Больничный и ЭЛН через КЭДО живут в двух разных контурах, и это первое, что стоит развести. Электронный листок нетрудоспособности формирует медицинская организация в государственной системе, работодатель получает его через сервис СЭДО Социального фонда, а система кадрового ЭДО к этому обмену прямого отношения не имеет. Ниже разбираем, что именно уходит в фонд, в какие сроки, что делает кадровая служба и что бухгалтерия, какие документы по нетрудоспособности имеет смысл держать в КЭДО и что делать, когда сведения не дошли или разошлись.
Что такое ЭЛН и где он формируется
ЭЛН — листок нетрудоспособности в форме электронного документа, который медицинская организация формирует в информационной системе и подписывает усиленной квалифицированной подписью медработника и самой организации. Условия и порядок формирования закреплены приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, действующим в редакции от 31.03.2026. С 2022 года электронная форма стала основной, бумажный листок выдают только в случаях, прямо установленных законодательством.
Работодатель не заходит в медицинскую систему и не запрашивает листок у работника. Социальный фонд оповещает страхователя в онлайн-режиме об открытии ЭЛН и о каждом изменении статуса: открыт, продлён, закрыт, аннулирован. Оповещение приходит через сервис социального электронного документооборота, подключение к которому идёт через оператора или учётную систему компании.
Порядок работы с нетрудоспособностью описывают в ЛНА о кадровом документообороте: кто получает сигнал из СЭДО, кто ставит отметку в табель, кто готовит ответ фонду. Возьмите Положение о ведении КЭДО как основу и добавьте в перечень процессов раздел про нетрудоспособность с указанием ответственных и сроков реакции.
Табель закрывает вторую половину задачи: дни болезни отмечают буквенным кодом, и от корректности табеля зависит и расчёт пособия, и объяснение с проверяющим. Сверьте свою форму с образцом табеля учёта рабочего времени и закрепите, кто вносит отметку после получения сигнала о закрытии ЭЛН.
ℹ️ Полезно знать: в ЭЛН не указывают место работы и тип занятости. При внешнем совместительстве работник не получает два разных номера, пособие назначают по одному номеру ЭЛН.
Чем СЭДО с СФР отличается от системы КЭДО работодателя
КЭДО регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ: это обмен кадровыми документами между работодателем и работником, с согласием работника, ЛНА и разграничением видов подписи. СЭДО — канал обмена между страхователем и Социальным фондом, он живёт по 255-ФЗ и Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Согласие работника на КЭДО на этот обмен не влияет: сведения в фонд компания подаёт по всем застрахованным лицам, включая тех, кто остался на бумаге.
Разница видна по пяти параметрам.
| Параметр | КЭДО работодателя | СЭДО с СФР |
|---|---|---|
| Кто участники | Работодатель и работник | Страхователь и Социальный фонд |
| Правовая основа | Ст. 22.1-22.3 ТК РФ, 377-ФЗ, 63-ФЗ | 255-ФЗ, ПП РФ от 23.11.2021 № 2010 |
| Что передают | Кадровые документы: заявления, приказы, уведомления, ознакомления | Сведения для назначения пособия, ответы на запросы и извещения фонда |
| Нужно ли согласие работника | Да, письменное согласие по ст. 22.2 ТК РФ | Нет, обязанность страхователя по закону |
| Форма обмена | PDF/A-1A и XML по приказу Минтруда № 578н, файлы подписи | XML-сообщения установленного формата через оператора |
Практический вывод: подключение к КЭДО не заменяет подключения к СЭДО, а компания без КЭДО всё равно обязана отвечать фонду в установленные сроки. Два проекта запускают параллельно, и на проектах Азбуха мы разводим их по разным ответственным — кадровая служба берёт документы работника, бухгалтерия берёт обмен с фондом.
Образцы кадровых документов для процессов вокруг нетрудоспособности
Эти файлы закрывают соседние задачи: ввод КЭДО приказом, сбор согласий и выдача расчётного листка, в котором работник видит начисленное пособие за первые дни.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Расчётный листок по зарплате | Скачать |
Приказ и согласие подшивают в кадровый контур один раз при запуске, расчётный листок работает в каждом периоде: его допустимо выдавать в электронном виде через систему КЭДО, и отметка о вручении в системе снимает вопрос о доказательстве.
Какие сведения работодатель передаёт в СФР и в какие сроки
Схема проактивная. Фонд сам инициирует процесс: получив от медицинской организации данные о закрытом листке, он направляет страхователю запрос недостающих сведений, а не ждёт заявления от работника. Работодатель отвечает через СЭДО, фонд считает пособие и перечисляет деньги напрямую работнику.
Состав ответа — сведения о заработке, условиях занятости и данных, влияющих на расчёт: районный коэффициент, неполное рабочее время, периоды простоя. Отдельно живёт форма «Сведения о застрахованном лице», утверждённая приказом СФР от 22.04.2024 № 643 в редакции от 28.04.2025. Её подают один раз на работника и обновляют при смене реквизитов, срок — 3 рабочих дня со дня получения сведений от работника. Корректной фонд считает последнюю отправленную форму.
Сроки удобнее держать одной таблицей, потому что путают их регулярно.
| Действие | Кто выполняет | Срок |
|---|---|---|
| Ответ на проактивный запрос по пособию | Страхователь | 3 рабочих дня |
| Ответ по единовременному пособию при рождении ребёнка | Страхователь | 2 рабочих дня |
| Передача формы «Сведения о застрахованном лице» | Страхователь | 3 рабочих дня со дня получения данных от работника |
| Выставление извещения о недостающих сведениях | Социальный фонд | 5 рабочих дней |
| Подтверждение получения извещения | Страхователь | 3 рабочих дня |
| Ответ на извещение | Страхователь | 5 рабочих дней |
| Назначение и выплата пособия после получения сведений | Социальный фонд | 10 рабочих дней |
Из таблицы следует неочевидное: подтверждение получения извещения и ответ на него — два разных действия с разными сроками, и компания, которая молча готовит ответ пять дней, нарушает первый срок, даже если уложится во второй. Проверить свои настройки и состав сообщений СЭДО удобно на странице Социального фонда про электронный листок нетрудоспособности, там же перечислены статусы, о которых фонд оповещает страхователя.
С 1 июля 2026 года правила ПП № 2010 работают в редакции постановления Правительства РФ от 10.05.2026 № 545. Фонд назначает пособие с опорой на данные индивидуального лицевого счёта застрахованного лица, а от работодателя перестают требовать то, что уже отражено в персонифицированном учёте: страховой стаж и календарные дни освобождения от работы без начисления взносов. Нагрузка на бухгалтерию снижается, обязанность отвечать на запрос в три рабочих дня остаётся.
Юлия К, консультант по кадровым процессам: «Проактивная схема не означает, что от компании ничего не требуется. Фонд запулит запрос, а дальше три рабочих дня — и всё. Мы на внедрениях сразу заводим ответственного и дублёра на период отпуска, потому что запрос приходит независимо от того, кто сегодня в офисе.»
Что делает кадровая служба и что бухгалтерия
Границу ответственности лучше зафиксировать письменно, иначе запрос фонда зависает между отделами. Кадровая служба закрывает всё, что связано с учётом рабочего времени и кадровыми последствиями болезни: отметка в табеле, продление или перенос ежегодного отпуска по статье 124 ТК РФ, приказ о переносе, уведомление работника о новых датах, актуальность персональных данных для формы сведений о застрахованном лице.
Бухгалтерия считает деньги. Первые три дня заболевания или бытовой травмы работодатель оплачивает за свой счёт, с четвёртого дня пособие финансирует Социальный фонд. По уходу за больным членом семьи, карантину, протезированию и долечиванию фонд платит с первого дня. Свою часть работодатель выплачивает в ближайший день выплаты зарплаты, фонд перечисляет свою часть в течение 10 рабочих дней после получения сведений. НДФЛ удерживают с обеих частей: каждый со своей.
📌 Факт: предельная выплата за день нетрудоспособности в 2026 году составляет 6 800 руб. против 5 673 руб. в 2025 году. Рост связан с увеличением предельной базы для начисления взносов.
Как отработать закрытый ЭЛН: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите из СЭДО сообщение о смене статуса листка на «закрыт» и передайте номер ЭЛН в расчётную группу.
- Шаг 2. Проверьте табель: дни нетрудоспособности должны совпадать с периодом ЭЛН, включая продления по одному номеру.
- Шаг 3. Сверьте форму «Сведения о застрахованном лице»: СНИЛС, реквизиты для перечисления, способ выплаты. Устаревшие реквизиты дают отказ в зачислении.
- Шаг 4. Ответьте на проактивный запрос фонда в течение 3 рабочих дней, указав заработок и условия занятости за расчётный период.
- Шаг 5. Начислите пособие за первые три дня, удержите НДФЛ и включите сумму в расчётный листок ближайшего периода.
- Шаг 6. Отследите статус выплаты по своей части фонда и при поступлении извещения подтвердите получение в течение 3 рабочих дней, ответьте по существу в течение 5 рабочих дней.
Шестой шаг чаще всего и проваливают. В практике Азбуха мы видим одну и ту же картину: сообщение из СЭДО приходит в учётную систему, его никто не открывает неделю, а потом компания получает штраф за срок при технически исправной интеграции.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству: «Кадровик и главбух должны договориться на берегу, кто держит руку на СЭДО. Я видела компании, где зупник настроен идеально, обмен работает, а ответственного нет вообще — сообщения просто копятся в журнале обмена.»
Какие документы по нетрудоспособности держать в КЭДО
Сам ЭЛН в КЭДО не заводят и не хранят: он живёт в государственной системе, подписан подписью медицинской организации и работодателю принадлежит только в виде полученных сведений. Сведения для фонда тоже не кадровый документ, они уходят XML-сообщением через оператора. А вот кадровая обвязка вокруг болезни в электронный контур помещается целиком.
В КЭДО имеет смысл вести:
- заявление работника о замене календарных лет расчётного периода по части 1 статьи 14 255-ФЗ, если в расчётном периоде был декрет или отпуск по уходу;
- заявление о продлении или переносе ежегодного отпуска, совпавшего с болезнью;
- приказ о переносе отпуска и уведомление работника о новых датах;
- служебные записки руководителя о невыходе и о возвращении сотрудника к работе;
- расчётный листок с начисленным пособием за первые три дня;
- ознакомление с ЛНА, который описывает порядок уведомления работодателя о болезни.
В контур КЭДО не попадают четыре позиции закрытого перечня части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Для темы нетрудоспособности критична вторая позиция: если больничный открыт по производственной травме, акт по форме Н-1 оформляют на бумаге с собственноручными подписями, и никакая система его не заменит.
⚠️ Внимание: акт о несчастном случае по установленной форме закон исключает из электронного оборота. Перевод его в КЭДО даёт повод для претензии по ст. 5.27 КоАП РФ: для организации это 30 000-50 000 руб., при повторном нарушении 50 000-70 000 руб.
Юлия К, эксперт по трудовому праву: «Вопрос «а можно ли подписать больничный в КЭДО» я слышу на каждом втором вебинаре. Подписывать там нечего: листок уже подписан УКЭП медорганизации. В кадровый контур идёт обвязка — заявления, приказ о переносе отпуска, уведомление. Вот их и надо раскатать на всех, а не гоняться за самим ЭЛН.»
Типовые сбои: работник не видит статус, сведения не ушли, расхождение данных
Работник не видит статус листка. Причина чаще техническая: у человека нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах либо он не подписан на уведомления о своих ЭЛН. Талон или распечатку требовать не нужно — работник вправе получать информацию о листке и о движении пособия в личном кабинете. Отдельный случай — совместительство: пособие назначают по одному номеру ЭЛН, и второй номер человек не найдёт, потому что его не существует.
Сведения не ушли в фонд. Проверяйте по порядку: подключён ли страхователь к СЭДО через оператора, оформлена ли подписка на сообщения об ЭЛН, не отклонено ли сообщение по формату, есть ли на работника актуальная форма сведений о застрахованном лице. Разрыв обычно на последнем пункте: человека приняли, а форму не отправили, и фонду некуда назначать выплату.
Расхождение данных. СНИЛС, фамилия после смены, реквизиты счёта, период занятости — любое несовпадение с данными фонда даёт извещение о представлении недостающих сведений. Здесь работает жёсткая связка сроков: подтвердить получение за 3 рабочих дня, ответить по существу за 5 рабочих дней.
💡 Лайфхак: заведите в системе КЭДО отдельный маршрут на актуализацию персональных данных с автозакрытием этапа по таймауту. Смена фамилии или счёта тогда попадает в бухгалтерию сразу, а не в момент, когда фонд уже прислал извещение.
Цена ошибки посчитана в статье 15.2 255-ФЗ и вопросов не оставляет: нарушение срока представления сведений — 5 000 руб.; отказ представить документы или непредставление их в срок — 200 руб. за каждый документ; представление недостоверных сведений или их сокрытие, повлёкшее излишние расходы фонда, — 20 % суммы излишних расходов, но не менее 1 000 руб. и не более 5 000 руб. С 1 июля 2026 года компания не отвечает за непредставление того, что фонд уже видит на индивидуальном лицевом счёте.
Отдельная сложность — хранение. Обязанность архивного хранения электронных кадровых документов остаётся на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ, сроки берут из приказа Росархива № 77. Наши специалисты настраивают выгрузку с файлами подписей и штампами времени сразу при внедрении, потому что доставать документы за прошлые периоды из чужой системы через год после расставания с вендором — работа трудоёмкая.
Стоимость КЭДО для процессов вокруг больничного
Стоимость складывается из численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Обмен с Социальным фондом идёт через оператора и учётную систему компании и в тариф КЭДО не входит; в системе КЭДО живёт кадровая часть — заявления, приказы, уведомления и расчётные листки.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО Лайт | 490 руб. за сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО Стандарт | 390 руб. за сотрудника в год | От 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО Корпоративный | от 290 руб. за сотрудника в год | От 500 человек, УКЭП и on-premise |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб. за сотрудника в год | Пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | От 50 сотрудников: подбор, КЭДО и адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 руб. в месяц | От 100 сотрудников, плюс обучение и опросы |
Отдельной строкой считают подписи. Госключ для работника бесплатен, УНЭП информационной системы работодателя обходится порядка 500 руб. в год на сотрудника, УКЭП аккредитованного удостоверяющего центра — 2 000-5 000 руб. в год. Итоговая сумма зависит от численности, выбранного вида подписи и глубины интеграции с учётной системой, сориентироваться помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха.
Выводы
Электронный листок нетрудоспособности и кадровый электронный документооборот пересекаются только в одной точке — вокруг них строится кадровая обвязка, которую компания ведёт сама. Листок формирует медицинская организация, статусы приходят через СЭДО, сведения для расчёта уходят в фонд XML-сообщением в три рабочих дня, а фонд платит свою часть в десять рабочих дней. Всё остальное — заявления, приказы, уведомления и расчётные листки — живёт в системе КЭДО и подчиняется статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
Проваливают чаще всего сроки реакции на сообщения фонда и актуальность данных о работнике. В Азбуха мы собираем эти процессы в один маршрут с ответственными и таймаутами, чтобы запрос из СЭДО и кадровое заявление не терялись между кадровой службой и бухгалтерией.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если работник заболел в отпуске и хочет продлить его через КЭДО
Статья 124 ТК РФ даёт работнику право на продление или перенос ежегодного оплачиваемого отпуска при временной нетрудоспособности. Заявление о переносе, приказ и уведомление о новых датах спокойно оформляют в системе КЭДО: в закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ эти документы не входят, поэтому работник подписывает их простой подписью, если порядок её применения закреплён соглашением сторон.
Нужно ли собирать согласие на КЭДО, чтобы отвечать фонду по больничным
Нет. Согласие по статье 22.2 ТК РФ относится к обмену кадровыми документами между работодателем и работником. Обязанность страхователя представлять сведения по 255-ФЗ действует независимо от того, перешла компания на КЭДО или нет, и распространяется в том числе на работников, оставшихся на бумажном документообороте.
Работник сменил банковские реквизиты во время болезни — что делать
Подать обновлённую форму «Сведения о застрахованном лице», утверждённую приказом СФР от 22.04.2024 № 643, в течение 3 рабочих дней со дня получения новых данных от работника. Корректной фонд считает последнюю отправленную форму. Если пособие уже ушло по старым реквизитам и вернулось, ситуацию разбирают через обращение в территориальный орган фонда.
Что меняется в передаче сведений с 1 июля 2026 года
Постановление Правительства РФ от 10.05.2026 № 545 скорректировало Правила из ПП № 2010. Фонд назначает пособия с опорой на данные индивидуального лицевого счёта, а работодатель перестаёт дублировать сведения о страховом стаже и о календарных днях освобождения от работы, за которые не начислялись взносы, если они уже отражены в персонифицированном учёте. Штраф за непредставление того, что фонд уже видит на счёте, не применяют.
Можно ли выдать работнику пособие целиком и потом получить возмещение от фонда
Нет, прямые выплаты работают иначе: работодатель платит только за первые три дня заболевания или бытовой травмы, остальную часть работник получает от Социального фонда напрямую в течение 10 рабочих дней после получения сведений. По уходу за больным членом семьи, карантину, протезированию и долечиванию фонд платит с первого дня, и доля работодателя равна нулю.
Больничный по производственной травме тоже проходит через СЭДО
ЭЛН по травме на производстве формируют и передают так же, через государственную систему и сервис СЭДО. Разница в кадровой части: акт о несчастном случае по установленной форме входит в закрытый перечень части 3 статьи 22.1 ТК РФ и остаётся на бумаге с собственноручными подписями членов комиссии, в электронный контур его переносить нельзя.
Как понять, что интеграция с СЭДО настроена правильно
Проверьте три вещи: оформлена ли подписка на сообщения об ЭЛН у оператора, приходят ли в учётную систему все четыре статуса листка (открыт, продлён, закрыт, аннулирован) и есть ли в журнале обмена ответы фонда на отправленные сообщения. Молчание журнала при исправной связи чаще означает отсутствие подписки на сообщения.