Документы, запрещённые для КЭДО: полный перечень в 2026 году

Документы, запрещённые для перевода в КЭДО, — одна из тех тем, где незнание бьёт по карману работодателя вполне конкретно. Компания внедряет электронный кадровый документооборот, переводит всё в цифру, гордо отчитывается о сэкономленной бумаге — и получает штраф от ГИТ за приказ об увольнении без бумажного оригинала. Список исключений в Трудовом кодексе небольшой, но каждый его пункт — не формальность, а реальное ограничение с последствиями.

Материал подготовила Юлия К — практикующий HR-юрист с опытом внедрения КЭДО в компаниях от 50 до 5000 сотрудников, консультант по трудовому праву и автор методических материалов по кадровому делопроизводству.

Правовая основа ограничений — статья 22.1 ТК РФ

Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ добавил в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2 и 22.3. Именно статья 22.1 ввела само понятие КЭДО и одновременно зафиксировала перечень документов, которые из электронного документооборота прямо исключены. Это не подзаконные акты, не письма Минтруда, не разъяснения ГИТ — это норма самого Трудового кодекса.

Принципиально важно: КЭДО для работодателя — право, а не обязанность. Никто не принуждает компанию переходить на электронные кадровые документы. По данным на апрель 2026 года, из 75 миллионов работающих граждан России согласие на КЭДО дали около 6 миллионов — примерно 8%. Добровольность — одна из причин такой статистики.

Если компания всё же решила внедрить КЭДО, расходы полностью ложатся на работодателя. Статья 22.1 прямо устанавливает: ни сдвинуть на сотрудника стоимость электронной подписи, ни ограничить доступ к бумажным документам для тех, кто от КЭДО отказался, нельзя. Именно поэтому Госключ с его бесплатными УНЭП и УКЭП стал стандартом де-факто: экономика проекта складывается только тогда, когда подпись для сотрудника ничего не стоит.

Юлия К, HR-юрист, консультант по трудовому праву: «Список исключений по статье 22.1 ТК РФ — первое, что я прошу показать при аудите КЭДО. Не ЛНА, не матрицу подписей, а именно этот список. Потому что если компания перевела в электронный вид то, что переводить нельзя, всё остальное теряет смысл — проверка ГИТ это найдёт моментально.»

Перечень исключений закрытый. Это означает: нельзя расширить его по аналогии, нельзя дополнить локальным нормативным актом, нельзя решить на уровне соглашения сторон. Четыре категории документов — и точка.

Полный перечень документов-исключений из КЭДО

Статья 22.1 ТК РФ называет четыре вида документов, которые не могут быть переведены в электронный вид. Разберём каждый.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности

Бумажная трудовая книжка для тех работников, кто от неё не отказался, остаётся вне периметра КЭДО. Регулируется это отдельным законодательством — Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ, который ввёл электронную трудовую книжку как отдельный инструмент, параллельный бумажной. ЭТК — это сведения о трудовой деятельности в информационной системе СФР, а не электронный аналог бумажной книжки в КЭДО-системе работодателя.

На практике это означает: даже если вся компания работает в КЭДО, работодатель продолжает вести бумажные трудовые книжки для тех, кто их сохранил, и передавать сведения о трудовой деятельности в СФР через форму ЕФС-1. Никакой коллизии с КЭДО здесь нет — это просто параллельные системы с разной правовой природой.

Акты о несчастных случаях на производстве

Акт о несчастном случае по форме Н-1 — документ, который может лечь в основу судебного спора, уголовного дела, выплат по страховому случаю. Законодатель принял решение: такой документ существует только на бумаге, с собственноручными подписями всех членов комиссии. Логика понятна — в случае спора бумажный оригинал сложнее оспорить, чем электронный файл.

Если несчастный случай произошёл на предприятии, которое полностью работает в КЭДО, комиссия по расследованию всё равно составляет акт Н-1 на бумаге. Электронная копия для архива — пожалуйста, но основной документ — только бумажный оригинал с собственноручными подписями.

Приказы (распоряжения) об увольнении

Это, пожалуй, самое неочевидное исключение. Приказы о приёме, о переводе, о поощрении, об отпуске — в КЭДО. Приказ об увольнении — нет. Работник при расторжении трудового договора должен получить бумажный приказ с подписью работодателя и расписаться об ознакомлении.

Нюанс, который важно понимать: приказ об увольнении можно создать и подписать электронно в КЭДО-системе — статья 22.1 не запрещает существование электронного экземпляра. Но работодатель обязан выдать работнику бумажную копию. Отсутствие бумажного оригинала при проверке — нарушение. Рабочий процесс: печатаем приказ, подписываем у работника на бумаге, сканируем и архивируем. Неудобно, но это требование закона.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству: «Приказ об увольнении — это та норма, где кадровики чаще всего наступают на грабли. Внедрили КЭДО, всё хорошо, год проходит — и тут проверка. ГИТ смотрит документы по прекращённым договорам и не находит бумажных приказов. Штраф выписывается по каждому уволенному сотруднику. Умножайте на текучку — цифры выходят неприятные.»

Документы о прохождении инструктажей по охране труда

Журналы регистрации инструктажей по охране труда — вводного, первичного, повторного, внепланового и целевого — ведутся исключительно на бумаге. Работник и лицо, проводившее инструктаж, расписываются в журнале собственноручно. Это требование не только ТК РФ, но и Правил по охране труда, утверждённых приказами Минтруда.

По состоянию на май 2026 года законопроект об ЭКДО — электронном документообороте по охране труда — не принят. Некоторые работодатели ведут электронные журналы параллельно бумажным как вспомогательный инструмент учёта — это допустимо, но юридически значимой формой остаётся только бумажный журнал с подписями.

Отдельно стоит упомянуть инструкции по охране труда. Их статья 22.1 ТК РФ из КЭДО прямо не исключает — это ЛНА, которые могут существовать в электронном виде. Исключены именно журналы, фиксирующие факт проведения инструктажа и ознакомление работника с ним под роспись.

Какие документы можно перевести в КЭДО

За вычетом четырёх исключений в КЭДО переходит практически всё. Перечень документов, с которыми компании работают в электронном виде, достаточно широк:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
• Приказы о приёме на работу
• Приказы о переводе
• Договоры о полной материальной ответственности
• Ученические договоры
• Заявления сотрудников (на отпуск, на перевод, прочие)
• Графики отпусков
• Табели учёта рабочего времени
• Расчётные листки
• Локальные нормативные акты и ознакомление с ними
• Должностные инструкции
• Уведомления об изменении условий трудового договора
• Приказы о дисциплинарном взыскании

По опыту Азбуха, компании чаще всего начинают именно с расчётных листков и ознакомления с ЛНА — это низкий порог входа: допустима ПЭП от работника, маршруты простые, возражений от сотрудников минимум. Потом подключают трудовые договоры и допсоглашения, далее — приказы. К исключениям возвращаются последними — убеждаются, что они по-прежнему на бумаге, и настраивают процесс параллельного ведения.

Виды электронной подписи для кадровых документов

Выбор подписи — не менее важный вопрос, чем перечень исключений. Статья 22.3 ТК РФ разграничивает три вида ЭП и устанавливает, какой из них допустим для каждой категории документов.

ПЭП — простая электронная подпись. Логин и пароль, SMS-код, код из push-уведомления. Низкий уровень защиты, бесплатна. Работодатель ПЭП не использует — статья 22.3 требует от него УКЭП или УНЭП. Для работника ПЭП допустима только для рутинных документов: ознакомление с графиком работы, заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных. Для трудового договора, договора о матответственности, ученического и дисциплинарного взыскания — ПЭП недостаточна.

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Создаётся криптографическими средствами, позволяет установить подписанта и обнаружить изменения после подписания. УНЭП через Госключ — бесплатная, срок действия сертификата 12 месяцев. УНЭП через ИС работодателя — около 500 рублей в год на человека. Это основной рабочий инструмент КЭДО: покрывает большинство документов для работника, для работодателя допустима для всего, кроме пяти категорий, требующих УКЭП.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Наивысший уровень защиты, сертификат — только от аккредитованного удостоверяющего центра. Коммерческая УКЭП стоит от 2000 до 5000 рублей в год; через Госключ — бесплатно. Работодатель подписывает УКЭП пять категорий документов: трудовой договор и изменения к нему, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора.

Для работника эти же пять документов подписываются УКЭП, УНЭП через Госключ или УНЭП, ключи которой созданы с применением квалифицированной ЭП работодателя. По остальным документам — УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон.

Юлия К, руководитель проектов по КЭДО: «Когда проектируем КЭДО, первым делом делаем таблицу: документ — подпись работодателя — подпись работника. Для работодателя выбор по сути бинарный: УКЭП для пяти категорий, УНЭП или УКЭП для всего остального. Для работника сложнее, потому что зависит ещё от того, какую платформу используете и через какую инфраструктуру выпущена УНЭП. Без этой таблицы ЛНА писать не начинаем.»

Типичные ошибки при определении перечня документов для КЭДО

За несколько лет работы с КЭДО-проектами набор ошибок устоялся. Они кочуют из компании в компанию, потому что логика «оцифровываем всё» кажется очевидной — пока не приходит проверка.

Включение документов-исключений в ЛНА как переводимых в КЭДО. Самая распространённая. Кадровик составляет ЛНА о КЭДО и добавляет в перечень всё, что используется в работе, включая приказы об увольнении и журналы инструктажей. ГИТ при проверке смотрит ЛНА в первую очередь. Если исключения там указаны как электронные — уже нарушение, даже если на практике бумага ведётся.

Смешение документов по ОТ. Инструкции по охране труда — можно в КЭДО. Журналы инструктажей — нельзя. Карты специальной оценки условий труда — зависит от конкретного документа. Путаница здесь дорогая: надзор за ОТ ведут разные органы, и штрафы суммируются.

Игнорирование требований к виду ЭП для «тяжёлых» документов. Перевели трудовые договоры в КЭДО, настроили УНЭП от работника — и забыли, что работодатель со своей стороны обязан использовать УКЭП. Документ, подписанный работодателем не той подписью, юридически уязвим.

Отсутствие резервного порядка для документов-исключений. Компания настроила электронный маршрут для приказов об увольнении — удобно, ничего не теряется. Бумажный процесс при этом не прописан: кто печатает, кто подписывает со стороны работодателя, в какой срок работник расписывается. При конфликтном увольнении выясняется, что бумажного оригинала нет совсем.

Формальное согласие без понимания последствий. Сотрудник подписал согласие на КЭДО, но при этом приказ об увольнении ему выдали только в электронном виде. Согласие на КЭДО не отменяет требований статьи 22.1 к документам-исключениям. Работник вправе потребовать бумажный приказ независимо от любых согласий.

По статье 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства в части оформления кадровых документов влечёт штраф. Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей, при повторном нарушении — от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного до трёх лет. Для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.

Юлия К, эксперт по трудовому праву: «ГИТ сейчас активно проверяет КЭДО-процессы. Инспекторы обучены, методички есть, и вопрос ‘покажите бумажные приказы об увольнении за последние три года’ стал стандартным. Если компания внедрила КЭДО без аудита исключений — это просто вопрос времени, когда это всплывёт. Азбуха перед запуском любого проекта проводит ревизию текущего ЛНА именно на предмет таких ошибок.»

Согласие работника на КЭДО — особый документ

Есть ещё один документ, который нельзя подписать электронно ни при каких условиях — и это само согласие на КЭДО. Ситуация парадоксальная: чтобы перейти на электронный документооборот, нужно сначала получить бумажное согласие сотрудника. Электронная подпись для этого недоступна — потому что она требует уже работающего КЭДО или личного визита в удостоверяющий центр.

Требование прямо следует из статьи 22.2 ТК РФ. Письмо Минтруда от 12.02.2025 дополнительно подтвердило: электронное согласие на КЭДО юридической силы не имеет. Минтруд и Минцифры работают над поправками в ТК РФ, которые позволили бы принимать согласие через Госуслуги или Госключ, но по состоянию на май 2026 года поправки не приняты.

Исключение одно: работники, принятые на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на эту дату не было трудового стажа. Для них согласие на КЭДО считается данным автоматически — оно вытекает из условий трудового договора. Это сделано для того, чтобы компании могли сразу оцифровывать процессы найма для новых сотрудников без бумажной преамбулы.

Юлия К, консультант по кадровому делопроизводству: «Когда говорят ‘хотим полностью безбумажный HR’ — всегда уточняю: исключения по ст. 22.1 плюс бумажное согласие на КЭДО для действующих сотрудников. Это минимум бумаги, который останется при любом сценарии. Для новых сотрудников без стажа до 31.12.2021 — да, полностью цифровой онбординг. Для остальных — одна бумага на старте.»

На практике процесс выглядит так: при введении КЭДО кадровик рассылает уведомления с бланком согласия. Согласие подписывается, сканируется, хранится в личном деле. Дальше — всё электронно. Кроме четырёх видов документов из перечня исключений, разумеется.

Шаблоны кадровых документов для КЭДО

Стоимость внедрения КЭДО с учётом ограничений по документам

Перечень исключений влияет на экономику проекта: часть документов в любом случае останется бумажной, значит, полностью избавиться от затрат на печать и хранение не получится. Тем не менее экономия при переходе на КЭДО существенная — даже с учётом параллельного бумажного процесса для четырёх категорий исключений.

Тарифы Азбуха.КЭДО рассчитаны под компании разного масштаба. Актуальные условия — на странице тарифов Азбуха.КЭДО.

Для компании со штатом 150 человек на тарифе Стандарт: 150 x 390 = 58 500 рублей в год. Экономия на бумаге, курьерской доставке и времени кадровика составляет, по данным клиентов Азбуха, от 300 000 до 600 000 рублей в год. Окупаемость — в первые 2-3 месяца. Даже с учётом того, что приказы об увольнении и журналы инструктажей по ОТ останутся бумажными.

Как определить перечень документов для перевода в КЭДО

Часто задаваемые вопросы