Уведомление о переходе на КЭДО — письменный документ, которым работодатель сообщает каждому работнику о том, что кадровые документы уходят в информационную систему, и о праве работника согласиться или отказаться. Норма короткая, ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, и именно из-за её краткости половина компаний оформляет уведомление так, что инспектор потом не засчитывает переход. Разберём, что обязано быть в тексте, чем отличаются редакции для действующего штата и для новичков, какими способами уведомление вручают и как собрать подтверждения, чтобы через год не искать, кто и когда его получил.
Что такое уведомление о переходе на КЭДО и какие реквизиты обязательны
Уведомление решает одну задачу: зафиксировать, что конкретный работник узнал о переходе и получил возможность выбрать. Не приказ, не положение, не согласие — отдельный адресный документ на имя работника. Унифицированной формы нет, работодатель составляет её сам, но набор смысловых блоков задан законом. Готовый бланк, с которого удобно начинать, можно взять здесь: уведомление о переходе на КЭДО — в нём уже разведены блок про право на согласие и блок про последствия отказа, останется подставить наименование системы и реквизиты приказа.
Вторым файлом сразу готовьте бланк ответа. Работник, получивший уведомление, должен куда-то вписать своё решение, и удобнее, когда это отдельная форма, а не приписка на полях: заявление о согласии на переход на КЭДО. Обратите внимание: согласие на ведение КЭДО подписывается на бумаге. Электронное согласие сейчас не проходит даже усиленной квалифицированной подписью, вопрос прорабатывают Минтруд и Минцифры совместно. Это не придирка кадровика, это текущее состояние нормы.
⚠️ Внимание: согласие на переход на КЭДО в электронном виде подписать нельзя, даже УКЭП из Госключа. Вопрос прорабатывается Минтрудом России и Минцифры России, до изменения ТК РФ первый документ в цифровой цепочке остаётся бумажным.
Смысловые блоки уведомления удобнее разложить таблицей, чтобы при вычитке просто отметить галочками, что ничего не потерялось.
| Блок уведомления | Что писать | Основание |
|---|---|---|
| Факт перехода | Организация вводит электронный кадровый документооборот, реквизиты приказа о введении КЭДО и положения о ведении КЭДО | ст. 22.2 ТК РФ |
| Наименование системы | Конкретная информационная система работодателя либо портал «Работа России», через которую пойдёт обмен | ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ |
| Перечень документов | Какие кадровые документы переводятся в электронный вид, со ссылкой на перечень из положения о КЭДО | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
| Виды электронной подписи | Какой подписью работник подписывает каждую группу документов: ПЭП, УНЭП или УКЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Право на согласие и на отказ | Прямая формулировка о том, что работник вправе дать согласие либо отказаться | ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ |
| Последствия отказа | Отказ не влечёт увольнения, документы такого работника оформляются на бумаге | ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ |
| Расходы на подпись | Получение и использование электронной подписи работника оплачивает работодатель | ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ |
| Порядок ответа | Кому, в какой форме и до какой даты работник возвращает согласие или отказ | ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ |
Из таблицы видно, где чаще всего образуется дыра: три нижние строки. Про право на отказ пишут общей фразой, про расходы на подпись не пишут вообще, а порядок ответа оставляют устным. При споре именно эти три строки и разбирают.
Уведомление не живёт само по себе. Оно вырастает из приказа о введении КЭДО и положения о ведении КЭДО, и все реквизиты в нём должны совпадать с этими двумя документами буквально, вплоть до наименования системы. В практике Азбуха расхождение наименования между положением и уведомлением встречается в каждом третьем проекте: в положении написано одно, в рассылке кадровик пишет привычное разговорное название сервиса. Формально это уже другая система.
Две редакции уведомления: действующий штат и принятые после 31.12.2021
Один шаблон на всех не работает. Работники делятся на две группы, и правовое положение у них разное.
Действующие работники и все, у кого на 31.12.2021 был трудовой стаж. Им нужно и уведомление, и письменное согласие. Без согласия перевести человека на электронный документооборот нельзя, а документы, оформленные электронно без согласия, юридической силы не имеют. Отсутствие ответа закон приравнивает к отказу, то есть молчание работает против работодателя, а не в его пользу.
Лица, принимаемые на работу после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату нет трудового стажа. Согласие с них не собирают. Но уведомление вручают всё равно, и текст в нём другой: не «вы вправе согласиться», а «взаимодействие с вами ведётся через систему, вот наименование, вот порядок входа, вот какой подписью вы подписываете документы». Это редакция для онбординга, она уходит в пакет дня выхода вместе с трудовым договором и ознакомлением с ЛНА.
Разводить эти две редакции нужно на уровне шаблонов в системе, а не на уровне «кадровик помнит». Мы в Азбуха заводим их как два разных шаблона с разными маршрутами: первый идёт волной по действующему штату один раз, второй прикручен к процессу приёма и уходит автоматически каждому новому сотруднику.
Образцы документов для оформления перехода на КЭДО
Уведомление не подписывают в вакууме — под него нужен комплект ЛНА и бланк на случай отказа. Ниже файлы, которые закрывают остальные шаги процедуры.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Соглашение о применении ПЭП и НЭП | Скачать |
Порядок работы с файлами простой: сначала положение и приказ о его утверждении, потом приказ о введении КЭДО, и только после этого рассылка уведомлений со ссылками на уже существующие реквизиты. Обратный порядок даёт уведомление, которое ссылается на несуществующий документ.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Самые дорогие грабли на этом этапе — раскатать уведомление на весь штат раньше, чем утверждено положение. Работник получает бумагу со ссылкой на приказ, которого ещё нет, а через месяц юристы правят положение, и вся волна уведомлений превращается в макулатуру. Пилотная группа на одном отделе стоит две недели и снимает этот затык целиком.»
Какой подписью работник подписывает документы и зачем это в уведомлении
Вид электронной подписи в уведомлении указывают не для красоты. Работник по нему понимает, что ему придётся сделать: поставить приложение, дойти до МФЦ или просто вводить одноразовый код. От этого напрямую зависит доходимость согласий.
Массовый сценарий сейчас — УНЭП, выданная через Госключ. Она бесплатна для работника и для работодателя, сертификат действует 12 месяцев, перевыпуск занимает несколько минут и делается самим работником. По объёму это видно: подписаний УНЭП инфраструктуры электронного правительства в системах КЭДО было 60 203 в 2023 году, 272 853 в 2024-м и 688 605 в 2025-м; в марте 2026 года — 82 496 против 32 950 в марте 2025-го. Что именно допустимо подписывать этой подписью, разобрано в справке портала госуслуг о том, что можно подписывать с помощью технологии Госключ.
Отдельно про терминологию, потому что в уведомлениях её путают постоянно. Логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а не УНЭП. УНЭП ЕСИА, УНЭП ИЭП и УНЭП Госключа — три названия одной подписи. Если в уведомлении написать «подписание логином и паролем от Госуслуг», формально вы объявили работникам ПЭП, а потом будете просить их подписать этим трудовой договор, где ПЭП недопустима.
📌 Факт: расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель по ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ. Удержать их из зарплаты нельзя: перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый.
Способы вручения уведомления и чем подтверждается факт получения
Закон не диктует канал доставки. Диктует результат: у работодателя должно остаться доказательство, что конкретный работник документ получил. Каналы отличаются не удобством, а тем, что именно останется в деле.
| Способ вручения | Когда применяют | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Лично под роспись | Офисный и линейный персонал на площадке | Второй экземпляр с подписью и датой, запись в журнале вручения |
| Заказным письмом с уведомлением о вручении | Отпуск, длительный больничный, отпуск по уходу за ребёнком, удалёнщики без доступа в систему | Почтовая квитанция и возвращённое уведомление о вручении |
| Через действующую систему КЭДО | Компании, которые меняют оператора или расширяют перечень электронных документов | Отметка об ознакомлении и лог системы с датой и временем |
| По корпоративной почте | Дополнительный канал к основному, для скорости | Ответное письмо работника; сам по себе канал доказательством не считается |
| Актом об отказе от получения | Работник отказался брать документ в руки | Акт за подписями трёх работников с указанием даты, времени и места |
Корпоративная почта в этой таблице стоит особняком. Она хороша как ускоритель, но фиксирует только отправку, а не получение: доказать, что письмо открыл именно работник, а не его коллега с общим доступом к ящику, вы не сможете. Поэтому почту используют параллельно с бумагой или системой, а не вместо них.
Как разослать уведомление о переходе на КЭДО и собрать подтверждения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите актуальный список штата на дату рассылки с разбивкой на четыре группы: на рабочем месте, в отпуске, на больничном, в отпуске по уходу за ребёнком. Отдельной строкой пометьте дистанционных работников и совместителей.
- Шаг 2. Разведите шаблоны: редакция для действующих работников с блоком о праве на согласие и отказ, редакция для принятых после 31.12.2021 без блока о согласии. Сверьте наименование системы и реквизиты приказа с положением о КЭДО.
- Шаг 3. Заведите журнал вручения на весь штат до начала рассылки, а не после. Колонки: ФИО, подразделение, способ вручения, дата вручения, дата ответа, решение, реквизиты подтверждения.
- Шаг 4. Прогоните рассылку на пилотном подразделении 2-3 недели. Соберите вопросы работников и допишите в шаблон то, что спрашивают чаще всего, — обычно это порядок входа в систему и судьба бумажной трудовой книжки.
- Шаг 5. Разошлите основную волну по выбранным каналам. Отпускникам и работникам в декрете — почтой заказным письмом с уведомлением, остальным — лично под роспись или через систему.
- Шаг 6. Через неделю после вручения прозвоните тех, кто не ответил. Молчание закон засчитывает как отказ, поэтому неотвеченные строки журнала — это не «потом разберёмся», а готовый список работников на бумажном документообороте.
- Шаг 7. Закройте журнал итоговой справкой: сколько уведомлено, сколько согласий, сколько отказов, сколько недоставленных отправлений. Эта справка и есть то, что вы покажете инспектору.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Кадровики обожают разослать уведомления скопом по корпоративной почте и считать задачу закрытой. А потом в споре выясняется, что доказательства получения нет ни одного: ящик общий, прочтение не фиксируется, работник говорит, что ничего не видел. Бумажная роспись выглядит архаично, зато в суде она весит, а лог почтового сервера — нет.»
Журнал вручения уведомлений и сбор подтверждений
Журнал вручения не предусмотрен ни одной нормой. Ведут его не поэтому, а потому что через полгода никто не вспомнит, кому уведомление отдали в руки, кому отправили почтой, а кто был в отпуске и выпал из волны. При штате свыше 200 человек без журнала рассылка разваливается на второй неделе.
Что заводить в строку: ФИО и табельный номер, подразделение, способ вручения, дата вручения, реквизиты подтверждения — номер почтового идентификатора или подпись работника, дата поступления ответа, решение, реквизиты заявления. Отдельной колонкой — отметка о повторном вручении, если первое не дошло.
Когда согласия собраны и система запущена, журнал вручения естественным образом превращается в отчётность самой системы: статусы «на подпись», «подписан», «отклонён» фиксируются автоматически с датой и временем. Но именно первую волну, бумажную, система за вас не отследит — её ведут руками. В проектах Азбуха мы просим клиента закрыть журнал итоговой справкой до старта промышленной эксплуатации, иначе бумажный и электронный контуры расходятся, и потом никто не может сказать, кто в системе законно, а кто просто оказался там по инерции.
💡 Лайфхак: документ, направленный на подписание в Госключ, должен быть подписан не позднее 24 часов. По истечении срока информационная система получает соответствующий статус, дальше идёт либо автоматическая переотправка, либо ручное сопровождение менеджером. Настройте переотправку заранее, иначе кадровик будет вручную гонять документы по кругу.
Отпускники, работники в декрете, дистанционщики и те, кто не ответил
На бумаге волна уведомлений выглядит ровной. На практике 10-15 процентов штата в момент рассылки физически недоступны, и именно они превращают двухнедельную задачу в двухмесячную.
Отпуск и больничный. Вызывать работника из отпуска ради подписи нельзя. Вариантов два: отправить заказное письмо с уведомлением о вручении по адресу регистрации либо дождаться выхода и вручить лично. Второй вариант проще, но растягивает сбор согласий на длину самого длинного отпуска в компании.
Отпуск по уходу за ребёнком. Здесь работает только почта. Трудовые отношения не прекращены, работник остаётся в штате, уведомить его нужно наравне со всеми. Практический нюанс: адрес регистрации в личной карточке часто устарел, поэтому перед отправкой имеет смысл созвониться и уточнить адрес.
Дистанционные работники. Для них заказное письмо с уведомлением прямо предусмотрено ст. 312.2 ТК РФ. Если удалёнщик уже работает в электронном контуре по условиям трудового договора, уведомление можно направить через систему — но только если вид подписи и порядок обмена в договоре уже закреплены.
Те, кто получил и промолчал. Отсутствие согласия закон считает отказом. Никаких дополнительных действий по закону не требуется: работник остаётся на бумажном документообороте, кадровая служба дублирует ему все документы на бумаге и хранит подтверждения. Уволить за это нельзя, перечень оснований в ст. 81 ТК РФ закрытый.
Работать с молчунами всё равно приходится, потому что параллельный бумажный контур на сотню человек съедает экономию от КЭДО целиком. Показательный кейс из практики крупного банка: штат сегментировали на три части. Тех, у кого уже была электронная подпись (около четверти штата), переводили по мере истечения или утери сертификата. Основную массу, три четверти, вели маркетинговым планом — рассылки, баннеры на внутреннем портале, амбассадоры в подразделениях, работа через руководителей, база знаний с ответами. Менее одного процента, кто отказывался наотрез, подключали через дополнительное соглашение индивидуально. В итоге доля сотрудников с Госключом дошла до 90 процентов, а 95 процентов трудовых договоров стали подписываться электронно.
ℹ️ Полезно знать: в регионах до 10-15 процентов работников пользуются кнопочными телефонами. Госключ на них не работает, приложению нужен интернет и смартфон. Для этой группы уведомление, согласие и весь дальнейший документооборот остаются бумажными независимо от их желания.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Линейный персонал не читает уведомления. Он читает объявление на проходной и слушает мастера. Поэтому мы всегда просим клиента запустить рассылку не от кадровой службы, а от руководителей подразделений — доходимость согласий вырастает вдвое на том же тексте. Бумага та же, конверт другой.»
Ошибки при оформлении и рассылке уведомления и цена каждой
Разберём четыре ошибки, которые встречаются чаще остальных, вместе с ценой.
Ошибка 1. Перевод работников без согласия. Мотив понятный: не хочется собирать бумагу с каждого, особенно при штате в несколько тысяч. Цена: электронные документы такого работника юридической силы не имеют, а при проверке добавляется штраф по ст. 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 руб. для организации, при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб. Профилактика: письменное уведомление и сбор согласий до старта, отказ фиксируется заявлением.
Ошибка 2. Уведомление без указания вида электронной подписи. Мотив: кадровик не хочет утонуть в терминах и пишет обтекаемо. Цена: работник не понимает, что от него требуется, согласия не возвращаются, сроки раскатки едут. Плюс формальная претензия инспектора: условие о КЭДО без вида подписи считается недостаточным.
Ошибка 3. Один шаблон на весь штат. Мотив: экономия времени на подготовке. Цена: новичкам без стажа уходит текст с блоком о согласии, они это согласие подписывают, и в личном деле появляется документ, который закон для них не предусматривает. Формально не нарушение, практически — лишние бумаги и путаница в журнале.
Ошибка 4. Рассылка без пилота. Мотив: скорость, хочется закрыть этап одной волной. Цена: массовый сбой шаблонов и маршрутов на тысячах работников, кадровая служба встаёт, устранение занимает месяц вместо запланированных недель. Профилактика: пилот на одном подразделении 2-3 недели до массового запуска.
Отдельно напомню про закрытый перечень ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Четыре позиции остаются на бумаге в любом случае: бумажная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Если в уведомлении пообещать работнику, что «все кадровые документы переходят в электронный вид», вы сразу заложили расхождение между обещанием и реальностью.
Стоимость перехода на КЭДО и тарифы сервиса Азбуха
Затраты на переход складываются из двух частей: подписка на систему по числу сотрудников и разовые работы по подготовке ЛНА, шаблонов и маршрутов. Сама рассылка уведомлений денег не стоит, кроме почтовых расходов на недоступных работников, а вот подписи для штата — стоят, и платит их работодатель.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 ₽/год за сотрудника | Пробный период 30 дней |
| Пакет Азбука.HCM Старт | от 8 900 ₽/мес. | От 50 сотрудников, подбор + КЭДО + адаптация |
Цена за сотрудника снижается с ростом штата, поэтому компании на 400-500 человек имеет смысл сравнить «Стандарт» с «Корпоративным» на границе диапазона. В тариф «Стандарт» входит конструктор шаблонов — именно он закрывает задачу с двумя редакциями уведомления и маршрутами их рассылки, без него шаблоны придётся вести вручную. Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора подключаемых модулей и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП, поэтому актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут посчитать точнее под ваш штат.
Выводы
Уведомление о переходе на КЭДО — это адресный документ, который должен назвать систему, перечень электронных документов, вид подписи, право работника согласиться или отказаться и то, что подпись оплачивает работодатель. Редакций нужно две: для действующего штата с блоком о согласии и для принятых после 31.12.2021 без него. Канал вручения выбирает работодатель, но доказательство получения должно остаться по каждому работнику: роспись, почтовое уведомление или лог системы. Молчание закон засчитывает как отказ, поэтому неотвеченные строки журнала — это готовый список тех, кто остаётся на бумаге.
Мы в Азбуха проходим этот этап в каждом проекте внедрения и обычно закладываем на него больше времени, чем ожидает заказчик: подготовить два шаблона недолго, а вот довести доходимость согласий до приемлемой цифры без работы с руководителями подразделений не получается ни разу.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли уведомлять работников, если компания ведёт КЭДО на портале «Работа России», а не в своей системе
Да, порядок тот же. Ст. 22.1-22.3 ТК РФ не делают исключений в зависимости от того, чья это информационная система. В уведомлении меняется только наименование системы: вместо своей платформы указывается портал «Работа России», а в блоке о подписи — что работник подписывает документы простой электронной подписью ЕСИА, то есть учётной записью Госуслуг. Согласие с работника собирается на бумаге точно так же.
Можно ли вручить уведомление одним общим документом сразу нескольким работникам
Списочная форма с графой для подписей формально фиксирует ознакомление, но она хуже адресной по двум причинам. Во-первых, персональные данные соседей по списку видит каждый подписант, что создаёт вопрос по 152-ФЗ. Во-вторых, работник не получает на руки экземпляр с текстом, а значит не может к нему вернуться. Практика: адресное уведомление в двух экземплярах, один остаётся у работника, второй с его подписью — у работодателя.
Нужно ли повторно уведомлять работников при смене оператора КЭДО
Если меняется наименование информационной системы, указанное в уведомлении и в положении о КЭДО, то работников нужно проинформировать заново: они давали согласие на взаимодействие через конкретную систему. Порядок такой — изменения в положение о КЭДО, приказ об утверждении новой редакции, ознакомление работников. Отдельно проверьте, что при переезде сохранились файлы подписей: маршруты, шаблоны и настройки ролей между операторами обычно не переносятся.
Что делать, если заказное письмо с уведомлением вернулось невручённым
Возврат конверта по истечении срока хранения — это не провал процедуры, а факт, который нужно зафиксировать. В журнал вручения заносится номер почтового идентификатора, дата отправки и дата возврата, сам невскрытый конверт с отметкой почты подшивается в дело. Работник при этом остаётся на бумажном документообороте: согласия нет, значит перевести его в систему нельзя. Повторную попытку разумно сделать при первом появлении работника на рабочем месте, вручив уведомление лично под роспись.
Нужно ли уведомлять о переходе на КЭДО исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых
Нет. Ст. 22.1 ТК РФ называет три стороны кадрового электронного документооборота: работодатель, работник и лицо, поступающее на работу. Исполнителя по гражданско-правовому договору и плательщика НПД в этом перечне нет, трудовое законодательство на них не распространяется по ст. 11 ТК РФ. Обмен документами с ними строится по нормам ГК РФ и 63-ФЗ, через соглашение сторон о виде электронной подписи. Подключать исполнителя к кадровому контуру опасно: система автоматически генерирует графики, табели и журналы инструктажей, а это прямые признаки трудовых отношений из письма ФНС ЕА-4-15/4674.
Что делать, если работник получил уведомление, дал согласие, а потом передумал
Процедуру отзыва уже данного согласия ТК РФ прямо не регулирует. Практический порядок такой: заявление работника, решение работодателя, приказ или дополнительное соглашение, перенастройка маршрутов в системе. Документы, подписанные электронно до отзыва, юридическую силу сохраняют — переподписывать их на бумаге не нужно и вредно для доказательной базы. Отказ от электронного взаимодействия по-прежнему не входит в перечень оснований увольнения из ст. 81 ТК РФ.
Можно ли отправить уведомление на личную электронную почту работника
Как дополнительный канал — можно, как единственный — нет. Личный адрес не подтверждает личность получателя, прочтение письма не фиксируется, а сам адрес относится к персональным данным и должен быть получен от работника законным способом. Если уведомление уходит на личную почту, дублируйте его бумажным экземпляром под роспись при первой возможности либо заказным письмом с уведомлением о вручении — в деле должно остаться то, что можно предъявить.
