Обновление положения о КЭДО в 2026 году: порядок и сроки

Обновление положения о КЭДО при изменении трудового законодательства — это пересмотр и переутверждение локального нормативного акта, который регулирует электронный кадровый документооборот в компании, после того как поменялись нормы ТК РФ, 63-ФЗ или подзаконные акты. Кто-то держит это положение годами в первой редакции и не трогает. А потом приходит проверка, и выясняется, что половина пунктов уже не бьётся с законом. Из статьи вы поймёте, какие изменения законодательства 2025-2026 годов требуют правки положения, в каком порядке его переутверждать, надо ли заново собирать согласия работников и как ознакомить штат с новой редакцией без сбора бумажных подписей.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое положение о КЭДО и зачем его обновлять

Положение о КЭДО — это локальный нормативный акт, в котором работодатель закрепляет порядок ведения электронного кадрового документооборота: какие документы переводятся в электронный вид, какие виды электронной подписи применяются, через какую информационную систему идёт обмен, как хранятся подписанные файлы, что происходит при техническом сбое. Основание для самого существования такого ЛНА — статьи 22.1-22.3 ТК РФ, которые действуют с 22 ноября 2021 года. Именно тогда в Трудовой кодекс внесли изменения, определившие основные положения и порядок ведения КЭДО.

Положение — не разовый документ. Законодательство по электронной подписи и кадровому ЭДО меняется чаще, чем хотелось бы кадровой службе. Появляются новые виды подписи в Госключе, меняются требования к идентификации, обсуждается перевод инструктажей по охране труда в электронный вид. Каждое такое изменение — повод проверить, не устарела ли ваша редакция. Если положение ссылается на нормы в той редакции, в которой они уже не действуют, документ перестаёт защищать работодателя в споре. На проверке инспектор смотрит не на дату принятия ЛНА, а на то, соответствует ли его содержание текущему закону.

В практике Азбуха мы видим это в каждом втором проекте сопровождения: компания внедрила КЭДО в 2022 году, написала положение под тогдашнюю редакцию ТК и больше к нему не возвращалась. За три-четыре года накопился разрыв между текстом ЛНА и реальностью. Раскатать новое внедрение проще, чем потом расчищать такие завалы.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Положение о КЭДО — это не разовая бумажечка для галочки на внедрении. Это живой ЛНА. Я всегда говорю клиентам: заведите привычку раз в полгода пробегать его глазами на предмет грабель. Поменялась норма — поправили абзац. Не накопили разрыв в три редакции, который потом неделю расхлёбываешь.»

Какие изменения законодательства требуют правки положения о КЭДО

Не каждая поправка в трудовом законодательстве задевает ваш ЛНА. Но есть категории изменений, после которых положение точно надо открывать и переписывать. Разберу по порядку.

Изменение перечня документов и видов электронной подписи

Статья 22.3 ТК РФ определяет, какими подписями подписывается каждый вид кадрового документа. При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении и отзыва этого заявления, при ознакомлении с уведомлением об изменении условий трудового договора и с приказом о применении дисциплинарного взыскания работник может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, усиленную неквалифицированную подпись с порядком проверки по соглашению сторон, либо УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства. Последний вариант — это и есть Госключ. Если ваше положение перечисляет виды подписи по старой логике (например, требует соглашение об использовании УНЭП там, где теперь хватает УНЭП ЕСИА), пункт пора переписывать.

Здесь же кроется частая терминологическая путаница. Термин ЭЦП не используется в 63-ФЗ с 2011 года, правильное обозначение — ЭП. Положения, написанные людьми по старой памяти, до сих пор содержат «электронную цифровую подпись». Само по себе это не делает документ ничтожным, но выдаёт, что текст давно не ревизовали.

Новые возможности технологии Госключ

Технология Госключ развивается быстро, и многие изменения 2025-2026 годов прямо влияют на формулировки положения. В августе 2025 года появилась возможность применять Госключ внутри приложения Госуслуги без отдельной установки. С февраля 2026 года в Госключе заработал вход по отпечатку пальца или изображению лица. До конца 2026 года Минцифры анонсировало версию Госключа для Windows и Linux — это снимает старую проблему сотрудников с кнопочными телефонами, которых в регионах до 10-15%. Срок действия сертификата УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Если в положении вы описываете порядок подписания и контроль сроков подписи, эти детали стоит держать в актуальном виде.

Отдельно про контроль сроков. По ТК работодатель несёт расходы на получение работником ЭП. Но при работе через Госключ ситуация другая: выпуск нового сертификата УНЭП после истечения занимает несколько минут, напоминания приходят за 30 дней пушем, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Жёстко контролировать действие подписи каждого работника кадровику не нужно — в момент подписания работник сам увидит, что сертификат истёк, и перевыпустит его. Если ваше старое положение возлагает на кадровую службу обязанность мониторить сроки подписей вручную, этот пункт можно упростить.

Изменения в порядке хранения и архивации

Обязанность обеспечивать архивное хранение электронных кадровых документов лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Сроки хранения определены Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверять подпись после истечения срока действия сертификата, а информационная система работодателя может расширять формат до CAdES-A для долгого хранения. В 2027 году планируется платформа архивного хранения подписанных в Госключе документов на ЕПГУ. Если положение описывает порядок хранения, проверьте, что он соответствует и Приказу Росархива № 77, и реальной механике вашей системы.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Самый частый головняк при ревизии положения — хранение. Люди пишут «храним 5 лет» и забывают, что сроки по разным документам разные, а тройка и Приказ Росархива требуют ещё и проверяемость подписи на долгом сроке. Госключ тут выручает: возвращает sig в формате CAdES-T со штампиком времени. Но в ИС это надо дотянуть до CAdES-A, иначе через год подпись «повиснет» непроверяемой.»

Перевод инструктажей по охране труда в электронный вид

В работе находится законопроект № 1103297-8, который касается электронного оформления документов по охране труда. По обсуждаемой модели для подписания инструктажей предусмотрен именно Госключ, а коммерческая УНЭП из модели исключена — из-за регуляторных и технологических рисков и отсутствия гарантий юридической значимости таких подписей в долгосрочной перспективе. Пока это законопроект, а не действующая норма. Но кадровым службам с большим объёмом инструктажей стоит держать руку на пульсе: как только нормы вступят в силу, положение о КЭДО придётся дополнять разделом про ОТ-документы. До этого момента акт о несчастном случае и журналы инструктажей в электронный вид не переводятся.

Вопрос согласия на ЭКДО

Тонкий момент, по которому до сих пор нет окончательной ясности. Чтобы обмениваться кадровыми документами в цифре с работником, сначала нужно получить согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. Сейчас вопрос о том, можно ли само это согласие подписывать в электронном виде, прорабатывается Минтрудом и Минцифры совместно. Часть провайдеров реализует несколько сценариев подписания согласия, включая Госключ, и опирается при этом на письмо Минтруда от 12.02.2025. Окончательное решение о способе сбора согласия принимает работодатель. В положении имеет смысл прямо прописать выбранный вами сценарий, чтобы на проверке не объясняться.

Порядок обновления положения о КЭДО: пошаговая процедура

Обновление ЛНА — это не «открыл вордовский файл и поправил». Положение о КЭДО принимается и изменяется по правилам, установленным для локальных нормативных актов в статье 8 ТК РФ. Нарушите процедуру — и новая редакция формально не вступит в силу, а значит, на ней нельзя строить защиту.

Сначала фиксируете, что именно изменилось в законе и какие пункты положения этого касаются. Дальше готовите новую редакцию или лист изменений. Если в компании есть представительный орган работников (профсоюз), изменения принимаются с учётом его мнения по статье 372 ТК РФ. Затем издаёте приказ об утверждении новой редакции с датой вступления в силу. И последнее, самое нудное на бумаге, но простое в КЭДО — ознакомление работников под подпись.

Как обновить положение о КЭДО: пошаговая инструкция

Дата вступления в силу — отдельная история. Не ставьте «задним числом». Новая редакция действует с момента, указанного в приказе, и распространяется на отношения, возникшие после. К документам, подписанным до изменения положения, применяется та редакция, что действовала на момент подписания.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Главные грабли при обновлении ЛНА — забыть про ознакомление. Переутвердили положение приказом, выдохнули, а сотрудников не ознакомили. Юридически это значит, что для работников новая редакция как бы не существует. В КЭДО это лечится одним маршрутом: запулил документ скопом всем, каждый подписал в Госключе, и у тебя в системе доказательная база. Без беготни с бумажками по этажам.»

Образцы документов для обновления положения о КЭДО и связанных ЛНА

Как ознакомить сотрудников с новой редакцией положения через КЭДО

Ознакомление — самый трудоёмкий этап в бумажном мире и самый простой в электронном. По старому процессу кадровик распечатывал лист ознакомления, обходил подразделения, собирал подписи, потом подшивал. На штате в пару тысяч человек это растягивалось на недели. В КЭДО новую редакцию положения отправляют всем сотрудникам одним маршрутом, каждый знакомится и подписывает документ электронной подписью в своей информационной системе или через Госключ, а система фиксирует факт и время ознакомления.

Технически это работает так. Информационная система работодателя формирует документ и отправляет его на подписание. Госключ выступает инструментом подписания, а не системой ЭДО: создаётся документ в вашем сервисе, а в приложении Госключ происходит подписание. После подписания система получает открепленный файл подписи в формате sig. В одном пакете на подпись можно направить до 50 файлов. Заявление или документ, направленный в Госключ, должен быть подписан в течение 24 часов; если работник не уложился, система получает информацию об истечении срока, и дальше либо документ направляется повторно автоматически, либо менеджер по персоналу связывается с работником.

За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний с кадровыми процессами, и почти везде этап ознакомления с ЛНА после перехода на КЭДО переставал быть болью. Документ, который раньше неделю гулял по этажам, теперь закрывается за день-два. Особенно это заметно у компаний с распределённым штатом и дистанционными сотрудниками.

Один нюанс, о котором забывают. Госключ — инструмент подписания входящих документов от работодателя, он не формирует документы от работника. Но в информационной системе можно сделать интерфейс, через который работник сам подготовит произвольный документ и отправит его на подписание в Госключ. Так что двухстороннее КЭДО реализуемо, просто документ создаётся не в самом Госключе, а в вашем сервисе.

Типичные ошибки при обновлении положения о КЭДО

Ошибки при ревизии ЛНА обходятся дорого, потому что всплывают они обычно на проверке или в трудовом споре, когда поздно что-то исправлять.

Ошибка первая — оставить устаревший перечень видов подписи. Компания внедрилась, когда УНЭП требовала соглашения сторон, и забыла, что теперь УНЭП ЕСИА через Госключ работает без отдельного соглашения. Делают так из инерции: «работает же, не трогаем». Цена ошибки — споры о том, какой подписью что подписывалось, и потенциальная переподготовка пакета документов, если суд решит, что подпись не соответствовала виду документа по статье 22.3 ТК РФ.

Ошибка вторая — переутвердить положение, но не ознакомить штат. Мотив понятен: ознакомление кажется формальностью, до которой не доходят руки. По факту новая редакция для неознакомленных работников юридически не действует. На штате в тысячу человек цена — тысяча документов, которые при споре нельзя предъявить как основание.

Ошибка третья — проигнорировать учёт мнения профсоюза. Если представительный орган есть, а изменения приняли без процедуры по статье 372 ТК РФ, новую редакцию можно оспорить. Пропускают этот шаг, чтобы быстрее, но скорость тут выходит боком: придётся переутверждать заново.

Ошибка четвёртая — описать в положении хранение, которое не соответствует Приказу Росархива № 77. Пишут общий срок на все документы, хотя сроки разные, и не закладывают проверяемость подписи на долгом сроке. На текущий момент это критично: при истечении сертификата без меток времени подпись становится непроверяемой.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Из коробки ни один сервис не угадает структуру именно вашего штата и набор ваших ЛНА. Поэтому я всегда закладываю пилот на небольшой группе перед тем, как раскатать обновлённое положение на всю компанию. Пара дней на пилоте экономят клиенту месяц на устранении косяков при массовом ознакомлении. Это та фишка, которую кэдошники недооценивают.»

Стоимость внедрения и сопровождения КЭДО в 2026 году

Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Сопровождение положения о КЭДО, его ревизия и ознакомление сотрудников идут в рамках тарифа на сам сервис КЭДО — отдельной платы за обновление ЛНА нет. Ниже основные тарифы модуля Азбуха.КЭДО.

Минимальная сумма договора по тарифу «Лайт» на 70 сотрудников — 34 300 руб. в год. Бесплатный пробный период — 30 дней, стандартная интеграция с 1С:ЗУП входит в тариф и настраивается за 15 минут. Точные цифры под численность и задачи вашей компании покажут актуальные цены сервиса Азбуха — там же есть онлайн-калькулятор для расчёта.

Развитие КЭДО: к чему готовиться в 2026-2027 годах

Положение придётся обновлять и дальше, потому что технология не стоит на месте. До конца 2026 года ожидается десктоп-версия Госключа для Windows 10, Astra Linux и Debian 12 с подписанием документов в среде их создания. Готовится дистанционная идентификация юридических лиц и ИП по подтверждённой биометрии. На 2027 год запланировано юридически значимое архивное хранение на долгих сроках через платформу «Хронограф». Каждое из этих изменений — повод снова открыть положение и проверить актуальность формулировок.

Масштаб уже серьёзный: на 15.04.2026 в Госключе более 41,2 млн активаций приложений, подписано около 50,4 млн документов, более 3200 компаний используют технологию, из них свыше 1000 — в КЭДО. Подробности о видах подписи, идентификации и интеграции есть на официальной странице Госключа на портале Госуслуг. Это первичный источник, на который удобно ссылаться при ревизии положения.

Часто задаваемые вопросы