени (Т-12, Т-13), графики отпусков (Т-7).
• Отчётная документация: отчёты по численности и движению персонала, статистическая отчётность, сведения в Социальный фонд России.

Кадровик ведёт учёт рабочих дней, смен, больничных, выходных, отпусков, а затем передаёт информацию бухгалтерам для начисления зарплаты. Вот эта связка «кадры — бухгалтерия» объясняет, почему оба подразделения сидят в одном управленческом блоке штатки: они работают в паре над одним и тем же — оформлением и оплатой труда.

Сроки хранения этих документов определены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 — и это отдельная зона ответственности кадровой службы. Часть документов хранится 50 или 75 лет, часть — три-пять лет. Перевод в электронный вид сроки не отменяет: электронный личный документ хранится столько же, сколько хранился бы бумажный.

Образцы документов для работы отдела кадров

Эволюция: от отдела кадров к HR-функции

Само название «отдел кадров» — наследие советской эпохи, когда подразделение занималось учётом и хранением личных дел. Сейчас граница между «отделом кадров» и «HR» размывается, и место подразделения в структуре от этого меняется.

Если кадровая служба ограничена делопроизводством, она остаётся обслуживающим штабом сбоку от вертикали. Но когда к ней прирастают подбор, адаптация, обучение, мотивация, оценка — подразделение поднимается выше, ближе к стратегическому контуру. HR-директор в крупных компаниях входит в правление и сидит на тех же совещаниях, что и финансовый директор. Это уже не «оформитель приказов», а участник принятия решений о развитии бизнеса.

На практике в одной компании эти роли часто живут вместе: есть отдел кадров (КДО, учёт, документы) и отдельно служба персонала (подбор, обучение). В штатном расписании они могут быть либо одним подразделением, либо двумя разными — с разными кодами и разной подчинённостью. Кадры, например, под главбухом, а HR — под гендиром. Логику в таком разделении искать необязательно, его задаёт история конкретной компании.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Когда компания дозревает до КЭДО, выясняется любопытная вещь. Электронный документооборот заставляет навести порядок в структуре — нельзя запустить маршруты согласования, пока не понятно, кто за что отвечает. Так что внедрение цифры часто превращается в попутную инвентаризацию: где у нас кадры, где HR, кто кому подчиняется. Это, скажем так, не побочный эффект, а вернее — самый ценный.»

Стоимость автоматизации работы отдела кадров в 2026 году

Когда отдел кадров определён, размещён в структуре и обвешан документами, встаёт вопрос автоматизации — перевода кадрового документооборота в электронный вид. Стоимость зависит от численности штата, выбранного модуля и набора функций. Ниже — тарифы сервиса Азбуха по направлениям, которые закрывают задачи кадровой службы.

Итоговая сумма складывается из численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. У КЭДО минимальная сумма договора — 34 300 ₽/год (тариф «Лайт» на 70 сотрудников), а базовое подключение бесплатно, расширенная настройка бизнес-процессов считается отдельно. Чтобы свести цифры под конкретную компанию, удобнее свериться с актуальными ценами сервиса Азбуха — там разложены все модули и условия годовой оплаты.

Типичные ошибки при размещении отдела кадров в структуре

Несколько граблей, на которые наступают регулярно — и во что это обходится.

Ошибка 1. Кадровой функции нет в структуре вообще. Кадры ведёт бухгалтер «между делом», в штатном расписании отдельной единицы нет, положения о подразделении нет. Делают так ради экономии одной ставки. Цена ошибки: при проверке ГИТ некому предъявить ответственного, документы ведутся с нарушениями, штраф по ст. 5.27 КоАП — до 50 000 рублей на юрлицо за каждое нарушение, а нарушений обычно находят пачку.

Ошибка 2. Размытая подчинённость. Кадровик формально подчинён директору, фактически команды даёт ему и главбух, и зам по общим вопросам. Так выходит само собой, когда структуру не прописали. Цена: непонятно, кто визирует и подписывает, кадровые приказы выходят с нарушением порядка, в трудовом споре работодатель не может доказать легитимность решений.

Ошибка 3. Код подразделения не отражает структуру. В графе 2 штатки коды проставлены как попало, по подчинённости ничего не читается. Делают, чтобы не возиться. Цена: при кадровом аудите и любой реорганизации структуру приходится восстанавливать вручную, а это часы работы и риск ошибок в документах о сокращении или переводе.

В практике Азбуха мы сталкиваемся с этим в каждом втором проекте — перед запуском КЭДО половину времени тратим не на саму систему, а на то, чтобы привести структуру и подчинённость в порядок. Без этого электронные маршруты согласования просто не на что положить.

Сверить требования к ведению кадровой документации и порядок проверок можно на сайте Роструда — официальный портал Роструда публикует разъяснения и методические материалы для работодателей.

Часто задаваемые вопросы