Чек-лист готовности компании к запуску КЭДО собирает в одном месте всё, что нужно проверить до перехода на кадровый электронный документооборот: юридическую основу, вид электронной подписи, согласия работников, перечень документов, технику и архив. Пройдите по пунктам ниже, отметьте закрытые — и увидите, где компания уже готова, а где ещё дыры, из-за которых на проверке ГИТ прилетит предписание. Ниже — интерактивный чек-лист прямо в статье, разбор каждого блока готовности, сроки, стоимость запуска и ответы на частые вопросы кадровиков.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Интерактивный чек-лист готовности к запуску КЭДО
Отметьте пункты, которые у вас уже закрыты. Чек-лист работает прямо в браузере, ничего скачивать не нужно. Разбит на шесть блоков готовности — от юридической базы до архива. Если хотя бы один пункт из блока не отмечен, этот участок ещё не готов к запуску.
Блок 1. Юридическая основа
Блок 2. Электронная подпись
Блок 3. Согласия и уведомления
Блок 4. Документы
Блок 5. Техника и люди
Блок 6. Хранение и сбои
Блок 1. Юридическая основа: с чего начинается готовность
КЭДО — ведение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге, по статьям 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса и 377-му закону от 22.11.2021. Готовность начинается не с программы, а с двух бумаг: приказа о введении КЭДО и положения, где расписан порядок подписания, виды подписи под документы и правила хранения. Без этих актов запуск незаконен, чем бы вы ни подписывали документы.
В положении фиксируют срок перехода и, если в компании есть профсоюз, учитывают мнение выборного органа. Здесь же полезно один раз навести порядок в том, какие вообще кадровые процессы в организации вы ведёте, — иначе часть документов повиснет вне маршрута. В практике Азбуха мы начинаем любой проект именно с ревизии положения: если оно написано формально, все дальнейшие настройки упрутся в юридический пробел на старте.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Готовность к КЭДО на 80% про бумаги, которые вы пишете до всякой автоматизации. Положение о КЭДО — не отписка для галочки, а рабочий документ, на который потом смотрит инспектор ГИТ. Если там дыра, то дальше хоть суперсистему ставь, на проверке всё это посыпется. Я всегда говорю: сначала регламент, потом кнопки.»
Блок 2. Электронная подпись под каждый документ
Второй участок готовности — подпись. Статья 22.3 ТК требует под трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор усиленную подпись, УКЭП или УНЭП, а простую подпись, ПЭП, оставляют для внутренних заявлений. Смешивать нельзя: трудовой договор с ПЭП оспорим. Проверьте, что под каждый тип документа в положении прописан допустимый вид подписи.
Способ выпуска подписи для работников выбирают заранее. УНЭП через Госключ бесплатна, хранится у сотрудника и не требует подписывать соглашение об использовании подписи — по практике порядка 70% работодателей идут этим путём. Отдельно проверьте края: иностранец получит УНЭП через инфраструктуру электронного правительства только при подтверждённой учётке на Госуслугах и СНИЛС, а УКЭП через эту инфраструктуру доступна лишь гражданам РФ. Часть линейного персонала в регионах сидит на кнопочных телефонах — для них до конца 2026 года выкатывают версию Госключа под Windows и Linux. Эти случаи закрывают до запуска, а не в процессе.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Проверьте подпись под каждый документ отдельно — это тот пункт, где чаще всего косячат. Внутреннюю мелочь спокойно закрываете ПЭП, а под договоры только усиленная. И не тащите токены на всех, если можно взять гусключ: он бесплатный, у человека в кармане, никаких флешек и колпачков. Ушёл сотрудник — и денежки за его серт никто не потерял.»
Блок 3. Согласия, уведомления и отказники
По статье 22.2 ТК согласие на КЭДО первично: без него действующего работника переводить нельзя. Исключение — те, кого приняли после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату нет трудового стажа, им согласие не нужно. Само согласие пока подписывают на бумаге, это подтверждает письмо Минтруда от 12.02.2025, так что одну бумагу на входе собрать придётся.
К запуску готовят три формы: уведомление о переходе, согласие и отказ. Отказников закрывать нельзя: работник вправе остаться на бумажных документах, и для него маршрут сохраняют. В сервисе Азбуха мы держим готовый комплект шаблонов согласий и уведомлений, кадровику остаётся выбрать сценарий под конкретного человека, а не собирать документ с нуля.
Собрать согласия правильно — самый тонкий участок готовности: тут легко напутать со стажем, забыть про отказников или собрать лишние бумаги там, где по закону они не нужны. Ошибка на этом шаге всплывает при первом же трудовом споре. Специалисты Азбуха настраивают сбор согласий и маршруты под ваш штат и знают, где именно кадровые проверяют этот блок.
Блок 4. Документы: что переводим, а что оставляем на бумаге
Готовность по документам — это перечень с чётким разделением. В КЭДО заходит основной комплект: трудовой договор, приказы, ознакомление с ЛНА, заявления, согласие на обработку персональных данных. А вот акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда, включая инструктаж на рабочем месте, и само согласие на КЭДО закон оставил на бумаге. По инструктажам регулирование сдвигают в сторону Госключа, но пока журналы ведут в отдельном контуре.
Перед запуском сверьтесь, какие кадровые документы для проверки ГИТ у вас в работе, и разнесите их на два списка: в электронный вид и на бумагу. Под каждый тип документа настраивают маршрут согласования — последовательный или параллельный, с назначенными подписантами. Если маршрут не задан, документ зависает на согласовании и никто не понимает, у кого он застрял.
Блок 5. Техника, интеграция и обучение людей
Пятый блок — про систему и людей. Готовность здесь означает выбранную систему КЭДО с настроенной интеграцией с учётной системой, чаще всего с 1С:ЗУП, чтобы данные не вводили дважды. Дальше пилот: систему не раскатывают сразу на весь штат, сначала обкатывают на небольшой группе, собирают ошибки клиентского пути. У ритейлера с 3200 сотрудниками переход занял 4 месяца вместо запланированных 2 именно из-за сопротивления линейного персонала, а не из-за техники.
Люди — отдельный пункт готовности. Побеждают страх неизвестности базой знаний о том, как подписывать документы, куда нажимать, что делать при вопросах. Мы в проектах Азбуха закладываем 2-3 недели на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию, и по опыту этап обучения сотрудников почти всегда занимает больше времени, чем ожидает заказчик. Готовность без обучения — это система, которой никто не пользуется.
Блок 6. Архив и сценарии на сбой
Последний блок закрывает то, о чём чаще всего забывают. Обязанность архивного хранения лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК, а сроки определены приказом Росархива — для многих кадровых документов это 50 лет. Электронная подпись со временем требует продления юридической силы, для этого применяют метки доверенного времени, которые проставляет Госключ. Без настроенного архива документы через несколько лет потеряют доказательность.
И сценарии на исключения. Срок подписания в Госключе — один день, при неподписании документ направляют повторно, а при временной недоступности инфраструктуры закон разрешает оформить документ на бумаге как исключительный случай, абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК. Проверить готовность и запуск, включая сроки и правовую базу, можно на сайте Роструда — портале Онлайнинспекция.рф, где собраны разъяснения по кадровым вопросам.
Как проверить готовность к запуску КЭДО: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Проверить юридическую основу: приказ о введении КЭДО и положение с порядком подписания и хранения.
- Шаг 2. Свериться по подписи — под каждый тип документа прописан допустимый вид, выбран способ выпуска для работников.
- Шаг 3. Подготовить формы уведомления, согласия и отказа, спланировать сбор согласий и бумажный маршрут для отказников.
- Шаг 4. Составить перечень документов с разделением на электронные и бумажные, настроить маршруты согласования.
- Шаг 5. Провести пилот, обучить людей, настроить интеграцию с 1С и архивное хранение, прописать сценарии на сбой.
Сроки и стоимость запуска КЭДО в 2026 году
Запуск занимает от нескольких недель до нескольких месяцев в зависимости от численности: чем больше штат, тем дольше пилот и обучение. Итоговая цена зависит от числа сотрудников и выбранного тарифа. Ниже — тарифы сервиса Азбуха на кадровый электронный документооборот.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| КЭДО «Лайт» | 490 ₽/сотрудника в год | компании до 70 человек |
| КЭДО «Стандарт» | 390 ₽/сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| КЭДО «Корпоративный» | от 290 ₽/сотрудника в год | от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО | от 290 ₽/год за сотрудника | пробный период 30 дней |
На итоговую сумму влияют численность персонала, выбранный тариф и набор подключаемых модулей, включая интеграцию с 1С. Свериться по цифрам под вашу компанию помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха.
Что в итоге
Готовность к запуску КЭДО собирается из шести блоков: юридическая основа, подпись под каждый документ, согласия и отказники, перечень документов, техника с обучением и архив со сценариями на сбой. Пройдите по чек-листу в начале статьи — и увидите, какие участки закрыты, а где ещё дыры. Компания готова к запуску тогда, когда отмечены все пункты во всех блоках, а не когда просто куплена система.
Часто задаваемые вопросы
С каких документов начинается готовность к КЭДО?
Нужно ли согласие всех сотрудников перед запуском?
Сколько времени занимает запуск КЭДО в компании?
Какую подпись выбрать для сотрудников при запуске?
Нужна ли интеграция КЭДО с 1С перед запуском?
Что проверить по хранению документов до запуска?
Обязателен ли пилот перед полным запуском?
Как учесть сотрудников без смартфона и иностранцев?
Что делать, если система недоступна в момент подписания?
Какие документы нельзя включать в перечень для КЭДО?
Сколько стоит запуск КЭДО для средней компании?
Пройти чек-лист — половина дела, а закрыть все шесть блоков без пробелов — работа, где юридическая основа, подпись, согласия, документы, техника и архив должны сойтись в одном маршруте. Один незакрытый пункт всплывает на проверке или при первом трудовом споре.
Азбуха помогает компаниям довести готовность к запуску КЭДО до конца: проверяем положение и приказ, настраиваем виды подписи под каждый документ, готовим шаблоны согласий, проводим пилот, подключаем интеграцию с 1С и архивное хранение. Мы знаем практику работы ГИТ и закрываем края — отказников, иностранцев, сотрудников без смартфона. За плечами — сотни проектов по кадровым процессам в компаниях разного масштаба.
