Электронный кадровый документооборот в организации работает по регламенту, который компания пишет себе сама: кто заводит документ, за какой срок его подписывают, каким номером регистрируют и сколько лет потом хранят. Трудовой кодекс требует для этого отдельный локальный акт о порядке ведения КЭДО, и почти всегда он проработан слабее, чем приказ о запуске системы. Разберём сроки рассмотрения заявлений по видам, правила нумерации электронных приказов, выдачу копий работнику за 3 рабочих дня и требования к архиву, чтобы ежедневная работа кадровой службы совпадала с тем, что записано в положении.
Порядок ведения КЭДО: какой локальный акт его задаёт
Статья 22.2 ТК РФ разводит два локальных акта, и путать их не стоит. Первый вводит электронный документооборот: в нём указывают информационную систему, порядок доступа к ней, перечень электронных документов, перечень категорий работников, срок уведомления и дату введения КЭДО, которая наступает не раньше окончания этого срока. Второй акт задаёт сам порядок ведения: сроки подписания работником электронных документов и сроки ознакомления с ними с учётом рабочего времени, периодичность таких сроков, порядок проведения инструктажа работников по взаимодействию через систему, исключительные случаи оформления документов на бумаге, процедуры взаимодействия работодателя с профсоюзом и с комиссией по трудовым спорам.
Первый акт пишут один раз при запуске. Второй живёт вместе с компанией и переписывается каждый раз, когда меняется маршрут, добавляется юрлицо или в систему заводят новый вид документа. Готовую структуру удобно взять из образца: Положение о ведении КЭДО уже разложено по разделам про сроки, роли, виды подписи и порядок доступа, останется подставить свои процессы и вычистить то, чего у вас нет.
Положение вводит в действие приказ: без него акт не действует, а ознакомление работников не с чем связать. Шаблон готовый, приказ об утверждении Положения о КЭДО оформляют в тот же день, и дальше именно его реквизиты кадровик указывает в листах ознакомления и в ответах инспекции.
В практике Азбуха картина повторяется: приказ о введении есть у всех, кто дошёл до КЭДО, а порядок ведения умещается на одной странице с фразой про подписание в системе. Дальше кадровая служба работает по устной договорённости, и первый же спор с работником упирается в отсутствие срока в положении.
Роли и зоны ответственности в ежедневной работе с КЭДО
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ знают только три фигуры: работодателя, работника и поступающего на работу. Роли администратора в законе нет, она возникает на уровне локального акта, и объём её прав компания определяет сама. Типовой набор такой: заведение и блокировка учётных записей, назначение ролей, ведение шаблонов, настройка маршрутов согласования, установка сроков этапов, выгрузка архива, подготовка пакета к проверке. Границы жёсткие. Администратор не подписывает за других, не редактирует уже подписанные документы, не расширяет собственные права и не переводит работника на КЭДО без его согласия.
Численность администраторов привязывают к штату. До 100 человек роль совмещает кадровик. На 100-500 нужен выделенный специалист по кадровому делопроизводству плюс поддержка ИТ по интеграции с 1С:ЗУП. От 500 человек и в группах компаний держат выделенного администратора и замещающего, по ответственному на юрлицо. Для сравнения: на бумаге базовый ориентир нагрузки составляет 1 кадровик на 100-150 человек, с работающим КЭДО один специалист ведёт 300-400.
⚠️ Внимание: расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Удержать эти суммы из зарплаты нельзя: перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый.
Руководитель подразделения отвечает за свой участок маршрута и сроки на нём, работник подписывает то, что относится к нему лично, ИТ обслуживает интеграцию и доступы. Ответственного за организацию обработки персональных данных по ст. 18.1 152-ФЗ в небольших компаниях совмещают с администратором КЭДО, в крупных разводят.
Образцы документов для регламента электронного кадрового учёта
Эти файлы закрывают ежедневные операции из положения о порядке ведения: выбор подписи под документ, отпускной цикл, изменение условий трудового договора, планирование работы кадровой службы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение о применении ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление на отпуск | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) | Скачать |
| Уведомление о начале отпуска | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | Скачать |
| План работы отдела кадров | Скачать |
Шаблоны заводят в систему один раз, дальше кадровик формирует документ прямо из карточки сотрудника.
Цикл электронного кадрового документа: от создания до архива
Электронный кадровый документ проходит семь состояний, и в каждом система фиксирует время: создан, на согласовании, на подпись, подписан, отклонён, отозван, в архиве. Отдельно замечу: длительность каждого статуса система пишет автоматически, и на проверке эти отметки читают внимательнее, чем сам текст приказа.
Подписание через Госключ — отдельный отрезок этого цикла. Система работодателя инициирует подписание, документ уходит через ЕПГУ или СМЭВ, работник получает ссылку в Госключ или в приложение Госуслуги, после подписания срабатывает бэклинк — возврат в исходное приложение вместе с файлом подписи. Сам Госключ штампов не рисует и маршрутов не хранит, это инструмент подписания. Плашку с подписями отрисовывает система КЭДО отдельным файлом, а проверку целостности проходит исходный документ без штампа.
Как провести кадровый документ в КЭДО от создания до архива: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сформируйте документ из шаблона в карточке сотрудника и проверьте, что вид документа входит в перечень, утверждённый положением о КЭДО. Документы из закрытого перечня ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ в систему не заводят.
- Шаг 2. Присвойте регистрационный номер по индексу своей группы приказов и зафиксируйте дату регистрации. Дальше номер не меняется, даже если документ отзовут.
- Шаг 3. Запустите маршрут согласования с указанием срока на каждом этапе. Срок берут из положения о порядке ведения; устная договорённость с руководителем его не заменяет.
- Шаг 4. Отправьте документ на подписание тем видом подписи, который закреплён за этим видом документа. Для трудового договора, допсоглашения, договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод и заявления об увольнении работник применяет УКЭП либо усиленную неквалифицированную подпись, выданную через инфраструктуру электронного правительства.
- Шаг 5. Сохраните в системе комплект: исходный файл, все файлы подписей и XML-описание. Комплект без подписи и описания в суде и на проверке работает плохо.
- Шаг 6. Переведите документ в архивное хранилище со сроком хранения, привязанным к виду документа, и проверьте, что он попал в номенклатуру дел.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Самая частая просьба на второй месяц промки звучит так: сделайте, чтобы кадровик видел, где документ застрял. Маршрут согласования без сроков на этапах превращается в очередь, где никто не виноват. Мы прописываем срок на каждом этапе и просрочку выводим отдельным списком, иначе эйчары так и будут допинать руководителей в мессенджере.»
Сроки рассмотрения заявлений и подписания документов в КЭДО
Часть сроков задаёт Трудовой кодекс, и переписать их в положении нельзя. Остальное компания устанавливает сама, и именно эта часть чаще всего пустует. Ниже собраны сроки, которые кадровая служба обслуживает в электронном контуре чаще всего.
| Операция в КЭДО | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Выдача документов, связанных с работой, и их копий по заявлению | 3 рабочих дня со дня подачи заявления | ст. 62 и ч. 8-10 ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | предупреждение за 14 календарных дней | ст. 80 ТК РФ |
| Заявление о смене кредитной организации для выплаты зарплаты | не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты | ст. 136 ТК РФ |
| Утверждение графика отпусков | не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года | ст. 123 ТК РФ |
| Извещение работника о времени начала отпуска | не позднее чем за 2 недели до начала отпуска | ст. 123 ТК РФ |
| Мотивированное мнение профсоюза по проекту локального акта | 5 рабочих дней со дня получения проекта, далее 3 дня на консультации | ст. 372 ТК РФ |
| Подписание пакета документов в Госключе | 24 часа с момента направления | технический регламент подписания |
Закон задаёт крайние точки, внутренние сроки этапов согласования компания расписывает сама и потом по ним же отвечает перед работником.
💡 Лайфхак: отдельный реестр сроков действия сертификатов вести не нужно. Система сама покажет при подписании, что сертификат истёк, а выпуск нового УНЭП в Госключе занимает несколько минут и работник делает это сам.
Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев: напоминания приходят за 30 календарных дней пушем, за 14 дней на Госуслугах и за 7 дней в приложении. Коммерческий сертификат УКЭП на токене живёт 12-15 месяцев, точная дата указана в нём самом.
Регистрация и нумерация электронных кадровых приказов
Нумерация в электронной системе ломается не там, где её ждут. Приказы разводят по группам с буквенными индексами: личный состав, командировки и отпуска, основная деятельность, и внутри каждой группы счётчик свой. Номер система присваивает либо в момент создания карточки, либо в момент отправки на подписание, и этот момент нужно зафиксировать в положении, потому что от него зависит соотношение номера с датой регистрации.
Дальше начинается то, о чём кадровики спрашивают на второй неделе работы. Отозванный или отменённый приказ оставляет дыру в нумерации. Переиспользовать освободившийся номер нельзя, объяснять инспектору придётся реестром системы, где видно и создание карточки, и отзыв, и время обеих операций. Счётчики обнуляют в начале календарного года. Если в одной системе живут несколько юрлиц или обособленные подразделения, счётчики разводят по каждому юрлицу отдельно, иначе сводный реестр перестаёт читаться.
Отдельная процедура на старте и при переезде между операторами — сверка реестра системы с бумажным журналом регистрации. Мы в Азбуха закладываем на неё отдельный этап проекта: без сверки в электронном реестре остаются приказы без номеров и номера без приказов, и всплывает это через год, когда дело уже уходит в архив. Оформление реквизитов при этом опирается на ГОСТ Р 7.0.97-2016, он же дальше понадобится для заверения бумажных копий.
Смешанный контур: электронные документы и бумага в одном процессе
Даже в компании с полностью развёрнутым КЭДО часть документов остаётся бумажной постоянно. Переходным периодом это не заканчивается. Закрытый перечень из ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ содержит четыре позиции: трудовая книжка и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником.
По охране труда граница проходит внутри одного процесса: положения, приказы и программы инструктажей ведут электронно, а документы о прохождении инструктажа подписывают на бумаге. В регламенте нужен связующий пункт: электронное ознакомление с положением плюс бумажная подпись в журнале, с указанием, какая запись какой операции соответствует.
ℹ️ Полезно знать: согласие работника на ведение КЭДО закон требует в письменной форме. Подписать его в электронном виде нельзя даже УКЭП, вопрос об электронном согласии прорабатывают Минтруд и Минцифры.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Смешанный контур пугает сильнее, чем стоит. Достаточно один раз развести документы по двум спискам и вшить это в положение: вот эти четыре позиции живут на бумаге всегда, всё остальное в системе. Проблемы начинаются, когда компания решает, что раз КЭДО внедрён, то и журнал инструктажей можно залить в систему. Такой журнал ГИТ просто не признает.»
Выдача копий и выписок из электронных кадровых документов
Работник вправе запросить бумажную копию любого документа, который подписан в электронном виде, и работодатель выдаёт её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Срок один и тот же и по ст. 62 ТК РФ, и по правилам ст. 22.3 ТК РФ для электронного контура. Форм выдачи несколько: заверенная копия на бумаге, электронный документ в личный кабинет работника, размещение на едином портале госуслуг, документ в личном кабинете платформы «Работа в России».
Заверение бумажной копии оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2016: слово «Верно», должность заверившего, его собственноручная подпись, расшифровка и дата. Если копия уходит в другую организацию, добавляют запись о месте хранения подлинника с указанием организации, номера дела и года, и ставят печать так, чтобы она не перекрывала подпись. Для потока копий заводят штамп, стандарт это допускает.
Сводный приказ на десяток работников копией не выдают. Из него делают выписку по конкретному человеку, чужие персональные данные при этом убирают: 152-ФЗ не позволяет отдавать работнику сведения о его коллегах. Это же правило действует для приказов о премировании и о совмещении, где в одной таблице собран целый отдел.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Отдельно проговариваю про бывших сотрудников. Доступ к личному кабинету КЭДО им закрывают в день увольнения, а обязанность выдать документы у работодателя остаётся. Значит, в регламенте нужен канал для тех, у кого учётки уже нет: заявление на почту компании и заверенная копия на бумаге в те же 3 рабочих дня. Иначе кадровая по каждому такому запросу изобретает процедуру заново.»
Хранение, форматы и выгрузка электронных кадровых документов
Обязанность архивного хранения электронных кадровых документов лежит на работодателе (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ), и оператор КЭДО её не принимает на себя. Сроки берут из перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а правила организации хранения — из приказа Росархива от 31.07.2023 № 77. По этим правилам наличие и состояние электронных документов проверяют раз в 5 лет, а протоколы системы хранения на предмет несанкционированного доступа просматривают ежегодно.
| Вид документа | Срок хранения | Статья перечня № 236 |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, перемещении, увольнении | 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года | ст. 434 |
| Приказы и заявления по ежегодным отпускам и командировкам | 5 лет | ст. 434 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ст. 434 |
| Приказы и заявления об отпусках работников с вредными и опасными условиями труда | 50 лет; 75 лет для документов до 2003 года | ст. 434 |
| Трудовые договоры и документы личного дела | 50 лет; 75 лет для документов до 2003 года | ст. 445 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет; 50 или 75 лет при вредных и опасных условиях труда | ст. 402 |
Разницу между 5 годами и 50 определяет то, попал документ в личное дело или лежит отдельным делом. Это решение принимают один раз при построении номенклатуры, дальше система расставляет сроки сама.
Состав самого файла задаёт приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Электронный кадровый документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, приложений, файлов электронных подписей по 63-ФЗ, машиночитаемой доверенности при её наличии и XML-описания wredc_data.xml с реквизитами работодателя, документа и подписантов. Именно этот комплект уходит в выгрузку для инспекции и в суд. Требования Минтруда к составу и форматам электронных кадровых документов опубликованы вместе с XML-схемой и сервисом проверки, через который выгрузку прогоняют до того, как её кто-то запросит.
📌 Факт: Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверять её после истечения срока действия сертификата. Информационная система работодателя расширяет формат до архивного CAdES-A. Платформу архивного хранения подписанных в Госключе документов на портале госуслуг заявили на 2027 год.
Мы в Азбуха просим клиента выгрузить архив за произвольный квартал ещё на пилоте, до выхода системы в промку. Выгрузка с подписями и XML-описанием либо собирается за десять минут, либо не собирается вовсе, и второе лучше узнать в начале проекта.
Ошибки в порядке ведения КЭДО и цена ошибки
Ошибки на этапе ежедневной работы стоят дороже, чем ошибки внедрения, потому что накапливаются тихо и вскрываются на проверке или в суде.
Перевод работника на КЭДО без согласия. Мотив простой: собирать бумажные согласия с каждого долго, а штат большой. Цена: нарушение ст. 22.2 ТК РФ, электронные документы такого работника юридической силы не имеют, штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб. Профилактика: письменное уведомление и сбор согласий до подключения учётной записи, отказ фиксируется заявлением и работник остаётся на бумаге.
Электронная подпись на документах-исключениях. Мотив: не разобрались в перечне ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Цена: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, журнал инструктажей или бумажная трудовая книжка, оформленные электронно, в трудовом споре не примут, переделывать придётся ретроспективно. Профилактика: закрепить перечень переводимых документов и виды подписи в положении о КЭДО.
Неверный вид подписи под документом. Мотив бывает двух видов: перестраховка, когда выпускают дорогую УКЭП там, где хватает УНЭП, и экономия, когда ПЭП ставят на трудовой договор. Первое — лишние денежки: коммерческая УКЭП обходится в 2000-5000 руб. в год на сотрудника, УНЭП информационной системы порядка 500 руб. в год, УНЭП Госключа бесплатна. Второе хуже: трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении простой подписью подписывать нельзя.
Маршрут без сроков и без ответственного. Мотив: маршрут рисовали под процесс, а сроки решили добавить потом. Цена: работник не получает ответа в срок, идёт на онлайнинспекция.рф с распечаткой карточки документа, где видно дату подачи и пустой этап. Спорить с такой распечаткой нечем, потому что её сформировала ваша же система.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Грабли, на которые наступают почти все: положение написали в год запуска и больше не трогали. За два года компания добавила юрлицо, сменила оператора, завела в систему новые виды документов. Регламент про это молчит. Мы пересматриваем положение о порядке ведения раз в год и после каждого изменения маршрутов, и это дешевле, чем один раз объясняться на проверке.»
Стоимость ведения электронного кадрового документооборота
Цена складывается из численности штата, набора подключённых модулей и того, нужны ли интеграции с учётной системой и размещение на своих серверах. Тариф считается за сотрудника в год, поэтому с ростом штата удельная стоимость падает.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Лайт: базовый КЭДО, трудовые договоры, приказы, заявления, расчётные листки, подписание через УНЭП | 490 руб./сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Стандарт: конструктор шаблонов, маршруты согласования, интеграция с 1С:ЗУП, модуль ЛНА, график отпусков, несколько юрлиц | 390 руб./сотрудника в год | компании от 70 до 500 человек |
| Корпоративный: on-premise, УКЭП, двухфакторная аутентификация, интеграция с SAP, доказательная база, выделенный менеджер | от 290 руб./сотрудника в год | компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб./год за сотрудника | пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт: Подбор, КЭДО и Адаптация в одном пакете | от 8 900 руб./мес. | от 50 сотрудников |
| Азбука.HCM Бизнес: Подбор, КЭДО, Адаптация, Обучение, Пульс | от 24 900 руб./мес. | от 100 сотрудников |
На итоговую сумму влияют число юрлиц в контуре, объём переносимого архива и глубина интеграции с 1С:ЗУП или SAP: пакет для группы компаний с несколькими обособками считают иначе, чем подписку для одного юрлица. Сориентироваться по составу тарифов помогут актуальные цены сервиса Азбуха, где расписано, что входит в каждый уровень подписки.
Выводы
Порядок ведения электронного кадрового документооборота держится на трёх вещах: локальном акте, где расписаны сроки, роли и исключения; на маршрутах с ответственными и сроками этапов; на архиве, который умеет отдать документ комплектом с подписями и XML-описанием. Законодательные сроки переписать нельзя, внутренние компания задаёт себе сама и потом по ним же отвечает. Четыре вида документов остаются на бумаге всегда, и регламент обязан связывать бумажный и электронный контур в один процесс.
Мы в Азбуха настраиваем эту связку в проектах разного масштаба: от компаний на 70 человек до групп с несколькими юрлицами и обособленными подразделениями, где нумерация, маршруты и сроки хранения разводятся по каждому юрлицу отдельно.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли прописать в положении автозакрытие этапа согласования по таймауту?
Внутренние сроки этапов работодатель устанавливает сам, и автозакрытие этапа по истечении срока в локальном акте закрепить можно. Ограничение одно: таймаут не применяют там, где закон требует волеизъявления стороны. Согласование руководителем внутри маршрута закрыть по таймауту допустимо, а подписание работником трудового договора или согласия на перевод — нет, молчание работника подписью не считается. В положении описывают, что происходит после автозакрытия: документ уходит следующему участнику, возвращается инициатору или попадает в список просрочки.
Что делать, если сотрудник не подписал документ в Госключе за сутки?
Срок на подписание пакета в Госключе составляет 24 часа. По его истечении информационная система работодателя получает статус о том, что срок вышел. Дальше сценарий зависит от внутренних процессов: система направляет документ повторно автоматически, либо кадровик связывается с работником и сопровождает подписание вручную, либо применяется комбинация двух вариантов. Само по себе непопадание в 24 часа нарушением не считается, документ просто отправляют заново.
Как оформлять кадровые документы, если система КЭДО или Госключ временно недоступны?
Трудовой кодекс позволяет работодателю утвердить исключительные случаи, при которых документы оформляют на бумажном носителе (абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ). Временная недоступность инфраструктуры подписания под эту норму подпадает. Перечень таких случаев заранее вписывают в положение о порядке ведения КЭДО, там же указывают, кто фиксирует факт недоступности и каким документом, и как бумажный экземпляр потом отражается в системе. Без этого пункта переход на бумагу в моменте выглядит нарушением собственного регламента.
Как передать роль администратора КЭДО, если ответственный увольняется?
Процедуру расписывают в положении заранее: восстановление административного доступа через оператора занимает время, а кадровые процессы стоять не могут. Порядок включает блокировку учётной записи в день увольнения, отзыв сертификата, смену паролей интеграций и акт передачи шаблонов, маршрутов и настроек ролей преемнику. В компаниях от 500 человек держат замещающего администратора с урезанными правами. Раз в квартал проводят ревизию доступов и закрывают учётные записи уволившихся.
Что происходит с электронными документами при смене оператора КЭДО?
При миграции переносятся файлы документов, электронные подписи, сертификаты, протоколы событий и справочники сотрудников. Маршруты согласования, шаблоны, настройки ролей и история уведомлений не переносятся, их собирают в новой системе заново. Отдельно решают судьбу незакрытых документов: их либо доводят до подписания в старой системе, либо аннулируют и создают заново. Согласия работников и положение о порядке ведения проверяют на упоминание конкретной информационной системы: если она названа, документы придётся обновить.
Может ли иностранный работник подписывать кадровые документы в КЭДО?
Иностранный гражданин получает усиленную неквалифицированную подпись в инфраструктуре электронного правительства при двух условиях: подтверждённая учётная запись на портале госуслуг и указанный в личном кабинете СНИЛС. Усиленная квалифицированная подпись в Госключе доступна только гражданам России. На практике это означает, что документы из закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ иностранный работник подписывает УНЭП инфраструктуры электронного правительства, а альтернативой остаётся коммерческая УКЭП аккредитованного удостоверяющего центра.
Нужно ли переподписывать документы, если сертификат работника истёк?
Документы, подписанные в период действия сертификата, сохраняют юридическую силу и после его окончания, переподписывать их не нужно. Проверяемость обеспечивает метка доверенного времени: Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T, а информационная система работодателя расширяет формат до архивного CAdES-A для долговременного хранения. Работник выпускает новый сертификат УНЭП в приложении сам, процедура занимает несколько минут. Для дальнейших подписаний используется уже новый сертификат, старые документы при этом не трогают.
