ПЭП в трудовом договоре закрепляют тогда, когда компания переводит кадровые бумаги в электронный вид и хочет, чтобы заявления, ознакомления с ЛНА и расчётные листки работник подписывал кодом из СМС, а не ручкой. Сама по себе простая подпись юридической силы документу не добавляет: она работает там, где стороны заранее договорились о правилах её применения. Ниже разбираем, в какой документ вписывается условие о ПЭП, какие два пункта требует 63-ФЗ, что уходит в положение о КЭДО и сколько стоит подписной контур при штате от 70 человек.
Где закрепляют использование ПЭП: трудовой договор, соглашение и ЛНА
Основание равнозначности у простой подписи договорное. Часть 1 статьи 6 63-ФЗ приравнивает к собственноручной подписи только усиленную квалифицированную: там соглашение сторон не нужно, закон сработал сам. Для ПЭП и УНЭП действует часть 2 той же статьи: электронный документ признаётся равнозначным бумажному в случаях, установленных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними актами, либо соглашением участников электронного взаимодействия. Отсюда простое следствие: пока стороны не подписали соглашение, файл с отметкой о простой подписи в трудовом споре остаётся просто файлом.
На практике условие живёт на трёх уровнях. Первый уровень — двустороннее соглашение о применении ПЭП и НЭП: именно оно даёт равнозначность и закрывает требования части 2 статьи 9 63-ФЗ. Подписывают его до первого электронного документа, а не в середине проекта, когда половина заявлений уже улетела в систему.
Второй уровень — трудовой договор или допсоглашение к нему. Туда выносят само согласие на электронное взаимодействие и отсылку к порядку подписания, чтобы условие пережило смену оператора КЭДО. Третий уровень — локальный акт. Порядок, перечни документов, сроки и маршруты уходят в положение о ведении КЭДО, а не в текст договора с каждым работником: процедуру потом придётся менять, и переподписывать сотни допников никто не захочет.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самая частая схема, которую мы видим у эйчаров: в трудовой договор вписали строчку про электронный документооборот и решили, что дело сделано. Нет, не сделано. Строчка без соглашения по девятой статье тройки не работает, потому что в ней нет главного — как система понимает, что кнопку нажал именно этот человек.»
Какие документы работник подписывает ПЭП, а какие только усиленной
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровый документооборот на две зоны. В первой зоне работник вправе применять только усиленную подпись: квалифицированную, неквалифицированную с порядком проверки по соглашению сторон трудового договора либо неквалифицированную, выданную через инфраструктуру электронного правительства. Во второй зоне работнику достаточно ПЭП, если это предусмотрено соглашением и локальным актом. Работодатель в первой зоне подписывает УКЭП, во второй — УКЭП или УНЭП.
Образцы документов для запуска ПЭП в кадровом контуре
Эти файлы закрывают запуск подписного контура: приказ вводит КЭДО в организации, положение описывает процедуру, уведомление и согласие переводят конкретного работника в электронный обмен.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Уведомление о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Комплект берут целиком: приказ без положения оставляет процедуру неописанной, а положение без согласий не даёт права переводить людей в электронный обмен.
Ниже разложены обе зоны с указанием, где закрепляется право подписи. Таблица нужна, чтобы при разработке ЛНА не разводить документы по видам подписи на глазок.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя | Где закрепляется |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и допсоглашения к нему | УКЭП или УНЭП | УКЭП | ст. 22.3 ТК РФ, ПЭП не применяется |
| Договор о полной материальной ответственности | УКЭП или УНЭП | УКЭП | ст. 22.3 ТК РФ, ПЭП не применяется |
| Ученический договор и изменения к нему | УКЭП или УНЭП | УКЭП | ст. 22.3 ТК РФ, ПЭП не применяется |
| Заявление об увольнении и его отзыв | УКЭП или УНЭП | УКЭП | ст. 22.3 ТК РФ, ПЭП не применяется |
| Ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании | УКЭП или УНЭП | УКЭП | ст. 22.3 ТК РФ, ПЭП не применяется |
| Заявление на отпуск, служебная записка, заявка | ПЭП | УКЭП или УНЭП | соглашение о применении ПЭП, положение о КЭДО |
| Ознакомление с ЛНА и графиком отпусков | ПЭП | УКЭП или УНЭП | соглашение о применении ПЭП, положение о КЭДО |
| Расчётный листок, справка, уведомление информационного характера | ПЭП | УКЭП или УНЭП | соглашение о применении ПЭП, положение о КЭДО |
Вывод из таблицы простой: ПЭП закрывает массовый поток заявлений и ознакомлений, то есть основную часть файлов по количеству, но ни один документ из первой зоны на неё перевести нельзя, сколько бы соглашений стороны ни подписали. В проектах Азбуха мы выносим это разделение отдельным приложением к положению о КЭДО, чтобы кадровая служба не решала вопрос по каждому документу заново.
Отдельно держим в голове часть 3 статьи 22.1 ТК РФ: бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда в электронный оборот не переводятся вовсе. Вид подписи для них обсуждать бессмысленно, они остаются на бумаге.
⚠️ Внимание: документ с ПЭП, датированный раньше соглашения о её применении, равнозначности не получает. Переподписать задним числом не выйдет: у файлов сохраняются метки времени, и в споре расхождение дат видно сразу.
Формулировка условия о ПЭП в трудовом договоре и допсоглашении
В трудовой договор выносят четыре смысловых блока. Первый — согласие работника на взаимодействие с работодателем в электронном виде через информационную систему, с указанием её наименования. Второй — вид подписи, который работник применяет в этой системе, с оговоркой о документах, где закон требует усиленную. Третий — адрес электронной почты и номер мобильного, по которым система идентифицирует человека и направляет одноразовые коды. Четвёртый — отсылка к положению о ведении КЭДО и к соглашению о применении ПЭП, чтобы процедурная часть жила отдельно.
Для действующих работников тот же набор оформляют допсоглашением. Переписывать весь трудовой договор ради одного условия смысла нет, а вот отдельным допником с датой вступления в силу удобно закрывать сразу и согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ, и вид подписи. Для дистанционных работников порядок мягче: при заключении договора через обмен электронными документами стороны применяют усиленные подписи, а дальнейшее взаимодействие ведут в порядке, который сами определили в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«В допнике имеет смысл прямо перечислить, что подписывается одноразкой, а что уходит в Госключ. Мы в проектах Азбуха делаем приложение на одну страницу с перечнем документов и видом подписи напротив каждого. Инспектор ГИТ его открывает первым, и вопросов к маршрутам дальше почти не остаётся.»
Соглашение о применении ПЭП: два обязательных условия по 63-ФЗ
Часть 2 статьи 9 63-ФЗ называет два условия, без которых соглашение о простой подписи не работает. Первое — правила определения лица, подписывающего документ по его простой электронной подписи. Второе — обязанность лица, создающего и использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.
Первое условие раскрывают через связку идентификаторов. В рабочем варианте это логин в системе, номер мобильного телефона для одноразового кода, адрес корпоративной почты, табельный номер и фиксация даты, времени и IP-адреса операции в журнале системы. Формулировка вида «подписант определяется средствами информационной системы» без расшифровки механизма в споре не помогает: суд смотрит, чем именно работодатель подтверждает, что кнопку нажал конкретный человек.
Второе условие — запрет передавать пароль и одноразовые коды третьим лицам, запрет хранить реквизиты доступа в общедоступном месте и обязанность сообщить об утрате телефона. Срок уведомления берут по аналогии со статьёй 10 63-ФЗ. И ещё одна деталь, которую забывают: обязанность соблюдать конфиденциальность формулируют бессрочной, чтобы она пережила расторжение трудового договора.
📌 Факт: статья 10 63-ФЗ отводит на уведомление о нарушении конфиденциальности ключа не более одного рабочего дня. Тот же ориентир закладывают в соглашение о ПЭП как срок сообщения работодателю об утрате устройства.
Часть 4 статьи 9 63-ФЗ добавляет ограничение: простая подпись не применяется к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну. Для кадрового контура коммерческой компании это редкая история, но в положении о КЭДО оговорку оставляют.
Как закрепить использование ПЭП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разведите кадровые документы по видам подписи: первая зона по статье 22.3 ТК РФ уходит под усиленную подпись, остальное закрывается ПЭП. Результат оформите приложением к положению о КЭДО.
- Шаг 2. Опишите механизм идентификации: какие идентификаторы система связывает с работником и какие поля пишет в журнал операций. Без этого пункта соглашение по части 2 статьи 9 63-ФЗ неполное.
- Шаг 3. Утвердите положение о ведении КЭДО приказом, с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он в компании есть.
- Шаг 4. Направьте работникам письменное уведомление о переходе и соберите согласия по статье 22.2 ТК РФ. Отказ фиксируйте заявлением, такой работник остаётся на бумаге.
- Шаг 5. Подпишите соглашение о применении ПЭП на бумаге либо усиленной подписью, если она у работника уже есть. Замкнутая схема, когда соглашение о ПЭП подписывается той же ПЭП, доказательной силы не имеет.
- Шаг 6. Оформите допсоглашение к трудовому договору с условием об электронном взаимодействии и видом подписи, укажите дату начала применения.
- Шаг 7. Обкатайте маршруты на пилотной группе одного подразделения, проверьте журналирование и метки времени, и только после этого раскатывайте на весь штат.
Что уходит в положение о КЭДО, а что в приказ
Положение о ведении КЭДО описывает процедуру: перечень документов по видам подписи, сроки подписания и ознакомления, маршруты согласования, ответственных, порядок выдачи и блокировки реквизитов доступа, порядок выдачи бумажных копий и порядок действий при технической неисправности. Приказ вводит положение в действие и назначает ответственных. Согласие работника на КЭДО и соглашение о применении ПЭП остаются индивидуальными двусторонними документами и листом ознакомления не заменяются.
Формат электронных кадровых документов задан отдельно: единые требования к составу и форматам утверждены приказом Минтруда, а XML-схемы и сервис проверки корректности файлов выложены в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений на сайте министерства. Перед запуском стоит прогнать через сервис хотя бы по одному документу каждого типа.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Положение о КЭДО и соглашение о подписи путают постоянно. Положение — это про процедуру, оно одно на компанию и принимается с учётом мнения профсоюза. Соглашение — это про равнозначность, оно двустороннее и своё у каждого. Когда кэдошник предлагает закрыть оба вопроса одним листом ознакомления, это те самые грабли, на которые потом наступают в суде.»
Ошибки при закреплении ПЭП и цена ошибки
Ошибка 1. Соглашение без механизма идентификации. Мотив понятный: шаблон нашли в интернете, лишние абзацы выкинули ради краткости. Цена ошибки — равнозначность документа опровергается одним доводом работника о том, что код мог ввести кто угодно. Заявления, ознакомления и уведомления за весь период приходится собирать заново на бумаге.
Ошибка 2. Перевод работников без согласия. Мотив: не хочется собирать бумаги с каждого, особенно на удалёнке. Цена ошибки — нарушение статьи 22.2 ТК РФ, электронные документы такого работника недействительны, а при проверке организацию штрафуют по статье 5.27 КоАП РФ на сумму от 30 000 до 50 000 руб.
Ошибка 3. ПЭП на документах первой зоны. Мотив: не разобрались в перечне статьи 22.3 ТК РФ и подписали простой подписью допсоглашение или заявление об увольнении. Цена ошибки — документ не примут в трудовом споре, а переоформлять его придётся текущей датой, что ломает всю хронологию кадровых событий.
Ошибка 4. Единый пароль на подразделение. Мотив: так проще линейному персоналу, особенно на производстве, где у половины смены нет корпоративной почты. Цена ошибки — идентификация разваливается полностью, журнал операций перестаёт быть доказательством, а вместе с ним теряют силу все подписания этой группы.
Ошибка 5. Перестраховка по видам подписи. Мотив: выпустить всем УКЭП и не думать. Цена ошибки — лишние денюжки: при штате 500 человек разница между бесплатной УНЭП через Госключ и коммерческой УКЭП по 2000-5000 руб. в год на сотрудника даёт от 1 000 000 руб. в год при том же наборе документов. В практике Азбуха этот пересчёт делают на этапе выбора вида подписи, до закупки сертификатов.
Оценки защищённости здесь не абстрактные: ПЭП по СМС закрывает 10% требований, ПЭП через ЕСИА — 30%, УНЭП информационной системы — 50%, УНЭП Госключа — 75%, УКЭП — 100%. Разрыв между первой и второй строкой объясняет, почему СМС-подпись держат только на потоке ознакомлений, а всё, что может стать предметом спора, уводят в усиленную.
💡 Лайфхак: УНЭП через Госключ выдаётся бесплатно и отдельного соглашения о равнозначности не требует — основание уже дано постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Соглашение о ПЭП при этом всё равно нужно, если часть документов работник подписывает кодом из СМС.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Расходы на выпуск и использование подписи по части 12 статьи 22.2 ТК РФ несёт работодатель, и удержать их из зарплаты нельзя: перечень удержаний в статье 137 закрытый. В практике Азбуха мы этот пункт проговариваем на старте проекта, потому что финансисты закладывают бюджет на подписи в последнюю очередь, а потом удивляются цифре по штату в тысячу человек.»
Стоимость КЭДО с простой подписью: тарифы 2026 года
Сумма складывается из численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Подписной контур считается отдельно: ПЭП через ЕСИА и УНЭП через Госключ работодателю бесплатны, СМС-подпись оплачивается по числу сообщений, УКЭП покупается у аккредитованного удостоверяющего центра.
| Тариф или модуль | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф Лайт | 490 руб. за сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф Стандарт | 390 руб. за сотрудника в год | компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф Корпоративный | от 290 руб. за сотрудника в год | компании от 500 человек |
| Азбука.КЭДО как отдельный модуль | от 290 руб. за сотрудника в год | пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | от 50 сотрудников, подбор и КЭДО и адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 руб. в месяц | от 100 сотрудников, пять модулей |
| Азбука.HCM Enterprise | индивидуально | от 500 сотрудников, все модули и on-premise |
На итог влияют три параметра: численность, набор модулей и способ размещения. В тарифе Лайт подписание идёт через УНЭП, конструктор шаблонов и маршруты согласования появляются со Стандарта, а УКЭП и размещение на своих серверах доступны на Корпоративном. Сориентироваться по составу помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха, точный расчёт под конкретный штат делают уже на пилоте.
Выводы
Простая подпись в кадровом контуре держится на трёх документах: соглашении о её применении, где раскрыт механизм идентификации и обязанность беречь реквизиты доступа, условии в трудовом договоре или допсоглашении и положении о КЭДО с перечнем документов по видам подписи. Порядок действий тоже фиксированный: сначала ЛНА и приказ, затем уведомления и согласия, только потом первое электронное подписание. Документы первой зоны по статье 22.3 ТК РФ на ПЭП не переводятся ни при каком соглашении сторон.
Мы в Азбуха собираем этот комплект на старте проекта единым пакетом и обкатываем маршруты на пилотной группе до массового запуска: разбирать неверно подписанные документы задним числом дороже, чем потратить две недели на пилот.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли переподписывать соглашение о ПЭП при смене оператора КЭДО?
Да, если в соглашении названа конкретная информационная система и оператор. Механизм идентификации у нового оператора другой, а именно он составляет обязательное условие по части 2 статьи 9 63-ФЗ. Обойти переподписание помогает формулировка со ссылкой на положение о ведении КЭДО: тогда при смене системы меняется ЛНА и приложение к нему, а двустороннее соглашение остаётся прежним.
Можно ли подписать само соглашение о применении ПЭП простой подписью?
Нет. Соглашение подписывают на бумаге либо усиленной подписью, если у работника уже есть УКЭП или УНЭП Госключа. Схема, в которой соглашение о ПЭП подписано этой же ПЭП, замкнута сама на себя: равнозначность подписи ещё не установлена, а документ уже подписан.
Действует ли обязанность беречь реквизиты доступа после увольнения?
Если она сформулирована бессрочной, действует. Поэтому пункт о конфиденциальности ключа пишут без привязки к сроку трудового договора. Учётную запись уволенного блокируют в день прекращения трудовых отношений, а подписанные им документы остаются действительными: их защищает метка доверенного времени, а не текущий статус работника.
Что делать, если работник передал пароль коллеге?
Заблокировать учётную запись и выдать новые логин и код: сертификата у ПЭП нет, отзывать нечего. Инцидент фиксируют актом с указанием даты, времени и перечня документов, подписанных за спорный период. Дальше по каждому документу решают отдельно: подписанные до момента передачи пароля сохраняют силу при наличии штампа времени, остальные переоформляют.
Кто платит за СМС-подпись и можно ли удержать её стоимость из зарплаты?
Платит работодатель, часть 12 статьи 22.2 ТК РФ. Удержать стоимость из зарплаты нельзя: перечень удержаний в статье 137 ТК РФ закрытый, расходов на электронную подпись в нём нет. Бесплатные варианты для работодателя — ПЭП через ЕСИА и УНЭП через Госключ, платные — СМС-подпись по числу сообщений и УКЭП по 2000-5000 руб. в год на сотрудника.
Требуется ли мнение профсоюза при утверждении соглашения о ПЭП?
Нет. Соглашение двустороннее и индивидуальное, мнение выборного органа для него не запрашивают. А вот положение о ведении КЭДО принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он в компании создан. Разделение простое: ЛНА — через профсоюз, договорные документы с конкретным работником — напрямую.
Как закрепить вид подписи для исполнителя по договору ГПХ?
Через раздел об электронном взаимодействии внутри договора оказания услуг. Основание другое: пункт 1 статьи 160 и пункт 2 статьи 434 ГК РФ плюс та же часть 2 статьи 6 63-ФЗ. Требования статьи 22.3 ТК РФ на исполнителей не распространяются, поэтому набор документов под ПЭП стороны определяют сами, включая акты и заявки.